Skip to main content
LibreTexts - Ukrayinska

16.2: Види комунікацій в організаціях

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    12890

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

    Цілі навчання

    1. Знати види комунікацій, які відбуваються в організаціях.

    У описаній вище моделі зв'язку три типи зв'язку можуть використовуватися або комунікатором в початковій фазі передачі, або приймачем у фазі зворотного зв'язку. Ці три типи розглядаються далі.

    Усне спілкування

    Це складається з усіх повідомлень або обмінів інформацією, про яку говорять, і це найпоширеніший тип спілкування.

    Письмове спілкування

    Сюди входять електронна пошта, тексти, листи, звіти, посібники та анотації на липких нотатках. Хоча менеджери віддають перевагу усному спілкуванню за його ефективність та безпосередність, збільшення електронного спілкування незаперечне. Крім того, деякі менеджери віддають перевагу письмовому спілкуванню для важливих повідомлень, таких як зміна політики компанії, де важлива точність мови та документації повідомлення.

    Управлінське лідерство

    Робота з інформаційним перевантаженням

    Однією з проблем у багатьох організаціях є боротьба з потоком електронних листів, текстів, голосових листів та інших комунікацій. Організації стали більш плоскі, передали на аутсорсинг багато функцій та шарувату технологію для прискорення спілкування за допомогою інтегрованих комунікаційних програм, таких як Slack, що дозволяє користувачам керувати всіма своїми комунікаціями та отримувати доступ до спільних ресурсів в одному місці. Це може призвести до перевантаження інформації, а важливі повідомлення можуть бути заглушені гучністю у вашій папці «Вхідні».

    Додайте практику «відповісти всім», яка може додати до обсягу спілкування, який використовують багато колег, а це означає, що ви можете отримати п'ять-шість версій початкового електронного листа і вам потрібно зрозуміти всі відповіді, а також початкове спілкування, перш ніж відповісти або вирішити, що проблема вирішено, і відповідь не потрібна. Ось пропозиції щодо боротьби з перевантаженням електронної пошти вгору, горизонтально та вниз у вашій організації та зовні зацікавленим сторонам та клієнтам.

    Одним із способів зменшити гучність і час, який ви витрачаєте на електронну пошту, є відключення патрубка вхідних повідомлень. Існують очевидні практики, які допомагають, наприклад, скасування підписки на електронні розсилки або вимкнення сповіщень з облікових записів соціальних мереж, таких як Facebook та Twitter. Крім того, подумайте, чи ваші колеги чи прямі звіти копіюють вас на занадто багато електронних листів як FYI. Якщо так, поясніть, що вам потрібно оновлюватися лише в певний час або коли буде прийнято остаточне рішення.

    Ви також захочете налаштувати систему, яка організовує вашу поштову скриньку в «папки», що дозволить вам керувати потоком повідомлень у групи, що дозволить вам відповідним чином звертатися до них. Ваша система може виглядати приблизно так:

    1. Папка «Вхідні»: розглядайте це як ручку, що утримує. Електронні листи не повинні залишатися тут довше, ніж вам потрібно, щоб подати їх в іншу папку. Виняток становлять випадки, коли ви відповідаєте негайно і чекаєте негайної відповіді.
    2. Сьогодні: Це для предметів, які потребують відповіді сьогодні.
    3. Цього тижня: Це стосується повідомлень, які потребують відповіді до кінця тижня.
    4. Цей місяць/квартал: Це для всього, що потребує довгострокової відповіді. Залежно від вашої ролі, вам може знадобитися щомісячна або квартальна папка.
    5. FYI: Це стосується будь-яких елементів, які призначені лише для інформації, і на які ви, можливо, захочете повернутися в майбутньому.

    Ця система визначає пріоритети електронної пошти на основі часових шкал, а не відправників електронних листів, що дозволяє краще планувати роботу та встановлювати терміни.

    Ще одна річ, яку слід врахувати - це ваша вихідна електронна пошта. Якщо ваші вихідні повідомлення не є конкретними, занадто довгими, незрозумілими або скопійовані занадто широко, ваші колеги, швидше за все, дотримуватимуться тієї ж практики при спілкуванні з вами. Тримайте своє спілкування чітким і точним, а управління папкою «Вихідні» допоможе зробити ваші вхідні електронні листи керованими.

    питання критичного мислення

    1. Як ви зараз керуєте своїми електронними листами? Ви змішуєте особисті та шкільні та робочі електронні листи в одному обліковому записі?
    2. Як би ви спілкувалися з колегою, який надсилає занадто багато електронних листів FYI, надсилаючи занадто незрозумілі електронні листи або копіюючи занадто багато людей у своїх повідомленнях?

    джерела

    Емі Галло, Зупиніть перевантаження електронної пошти, Гарвардський бізнес-огляд, 21 лютого 2012 року, https://hbr.org/2012/02/stop-email-overload-1;

    Баррі Чінгель, «Як перемогти перевантаження електронної пошти в 2018 році», CIPHER, 16 січня 2018 року, https://www.ciphr.com/advice/email-overload/;

    Моніка Сілі, «На милість вашої папки «Вхідні»? Як впоратися з перевантаженням електронної пошти», Опікун, 6 листопада 2017 року, https://www.theguardian.com/small-bu...email-overload.

    Невербальна комунікація

    Відбувається також трансформація інформації без говоріння або письма. Деякі приклади цього є такі речі, як світлофори та сирени, а також такі речі, як розмір офісу та розміщення, які означають щось або когось важливого. Крім того, такі речі, як мова тіла та вираз обличчя, можуть передавати або свідомі, або несвідомі повідомлення іншим.

    На фото зображена група людей, уважно слухаючи презентацію на зустрічі.

    Малюнок\(\PageIndex{1}\): Мова тіла може надсилати повідомлення під час зустрічі. (Кредит: Amtec Photo/ Flickr/ Зазначення Авторства 2.0 Загальна (CC BY 2.0))

    Основні впливи на міжособистісне спілкування

    Незалежно від типу задіяного спілкування, на характер, напрямок та якість міжособистісних комунікаційних процесів можуть впливати кілька факторів. 3

    Соціальні впливи

    Спілкування - це соціальний процес, оскільки для епізоду спілкування потрібно щонайменше дві людини. Існує безліч соціальних впливів, які можуть вплинути на точність передбачуваного повідомлення. Наприклад, статусні бар'єри між працівниками на різних рівнях організації можуть впливати на такі речі, як звернення до колеги як на рівні директора, як «міс Джонс» або колега на тому ж рівні, що і «Майк». Переважаючі норми і ролі можуть диктувати, хто кому говорить і як хтось реагує. Малюнок 16.2.2 ілюструє різноманітні комунікації, які ілюструють соціальні впливи на робочому місці.

    На схемі показані різноманітні комунікації, які ілюструють соціальні впливи на робочому місці.

    Малюнок\(\PageIndex{2}\): Шаблони управлінської комунікації (Атрибуція: Авторське право Rice University, OpenStax, за ліцензією CC-BY 4.0)

    сприйняття

    Крім того, на процес спілкування сильно впливають процеси перцепції. Те, наскільки працівник точно отримує посадові інструкції від керівника, може впливати на її сприйняття керівника, особливо якщо посадові інструкції суперечать її інтересу до роботи або якщо вони суперечливі. Якщо працівник стереотипізував менеджера як недієздатного, шансів, що мало, що менеджер каже, буде сприйнятий серйозно. Якщо начальник добре розглядається або розглядається як впливовий в компанії, все, що вона говорить, може трактуватися як важливе.

    Взаємодія Залучення

    На ефективність комунікації може впливати те, наскільки одна або обидві сторони беруть участь у розмові. Цю уважність називають взаємодіючою уважністю або залученням взаємодії. 4 Якщо передбачуваний одержувач повідомлення стурбований іншими проблемами, ефективність повідомлення може бути зменшена. Взаємодія складається з трьох взаємопов'язаних вимірів: чуйність, сприйнятливість та уважність.

    Організаційне проектування

    На процес спілкування також може впливати дизайн організації. Часто доводилося децентралізувати організацію, оскільки це призведе до більш активної структури та призведе до покращення комунікації в організації. Коли повідомлення повинні проходити через кілька рівнів організації, також може виникнути можливість спотворення, що зменшиться при більшій кількості спілкування віч-на-віч.

    На фото зображена група з чотирьох професіоналів бізнесу, які працюють разом над ноутбуком.

    Малюнок\(\PageIndex{3}\): Розумні менеджери розуміють, що не всі впливові відносини компанії відображаються як частина організаційної діаграми. Мережа неформальних особистих зв'язків існує між працівниками, і життєво важлива інформація та знання постійно проходять через цю мережу. Використовуючи програмне забезпечення для аналізу соціальних медіа та інші інструменти відстеження, менеджери можуть відображати та кількісно оцінювати зазвичай невидимі відносини, які формуються між співробітниками на всіх рівнях організації. Як визначення неформальної організації компанії може допомогти менеджерам сприяти командній роботі, мотивувати співробітників та підвищити продуктивність? (Кредит: Ексетер/Flickr/ Зазначення Авторства 2.0 Загальна (CC BY 2.0))

    концепція перевірка

    1. Які три основні типи зв'язку?
    2. Як можна управляти припливом електронного зв'язку?
    3. Які основні впливи на організаційну комунікацію та як організаційний дизайн може вплинути на комунікацію?