1.2: Огляд управління проектами

Last updated
Save as PDF

Page ID: 16953

Adrienne Watt
British Columbia Institute of Technology via BCCampus

$ \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } $ $ \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} $$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

Відправною точкою обговорення того, як слід правильно керувати проектами, є спочатку зрозуміти, що таке проект, а що не менш важливо, чим він не є.

Люди займаються проектами з перших днів організованої людської діяльності. Мисливські партії наших доісторичних предків були, наприклад, проектами; це були тимчасові починання, спрямовані на мету отримання м'яса для громади. Великі комплексні проекти теж давно з нами. Піраміди і Велика Китайська стіна були в свій день приблизно таких же розмірів, як проект «Аполлон», щоб відправити людей на Місяць. Ми часто використовуємо термін «проект» в наших щоденних розмовах. Чоловік, наприклад, може сказати дружині: «Мій головний проект на ці вихідні - випрямити гараж». Полювання, будівництво пірамід та кріплення змішувачів мають певні особливості, які роблять їх проектами.

Атрибути проекту

Проект має відмінні атрибути, які відрізняють його від поточної роботи або бізнес-операцій. Проекти носять тимчасовий характер. Вони не є повсякденним бізнес-процесом і мають остаточні дати початку та дати закінчення. Ця характеристика важлива, оскільки значна частина зусиль проекту присвячена забезпеченню того, щоб проект був завершений у призначений час. Для цього створюються графіки, що показують, коли завдання повинні починатися і закінчуватися. Проекти можуть тривати хвилини, години, дні, тижні, місяці або роки.

Проекти існують для створення продукту чи послуги, яких раніше не існувало. У цьому сенсі проект унікальний. Унікальний означає, що це нове; цього ніколи не було зроблено раніше. Можливо, це було зроблено дуже схожим чином раніше, але ніколи не саме таким чином. Наприклад, Ford Motor Company займається проектуванням і складанням автомобілів. Кожну модель, яку розробляє і випускає Ford, можна вважати проектом. Моделі відрізняються один від одного своїми особливостями і продаються людям з різними потребами. Позашляховик служить іншому призначенню і клієнтурі, ніж розкішний автомобіль. Дизайн і маркетинг цих двох моделей є унікальними проектами. Однак фактична збірка автомобілів вважається операцією (тобто повторюваним процесом, який дотримується для більшості марок і моделей).

На відміну від проектів, операції тривають і повторюються. Вони передбачають роботу, яка є безперервною без дати закінчення і з тими ж процесами, що повторюються для отримання однакових результатів. Мета операцій полягає в тому, щоб підтримувати функціонування організації, тоді як мета проекту - досягти її цілей і зробити висновок. Тому операції тривають, а проекти є унікальними та тимчасовими.

Проект завершується, коли його цілі і завдання будуть виконані. Саме ці цілі керують проектом, а також всіма зусиллями з планування та реалізації, що вживаються для їх досягнення. Іноді проекти закінчуються, коли визначається, що цілі та завдання не можуть бути досягнуті або коли продукт або послуга проекту більше не потрібні і проект скасовується.

Визначення проекту

Існує багато письмових визначень проекту. Всі вони містять ключові елементи, описані вище. Для тих, хто шукає формальне визначення проекту, Інститут управління проектами (PMI) визначає проект як тимчасове зусилля, здійснене для створення унікального продукту, послуги або результату. Тимчасовий характер проектів вказує на певний початок і кінець. Кінець досягається, коли цілі проекту були досягнуті або коли проект припинено, оскільки його цілі не будуть або не можуть бути досягнуті, або коли потреби в проекті більше не існує.

Характеристики проекту

Розглядаючи, чи є у вас проект на руках, є деякі речі, про які слід пам'ятати. По-перше, це проект або поточна операція? По-друге, якщо це проект, хто є зацікавленими сторонами? І по-третє, які характеристики відрізняють це починання як проект?

Проекти мають кілька характеристик:

Проекти унікальні.
Проекти носять тимчасовий характер і мають певну дату початку і закінчення.
Проекти завершуються, коли цілі проекту досягнуті або визначено, що проект більше не життєздатний.

Успішний проект - це той, який відповідає або перевершує очікування зацікавлених сторін.

Розглянемо наступний сценарій: Віце-президент (віце-президент) з маркетингу підходить до вас з казковою ідеєю. (Очевидно, що це повинно бути «казковим», тому що він думав про це.) Він хоче створити кіоски в місцевих продуктових магазинах як міні-офіси. Ці офіси пропонуватимуть клієнтам можливість підписатися на послуги страхування автомобілів та житла, а також здійснювати оплату рахунків. Він вважає, що експозиція в продуктових магазинах підвищить обізнаність про пропозиції компанії. Він сказав вам, що керівництво вищої ланки вже очистило проект, і він присвятить цьому якомога більше ресурсів. Він хоче, щоб нові кіоски були розміщені в 12 обраних магазинах у великому місті до кінця року. Нарешті, він призначив вас очолити цей проект.

Ваше перше запитання має бути: «Це проект?» Це може здатися елементарним, але заплутані проекти з поточними операціями трапляються часто. Проекти носять тимчасовий характер, мають певні дати початку та закінчення, призводять до створення унікального продукту або послуги та завершуються, коли їх цілі та завдання були досягнуті та підписані зацікавленими сторонами.

Використовуючи ці критерії, давайте розглянемо завдання від віце-президента з маркетингу, щоб визначити, чи це проект:

Чи унікальна вона? Так, тому що кіосків немає в місцевих продуктових магазинах. Це новий спосіб пропонувати послуги компанії своїй клієнтській базі. Хоча послуга, яку пропонує компанія, не нова, як вона представляє свої послуги.
Чи має продукт обмежений часовий проміжок? Так, дата початку цього проекту - сьогодні, а дата закінчення - кінець наступного року. Це тимчасове починання.
Чи є спосіб визначити, коли проект буде завершений? Так, кіоски будуть встановлені і послуги будуть пропонуватися від них. Як тільки всі кіоски будуть встановлені і працюють, проект підійде до кінця.
Чи є спосіб визначити задоволеність зацікавлених сторін? Так, очікування зацікавлених сторін будуть задокументовані у вигляді вимог під час процесів планування. Ці вимоги будуть порівнюватися з готовим продуктом, щоб визначити, чи відповідає він очікуванням зацікавлених сторін.

Якщо відповідь позитивна на всі ці питання, то у нас є проект.

Процес управління проектами

Ви визначили, що у вас є проект. Що зараз? Нотатки, які ви намалювали на зворотному боці серветки в обід, є початком, але не зовсім хорошою практикою управління проектами. Занадто часто організації дотримуються порад Nike, коли мова йде про управління проектами, коли вони «просто роблять це». Робиться завдання, і члени проектної команди стрибають безпосередньо в розробку запитуваного продукту або послуги. Зрештою, поставлений товар не відповідає очікуванням замовника. На жаль, багато проектів йдуть цим погано побудованим шляхом, і це основний внесок у великий відсоток проектів, які не відповідають своїм початковим цілям, визначеним продуктивністю, графіком та бюджетом.

У Сполучених Штатах більше 250 мільярдів доларів щороку витрачається на розробку додатків інформаційних технологій (ІТ) приблизно в 175 000 проектів. Standish Group (Бостонський лідер у дослідженнях ефективності проектів та вартості) випустила підсумкову версію свого звіту CHAOS за 2009 рік, який відстежує показники відмов проектів у широкому колі компаній та галузей (рис. 2.1).

Малюнок 2.1: Підсумок звіту Standish Group CHAOS за 2009 рік.

Джим Джонсон, голова Standish Group, заявив, що «результати цього року показують помітне зниження показників успішності проектів, причому 32% всіх проектів успішних, які виконуються вчасно, за бюджетом, з необхідними функціями та функціями, 44% були викликані - які запізнюються, перевищують бюджет та/або з меншими ніж необхідні функції та функції та 24% не вдалося, які скасовуються до завершення або доставлені та ніколи не використовуються.»

Коли компанії перестануть витрачати мільярди доларів на невдалі проекти? Переважна більшість цих відходів повністю уникнути: просто зрозумійте правильні бізнес-потреби (вимоги) на початку процесу та переконайтеся, що методи управління проектами застосовуються та дотримуються, а діяльність проекту контролюється.

Застосування хорошої дисципліни управління проектами - це спосіб допомогти зменшити ризики. Наявність хороших навичок управління проектами не повністю усуває проблеми, ризики чи сюрпризи. Цінність хорошого управління проектами полягає в тому, що у вас є стандартні процеси, щоб впоратися з усіма непередбаченими ситуаціями.

Управління проектами - це застосування знань, навичок, інструментів та методів, що застосовуються до проектної діяльності з метою задоволення вимог проекту. Управління проектами - це процес, який включає планування, введення плану проекту в дію та вимірювання прогресу та ефективності.

Управління проектом включає визначення вимог вашого проекту та записування того, що потрібно кожному від проекту. Які цілі для вашого проекту? Коли всі розуміють мету, набагато простіше тримати їх усіх на правильному шляху. Переконайтеся, що ви ставите цілі, на які всі погоджуються, щоб уникнути конфліктів команди пізніше. Розуміння та задоволення потреб кожного, хто постраждав від проекту, означає, що кінцевий результат вашого проекту набагато швидше задовольнить ваші зацікавлені сторони. І останнє, але не менш важливе, як керівник проекту, ви також будете балансувати багато конкуруючих обмежень проекту.

На будь-якому проекті у вас буде ряд обмежень проекту, які конкурують за вашу увагу. Це вартість, обсяг, якість, ризик, ресурси та час.

Вартість - це бюджет, затверджений для проекту, включаючи всі необхідні витрати, необхідні для реалізації проекту. В організаціях керівники проектів повинні балансувати між тим, що не вистачає грошей і не недовитрачати, оскільки багато проектів отримують кошти або гранти, які мають контрактні положення з підходом «використовувати його або втратити» до фондів проекту. Неякісно виконані бюджетні плани можуть закінчитися поспіхом в останню хвилину витрачати виділені кошти. Практично для всіх проектів вартість в кінцевому рахунку є обмежуючим обмеженням; мало проектів може перевищити бюджет, не вимагаючи врешті-решт коригувальних дій.
Сфера - це те, чого намагається досягти проект. Це тягне за собою всю роботу, пов'язану з отриманням результатів проекту та процесів, що використовуються для їх отримання. Це причина і мета проекту.
Якість - це поєднання стандартів та критеріїв, за якими повинна бути поставлена продукція проекту, щоб вони працювали ефективно. Продукт повинен виконувати, щоб забезпечити очікувану функціональність, вирішити виявлену проблему та забезпечити очікувану вигоду та цінність. Він також повинен відповідати іншим вимогам до продуктивності або рівням обслуговування, таким як доступність, надійність та ремонтопридатність, а також мати прийнятну обробку та полірування. Якість на проекті контролюється за допомогою забезпечення якості (QA), який є процесом оцінки загальної ефективності проекту на регулярній основі, щоб забезпечити впевненість у тому, що проект буде відповідати відповідним стандартам якості.
Ризик визначається потенційними зовнішніми подіями, які матимуть негативний вплив на ваш проект в разі їх виникнення. Ризик стосується поєднання ймовірності події та впливу на проект, якщо подія відбудеться. Якщо поєднання ймовірності виникнення та впливу на проект занадто висока, слід визначити потенційну подію як ризик і поставити проактивний план управління ризиком.
Ресурси потрібні для виконання завдань проекту. Вони можуть бути людьми, обладнанням, об'єктами, фінансуванням або будь-яким іншим, здатним визначити (як правило, крім робочої сили), необхідних для завершення проектної діяльності.
Час визначається як час завершення проекту. Час часто є найчастішим наглядом за проектами при розробці проектів. Це відбивається на пропущених термінів і неповних результатах. Належний контроль графіка вимагає ретельного визначення завдань, які необхідно виконати, і точної оцінки їх тривалості, послідовності, в якій вони будуть виконуватися, і як люди та інші ресурси повинні бути розподілені. Будь-який графік повинен враховувати канікули і святкові дні.

Можливо, ви чули про термін «потрійне обмеження», який традиційно складався лише з часу, вартості та обсягу. Це основні конкуруючі обмеження проекту, про які ви повинні бути найбільш обізнані. Потрійне обмеження проілюстровано у вигляді трикутника для візуалізації проектної роботи і перегляду взаємозв'язку між областям/якістю, графіком/часом і витратою/ресурсом (рис. 2.2). У цьому трикутнику кожна сторона являє собою одне з обмежень (або пов'язаних обмежень), де будь-які зміни в будь-якій одній стороні викликають зміни в іншій стороні. Кращі проекти мають ідеально збалансований трикутник. Підтримувати цей баланс складно, оскільки проекти схильні до змін. Наприклад, якщо обсяг збільшується, вартість і час можуть збільшитися непропорційно. Крім того, якщо сума грошей, яку ви маєте для вашого проекту, зменшиться, можливо, ви зможете зробити стільки, але ваш час може збільшитися.

Малюнок 2.2: Схема трикутника потрійного обмеження.

Ваш проект може мати додаткові обмеження, з якими ви повинні зіткнутися, і як керівник проекту, ви повинні збалансувати потреби цих обмежень з потребами зацікавлених сторін і цілями вашого проекту. Наприклад, якщо ваш спонсор хоче додати функціональність до початкового обсягу, вам, швидше за все, знадобиться більше грошей, щоб закінчити проект, або якщо вони скоротять бюджет, вам доведеться знизити якість вашої сфери, і якщо ви не отримаєте відповідних ресурсів для роботи над завданнями вашого проекту, вам доведеться продовжити свій графік, оскільки ресурси, які у вас є, займають набагато більше часу, щоб закінчити роботу.

Ви отримуєте ідею; всі обмеження залежать один від одного. Подумайте про всі ці обмеження як класичну карнавальну гру Whac-a-Mole (рис. 2.3). Кожен раз, коли ви намагаєтеся відсунути одну родимку назад в лунку, інша вискакує назовні. Найкраща порада - покладатися на свою проектну команду, щоб тримати цих родимок на місці.

Ось приклад проекту, який знизив якість, оскільки витрати на проект були фіксованими. Нафтова платформа Р-36 (рис. 2.4) була найбільшою в світі платформою з видобутку фундаментів, здатною переробляти 180 000 барелів нафти на добу і 5,2 млн кубометрів газу на добу. Розташований на полі Ронкадор, басейн Кампос, Бразилія, P-36 експлуатувався Petrobras.

Петробрас П-36 потопаючий — Малюнок 2.4.: Падіння нафтової платформи Petrobras P-36.

У березні 2001 року P-36 виробляв близько 84 000 барелів нафти та 1,3 мільйона кубічних метрів газу на день, коли він дестабілізувався двома вибухами і згодом затонув у 3,900 футів води з 1650 коротких тонн сирої нафти, що залишилося на борту, загинуло 11 людей. Занурення пояснюється повним збоєм у забезпеченні якості, а тиск на збільшення виробництва призвело до того, що кути скорочуються за процедурами безпеки. Він числиться одним з найдорожчих аварій з цінником в $515 000 000.

Наступні цитати від керівника Petrobras, посилаючись на переваги скорочення гарантій якості та витрат на перевірку проекту.

«Petrobras встановила нові глобальні орієнтири для генерації виняткового багатства акціонерів завдяки агресивній та інноваційній програмі скорочення витрат на своєму виробничому об'єкті P36».

«Звичайні обмеження були успішно оскаржені та замінені новими парадигмами, відповідними глобалізованому корпоративному ринку».

«Усунення цих непотрібних гамільних сорочок дозволило постачальникам та підрядникам проекту пропонувати високоекономічні рішення, з безпрограшним бонусом підвищеної прибутковості для себе».

«Платформа P36 показує форму речей, що прийдуть у нерегульованій глобальній ринковій економіці 21 століття».

Динамічні компроміси між значеннями обмежень проекту були гумористично і точно описані на малюнку 2.5.

Малюнок 2.5: Добре, Швидко, Дешево: Виберіть два. Знак, помічений в автомобільній ремонтній майстерні. [Опис зображення]

Експертиза управління проектами

Для того, щоб ви, як керівник проекту, могли керувати конкуруючими обмеженнями проекту та проектом в цілому, є деякі сфери експертизи, які ви повинні принести команді проекту (рис. 2.11). Це знання області застосування та стандартів та правил у вашій галузі, розуміння середовища проекту, загальні знання та навички управління, а також навички міжособистісного спілкування. Слід зазначити, що галузева експертиза полягає не в певній галузі, а в експертизі для запуску проекту. Отже, хоча знання типу галузі є важливим, у вас буде проектна команда, яка підтримує вас у цьому починанні. Наприклад, якщо ви керуєте проектом, який будує нафтову платформу, ви не повинні мати детального розуміння інженерії, оскільки ваша команда матиме інженерів-механіків та інженерів-будівельників, які нададуть відповідну експертизу; однак, це, безумовно, допоможе, якщо ви це зрозуміли вид роботи.

Давайте розглянемо кожен з цих напрямків більш детально.

Знання додатків

Під стандартами ми маємо на увазі керівні принципи або бажані підходи, які не обов'язково є обов'язковими. На відміну від цього, посилаючись на нормативні акти, ми маємо на увазі обов'язкові правила, яких слід дотримуватися, наприклад, вимоги уряду через закони. Само собою зрозуміло, що як професіонал, ви зобов'язані дотримуватися всіх застосовних законів і правил, які застосовуються до вашої галузі, організації чи проекту. Кожна галузь має стандарти та правила. Знання того, які з них впливають на ваш проект до початку роботи, не тільки допоможе проекту розгортатися плавно, але і дозволить провести ефективний аналіз ризиків.

Малюнок 2.6: Сфери знань, які менеджер проекту повинен принести команді проекту.

Деякі проекти вимагають певних навичок у певних областях застосування. Області застосування складаються з категорій проектів, які мають спільні елементи. Вони можуть бути визначені галузевими групами (фармацевтична, фінансова тощо), кафедрою (бухгалтерський облік, маркетинг, юридична та ін.), Технології (розробка програмного забезпечення, інжиніринг тощо), або спеціальностями менеджменту (закупівлі, дослідження та розробки та ін.). Ці області застосування, як правило, стосуються дисциплін, нормативних актів та конкретних потреб проекту, замовника чи галузі. Наприклад, більшість державних установ мають спеціальні правила закупівель, які застосовуються до їхніх проектів, які не були б застосовні в будівельній галузі. Фармацевтична промисловість зацікавлена в нормативних актах, встановлених урядовими регуляторами, тоді як автомобільна промисловість мало або зовсім не турбується про будь-який з цих типів правил. Вам потрібно залишатися в курсі своєї галузі, щоб ви могли ефективно застосовувати свої знання. Сьогоднішні швидкі досягнення можуть залишити вас позаду досить швидко, якщо ви не будете в курсі сучасних тенденцій.

Наявність певного рівня досвіду в області застосування, в якій ви працюєте, дасть вам перевагу, коли справа доходить до управління проектами. Хоча ви можете зателефонувати експертам, які мають знання області застосування, вам не завадить зрозуміти конкретні аспекти областей застосування вашого проекту.

Розуміння середовища проекту

Є багато факторів, які потрібно розуміти в середовищі вашого проекту (рис. 2.7). На одному рівні потрібно думати з точки зору культурного та соціального середовища (тобто людей, демографії та освіти). Міжнародне та політичне середовище — це те, де потрібно розуміти культурні впливи різних країн. Потім ми переходимо до фізичного середовища; тут ми думаємо про часові пояси. Подумайте про різні країни і про те, як по-різному буде виконаний ваш проект, будь то просто у вашій країні або якщо в ньому задіяна міжнародна проектна команда, яка поширюється по всьому світу в п'яти різних країнах.

Розглянемо культурне, соціальне, міжнародне, політичне та фізичне середовище проекту — Малюнок 2.7: Важливі фактори, які слід враховувати в проектному середовищі.

З усіх факторів найлегше зрозуміти фізичні, і саме культурні та міжнародні фактори часто неправильно розуміються або ігноруються. Те, як ми працюємо з клієнтами, клієнтами або учасниками проекту з інших країн, може мати вирішальне значення для успіху проекту. Наприклад, культура США цінує досягнення і індивідуалізм. Американці, як правило, неформальні і називають один одного іменами, навіть якщо тільки що зустрілися. Європейці, як правило, більш формальні, використовуючи прізвища замість імен в діловій обстановці, навіть якщо вони добре знають один одного. Крім того, їхній стиль спілкування є більш формальним, ніж у Сполучених Штатах, і хоча вони схильні цінувати індивідуалізм, вони також цінують історію, ієрархію та лояльність. Японці, з іншого боку, схильні спілкуватися опосередковано і вважають себе частиною групи, а не як особистості. Японці цінують наполегливу працю і успіх, як і більшість з нас.

Спосіб отримання продукту може бути дуже залежним від міжнародних культурних відмінностей. Наприклад, у 1990-х роках, коли багато великих американських та європейських телекомунікаційних компаній культивували нові ринки в Азії, культурні відмінності їхніх клієнтів часто створювали несподівані ситуації. Західні компанії планували свої телефонні системи працювати так само в Азії, як і в Європі та США. Але протокол розмови був іншим. Очікування виклику, популярна особливість на Заході, вважається неввічливим у деяких районах Азії. Цю культурну помилку можна було б уникнути, якби команда захопила вимоги до середовища проекту та залучила замовника.

Часто це найпростіші речі, які можуть спричинити неприємності, оскільки, не дивно, що в різних країнах люди роблять речі по-різному. Один з найвідоміших прикладів цього також є одним з найпростіших: формати дат. Коли день і місяць 08.02.2009? Звичайно, це залежить від того, звідки ви родом; у Північній Америці це 8 лютого, тоді як в Європі (і більшій частині решти світу) це 2 серпня. Зрозуміло, що коли визначаються графіки та терміни, важливо, щоб усі були зрозумілі щодо використовуваного формату.

Різноманітність практик і культур і його вплив на продукти в цілому і на програмне забезпечення зокрема виходить далеко за межі дати випуску. Ви можете керувати проектом, щоб створити новий веб-сайт для компанії, яка продає продукцію по всьому світу. Існують питання мови та стилю презентації, які слід враховувати; перетворення сайту на різні мови недостатньо. Очевидно, що вам потрібно переконатися в правильності перекладу, однак, шар презентації матиме свій набір вимог до різних культур. Ліва частина веб-сайту може бути першим фокусом уваги для канадця; права сторона буде початковим фокусом для тих, хто з Близького Сходу, оскільки арабська та іврит написані справа наліво. Кольори також мають різне значення в різних культурах. Білий колір, який є ознакою чистоти в Північній Америці (наприклад, весільна сукня нареченої), і, таким чином, буде улюбленим кольором фону в Північній Америці, означає смерть в Японії (наприклад, похоронну саван). Таблиця 2.1 узагальнює різні значення загальних кольорів.

Таблиця 2.1: Значення кольорів у різних культурах.
Колір	Сполучені Штати	Китай	Японія	Єгипет	Франція
Червоний	Небезпека, зупинка	Щастя	Гнів, небезпека	Смерть	Аристократія
Синій	Смуток, меланхолія	Небеса, хмари	лиходійство	Чеснота, віра, правда	Свобода, мир
Зелений	Новачок, учень	Династія Мін, небеса	Майбутнє, молодь, енергія	Родючість, сила	Злочинність
Жовтий	боягузтво	Народження, багатство	Благодать, шляхетність	Щастя, процвітання	Тимчасові
Білий	Чистота	Смерть, чистота	Смерть	Радість	Натуральність

Менеджери проектів у мультикультурних проектах повинні оцінити культурні виміри та спробувати вивчити відповідні звичаї, люб'язності та бізнес-протоколи, перш ніж брати на себе відповідальність за управління міжнародним проектом. Менеджер проекту повинен враховувати ці різні культурні впливи та те, як вони можуть вплинути на завершення проекту, графік, обсяг та вартість.

Знання та навички управління

Як керівник проекту, ви повинні покладатися на свої знання з управління проектами та загальні навички управління. Тут ми думаємо про такі елементи, як ваша здатність планувати проект, виконувати його належним чином і, звичайно, контролювати його і довести його до успішного завершення, а також ваша здатність керувати командою проекту для досягнення цілей проекту і збалансувати обмеження проекту.

Існує більше для управління проектами, ніж просто отримання роботи. Притаманні процесу управління проектами загальні навички управління, які дозволяють керівнику проекту завершити проект з певним рівнем ефективності і контролю. У деяких аспектах управління проектом схоже на ведення бізнесу: існують ризики та винагороди, фінанси та бухгалтерська діяльність, питання людських ресурсів, управління часом, управління стресом та мета існування проекту. Загальні навички управління необхідні в кожному проекті.

Навички міжособистісного спілкування

І останнє, але не менш важливе, ви також повинні внести в проект здатність керувати особистими стосунками та вирішувати кадрові питання, коли вони виникають. Тут йдеться про ваші навички міжособистісного спілкування, як показано на малюнку 2.8.

Спілкування

Менеджери проектів проводять 90% свого часу на спілкування. Тому вони повинні бути хорошими комунікаторами, сприяючи чіткому, однозначному обміну інформацією. Як керівник проекту, ваша робота - тримати ряд людей добре інформованими. Важливо, щоб ваш персонал проекту знав, що від них очікується: що вони повинні робити, коли вони повинні це робити, і які бюджетні та часові обмеження та специфікації якості вони працюють. Якщо співробітники проекту не знають, які у них завдання, або як їх виконати, то весь проект затихне. Якщо ви не знаєте, що персонал проекту (або часто не робить), то ви не зможете контролювати хід проекту. Нарешті, якщо ви не впевнені в тому, що від вас очікує замовник, то проект навіть не зійде з землі. Таким чином, комунікація проекту може бути підсумована як знання «кому потрібна яка інформація і коли» і переконавшись, що вони мають її.

Всі проекти вимагають обґрунтованих комунікаційних планів, але не всі проекти матимуть однакові типи комунікації або однакові методи поширення інформації. Наприклад, чи буде інформація поширюватися поштою або електронною поштою, чи є спільний веб-сайт, чи потрібні особисті зустрічі? План управління комунікаціями документує, як будуть задоволені комунікаційні потреби зацікавлених сторін, включаючи типи інформації, яка буде повідомлятися, хто буде спілкуватися з ними та хто їх отримає; методи, що використовуються для спілкування; терміни та частота спілкування; метод для оновлення плану в міру просування проекту, включаючи процес ескалації; і глосарій загальних термінів.

Вплив

Управління проектами полягає в тому, щоб зробити речі. Кожна організація відрізняється своєю політикою, режимами діяльності та базовою культурою. Існують політичні союзи, різні мотивації, суперечливі інтереси та боротьба за владу. Менеджер проекту повинен розуміти всі негласні впливи на роботу всередині організації.

Лідерство

Лідерство - це здатність мотивувати та надихати людей працювати над очікуваними результатами. Лідери вселяють бачення і згуртовують людей навколо спільних цілей. Хороший менеджер проекту може мотивувати та надихати проектну команду побачити бачення та цінність проекту. Керівник проекту як керівник може надихнути проектну команду на пошук рішення для подолання сприйнятих перешкод для виконання роботи.

Мотивація

Мотивація допомагає людям працювати ефективніше і давати кращі результати. Мотивація - це постійний процес, яким повинен керувати керівник проекту, щоб допомогти команді рухатися до завершення з пристрастю та глибоким приводом для завершення роботи. Мотивація команди здійснюється за допомогою різноманітних тімбілдінг-технік і вправ. Побудова команди просто отримання різноманітна група людей працювати разом в найбільш ефективним і ефективним чином можливо. Це може включати заходи управління, а також окремі дії, спрямовані на підвищення ефективності команди.

Визнання та нагороди є важливою частиною мотивації команди. Вони є формальними способами визнання та сприяння бажаній поведінці і є найбільш ефективними, коли вони виконуються управлінською командою та керівником проекту. Враховуйте індивідуальні переваги та культурні відмінності при використанні нагород та визнання. Деякі люди не люблять, щоб їх визнали перед групою; інші процвітають на ній.

Переговори

Менеджери проектів повинні вести переговори на благо проекту. У будь-якому проекті менеджеру проекту, спонсору проекту та команді проекту доведеться вести переговори із зацікавленими сторонами, постачальниками та замовниками, щоб досягти рівня угоди, прийнятного для всіх сторін, залучених до переговорного процесу.

Вирішення проблем

Вирішення проблем - це здатність зрозуміти суть проблеми, шукати життєздатне рішення, а потім прийняти рішення про реалізацію цього рішення. Відправною точкою для вирішення проблеми є визначення проблеми. Визначення проблеми - це здатність зрозуміти причину та наслідки проблеми; це зосереджено на аналізі першопричин. Якщо керівник проекту лікує лише симптоми проблеми, а не її причину, симптоми збережуться і продовжуватимуться протягом усього життя проекту. Ще гірше, лікування симптому може призвести до більшої проблеми. Наприклад, збільшення номіналу ампера запобіжника у вашому автомобілі через те, що старий продовжує дути, не вирішує проблему електричного замикання, яке може призвести до пожежі. Аналіз першопричини дивиться за межі безпосередніх симптомів до причини симптомів, що потім дає можливості для вирішення. Після того, як корінь проблеми буде виявлений, необхідно прийняти рішення для ефективного вирішення проблеми.

Рішення можуть бути представлені постачальниками, командою проекту, менеджером проекту або різними зацікавленими сторонами. Життєздатне рішення фокусується не лише на проблемі; воно дивиться на причину та наслідки самого рішення. Крім того, необхідно своєчасне рішення або вікно можливостей може пройти, і тоді знадобиться нове рішення для вирішення проблеми. Як і в більшості випадків, найгірше, що ви можете зробити, - це нічого.

Всі ці навички міжособистісного спілкування будуть використані у всіх сферах управління проектами. Почніть практикувати зараз, тому що гарантовано, що ці навички вам знадобляться у наступному проекті.

Описи зображень

Рисунок 2.5 Опис зображення: Знак говорить: «Ми можемо робити хорошу, швидку та дешеву роботу. Ви можете мати будь-які два, але не всі три. Хороша, швидка робота не буде дешевою. Хороша, дешева робота не буде швидкою. Швидка, дешева робота не буде хорошою». [Повернутися до малюнка 2.5]

Текстові атрибуції

Таблиця 2.1: Адаптовано з П. Руссо та С.Бура, Наскільки вільно є ваш інтерфейс? Проектування для міжнародних користувачів, Праці INTERACT '93 та CHI '93, Асоціація обчислювальних машин, Inc. (1993). Таблиця з управління проектами Barron & Barron для вчених та інженерів, Джерело: Управління проектами для вчених та інженерів Меррі Баррон; Ендрю Баррон

Атрибуції ЗМІ

Навички міжособистісного спілкування від Barron & Barron Управління проектами для вчених та інженерів © CC BY (Attribution)