17.1: Чи важливо планування?

Last updated
Save as PDF

Page ID: 12959

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цілі навчання

Зрозумійте важливість планування та чому організації повинні планувати та контролювати.

Планування - це процес, за допомогою якого менеджери встановлюють цілі та визначають, як ці цілі повинні бути досягнуті. Плани мають дві основні складові: заяви про результат або цілі та заяви про дії. Заяви про результати або цілі представляють кінцевий стан - цілі та результати менеджери сподіваються досягти. Заяви про дії відображають засоби, за допомогою яких організації рухаються вперед для досягнення своїх цілей. Прем'єр-міністр Великобританії Тереза Мей має намір змінити спосіб, яким правління публічних компаній складаються з того, щоб працівники були частиною кожної ради директорів. У рамках своєї заяви про дії вона виступала за розміщення представника працівника в кожному залі засідань, як Мік Баркер, залізничний працівник з 1970-х років, спокійно допомагав формувати прийняття рішень як член ради директорів у верхній частині транспортного гіганта First Group. ²

Планування - це інтелектуальна діяльність. ³ Важко бачити план менеджерів, оскільки більша частина цієї діяльності розгортається у свідомості тих, хто займається плануванням. Під час планування менеджери повинні думати про те, що потрібно зробити, хто збирається це робити, і як і коли вони це зроблять. Планувальники думають як ретроспективно (про минулі події), так і перспективно (про майбутні можливості і загрози, що насуваються). Планування передбачає роздуми про організаційні сильні та слабкі сторони, а також прийняття рішень про бажані стани та шляхи їх досягнення. ⁴

Планування організаційних заходів, будь то у внутрішньому або зовнішньому середовищі, має бути постійним процесом - частиною щоденних, щотижневих та щомісячних обов'язків керівника та рутинним завданням для всіх членів організацій з високою участю. Плани повинні постійно контролюватися. Менеджери та інші організаційні члени повинні перевірити, чи потрібно змінювати їхні плани, щоб врахувати мінливі умови, нову інформацію або нові ситуації, які вплинуть на майбутнє організації. Плани потрібно адмініструвати з гнучкістю, оскільки організації дізнаються про нові та мінливі умови. Зрозуміло, що компанія Calico Candy не змогла контролювати свої плани таким чином. Думаючи про планування як про безперервну діяльність, можна сформулювати методи боротьби з виникаючими та непередбаченими можливостями та загрозами. Планування - це один процес, за допомогою якого організаційній діяльності можна надати сенс і напрямок.

Чому менеджери повинні планувати?

Менеджери мають кілька причин для формування планів для себе, своїх працівників та різних організаційних підрозділів: (1) компенсувати невизначеність та зміни; (2) зосередити організаційну діяльність на наборі цілей; (3) забезпечити скоординовану, систематичну дорожню карту майбутньої діяльності; (4) збільшити економічна ефективність; і (5) полегшити контроль шляхом встановлення стандарту для подальшої діяльності.

Кілька сил сприяють необхідності організаційного планування. По-перше, у внутрішньому середовищі, коли організації стають більшими і складнішими, завдання управління стає все більш складною. Планування карт майбутньої діяльності стосовно інших видів діяльності в організації. По-друге, оскільки зовнішнє середовище стає все більш складним і турбулентним, кількість невизначеності, з якою стикається менеджер, збільшується. Планування дозволяє організаціям системно підходити до свого середовища.

Дослідження Корнельського університету та Університету Індіани показало, що прогул коштує компаніям 40 мільярдів доларів на рік; відсутність планування була однією з найбільших проблем, з якими стикаються підприємства. Фірми, які дотримуються чітко визначеного плану у своїй повсякденній діяльності, будуть більш успішними, ніж ті, які цього не роблять. Автори констатують «організаційні контрольовані наслідки, які мали б тенденцію стримувати прогули». Цікаво, що це може бути так само просто, як перевірка організаційної політики, що передбачають «правила» прогулу працівників. ⁵

Чи справді планують менеджери?

Менеджери повинні планувати формально, але чи вони? Деякі спостерігачі стверджують, що менеджери, як правило, занадто зайняті, щоб займатися регулярною формою систематичного планування. Професор менеджменту Університету Макгілла Генрі Мінцберг зазначає:

Коли менеджери планують, вони роблять це неявно в контексті щоденних дій, а не в якомусь абстрактному процесі, зарезервованому на два тижні в гірському відступі організації. Плани керівників, яких я вивчав, здавалося, існували лише в їхніх головах - як гнучкі, але часто конкретні наміри. Робота з управління не породжує рефлексивних планувальників; менеджер є реагуючим у режимі реального часу на подразники. ⁶

Інші не згодні. Переглянувши ряд досліджень, зосереджених на тому, наскільки планування та інші управлінські заходи є невід'ємними частинами управління, професори управління Джей Керролл і Джей Гіллен стверджують, що «класичні функції управління Файол, Урвік та інші не є фольклором, як стверджують деякі сучасні менеджмент письменників, але представляють дійсні абстракції того, що менеджери насправді роблять і що менеджери повинні робити». ⁷ Барбара Аллен, президент Sunbelt Research Associates, зазначає, що вона зробила значну кількість планування перед запуском свого нового бізнесу. Тепер, коли вона успішно працює, періодично переглядає і оновлює свої плани. ⁸

Менеджери часто дуже зайняті люди. Деякі діють без систематичного плану дій; однак багато менеджерів планують систематично. ⁹ Наприклад, багато керівників розробляють системні плани того, як їх організація відреагує на кризу. Наприклад, United Airlines створила групу з планування криз. Група розробила книгу плану кризових надзвичайних ситуацій United, в якій уточнюється, що команда авіакомпанії з управління кризами повинна робити у разі кризи. Кері Каланья, директор департаменту управління ризиками та фінансовим консалтингом «Делойт і Туш», коментує, що до 20,7% вартості фірми припадає на репутацію, але що генеральні директори та 77% членів ради директорів визначили репутаційний ризик як сферу, щодо якої вони відчували себе найбільш вразливою і що лише 39% мали планують її вирішити. ¹⁰

Питання про те, чи дійсно менеджери планують, і спостереження за тим, що багато разів вони просто занадто зайняті, щоб відступити на вершину гори і замислитися над тим, куди повинна йти організація і як вона повинна туди потрапити, пропускає суть: існують різні типи планування.

Фото прем'єр-міністра Великої Британії Терези Мей.

концепція перевірка

Який процес, коли менеджери встановлюють цілі і окреслюють, як ці цілі будуть досягнуті називаються?.
Як внутрішнє та зовнішнє середовище організації та її сильні та слабкі сторони впливають на процес планування?
Навіщо менеджерам планувати?