12.3: Вибір типу договору

Цілі навчання

1. Визначте фактори, що визначають, який тип договору вибрати.
2. Опишіть види договорів з фіксованою вартістю.
3. Охарактеризуйте види договорів, що підлягають відшкодуванню витрат.

Угода між організацією і зовнішнім постачальником послуги або матеріалів є юридичним договором. Щоб обмежити непорозуміння і зробити їх більш здійсненними, договорами зазвичай пишуться документи, в яких описуються зобов'язання обох сторін.

Оскільки юридичні угоди часто створюють ризик для материнської організації, закупівельна діяльність часто керується політикою та процедурами материнської організації. Після того, як команда управління проектом розробить розуміння того, які частини проектної роботи будуть передані на аутсорсинг, і визначить тип відносин, які необхідні для підтримки плану виконання проекту, команда закупівель приступає до розробки плану підряду. На менших, менш складних проектах розробка та виконання контрактів, як правило, управляється через материнську компанію або за сумісництвом особи, призначеної для проекту. На великих, більш складних проектах команда закупівель може складатися з робочих груп в рамках функції закупівель з особливим досвідом у укладанні контрактів. План контракту визначає відносини між проектом і субпідрядниками (постачальником, постачальником або партнером), а також визначає процес внесення змін до угоди з урахуванням змін, які відбуватимуться на проекті. Цей процес управління змінами схожий на процес управління змінами, який використовується в проектній угоді з клієнтом проекту.

Контрактний план проекту підтримує закупівельний підхід проекту. Нижче наведено деякі фактори, які слід враховувати при виборі типу договору:

• Невизначеність обсягу необхідних робіт
• Сторона, яка бере на себе ризик несподіваного збільшення витрат
• Важливість виконання запланованих етапів
• Потреба в передбачуваних витратах проекту

Існує кілька типів підходів до укладання контрактів, і кожен з них підтримує різні проектні середовища та проектні підходи. Юридичні договори, що підтримують план закупівель, складаються з двох загальних типів контрактів: фіксованої ціни та контрактів, що відшкодовуються за вартістю, з варіаціями щодо кожного основного типу.

Контракти з фіксованою ціною

Договір з фіксованою ціною - це юридична угода між проектною організацією та юридичною особою (фізичною або компанією) про надання товарів або послуг проекту за узгодженою ціною. У договорі зазвичай детально описується якість товарів або послуг, терміни, необхідні для підтримки проекту, і ціна на доставку товарів або послуг. Існує кілька варіацій контракту з фіксованою ціною. Для товарів і товарів і послуг, де обсяг робіт дуже чіткий і навряд чи зміниться, контракт з фіксованою ціною пропонує передбачувану вартість. Відповідальність за управління роботами для задоволення потреб проекту орієнтована на підрядника. Команда проекту відстежує якість та графік прогресу, щоб гарантувати, що підрядники задовольнять потреби проекту. Ризики, пов'язані з контрактами з фіксованою ціною, - це витрати, пов'язані зі зміною проекту. Якщо зміна відбувається на проекті, який вимагає замовлення на зміну від підрядника, ціна зміни, як правило, дуже висока. Навіть коли ціна на зміни включена в початковий договір, зміни контракту з фіксованою ціною створять вищі загальні витрати на проект, ніж інші форми контрактів, оскільки більшість ризиків витрат передається підряднику, і більшість підрядників додадуть непередбачуваний випадок до контракту, щоб покрити їх додатковий ризик.

Контракти з фіксованою ціною вимагають наявності принаймні двох або більше постачальників, які мають кваліфікацію та історію ефективності, які гарантують, що потреби проекту можуть бути задоволені. Інша вимога - це обсяг робіт, який, швидше за все, не зміниться. Розробка чіткого обсягу робіт на основі хорошої інформації, створення списку висококваліфікованих учасників торгів та розробка чіткого контракту, який відображає, що обсяг робіт є критичними аспектами хорошого контракту з фіксованою ціною.

Контракт з фіксованою загальною вартістю

Якщо постачальник послуг несе відповідальність за включення всіх витрат, включаючи прибуток, до узгодженої ціни, це контракт з фіксованою загальною вартістю. Підрядник бере на себе ризики для несподіваного збільшення робочої сили і матеріалів, які необхідні для надання послуги або матеріалів і в кількості часу і матеріалів, необхідних.

Фіксована ціна з коригуванням ціни

Контракт з фіксованою ціною з коригуванням ціни використовується для незвично довгих проектів, які тривають роки. Найпоширенішим використанням такого типу контрактів є ціна, скоригована на інфляцію. У деяких країнах вартість його місцевої валюти може сильно змінюватися за кілька місяців, що позначається на вартості місцевих матеріалів і робочої сили. У періоди високої інфляції клієнт бере на себе ризик підвищення витрат через інфляцію, а ціна контракту коригується виходячи з індексу інфляції. Волатильність певних товарів також може враховуватися в договорі про коригування цін. Наприклад, якщо ціна нафти суттєво впливає на витрати проекту, клієнт може прийняти ризик волатильності цін на нафту і включити в контракт положення, яке дозволило б коригувати ціну контракту на основі зміни ціни на нафту.

Фіксована ціна з договором заохочення

Фіксована ціна з заохочувальною платою - це тип контракту, який забезпечує стимул для виконання проекту вище встановленого базового рівня в договорі. Договір може включати стимул для завершення роботи над важливою віхою для проекту. Часто договори мають пункт про штрафні санкції, якщо робота виконана не за договором. Наприклад, якщо нове програмне забезпечення не буде завершено вчасно, щоб підтримати запуск нового заводу, контракт може покарати компанію-розробнику програмного забезпечення щоденну суму грошей за кожен день, коли програмне забезпечення запізнюється. Цей вид штрафу часто використовується, коли програмне забезпечення має вирішальне значення для проекту, а затримка коштуватиме проекту значних грошей.

Стимулююча плата за проект мідного рудника

Проект у Південній Америці з проектування та будівництва мідної шахти постачав мідь декільком компаніям по всьому світу. Мідь, яка буде вироблятися шахтою, була продана до завершення шахти, і кораблі планували зробити терміни поставки на переробні заводи.

> Будь-яка затримка проекту означатиме затримку доставки та значні втрати для шахти, судноплавної компанії та заводів, які очікували міді. Включення стимулюючої плати за своєчасне завершення проекту та включення важливих субпідрядів збільшило ймовірність того, що шахта здійснить поставки міді вчасно.

Фіксована ціна за одиницю

Якщо послугу або матеріали можуть бути виміряні в стандартних одиницях, але необхідна сума невідома точно, ціна за одиницю може бути зафіксована - контракт з фіксованою ціною одиниці. Команда проекту бере на себе відповідальність за оцінку кількості використовуваних одиниць. Якщо кошторис буде неточним, договір змінювати не потрібно, але проект перевищить бюджетну вартість.

Контракт фіксованої ціни на одиницю бетону

Прикладом договору фіксованої ціни є договір на бетон, необхідний для фундаменту будівлі. Проект уклав контракт на бетонну компанію на поставку 1000 кубічних ярдів (CY) на 5000 PSI (стандарт твердості) бетону на об'єкті проекту відповідно до та на підтримку графіка проекту за 70 доларів за квадратний ярд. Це приклад контракту ціни за одиницю. Якщо в проекті використовується всього 970 CY, то загальні витрати будуть нижче. Якщо в проекті використовується 1 050 CY, то витрати будуть вище.

> Альтернативним ціноутворенням було б встановлення фіксованої ціни в розмірі 70 000 доларів США (1,000 CY × 70.00 доларів США). Як підхід до ціни за одиницю, так і підхід до загальних витрат - це контракти з фіксованою ціною.

Малюнок 12.7 Таблиця контрактів з фіксованою ціною та характеристики

Тип	Відомий обсяг	Частка ризику	Стимул до етапів зустрічі	передбачуваність вартості
Фіксована загальна вартість	Дуже висока	Всі підрядники	Низька>	Дуже висока
Фіксована ціна за одиницю	Високі	Переважно проект	Низький	Високі
Фіксована ціна за заохочення	Високі	Переважно проект	Високі	Середньо-високий
Фіксована плата з коригуванням ціни	Високі	Переважно проект	Низький	Середній

Контракти, що відшкодовуються

У договорі, що підлягає відшкодуванню витрат, організація зобов'язується оплатити виконавцю вартість виконання послуги або надання товару. Контракти, що підлягають відшкодуванню витрат, також відомі як витрати плюс контракти. Договори, що підлягають відшкодуванню витрат, найчастіше використовуються тоді, коли обсяг робіт або витрати на виконання робіт недостатньо відомі. Проект використовує договір, що підлягає відшкодуванню витрат, щоб оплатити підряднику допустимі витрати, пов'язані з виконанням робіт. Так як вартість проекту підлягає відшкодуванню, у підрядника набагато менше ризиків, пов'язаних зі збільшенням витрат. Коли витрати на роботу недостатньо відомі, контракт, що відшкодовується, зменшує суму грошей, яку учасники торгів розміщують у тендері, щоб врахувати ризик, пов'язаний з потенційним збільшенням витрат.

Підрядник також менш мотивований шукати шляхи зниження вартості проекту, якщо немає стимулів для підтримки досягнення цілей проекту. Договори, що підлягають відшкодуванню витрат, також вимагають хорошої документації витрат, що відбулися на проекті, щоб запевнити, що підрядник отримує оплату за всі виконані роботи та запевнити, що організація не платить за те, що не було виконано.

Вартість відшкодованого контракту на буріння свердловин

Проект будівництва нового заводу в районі, який не мав достатньої кількості води, включав буріння водяних свердловин для виробництва декількох тисяч галонів води на день для нового заводу. Хоча геологічні вишукування показали, що води достатньо для задоволення потреб заводу, кількість необхідних свердловин була невідомою. Проектом був розроблений договір відшкодування вартості, який оплачував підряднику буріння свердловин допустимі витрати, пов'язані з бурінням свердловин.

>Допустимі витрати включали витрати, пов'язані з розміщенням всього обладнання та матеріалів на об'єкті проекту, робочу силу та матеріали, що використовуються для буріння свердловин, щоденні витрати на використання бурових установок, поточне обслуговування бурового обладнання, приміщення та дошка для робітників та адміністративні зборів і прибутку. Підрядник щомісяця збирав витрати, пов'язані з бурінням свердловин, і подавав законопроект бухгалтеру проекту.

Виконавцю виплачується додаткова сума вище витрат. Існує кілька способів компенсації підряднику.

Договір, що відшкодовується вартість з фіксованою платою

Договір, що підлягає відшкодуванню витрат з фіксованою комісією, надає виконавцю плату або суму прибутку, яка визначається на початку договору і не змінюється.

Фіксована плата за забезпечення водою

На новому проекті водопровідної станції бухгалтер проекту розглянув кожен законопроект, включаючи табелі робочого часу, рахунки-фактури на матеріали та інші документи, які підтверджували рахунок-фактуру. Потім підряднику були відшкодовані допустимі витрати плюс адміністративний збір і фіксована сума для його прибутку.

Договір, що відшкодовується з відсотковою платою

Договір, що відшкодовується за вартістю, з відсотковою комісією сплачує підрядник за витрати плюс відсоток витрат, наприклад, 5 відсотків від загальних допустимих витрат. Виконавцю відшкодовуються допустимі витрати і сплачується гонорар.

Відсоток плати за оцінку греблі в Західній Вірджинії

Невелика громада в Західній Вірджинії була стурбована структурною цілісністю греблі над містом. Рада округу хвилювалася, що гребля зламається і спричинить загибель людей та майна. Вони уклали контракт з цивільною інженерною фірмою, щоб оцінити структуру греблі та засвідчити надійність конструкції. Фірма найняла експерта з-за меж району і платила експерту 1 000,00 доларів на день плюс такі витрати, як харчування, подорожі та проживання. Цивільна інженерна фірма виставила рахунок громаді за гонорари та витрати експерта плюс 10 відсотків від загальної кількості.

Договір відшкодування витрат із заохочувальною платою

A використовується для заохочення продуктивності в областях, критичних для проекту. Часто договір намагається мотивувати підрядників заощадити або зменшити витрати на проект. Використання контракту, що підлягає відшкодуванню витрат із заохочувальною платою, є одним із способів мотивувати поведінку зменшення витрат.

Заохочувальна плата за дорожній проект

Дорожньо-будівельна компанія виграла контракт на будівництво невеликої дороги до нової будівлі окружного суду. Кошторис на завершення дороги склав 10 мільйонів доларів. Контракт отримав контракт, що відшкодовується вартості, який би оплачував усі витрати плюс 3-відсотковий гонорар. Контактор також міг би заробити стимул, виконавши роботу менш ніж за 10 мільйонів доларів. Контракт може включати плату, яка б заплатила контракт 20 відсотків усіх заощаджень нижче передбачуваних 10 мільйонів доларів. При цьому графство отримало дорогу за меншою вартістю, а підрядник заробив більше грошей.

>Контракт міг бути зосереджений на графіку і заплатив бонус за завершення достроково. Цей тип контракту вимагає, щоб команда управління проектом мала можливість забезпечити якість виконаних робіт відповідає специфікаціям проекту, а економія не була отримана за рахунок зниження якості робіт.

Вартість плюс контракт з нагородою

Вартість плюс контракт з нагородою відшкодовує підрядника всі допустимі витрати плюс плата, яка базується на критеріях ефективності. Плата зазвичай базується на цілях або завданнях, які є більш суб'єктивними. Сума грошей відводиться для того, щоб підрядник заробив за рахунок відмінної продуктивності, а рішення про те, скільки платити підряднику, залишається на рішення проектної команди. Суми достатньо, щоб мотивувати відмінну продуктивність.

Наступна історія Reuters стосується використання нагороди для стимулювання роботи підрядника в підтримці продуктивності судна під час передачі іншим власникам.

Корпорація VSE (NASDAQ GS: VSEC) повідомила сьогодні, що вона була присуджена $249 мільйонів витрат плюс премію варіант варіант варіант контракту командування морських систем, які можуть бути здійснені ВМС, щоб забезпечити ще один рік постійної підтримки NAVSEA PMS 326 і 333 для колишніх США Військово-морські судна, які продаються, орендуються або іншим чином передаються через програму Foreign Military Sales (FMS) клієнтам FMS.
Цей контракт передбачає послуги з підтримки американських суден, які продаються, орендуються або іншим чином передаються клієнтам FMS шляхом надання інженерних, технічних, закупівельних, логістичних, випробувань, інспекцій, калібрування, ремонту, технічного обслуговування та капітального ремонту послуг, включаючи реактивацію та модернізація.
З 1995 року Міжнародна група VSE, GLOBAL Division (раніше BAV Division) передала 42 судна іноземним урядам. В даний час VSE реактивує EX-USNS Ендрю Хіггінса (TAO-190) для передачі в Чилі. Крім того, VSE активно підтримує різні країни через наступні вимоги до технічної підтримки контракту, надаючи допомогу в навчанні, технічному обслуговуванні, ремонті та вдосконаленні інфраструктури в країні для підтримки переданих суден. Країни, які зараз підтримуються VSE, включають Бахрейн, Єгипет, Японію, Мексику, Тайвань, Туреччину, Польщу, Філіппіни, Італію та Румунію.
«Ми дуже раді, що отримали цю нагороду. Це є свідченням довіри та довіри, яку ми заслужили від ВМС США та їхніх іноземних клієнтів протягом останніх 14 років», - сказав генеральний директор VSE Моріс «Мо» Готьє. «Ми з нетерпінням чекаємо продовження надання передових та інноваційних технологічних рішень для світових флотів на довгі роки» (VSE Corporation, 2009).

Контракти часу та матеріалів

На невеликих видах діяльності, які мають високу невизначеність, підрядник може стягувати погодинну ставку за робочу силу, плюс вартість матеріалів, плюс відсоток від загальних витрат. Цей вид договору називається часом і матеріалами (T&M). Час, як правило, укладається на погодинній основі, і підрядник зазвичай представляє табелі робочого часу та квитанції для предметів, придбаних на проекті. Проект відшкодовує підряднику витрачений час на основі узгодженої ставки і фактичної вартості матеріалів. Плата зазвичай становить відсоток від загальної вартості.

Контракти часу і матеріалів використовуються на проектах для робіт, які менші за обсягом і мають невизначеність або ризик, і проект, а не підрядник бере на себе ризик. Оскільки підрядник, швидше за все, включатиме непередбачені випадки в ціну інших типів контрактів, щоб покрити високий ризик, контракти T&M забезпечують нижчу загальну вартість проекту.

Малюнок 12.9 Таблиця видів і характеристик контрактів

Вартість відшкодовується (CR)	Відомий обсяг	Частка ризику	Стимул до етапів зустрічі	передбачуваність вартості
CR з фіксованою платою	Середній	Переважно проект	Низький	Середньо-високий
CR з процентною платою	Середній	Переважно проект	Низька>	Середньо-високий
CR з заохочувальним вне	Середній	Переважно проект	Високі	Середній
CR з преміальним внесом	Середній	Переважно проект	Високі	Середній
Час і матеріали	Низький	Всі проекти	Низький	Низький

Щоб мінімізувати ризик для проекту, контракт зазвичай включає суму, яка не перевищує, а це означає, що контракт може стягувати плату лише до узгодженої суми. Договір T&M дозволяє проекту вносити корективи, оскільки доступна додаткова інформація. Остаточна вартість робіт невідома до тих пір, поки не з'явиться достатня інформація для складання більш точного кошторису.

Оцінка археологічних об'єктів

На проекті будівництва доріг дослідницька група виявляє археологічний об'єкт. Підрядники зобов'язані зберігати археологічні пам'ятки, а проектна група досліджує способи просування графіка, поки приймається рішення про те, як поводитися з ділянкою. Проект видає договір T&M археологу для визначення характеру ділянки та розробки плану збереження цілісності ділянки. Контракт T&M присуджується, оскільки розмір та характер сайту невідомі, а кількість часу та тип обладнання, необхідного для вивчення сайту, також невідомі.

>Археологу з місцевого університету був оформлений договір T&M для покриття праці та витрат на вивчення ділянки та розробку плану. Для кожного члена археологічної групи з п'яти осіб була встановлена погодинна ставка. Плата за оренду обладнання плюс 15 відсотків сплачувалася на все орендоване обладнання та витратні матеріали, що використовуються. Прибуток археологічної команди був включений в норми праці.

> Сума, яка не перевищує, також була включена в контракт, щоб зафіксувати оцінку команди обсягу робіт. Замовлення на зміну контракту збільшить число, яке не перевищує, коли буде доступною більше інформації.

Прогрес платежів і управління змінами

Продавці та постачальники зазвичай вимагають виплат протягом терміну дії договору. За договорами, які тривають кілька місяців, підрядник понесе значні витрати і захоче, щоб проект оплатив ці витрати якомога раніше. Замість того, щоб чекати до закінчення контракту, графік платежів зазвичай розробляється як частина договору і пов'язаний з завершенням певного обсягу робіт або етапів проекту. Ці платежі, зроблені до закінчення проекту і виходячи з ходу робіт, називаються виплатами за прогрес. Наприклад, постачальник бетону за проектом будівництва може виставити договір на суму залитого бетону за попередній місяць плюс прибуток, отриманий за цей період. На навчальному проекті контракт може розробити графік платежів, який оплачує розробку навчального плану, і оплата здійснюється, коли навчальний план завершений і прийнятий. У кожному випадку існує певний обсяг робіт, які потрібно виконати, часові рамки для виконання цієї роботи та стандарт якості, який повинен досягти робота до того, як підрядник буде оплачений за роботу.

Подібно до того, як проект має обсяг робіт, який визначає, що входить до проекту та яка робота знаходиться поза проектом, постачальники та постачальники мають обсяг робіт, який визначає, що вони вироблятимуть чи постачають компанії. (Партнери, як правило, поділяють обсяг робіт проекту і можуть не мати окремого обсягу робіт.) Часто на проекті відбуваються зміни, які вимагають зміни обсягу робіт підрядника. Як ці зміни будуть управлятися протягом життя проекту, зазвичай задокументовано в договорі. Захоплення цих змін на ранньому етапі, документування того, що змінилося та як зміна вплинула на контракт, а також розробка порядку змін (зміна контракту) важливі для підтримки прогресу проекту. Конфлікт між членами команди часто виникає, коли зміни не задокументовані або коли команда не може домовитися про зміну. Розробка та впровадження ефективного процесу управління змінами для підрядників та ключових постачальників дозволить мінімізувати цей конфлікт і потенційний негативний вплив на проект.

Ключові виноси

• Вибір контракту ґрунтується на невизначеності обсягу, присвоєнні ризику, необхідності передбачуваних витрат та важливості виконання етапів.
• Загальна фіксована вартість - це єдина ціна, де сфера застосування чітко визначена. Фіксована ціна з договором заохочення пропонує винагороду за дострокове закінчення або під бюджет або штраф за запізнення. Фіксована ціна з коригуванням дозволяє збільшити вартість матеріалів або зміни валютних цінностей. Контракт з фіксованою ціною одиниці встановлює ціну за одиницю, але точна кількість одиниць невідома.
• У договорі, що підлягає відшкодуванню витрат, проект оплачує витрати. Вартість плюс договір фіксованої плати запевняє підрядника відому плату. Вартість плюс процентна плата розраховує плату у відсотках від витрат. Вартість плюс заохочувальна плата встановлює цілі для підрядника, щоб досягти, що призведе до бонусу. Вартість плюс винагорода аналогічна, але цілі більш суб'єктивні. Тимчасові та матеріальні договори оплачують витрати плюс погодинну ставку за час підрядника.

Вправи

1. Ключовим фактором при виборі виду договору є невизначеність ______, ризику, вартості або графіка діяльності.
2. Договір з _____________ гонораром може винагородити підрядника за дострокову обробку.
3. Договори, які оплачують витрати підрядника, є ____________ контрактами.
4. Який тип контракту найбільш доцільний для використання, якщо сфера застосування надзвичайно добре відома, і який тип є найбільш підходящим, якщо сфера застосування дуже невизначена? Поясніть свій вибір.
5. Чому компанія з буріння свердловин на воду віддає перевагу контракту, що підлягає відшкодуванню витрат, порівняно з контрактом з фіксованою вартістю?

Інтерналізуйте свій досвід навчання, підготувавшись до обговорення наступного.

> Якби ви були підрядником, який тип контракту ви б віддали перевагу найбільше, а який би ви хотіли найменше? Поясніть свій вибір. Ваше пояснення повинно продемонструвати, що ви знайомі з визначеннями обраних вами договорів і принаймні з одним подібним типом контракту.

Посилання

Корпорація VSE, «VSE присуджено $249 мільйонів витрат плюс премія гонорар варіант контракту модифікації ВМС,» Бізнес-провід, Серпень 24, 2009, www.businesswire.com/portal/site/home/permalink/? NDMViewid=News_viewid=NewsId=20090824006017&NewsLang=uk (доступний 5 жовтня 2009).