17.5: Формальне організаційне планування на практиці

Last updated
Save as PDF

Page ID: 12958

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цілі навчання

Зрозумійте, як відбувається планування в сучасних організаціях.

Дослідження показують, що в 1950-х роках приблизно 8,3 відсотка всіх великих американських фірм (1 з кожних 12) зайняли повний робочий день довгострокового планування. До кінця 1960-х років 83 відсотки великих американських фірм використовували довгострокове планування. Сьогодні підраховано, що майже всі американські корпорації з продажами понад 100 мільйонів доларів готують офіційні довгострокові плани. ²⁸ Більшість офіційних планів поширюються на п'ять років у майбутньому, а близько 20 відсотків тривають щонайменше десять років.

Заохочення планування

Незважаючи на переваги, які слід отримати при плануванні, багато менеджерів протистоять цьому. Деякі вважають, що не вистачає часу на планування або що це занадто складно і коштує занадто дорого. Інші турбуються про можливі наслідки недосягнення поставлених ними цілей. Замість попереднього планування, яке іноді називають планом планування (тобто формулювання результатів та заяв про дії, перш ніж рухатися вперед), багато менеджерів просто не планують або в кращому випадку беруть участь у плануванні в процесі (вони читають події і думають про наступний крок безпосередньо перед тим, як діяти). Планування в процесі працює надзвичайно добре, коли люди мають відчуття того, чого вони хочуть досягти, і можуть імпровізувати, рухаючись вперед у морі невизначеності та турбулентності. Це дуже схоже на досвідчених хокеїстів, які покладаються на свої інстинкти, читають захист та імпровізують, коли вони рухаються вгору по льоду та до мережі суперника. Цей процес часто працює краще, ніж спроба реалізувати детальний преплан, як часто характеризує гри у футбол.

У ситуаціях, коли ми хочемо заохотити попереднє планування, певні методи полегшують процес:

Розробити організаційний клімат, який заохочує планування.
Топ-менеджери підтримують діяльність менеджерів нижчого рівня, наприклад, надаючи такі ресурси, як персонал, комп'ютери та фонди, і служать прикладом для наслідування через власні заходи з планування.
Навчіть людей у плануванні.
Створіть систему винагороди, яка заохочує та підтримує планування діяльності та ретельно уникає покарання за недосягнення знову поставлених цілей.
Використовуйте плани після їх створення.

Для того, щоб менеджери вклали час і сили, необхідні для подолання опору плануванню, вони повинні бути впевнені, що планування дійсно окупається.

Планування дійсно окупиться?

Керівникам організацій в складних і нестабільних умовах може бути важко розробити змістовні плани, але саме умови екологічної складності та нестабільності породжують найбільшу потребу в хорошому наборі організаційних планів. Проте залишається питання, чи дійсно планування окупається?

Ми знаємо з нашої попередньої дискусії, що встановлення цілей є важливою частиною процесу планування. Сьогодні відомо багато про те, що характеризує ефективні індивідуальні цілі. (Ми більш детально обговорюємо це питання далі в цьому розділі.) Хоча групові та організаційні цілі вивчалися менше, ймовірно, можна з упевненістю припустити, що більшість наших знань про індивідуальні цілі також стосується групових та організаційних цілей. Дослідження припускає, що ефективні організаційні цілі повинні (1) бути важкими, але досяжними зусиллями, (2) бути конкретними та чітко визначати бажане, (3) бути прийнятими та мати прихильність тих, хто допоможе їх досягти, (4) розроблятися працівниками, якщо така участь покращить якість цілей і їх прийняття, і (5) регулярно контролюватися на предмет прогресу.

Хоча доказів немає в достатку, дослідження показують, що фірми, які займаються плануванням, є більш фінансово успішними, ніж ті, які цього не роблять. ²⁹ Наприклад, одне дослідження повідомляє, що медіана рентабельність інвестицій за п'ятирічний період становить 17,1 відсотка для організацій, що займаються стратегічним плануванням, проти 5,9 відсотка для тих, хто цього не робить. ³⁰ Так само з 70 великих комерційних банків ті, які мали системи стратегічного планування, перевершили ті, які цього не зробили. ³¹

Хоча планування явно має помітні переваги, воно може бути дорогим. Фінансові зобов'язання можуть бути великими для організацій з офіційним плануванням персоналу. Незважаючи на це, дослідження показують, що планування є виправданим.

Місце проведення планової діяльності

Класичне управлінське мислення виступає за поділ «планування» і «робити». Відповідно до цієї школи думки, менеджери планують технічні основні працівники та формулюють більшість планів для верхніх рівнів організації, при невеликій участі керівників та працівників нижчого рівня. Навпаки, теоретики поведінкового управління пропонують залучати членів організації до складання планів, які впливають на них. Наприклад, реалізація програми управління за цілями (про яку буде розглянуто далі в цьому розділі), наприклад, є одним із засобів, за допомогою якого це планування участі може бути реалізовано. Дослідники Інституту Тавістока в Англії просувають ідею самокерованих робочих груп як засобу розширення рівня залученості співробітників. Відповідно до їх соціально-технічної моделі робочі групи беруть на себе головну роль в плануванні (а також в організації, керівництві та контролі) покладеної на них роботи. Багато організацій, наприклад, Партнерство Джона Льюїса, Volvo та Motorola, мали успішний досвід залучення працівників до планування та контролю діяльності. ³²

Фахівці з планування

Щоб йти в ногу з організаційною складністю, технологічною витонченістю та екологічною невизначеністю, багато організацій використовують фахівців з планування. Професійні планувальники розробляють організаційні плани та допомагають менеджерам планувати. Boeing і Ford є одними з багатьох організацій з професійним персоналом планування. Фахівці з планування United Airlines розробили план антикризового управління United.

Організації мають фахівців з планування та відділи планування на місці з різних причин. Ці спеціалізовані ролі з'явилися, оскільки планування є трудомістким і складним і вимагає більшої уваги, ніж можуть надати лінійні менеджери. У швидко мінливих умовах планування стає ще більш складним і часто вимагає розробки планів на випадок надзвичайних ситуацій, знову вимагаючи часу для досліджень та спеціальних навичок планування. Часом ефективне планування вимагає об'єктивності, яку не можуть забезпечити керівники та співробітники з власними інтересами в конкретному комплексі організаційних заходів.

Цілі персоналу планування різноманітні. Їх основна відповідальність полягає в тому, щоб служити радниками з планування для вищого керівництва та допомагати керівникам нижчого рівня у розробці планів для досягнення їх багатьох та різноманітних організаційних цілей. Часто вони координують складний масив планів, створених для різних рівнів всередині організації. Нарешті, персонал з планування забезпечує заохочення, підтримку та навички для розробки офіційних організаційних планів.

УПРАВЛІННЯ ЗМІНА

Використання технологій для більш ефективного бізнесу

Необхідність контролю витрат існує з тих пір, як почалася торгівля, купівля та продаж. Кожна нова технологія створює нові можливості у виробництві та зниженні собівартості. Останні технології нічим не відрізняються. Стрибки в підключенні та управлінні даними створюють якомога більше стартапів та нових способів виявлення та вирішення проблем.

Innovu використовує нові технології, щоб допомогти малому та починаючому бізнесу контролювати витрати на свої переваги для здоров'я. Більшість невеликих компаній і стартапів самозастраховані; тобто компанія оплачує будь-які покриті працівники медичних рахунків або фінансує будь-які оздоровчі програми безпосередньо. За словами Діани Гесс, виконавчого директора Центральної бізнес-групи Пенна з охорони здоров'я, роботодавці складають 30 відсотків від 2,9 трильйона доларів витрат на охорону здоров'я в США, а компенсація працівникам коштувала роботодавцям 91 мільярд доларів у 2014 році. Ці витрати включали 31,4 млрд доларів на медичну та 30,9 доларів готівкових платежів (Hess 2016). Співробітник Innovu шахт стверджує, що знаходить тенденції, а також надає дані про витрати через прогули, інвалідність та компенсацію працівникам (Mamula 2017). Оскільки роботодавці переходять до оздоровчих програм для підвищення продуктивності праці та зменшення медичних витрат, Innovu допомагає роботодавцям «переконатися, що є поліпшення, щоб виправдати витрати» (Hess 2016 n.p.).

Аналогічним чином, Marsh & McLennan Agency Michigan LLC переходить від простого надання страхових та загальних «оздоровчих програм» до допомоги компаніям зосередитися на поліпшенні загального добробуту співробітників. Хоча традиційні оздоровчі програми зосереджені на фізичному здоров'ї для підвищення продуктивності праці, нова тенденція полягає в тому, щоб допомогти працівникам з сімейними, соціальними та фінансовими проблемами, а також. Найбільш повною програмою від Marsh & McLennan є його MMA Michigan's Wellbeing University, який працює над розширенням традиційних оздоровчих програм на нетрадиційні послуги підтримки. Комплексний підхід програми допомагає роботодавцям середнього розміру «залучати та утримувати таланти, заохочувати задоволеність працівників та зменшити прогули». Перехід за рамки простого оздоровчого - це рух до інвестування в співробітників. Брет Джексон, президент Економічного альянсу Мічигану, сказав: «Якщо у вас є щасливий і здоровий працівник, продуктивність зростає» (Green 2017 n.p.).

Branch Messenger - це нова ідея для вирішення планування співробітників. Співробітники можуть переглядати графіки, охоплювати зміни та просити відпустку, все з програми на своєму телефоні. Він інтегрується з існуючими системами компанії, щоб дозволити аналіз даних, але, можливо, що більш важливо, він дозволяє співробітникам підключатися. Програма запуску була прийнята великими компаніями, такими як Target, McDonald's та Walgreens, щоб дозволити співробітникам обмінюватися змінами просто за допомогою програми на своїх мобільних телефонах. Цей процес впорядковує процес обміну змінами, дозволяючи працівникам обробляти більшу частину роботи ніг, «подолати розрив у спілкуванні між працівниками та компаніями, які їх наймають». Додаток безкоштовний для співробітників і працює як на пристроях iOS, так і на Android. Він також може генерувати цифрові розклади з паперових графіків та створювати канали обміну повідомленнями, специфічні для робочого місця. Проходячи повз гнучкість простої зміни, додаток дозволяє підприємствам використовувати «на вимогу» робочої сили, яка є більш еластичною. Це також дозволяє підприємствам «розширити вартість існуючих систем управління робочою силою без необхідності перемикання витрат» (Takahasi 2017 n.p.)

Еллісон Харден, менеджер зміни для Pizza Hut в Тампі, штат Флорида, любить додаткове підключення програми. «Функція обміну повідомленнями та можливість обмінюватися фотографіями та публікаціями дозволяє дуже легко залишатися з ними на зв'язку», - каже Еллісон. «Це спосіб, яким я можу це зробити поза соціальною мережею. Не всі мають Facebook та подібні речі, тому це добре та зручно для роботи, безпечно для роботи» (Branch Messenger 2017 n.p.).

«Безпечний для роботи» може нести конотації «надмірного обміну» у соціальних мережах, але під час урагану Ірма Еллісон та її екіпаж покладалися на Branch Messenger для підготовки до шторму, дозволяючи менеджеру розміщувати контрольний список безпеки та оновлювати зміни. Потім під час самої шторму і після водії змогли сказати один одному, на яких заправках насправді є газ, у кого ще було електрику, а хто був у безпеці (Branch Messenger 2017).

джерела

Відділення месенджера. 2017 рік. «Історія клієнта відділення: Як Тампа Піца Хат залишився в контакті під час урагану Ірма». http://blog.branchmessenger.com/a-br...urricane-irma/

Грін, Джей. 2017 рік. «Новий курс для агентства Marsh & McLennan, оскільки клієнти прагнуть добробуту». Детройтський бізнес Крейна. http://www.crainsdetroit.com/article...eek-well-being

Гесс, Діана. 2016 рік. «Колонка: Використання даних для того, щоб зробити бізнес більш ефективним, співробітників більш здоровими». Ланкастер Онлайн, 8 листопада 2016 року. lancasteronline.com/бізнес/... 5cc57a478.html

Мамула, Кріс Б. 2017. «Компанія з аналітики даних Station Square використовує 6,5 мільйонів доларів для зростання». Пост-Вісник, 10 серпня 2017 р. www.post-gazette.com/бізнес... s/201708100025

Такахасі, декан. 2017 рік. «Менеджер філії допомагає погодинним працівникам обмінюватися змінами на мобільному телефоні.» venturebeat.com. https://venturebeat.com/2017/08/02/b...ves-on-mobile/

питання

Які етичні проблеми можуть виникнути з інтелектуальним аналізом даних, як це стосується медичних записів працівників?
Які ризики безпеки компанія повинна враховувати при використанні додатків для смартфонів для роботи?

На фотографії зображений крупний план Tide Pods, що відображається на полицях супермаркету.

концепція перевірка

Як сьогоднішні організації підходять до планування?
Чи окупається планування для сьогоднішніх організацій?
Які люди в організації повинні бути залучені до планування, і які їх ролі?