15.5: Фінансовий контроль

Цілі навчання

1. Зрозумійте природу фінансового контролю.
2. Знайте, як працює бухгалтерський баланс.
3. Знайте, як працює звіт про прибутки та збитки.
4. Дивіться джерела руху грошових коштів.

Як ми обговорювали в попередньому розділі, фінансовий контроль є ключовим елементом організаційного успіху та виживання. Існує три основні фінансові звіти, які всі менеджери повинні розуміти та інтерпретувати для успішного управління своїм бізнесом: (1) баланс, (2) звіт про доходу/прибутки та збитки (P&L) та (3) звіт про рух грошових коштів. Ці три звіти часто називаються колективно «фінансовими даними». Банки часто вимагають прогнозування цих відомостей для отримання фінансування.

Малюнок\(\PageIndex{1}\): Фінансовий контроль говорить вам, коли хороші організаційні показники відображаються на хороших фінансових результатів. stevepb - Pixabay - CC0 суспільне надбання.

Фінансовий контроль забезпечує основу для надійного управління та дозволяє керівникам встановлювати керівні принципи та політику, які дозволяють бізнесу досягти успіху та зростання. Наприклад, бюджетування, як правило, відноситься до простого перерахування всіх запланованих витрат і доходів. На підставі цього лістингу та стартового балансу можна спроектувати майбутній. Загальний бюджет, який ви створюєте, - це щомісячний або квартальний прогноз того, як виглядатимуть баланс та звіт про прибутки та збитки, але знову ж таки на основі вашого списку запланованих витрат та доходів.

Хоча вам не потрібно бути бухгалтером, щоб зрозуміти цей розділ, хороші менеджери добре розуміють основи бухгалтерського обліку. Можливо, ви захочете відкрити вікно AccountingCoach.com або подібний сайт, коли ви працюєте в цьому розділі, щоб почати будувати свій набір інструментів знань бухгалтерського обліку (Accounting Coach, 2008).

Природа фінансового контролю

Уявіть, що ви входите в правління Success-R-Us, організації, фінансовий контроль якої управляється чудово. Щороку, після того, як організація окреслила стратегії досягнення своїх цілей і завдань, кошти закладені в бюджет на необхідні ресурси та робочу силу. У міру витрачання грошей звіти оновлюються, щоб відобразити, скільки було витрачено, як було витрачено і що отримано. Менеджери, які звітують перед правлінням, використовують ці фінансові звіти, такі як звіт про прибутки і збитки або баланс, для контролю за ходом виконання програм і планів. Фінансова звітність надає керівництву інформацію для моніторингу фінансових ресурсів та діяльності. Звіт про прибутки і збитки показує результати діяльності організації, такі як доходи, витрати, а також прибуток або збиток. Баланс показує, що коштує організація (активи) в один момент часу, і в якій мірі ці активи фінансувалися за рахунок боргу (пасивів) або інвестицій власника (власного капіталу).

Success-R-Us проводить фінансовий аудит, або офіційні розслідування, щоб переконатися, що практика фінансового управління дотримується загальноприйнятих процедур, політик, законів та етичних рекомендацій. У Success-R-Us аудити проводяться як внутрішньо - членами бухгалтерського відділу компанії, так і зовні компанією Green Eyeshade Inc., бухгалтерською фірмою, найнятою для цієї мети.

Аналіз фінансового співвідношення вивчає взаємозв'язок між конкретними цифрами у фінансовій звітності та допомагає пояснити значимість цих цифр: Аналізуючи фінансові звіти, менеджери компанії Success-R-Us можуть визначити, наскільки добре працює бізнес і що, можливо, потрібно зробити для його поліпшення фінансова життєздатність.

Хоча фактичні фінансові показники завжди історичні, проактивні менеджери Success-R-Us планують заздалегідь проблеми, з якими бізнес може зіткнутися, і можливостей, які можуть виникнути. Для цього вони використовують фінансові показники pro forma, які є прогнозами; зазвичай вони прогнозуються на три фінансові роки. Бути активним вимагає читання та аналізу фінансової звітності на регулярній основі. Кращим є щомісячний, а іноді щоденний або щотижневий фінансовий аналіз. (У діловому світі в цілому щоквартально зустрічається частіше, а деякі організації роблять це тільки раз на рік, що буває недостатньо часто.) Проактивний менеджер має фінансові дані на основі фактичних результатів і порівнює їх з бюджетом. Цей процес вказує на слабкі місця в бізнесі, перш ніж вони досягнуть кризової пропорції, і дозволяє менеджеру внести необхідні зміни та коригування до розвитку основних проблем.

Багато років тому Success-R-Us відчував проблеми, оскільки його стиль управління був недостатньо активним. Реактивний менеджер чекає, щоб відреагувати на проблеми, а потім вирішує їх шляхом антикризового управління. Цей тип менеджера переходить від кризи до кризи з невеликим часом між ними, щоб помітити можливості, які можуть стати доступними. Бізнес реактивного менеджера рідко готовий швидко скористатися новими можливостями. Підприємства, якими керують проактивно, швидше за все, будуть успішними, і це результат, який переживає Success-R-Us, оскільки він запровадив загальнокорпоративну ініціативу щодо сприяння активному контролю.

Як і більшість організацій, Success-R-Us використовує комп'ютерні програми для ведення обліку та розробки фінансових показників. Ці програми надають план рахунків, який можна індивідуалізувати для бізнесу та шаблони для кожної книги рахунків, головних бухгалтерських книг та фінансових звітів. Ці програми керуються меню та зручні для користувача, але знати, як правильно вводити дані, недостатньо. Менеджер також повинен знати, куди вводити кожен фрагмент даних і як аналізувати звіти, складені з даних. Широко прийняті рекомендації з бухгалтерського обліку диктують, що якщо ви не вивчили ручну систему ведення обліку, вам потрібно зробити це, перш ніж намагатися використовувати комп'ютеризовану систему.

Бухгалтерський баланс

Баланс - це знімок фінансового становища бізнесу в певний момент часу. Це може бути будь-який день року, але баланси зазвичай робляться в кінці кожного місяця. Маючи бюджет в руці, ви проектуєте вперед і розробляєте заяви про форму, щоб відстежувати фактичний прогрес проти очікувань.

Як показано в наступній таблиці, цей фінансовий звіт являє собою перелік загальних активів (якими володіє бізнес - цінності) та загальних зобов'язань (що має бізнес). Загальні активи розбиті на підкатегорії оборотних активів, основних засобів та інших активів. Загальні зобов'язання поділяються на підкатегорії поточних зобов'язань, довгострокових зобов'язань/заборгованості та власного капіталу.

Активи

Оборотні активи - це ті активи, які є готівкою або можуть бути легко конвертовані в готівку в короткостроковій перспективі, такі як дебіторська заборгованість або інвентаризація. У балансі, показаному для Success-R-Us, оборотними активами є грошові кошти, дрібні грошові кошти, дебіторська заборгованість, запаси та витратні матеріали.

 

Таблиця\(\PageIndex{1}\): Зразок бухгалтерського балансу за 31 грудня 2009 року

Баланс Успіх-R-Us
Активи		Зобов'язання
Оборотні активи		Поточні зобов'язання
Готівковий	$12 300	Банкноти до сплати	$5,000
Дрібний готівковий розрахунок	100	Кредиторська забор	35 900
		Заробітна плата	14 600
Дебіторська заборгованість	40 500	Відсотки до сплати	2 900
Інвентар	31 000	Гарантійна відповідальність	1 100
Витратні матеріали	5 300
Загальні оборотні активи	89 000	Загальні поточні зобов'язання	61 000
Інвестиції	36 000	Довгострокові зобов'язання
		Банкноти до сплати	20 000
Нерухомість, завод та обладнання		Облігації до оплати	400 000
Земля	5 500	Загальні довгострокові зобов'язання	420 000
Поліпшення земельних ділянок	6 500
Будівлі	180 000
Обладнання	201 000	Загальні зобов'язання	481 000
Менше Accum. Амортизація	(56 000)
Опора., завод, і обладнання сітка	337 000
Нематеріальні активи		Акціонерний капітал
Доброзичливість	105 000	Звичайні запаси	110 000
Торгові найменування	200 000	Нерозподілений прибуток	229 000
Загальні нематеріальні активи	305 000	Менше казначейських акцій	(50 000)
Інші активи	3 000
Загальні активи	$770 000	Загальна відповідальність та акціонерний капітал	$770 000

Деякі ділові люди визначають оборотні активи як ті, які бізнес очікує використовувати або споживати протягом наступного фінансового року. Таким чином, необоротними активами бізнесу будуть ті, які мають термін корисного використання більше 1 року. До них відносяться основні засоби і нематеріальні активи.

Основні засоби - це ті активи, які не легко конвертуються в готівку в короткостроковій перспективі; тобто це активи, які змінюються лише в довгостроковій перспективі. Земля, будівлі, обладнання, транспортні засоби, меблі та світильники - деякі приклади основних засобів. У балансі компанії Success-R-Us показані основні засоби - це меблі та пристосування та обладнання. Ці основні засоби відображаються як менша накопичена амортизація.

Нематеріальні активи (нетто) також можуть відображатися на балансі. Це можуть бути гудвіл, торгові марки, патенти, ліцензії, авторські права, формули та франшизи. У цьому випадку чиста означає вартість нематеріальних активів за вирахуванням амортизації.

Зобов'язання

Поточні зобов'язання - це ті, що надходять у короткостроковій перспективі, як правило, наступного року. Це кредиторська заборгованість; податок на зайнятість, доходи та продажі; зарплати до сплати; федеральне та державне страхування від безробіття; і поточний рік частина багаторічного боргу. Порівняння оборотних активів компанії та її поточних зобов'язань виявляє її оборотні кошти. Багато менеджерів використовують звіт про старіння дебіторської заборгованості та перелік поточних запасів як інструменти, щоб допомогти їм у управлінні структурою поточних активів.

Довгостроковий борг, або зобов'язання, можуть бути банкнотами або позиками, наданими для придбання структури основних фондів бізнесу. Довгострокова заборгованість/зобов'язання настає в термін більше 1 року. Частина банкноти, яка не підлягає сплаті в наступному році, є довгостроковим боргом/зобов'язанням.

Наприклад, власник Success-R-Us може вивезти банкноту на покупку землі та будівлі. Якщо земля оцінюється в 50 000 доларів, а будівля оцінюється в 50 000 доларів, загальні основні фонди бізнесу становлять 100 000 доларів. Якщо 20 000 доларів вносяться в якості початкового внеску, а 80 000 доларів фінансуються банкнотою протягом 15 років, 80 000 доларів - це довгостроковий борг.

Власник власного капіталу

Власник власного капіталу відноситься до суми грошей, яку власник вклав у фірму. Ця сума визначається шляхом віднімання поточних зобов'язань і довгострокового боргу із загальних активів. Залишився капітал/власний капітал - це те, що власник залишив би у разі ліквідації, або доларовий обсяг загальних активів, які власник може вимагати після виплати всіх кредиторів».

Звіт про прибутки та збитки (P&L)

Звіт про прибутки і збитки (P&L) показує співвідношення доходів і витрат за певний часовий проміжок. Звіт про прибутки та прибутки виражається у форматі 1 місяця, з 1 січня по 31 січня, або у форматі квартального року до дати, з 1 січня по 31 березня. Ця фінансова звітність є накопичувальною за 12-місячний фіскальний період, в цей час вона закривається. Новий накопичувальний запис починається на початку нового 12-місячного фінансового періоду.

Звіт про P&L поділяється на п'ять основних категорій: (1) продажі або доходи, (2) собівартість проданих товарів/вартість продажу, (3) валовий прибуток, (4) операційні витрати та (5) чистий дохід. Давайте розглянемо кожну категорію по черзі.

 

Таблиця\(\PageIndex{2}\): Зразок звіту про прибутки і збитки за рік, що закінчився 31 грудня 2009

Звіт про прибутки про успіх-R-Us
Продажі/доходи (все в кредит)	$500 000
Вартість проданих товарів	380 000
Валовий прибуток	120 000
Операційні витрати
Витрати на продаж	35 000
Адміністративні витрати	45 000
Загальні операційні витрати	80 000
Операційний дохід	40 000
Процентні витрати	12 000
Дохід до сплати податків	28 000
Витрати податку на прибуток	5 000
Чистий дохід після оподаткування	23 000

Продажі або дохід

Частина продажів або доходу звіту про прибутки та збитки - це місце, де роздрібна ціна продукту виражається в доларах, що помножуються на кількість проданих одиниць. Це можуть бути одиниці продукції або сервісні підрозділи. Продажі можуть бути виражені в одній категорії як загальний обсяг продажів або можуть бути розбиті на більш ніж один тип категорії продажів: продаж автомобілів, продаж деталей і продажу послуг, наприклад. У нашому прикладі Success-R-Us компанія продала 20 000 книг за роздрібною ціною 25 доларів кожна, загальна виручка якої склала 500 000 доларів. Оскільки Success-R-Us продає всі свої книги в кредит (тобто ви можете стягувати їх на свою кредитну картку), компанія не збирає готівку для цих продажів до кінця місяця, або всякий раз, коли компанія кредитної картки розрахується з Success-R-Us.

Вартість проданих товарів/собівартість продажу

Вартість проданих товарів/продажу частини звіту про прибутки і збитки показує вартість продукції, придбаної для перепродажу, або пряму вартість робочої сили (заробітну плату обслуговуючої особи) для обслуговуючих підприємств. Вартість проданого/продажу товарів також може включати додаткові категорії, такі як вартість фрахту або витрати на робочу силу субпідряду. Ці витрати також можуть бути виражені в одній категорії як загальна вартість проданого/продажу товарів або можуть бути розбиті відповідно до категорій продажів: закупівлі автомобілів, запчастин, закупівлі та зарплати за обслуговування, наприклад.

Розбиття продажів і собівартості проданих товарів на окремі категорії може мати перевагу перед об'єднанням всіх продажів і витрат в одну категорію. Коли ви спалахуєте продажі, ви можете побачити, скільки коштує кожен продукт, який ви продали, і валовий прибуток для кожного продукту. Цей тип аналізу дозволяє приймати інвентаризації та рішення про продаж щодо кожного товару окремо.

Валовий прибуток

Частка валового прибутку звіту про доходу/P&L говорить про різницю між тим, для чого ви продали товар або послугу, і що вам коштувало продукт або послуга. Мета будь-якого бізнесу - продати достатню кількість одиниць товару або послуги, щоб мати можливість відняти вартість і мати досить високий валовий прибуток для покриття операційних витрат, плюс отримати чистий дохід, який є розумною віддачею від інвестицій. Ключем до ведення прибуткового бізнесу є максимізація валового прибутку.

Якщо ви збільшите роздрібну ціну вашого продукту занадто сильно вище конкуренції, ви можете втратити одиниці продажів конкуренції і не дати достатньо високий валовий прибуток, щоб покрити ваші витрати. Однак, якщо ви зменшите роздрібну ціну вашого товару занадто сильно нижче конкуренції, ви можете отримати додаткові одиниці продажів, але не отримаєте достатньої валової прибутку на продану одиницю, щоб покрити свої витрати.

Хоча це може здатися очевидним, ретельно продумана стратегія ціноутворення максимізує валовий прибуток для покриття витрат і отримання позитивного чистого доходу. На дуже базовому рівні це означає, що ціни встановлюються на рівні, де покриваються граничні та експлуатаційні витрати. Крім цього, ціноутворення слід ретельно встановити, щоб відобразити зображення, яке ви хочете зобразити, і, при бажанні, сприяти повторному бізнесу.

Операційні витрати

Розділ операційних витрат звіту про доходу/P&L - це вимірювання всіх операційних витрат бізнесу. Існує два види витрат, постійні і змінні. Фіксовані витрати - це ті витрати, які не залежать від рівня продажів; таким чином, вам доведеться покрити ці витрати, навіть якщо ваші продажі менші за витрати. Підприємець мало контролює ці витрати, як тільки вони встановлені. Деякі приклади постійних витрат - орендна плата (договірна угода), процентні витрати (договір нотатки), бухгалтерський облік або юридична фірма за юридичні послуги в розмірі Х на місяць протягом 12 місяців, а також щомісячні платежі за електроенергію, телефон та підключення до Інтернету.

Змінні витрати - це ті витрати, які змінюються залежно від рівня продажів. Приклади змінних витрат включають премії, заробітну плату працівників (відпрацьовані години на тиждень), витрати на поїздки та розваги та придбання витратних матеріалів. (Примітка: їх категоризація може відрізнятися від бізнесу до бізнесу.) Контроль витрат - це сфера, де підприємець може максимізувати чистий дохід, утримуючи витрати до мінімуму.

Чистий дохід

Частка чистого доходу звіту про доходу/P&L є нижньою лінією. Це показник здатності фірми працювати з прибутком. Багато факторів впливають на результат нижньої лінії. Рівень продажів, цінова стратегія, контроль запасів, контроль дебіторської заборгованості, процедури замовлення, маркетинг бізнесу і продукту, контроль витрат, обслуговування клієнтів і продуктивність праці співробітників - лише деякі з цих факторів. Чистого доходу повинно вистачити, щоб дозволити зростання бізнесу за рахунок реінвестування прибутку і дати власнику розумну віддачу від інвестицій.

Звіт про рух грошових коштів

Звіт про рух грошових коштів - це деталізація отриманих грошових коштів та витрачених грошових коштів за кожен місяць року. Прогнозований звіт про рух грошових коштів допомагає менеджерам визначити, чи має компанія позитивний грошовий потік. Грошовий потік, мабуть, самий безпосередній показник проблеми, що насувається, оскільки негативний грошовий потік збанкрутує компанію, якщо він триватиме досить тривалий період. Якщо прогнози компанії показують негативний грошовий потік, менеджерам, можливо, доведеться переглянути бізнес-план і вирішити цю проблему.

Можливо, ви чули жарт: «Як мені зламати, якщо у мене все ще є чеки в чековій книжці (або якщо у мене все ще є дебетова/кредитна карта і т.д.)?» Хоча, можливо, поганий гумор, багато нових менеджерів так само вважають, що єдиним фінансовим звітом, який їм потрібен для ефективного управління своїм бізнесом, є звіт про доходу/P&L; що звіт про рух грошових коштів є надмірною деталізацією. Вони помилково вважають, що прибуток у нижньому рядку - це все, що їм потрібно знати, і що якщо компанія демонструє прибуток, вона буде успішною. У довгостроковій перспективі прибутковість і грошовий потік мають прямий зв'язок, але прибуток і грошовий потік не означають одного і того ж у короткостроковій перспективі. Бізнес може працювати в збиток і мати сильну позицію грошового потоку. І навпаки, бізнес може демонструвати відмінний прибуток, але не мати достатнього грошового потоку для підтримки зростання продажів.

Процес узгодження грошового потоку подібний до процесу, який ви дотримуєтесь при узгодженні вашого банківського розрахункового рахунку. Звіт про рух грошових коштів складається з: (1) початкових грошових коштів на руках, (2) грошових надходжень/депозитів за місяць, (3) грошових коштів, виплачених за місяць, та (4) кінцевої грошової позиції.

Ключ на винос

Фінансовий контроль забезпечує план для порівняння з фактичними результатами після того, як бізнес працює. Порівняння та аналіз бізнес-плану з фактичними результатами може сказати вам, чи є бізнес на меті. Для досягнення цілей бізнесу можуть знадобитися виправлення або зміни до політики та стратегій. Три найважливіших фінансових контролю: (1) баланс, (2) звіт про прибутки та збитки (іноді його називають звітом про прибутки та збитки) та (3) звіт про рух грошових коштів. Кожен дає менеджеру різний погляд на і розуміння того, наскільки добре бізнес працює до своїх цілей. Аналіз щомісячної фінансової звітності є обов'язковим, оскільки більшість організацій повинні мати можливість оплачувати свої рахунки, щоб залишатися в бізнесі.

Вправи

1. Що таке фінансовий контроль? У своїй відповіді опишіть, як би ви йшли про створення бюджету для організації.
2. У чому різниця між активом і пасивом?
3. У чому різниця між балансом і звітом про прибутки і збитки? Як пов'язані баланс і звіт про прибутки і збитки?
4. Чому важливо стежити за грошовим потоком організації?

Посилання

Тренер з бухгалтерського обліку, отримано 21 жовтня 2008 року, з http://www.accountingcoach.com.