1.15: Планування комунікацій

Last updated
Save as PDF

Page ID: 16985

Adrienne Watt
British Columbia Institute of Technology via BCCampus

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Управління комунікаціями полягає в тому, щоб тримати всіх в циклі. Процес планування комунікацій стосується визначення типів інформації, яку ви надаватимете, хто її отримає, формат її передачі, а також терміни її випуску та розповсюдження. Виявляється, 90% роботи менеджера проекту витрачається на спілкування, тому важливо переконатися, що кожен отримує правильне повідомлення в потрібний час.

Першим кроком у визначенні вашого комунікаційного плану є з'ясування того, яка комунікація потрібна вашим зацікавленим сторонам від проекту, щоб вони могли приймати правильні рішення. Це називається аналізом вимог до комунікацій. Ваш проект буде виробляти багато інформації; ви не хочете, щоб переповнювати ваші зацікавлені сторони всім цим. Ваша робота полягає в тому, щоб з'ясувати, що вони вважають цінним. Передача цінної інформації не означає, що ви завжди малюєте райдужну картину. Комунікації зацікавленим сторонам можуть складатися як з хороших новин, так і з поганих новин. Справа в тому, що ви не хочете ховати зацікавлених сторін занадто багато інформації, але ви хочете дати їм достатньо, щоб вони були поінформовані і могли приймати відповідні рішення.

Комунікаційні технології мають великий вплив на те, як ви тримаєте людей у циклі. Методи спілкування можуть приймати різні форми, такі як письмові звіти, розмови, електронна пошта, офіційні звіти про стан, зустрічі, онлайн-бази даних, онлайн-графіки та веб-сайти проектів. Перш ніж вирішити, які методи ви виберете для передачі інформації, слід врахувати кілька факторів. Терміни обміну інформацією або необхідність оновлень є першим фактором. Вам потрібно закуповувати нові технології або системи, або вже існують системи, які будуть працювати? Доступні вам технології повинні розібратися у вашому плані того, як ви будете тримати всіх в курсі статусу проекту і проблеми. Досвід персоналу з технологією - ще один фактор. Чи є члени проектної команди та зацікавлені сторони, досвідчені у використанні цієї технології, або вам потрібно буде їх навчити? Нарешті, розглянемо тривалість проекту та середовище проекту. Чи буде технологія, яку ви обираєте, працювати протягом усього життя проекту або її доведеться модернізувати або оновлювати в якийсь момент? А як функціонує команда проекту? Вони розташовані разом або розкидані по декількох кампусах або місцях?

Відповіді на ці питання повинні бути задокументовані в комунікаційному плані.

Всі проекти вимагають грамотного комунікаційного плану, але не всі проекти матимуть однакові типи комунікації або однакові методи поширення інформації. План комунікації документує типи інформаційних потреб зацікавлених сторін, коли інформація повинна поширюватися та як інформація буде доставлена.

Типи інформації, яку ви будете повідомляти, як правило, включають статус проекту, заяви про обсяг проекту та оновлення, базову інформацію про проект, ризики, елементи дій, заходи щодо ефективності, прийняття проекту тощо. Важливо, щоб інформаційні потреби зацікавлених сторін були визначені якомога раніше на етапі планування життєвого циклу управління проектами, так що, коли ви і ваша команда розробляєте документи планування проекту, ви вже знаєте, хто повинен отримувати їх копії і як вони повинні бути доставлені.

види зв'язку

Успішне виконання складного проекту вимагає хорошої комунікації між членами команди. Якщо ці члени команди працюють в одній будівлі, вони можуть організовувати регулярні зустрічі, просто зупинятися біля офісних приміщень один одного, щоб отримати швидку відповідь, або навіть обговорити проект неофіційно на інших офісних функціях. Багато проектів виконуються командами, які взаємодіють переважно за допомогою електронного спілкування і тому називаються віртуальними командами. Щоб уникнути непорозумінь, які можуть завдати шкоди довірі та включити членів команди в проектну культуру, проектній команді потрібен план надійного та своєчасного спілкування. Це планування починається з розуміння двох основних категорій спілкування.

Синхронний зв'язок

Якщо в обміні беруть участь всі сторони спілкування одночасно, спілкування відбувається синхронно. Телефонний або Skype конференц-дзвінок є прикладом синхронного зв'язку. Нижче наведено приклади синхронного зв'язку:

Зустріч в прямому ефірі: Збір членів команди в одному місці
Конференц-дзвінок: телефонний дзвінок, в якому беруть участь кілька людей
Аудіоконференція: Як конференц-дзвінок, але проводиться в Інтернеті за допомогою програмного забезпечення, такого як Skype
Комп'ютерна конференція: Аудіоконференція з підключенням між комп'ютерами, які можуть відображати документ або електронну таблицю, яку можуть редагувати обидві сторони
Відеоконференція: Подібно до аудіоконференції, але з живим відео учасників. Деякі портативні комп'ютери мають вбудовані камери для полегшення відеоконференцій
IM (миттєві повідомлення): обмін текстовими або голосовими повідомленнями за допомогою спливаючих вікон на екранах комп'ютера учасників
Текстові повідомлення: обмін текстовими повідомленнями між мобільними телефонами, пейджерами або особистими цифровими помічниками (КПК) — пристроями, які містять календар, список контактів, список завдань та інші програми підтримки

Сучасні комунікаційні технології дозволяють збирати проектні команди з будь-якої точки світу. Більшість людей працюють у денний час доби, що може ускладнити синхронні зустрічі, якщо учасники перебувають у різних часових поясах. Однак це може бути перевагою за деяких обставин; наприклад, якщо щось потрібно зробити до початку бізнесу завтра, члени команди в Азії можуть працювати над проблемою під час свого звичайного робочого часу, а члени команди в Північній Америці спати.

Запам'ятати часові пояси

Важливо запам'ятати часові пояси та правильно розрахувати різницю між вашою та зонами ваших партнерів, щоб не пропустити важливі зустрічі чи терміни. Міста та країни на північ або південь один від одного дотримуються однакового місцевого часу. Майте на увазі, що багато добре освічених людей у Сполучених Штатах і Канаді вважають Південну Америку безпосередньо на південь від Північної Америки. Як бачите, країни Південної Америки можуть знаходитися до п'яти часових поясів на схід від Північної Америки. Корисним сайтом для перетворення місцевого часу в інший часовий пояс є Time Zone Converter.

Часові пояси розраховуються з урахуванням часового поясу Королівської обсерваторії в Грінвічі, Англія. Час у цьому місці - середній час за Гринвічем (GMT). Більш свіжі посилання позначають його як Всесвітній координований час (UTC) замість GMT. Часові пояси просуваються від Грінвіча в східному напрямку (рис. 15.1). Однак на міжнародній лінії дат (приблизно середина по всьому світу від Грінвіча) ви віднімаєте часовий пояс з GMT. Щоб запобігти плутанини між ранку та вечора, час часто дається за допомогою цілодобового годинника. Наприклад, опівночі позначається як 00:00, полудень - 12:00 і 13:00.

Приклад: Конференц-зв'язок між Торонто та Парижем

Менеджер проекту з розробки програмного забезпечення в Торонто знаходиться в п'яти часових поясах на захід від контрольної зони, тому час задається як UTC—5 (або GMT—5). Якщо в опорній зоні опівдні, це 7 ранку (п'ять годин раніше) в Торонто. Менеджер хотів би зв'язатися з членом команди проекту в Парижі, Франція. Париж - це один часовий пояс на схід від опорної зони (UTC+1 або GMT+1). Якщо в опорній зоні опівдні (12:00), це 13:00 в Парижі. Це означає, що між Торонто і Парижем існує шестигодинна різниця. Якщо менеджер проекту чекає після обіду, щоб здійснити дзвінок (13:00 у Торонто), в день у Парижі (19:00) буде занадто пізно зв'язатися з кимось.

Асинхронні комунікації

З'єднання команди одночасно може бути складним завданням, особливо якщо вони розподілені по часових поясах. Багато видів спілкування не вимагають, щоб сторони були присутні одночасно. Даний вид зв'язку є асинхронним. Існує кілька варіантів асинхронних комунікацій.

Доставка пошти та посилок

Багато компаній вважають за краще, щоб остаточні договори підписувалися особисто уповноваженим представником кожної сторони угоди. Якщо потрібно кілька підписів, це може зайняти тижні, щоб отримати всі підписи, якщо договори передаються поштовою службою. Якщо цей процес затримує старт проекту, ви можете скористатися послугою доставки на ніч, щоб мінімізувати час, витрачений на передачу документів.

Факс

Факсимільні апарати існують давно і користуються високим рівнем довіри для точної передачі документів. Хоча може здатися архаїчним все ще використовувати передачі факсів, у багатьох країнах факс підписаного контракту є законним, але зображення, відскановане комп'ютером, не є.

Електронна пошта

Електронна пошта (електронна пошта) широко використовується для координації проектів та спілкування між членами команди. Він має кілька цінних характеристик для управління проектами:

Інформація може бути відправлена в список членів команди.
Повідомлення можуть бути збережені для документування процесу в разі непорозуміння або непорозуміння.
Файли можна прикріплювати і поширювати.

Блог проекту

Блог - це онлайн-журнал, який може бути приватним, спільним за запрошенням або доступним для світу. Деякі менеджери проектів ведуть журнал, в якому вони підсумовують виклики та тріумфи дня та прийняті ними рішення. Вони повертаються до цього журналу пізніше, щоб переглянути свій процес прийняття рішень після того, як відомі результати цих рішень, щоб побачити, чи можуть вони вчитися на своїх помилках. Багато рішень в управлінні проектами приймаються з неповними знаннями, і роздуми про попередні рішення для розвитку цієї навички прийняття рішень важливо для зростання як керівника проекту.

Дійсно проста синдикація (RSS)

На деякі проекти безпосередньо впливають зовнішні фактори, такі як політичні вибори, економічні тенденції, корпоративні злиття, технологічні або наукові прориви або погода. Щоб бути в курсі цих факторів, ви можете підписатися на інтернет-джерела новин. Технологія, яка полегшує цей процес, - це дійсно проста синдикація (RSS). Веб-сторінки з RSS-стрічками новин мають позначені посилання.

Якщо користувач натискає на RSS-стрічку, новини з веб-сайту автоматично надсилаються читачеві новин користувача, наприклад Google Reader. Зчитувач новин може бути налаштований на фільтрування новин за ключовими словами, щоб обмежити історії тими, які мають відношення до проекту.

Оцінка нових комунікаційних технологій

Нові технології спілкування в електронному вигляді з'являються зі зростаючою частотою. Використання нової технології, незнайомої команді, збільшує складність технології, що може спричинити затримки і збільшити витрати. Щоб вирішити, чи потрібно включити нову технологію в комунікаційний план, шукайте відповіді на наступні питання (Business Dictionary):

Чи забезпечує нова комунікаційна технологія конкурентну перевагу проекту, зменшуючи витрати, заощаджуючи час або запобігаючи помилкам?
Чи має команда проекту досвід, щоб швидко вивчити нову технологію?
Чи пропонує компанія таку підтримку, як довідкова служба та сервіс обладнання для нових комунікаційних технологій?
Яка вартість навчання та впровадження з точки зору часу, а також грошей

Шаблон плану зв'язку

Так як же створити комунікаційний план?

Визначте зацікавлених сторін (кому)
Визначте очікування зацікавлених сторін (чому)
Визначте комунікацію, необхідну для задоволення очікувань зацікавлених сторін, та інформуйте їх (що)
Визначте часові рамки та/або частоту повідомлень зв'язку (коли)
Визначте, як буде передано повідомлення (бажаний метод зацікавлених сторін) (як)
Визначте, хто буде передавати кожне повідомлення (хто)
Елементи документа — шаблони, формати або документи, які проект повинен використовувати для спілкування.

На малюнку 15.2 показаний шаблон плану комунікації.

Текстові атрибуції

Цей розділ управління проектами є похідним від наступних текстів: