17.2: Процес планування

Цілі навчання

1. Окреслення процесів планування та контролю.

Планування - це процес. В ідеалі він орієнтований на майбутнє, всеосяжний, систематичний, інтегрований та узгоджений. ¹¹ Вона передбачає широкий пошук альтернатив та аналізує відповідну інформацію, носить систематичний характер і зазвичай бере участь. ¹² Модель планування, описана в цьому розділі, розбиває управлінську функцію планування на кілька етапів, як показано на малюнку 17.2.1. Дотримання цієї покрокової процедури допомагає забезпечити відповідність організаційного планування цим вимогам.

Ілюстрація\(\PageIndex{1}\): Джерело процесу планування: адаптовано з H. Koontz та C. O'Donnell, 1972. Принципи управління: Аналіз управлінських функцій. Нью-Йорк: Макгроу-Хілл, 113.

Крок 1: Розвиток обізнаності про сучасну державу

На думку вчених з менеджменту Гарольда Конца і Кирила О'Доннелла, першим кроком у процесі планування є обізнаність. ¹³ Саме на цьому кроці менеджери будують фундамент, на якому вони будуть розробляти свої плани. Цей фонд визначає поточний статус організації, визначає її зобов'язання, визнає її сильні та слабкі сторони та викладає бачення майбутнього. Оскільки минуле відіграє важливу роль у визначенні того, куди організація очікує піти в майбутньому, менеджери на цьому етапі повинні розуміти свою організацію та її історію. Це було said— «Чим далі ви озираєтеся назад, тим далі ви можете бачити вперед». ¹⁴

Крок 2: Встановлення підсумкових заяв

Другий крок у процесі планування полягає у вирішенні питання «де організація очолюється або збирається в кінцевому підсумку». В ідеалі це передбачає встановлення цілей. Так само, як ваша мета в цьому курсі може бути отримати певну оцінку, менеджери різних рівнів в ієрархії організації встановлюють цілі. Наприклад, плани, встановлені навчальним комітетом відділу маркетингу університету, повинні відповідати і підтримувати плани кафедри, які сприяють досягненню цілей бізнес-школи, плани якої повинні, в свою чергу, підтримувати цілі університету. Отже, менеджери розробляють розроблену мережу організаційних планів, таких як показано на малюнку 17.2.2, для досягнення загальних цілей своєї організації.

Малюнок\(\PageIndex{2}\): Мережа організаційних планів (Зазначення авторського права: Авторське право Rice University, OpenStax, за ліцензією CC-BY 4.0)

Мета проти планування домену

Висловлювання результатів можуть бути побудовані навколо конкретних цілей або оформлені з точки зору руху в певному напрямку до життєздатного набору результатів. При плануванні цілей люди ставлять конкретні цілі, а потім створюють заяви про дії. ¹⁵ Наприклад, першокурсниця Крістін Руд вирішує, що хоче ступінь бакалавра наук з біохімії (мета). Потім вона будує чотирирічний академічний план, який допоможе їй досягти цієї мети. Крістін займається плануванням цілей. Вона спочатку визначає мету, а потім розробляє курс дій для реалізації своєї мети.

Іншим підходом до планування є домену/спрямоване планування, при якому менеджери розробляють курс дій, який рухає організацію до одного визначеного домену (а отже, і від інших доменів). ¹⁶ В межах обраного домену може лежати ряд прийнятних і конкретних цілей. Наприклад, старша школа Ніл Марквардт вирішує, що він хоче отримати спеціалізацію в галузі ділової дисципліни в коледжі. Протягом наступних чотирьох років він буде вибирати різні курси з програми бізнес-школи, але ніколи не вибрати спеціальність. Після вибору курсів на основі доступності та інтересу, він заробляє достатню кількість кредитів у межах цього обраного домену, що дозволяє йому закінчити навчання за спеціальністю в маркетингу. Ніл ніколи не займався плануванням цілей, але, врешті-решт, він реалізує одну з багатьох прийнятних цілей в межах прийнятої області.

Розробка продукту Post-IT® корпорацією 3M демонструє, як працює планування доменів. У науково-дослідних лабораторіях 3М докладалися зусилля по розробці нових форм і сильних сторін зв'язних речовин. Одним з результатів був згуртований матеріал без відомої цінності через його надзвичайно низький рівень згуртованості. Спеціаліст відділу 3M Артур Фрай, розчарований маркерами сторінок, що падають з його книги гімнів у церкві, зрозумів, що цей матеріал, нещодавно розроблений Спенсером Ф. Сільвер, буде триматися на папері протягом тривалого часу і може бути видалений, не руйнуючи папір. Фрай експериментував з матеріалом як маркерами сторінок і блокнотами - з цього вийшов дуже популярний і надзвичайно прибутковий продукт 3M Scotch Post-IT®. Джефф Ніколсон, рушійна сила продукту Post-IT®, коментує, що замість того, щоб загрузнути в процесі планування, інновації повинні бути швидко відслідковані і приймати рішення, продовжувати чи рухатися далі на початку процесу розробки продукту. ¹⁷

Малюнок\(\PageIndex{3}\): Примітки Post-IT®, продукт 3M, часто використовуються для створення та редагування спільних документів, таких як стратегічний план компанії. Як технологія, яка дозволяє кільком людям обмінюватися та редагувати документи, такі як файли Word або PowerPoint, вплинути на продажі продуктів Post-IT®? (Кредит: Кевін Вен/Flickr/Зазначення Авторства 2.0 Загальний (CC BY 2.0))

Ситуації, в яких менеджери можуть брати участь у плануванні доменів, включають (1) коли існує визнана потреба в гнучкості, (2) коли люди не можуть домовитися про цілі, (3) коли зовнішнє середовище організації є нестабільним і дуже невизначено, і (4) коли організація запускається або знаходиться в перехідний період. Крім того, планування домену, швидше за все, переважатиме на вищих рівнях в організації, де менеджери несуть відповідальність за роботу із зовнішнім середовищем і коли невизначеність завдань висока. Планування цілей (формулювання цілей, сумісних з обраною областю), швидше за все, переважатиме в технічному ядрі, де менше невизначеності.

Гібридне планування

Іноді відбувається поєднання планування домену та цілей, створюючи третій підхід, який називається гібридним плануванням. При такому підході менеджери починають з більш загального планування домену і зобов'язуються рухатися в певному напрямку. З плином часу відбувається навчання, зменшується невизначеність, загострюються переваги, і менеджери можуть здійснити перехід до планування цілей, оскільки вони виявляють все більш конкретні цілі в обраній області. Перехід від планування домену до планування цілей відбувається у міру накопичення знань, з'являються переваги для певної мети та створюються заяви про дії.

Наслідки цільового, доменного та гібридного планування

Постановка цілей не тільки безпосередньо впливає на продуктивність, але й заохочує керівників планувати більш детально. Тобто, як тільки цілі поставлені, люди частіше систематично замислюються про те, як їм слід приступати до реалізації поставлених цілей. ¹⁸ Коли люди мають розпливчасті цілі, як у плануванні доменів, їм важко скласти детальні плани дій, і тому вони менш схильні до ефективної роботи. Вивчаючи тему мотивації, ви дізнаєтеся про теорію цілей. Дослідження показують, що планування цілей призводить до більш високого рівня продуктивності, ніж лише планування домену. ¹⁹

Крок 3: Передумова

На цьому етапі процесу планування керівники встановлюють приміщення, або припущення, на яких вони будуть будувати свої дії. Якість і успіх будь-якого плану залежать від якості його основних припущень. Протягом усього процесу планування припущення про майбутні події повинні бути виведені на поверхню, відстежені та оновлені. ²⁰

Менеджери збирають інформацію, скануючи внутрішнє та зовнішнє середовище своєї організації. Вони використовують цю інформацію, щоб зробити припущення про ймовірність майбутніх подій. Оскільки Крістін вважає своє чотирирічне прагнення до своєї біохімії, вона передбачає, що на додаток до своїх заощаджень та коштів, наданих батьками, їй знадобиться літня робота на повний робочий день протягом двох літа, щоб покрити вартість її бакалаврату. Таким чином, вона включає пошук повної літньої зайнятості між її старшим курсом середньої школи та її першокурсником, а також між першокурсниками та другокурсниками коледжу як частину свого плану. Інші два літа вона присвятить стажуванню та пошуку післядипломної роботи - багато в захваті мами і тата! Ефективні навички планування можна використовувати протягом усього життя. План, який ви розробляєте для оплати та завершення навчання, є особливо важливим.

Крок 4: Визначення курсу дій (заяви про дії)

На цьому етапі процесу планування менеджери вирішують, як перейти від своєї поточної позиції до своєї мети (або до своєї області). Вони розробляють заяву дії, яка детально описує, що потрібно зробити, коли, як і ким. Курс дій визначає, як організація перейде зі своєї нинішньої посади на бажану майбутню посаду. Вибір курсу дій передбачає визначення альтернатив, спираючись на дослідження, експерименти та досвід; оцінку альтернатив у світлі того, наскільки добре кожен допоможе організації досягти своїх цілей або наблизитися до бажаної області; і вибір курсу дій після виявлення та ретельно розглядаючи переваги кожної альтернативи.

Крок 5: Формулювання підтримуючих планів

Процес планування рідко зупиняється з прийняттям генерального плану. Менеджерам часто потрібно розробити один або кілька підтримуючих або похідних планів, щоб зміцнити і пояснити свій основний план. Припустимо, організація вирішує перейти з 5-денного, 40-годинного робочого тижня (5/40) на 4-денний, 40-годинний робочий тиждень (4/40) в спробі зменшити плинність кадрів. Цей великий план вимагає створення ряду підтримуючих планів. Менеджерам може знадобитися розробити кадрову політику, що стосується оплати щоденної понаднормової роботи. Нові адміністративні плани знадобляться для планування зустрічей, обробки телефонних дзвінків та роботи з клієнтами та постачальниками.

Планування, впровадження та контроль

Після того, як менеджери пройшли п'ять етапів процесу планування та склали та реалізували конкретні плани, вони повинні контролювати та підтримувати свої плани. За допомогою контролюючої функції (більш детально обговорюватися далі в цьому розділі) менеджери спостерігають за поточною поведінкою людини та організаційною діяльністю, порівнюють її з твердженнями результатів та дій, сформульованими в процесі планування, і вживають коригувальних заходів, якщо вони спостерігають несподівані та небажані відхилення. Таким чином, планування та контролінг діяльності тісно взаємопов'язані (планування ➨ контролінг ➨ планування...). Планування кормів контролює шляхом встановлення стандартів, за якими поведінка буде оцінюватися під час процесу контролю. Моніторинг організаційної поведінки (контрольна діяльність) надає менеджерам вхідні дані, які допомагають їм підготуватися до майбутнього періоду планування - це додає сенсу етапу обізнаності процесу планування.

Під впливом загального управління якістю (TQM) та важливості досягнення постійного вдосконалення використовуваних процесів, а також вироблених товарів та послуг, такі організації, як IBM-Rochester, пов'язали свою діяльність з планування та контролю, прийнявши цикл Демінга (також відомий як Shewhart цикл).

Неодноразово відзначалося, що багато організацій, які планують, не визнають важливості постійного навчання. Їх плани або розміщуються на полиці і збирають пил, або створюються, реалізуються та дотримуються без систематичного процесу перегляду та модифікації. Часто плани реалізуються без попереднього вимірювання того місця, де зараз стоїть організація, так що майбутні порівняння та оцінки ефективності плану не можуть бути визначені. Цикл Демінга, показаний на малюнку 17.2.4, допомагає керівникам оцінити наслідки запланованих дій шляхом інтеграції організаційного навчання в процес планування. Цикл складається з чотирьох ключових етапів: (1) план - створити план за допомогою моделі, розглянутої раніше. (2) Виконайте - реалізуйте план. (3) Перевірка - моніторинг результатів запланованого курсу дій; організаційне навчання про ефективність плану відбувається на цьому етапі. (4) дійте - дійте на те, що було вивчено, модифікувати план, і повернутися до першого етапу циклу, і цикл починається знову, оскільки організація прагне до постійного навчання та вдосконалення.

Малюнок\(\PageIndex{4}\): Цикл Демінга (Shewhart) (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, за ліцензією CC-BY 4.0)

концепція перевірка

1. Які п'ять етапів у процесі планування?
2. Яка різниця між цільовим, доменним та гібридним плануванням?
3. Як пов'язані планування, впровадження та контролінг?