12.2: План закупівель

Цілі навчання

1. Опишіть роль постачальників.
2. Опишіть роль вендорів.
3. Опишіть роль партнерів.

Після прийняття аутсорсингу проти самовиконуючих рішень команда закупівель розробляє план закупівель.

Спосіб придбання товарів або послуг залежить від унікальності та важливості товару або послуги. Одним із способів організації плану закупівель є тип відносин з постачальниками аутсорсингових товарів або послуг.

Постачальники

Деякі товари або послуги зазвичай доступні з невеликою різницею в якості або доступності. Такі товари і послуги називаються товарами. Постачальники товарів є постачальниками, і зазвичай є кілька, з яких можна вибрати. Купівля товарів у постачальників зосереджена на досягненні найнижчих витрат. Вартість товарів часто можна знайти в каталозі постачальника. На менших, менш складних проектах витратні матеріали можна придбати за потребою з каталогу постачальника.

Додаткова економія коштів часто доступна, якщо великі партії товару купуються у того ж постачальника. На більш великих, більш складних проектах з кошторису проекту розробляється перелік матеріалів і витратних матеріалів. Цей список надається постачальникам як запит на пропозицію (RFQ), і постачальники відповідають своєю найнижчою ціною. Щоб уникнути вибору пропозиції від компанії, яка дасть обіцянку, яку вона не може виконати, багато організацій будуть вести список постачальників, які відповідають вимогам організації. Ці вимоги, як правило, включають перевірену здатність відповідати вимогам якості та графіку.

Команда управління проектами розробляє процедуру запиту цитати. На невеликих проектах батьківська закупівельна організація може обробляти всі пропозиції. На великих проектах створюється закупівельна організація з досвідом закупівель. Команда закупівель розробить перелік усіх вимог щодо закупівель для проекту та розробить графік закупівель, який гарантує, що матеріали будуть доступні проекту, коли це необхідно.

Команда проекту розробляє RFQ на основі кількості та графіку потреб проекту та надсилає пропозицію визначеним кваліфікованим постачальникам. Потім постачальники розробляють пропозицію, в якій перераховані конкретні матеріали, які будуть надані, ціна на кожен, і графік доставки. Команда проекту оцінює кожну пропозицію від постачальників і визначає, що пропозиція постачальника відповідає всім вимогам, і в більшості випадків постачальник з найнижчою ціною отримає пропозицію.

RFQ для житлового підрядника

Житловий підрядник, який будує десять однакових будинків розробляє список матеріалів, який включає всі столярні, сантехнічні та електричні матеріали, необхідні для будівництва всіх десяти будинків. Житловий підрядник розробляє RFQ на всі ці матеріали, включаючи графік будівництва, і подає RFQ чотирьом найбільшим будівельним компаніям регіону. Кожна з компаній-постачальників вирішує торги на проект і надає заявку на матеріали в RFQ. Один з учасників торгів має найнижчу ціну, але не в змозі доставити матеріали на місце роботи. Проектна група розраховує вартість транспортування матеріалів до місця роботи. Після того, як вартість перевезення додається до пропозиції, це вже не найнижча загальна вартість. Контракт присуджується учаснику торгів із загальною найнижчою загальною вартістю.

Деякі організації, які виконують велику кількість проектів, розвиватимуть відносини з одним або двома постачальниками на основі розробки економії коштів для обох організацій. Ці відносини прийнято називати ключовими відносинами з постачальниками.

Ключовий постачальник для житлового забезпечення

Будівельний підрядник розвиває ключові відносини постачальників з однією або двома компаніями з постачання будівель. Будівельна компанія гарантувала б 10-відсоткову знижку на всі матеріали, а підрядник обіцяв придбати виключно у ключового постачальника. Обидві організації економлять витрати і час, пов'язані з підготовкою заявки. Будівельна компанія планує на постійному обсязі бізнесу від підрядника, і підрядник може очікувати пріоритетного лікування, коли поставки дефіцитні.

Продавці

Продавці часто надають унікальний продукт або послугу, яку неможливо легко придбати на ринку. Постачальник, як правило, надає продукт або послугу, яка призначена для проекту. Нижче наведено приклади продуктів або послуг, що надаються постачальниками:

• Великий військовий контракт на проектування і будівництво нового винищувача
• Новий дизайн програмного забезпечення для підвищення ефективності лікарні невідкладної допомоги
• Проектування і будівництво доменної печі для нового сталеливарного заводу

Продукти та послуги від постачальників потребують інформації та розуміння від постачальника. Замість того, щоб видавати запит на пропозицію (RFQ) для переліку товарів, проектна група видає запит на пропозицію (RFP). Компаніям, які реагують на RFP, пропонується надати творчі підходи до додавання вартості проекту. Учасникам торгів рекомендується пропонувати альтернативи дизайну, альтернативне використання матеріалів та альтернативи планування, які відповідають усім вимогам проекту, а також зменшують загальну вартість проекту. Заявки оцінюються за загальною вартістю проекту, включаючи внесок у досягнення цілей проекту.

RFP для гірничодобувної операції

Проект видобутку міді в Аргентині включав проектування та будівництво шахтного майданчика, видобуток міді з сировини, будівництво трубопроводу для транспортування мідної руди до узбережжя Атлантичного океану та будівництво порту для завантаження мідної руди на кораблі різного розміру. Будівельні матеріали, такі як пиломатеріали, сталь та бетон, були придбані через постачальників, включаючи ключових постачальників.

> Деякі обладнання, що використовується для видобутку мідної руди з сировини, коштує кілька мільйонів доларів і виготовляється лише кількома компаніями. Команда проекту розробляє обладнання відповідно до характеристик гірничодобувного середовища в Аргентині: розмір, твердість та склад сировини. Тендерні документи, надіслані постачальникам гірничодобувного обладнання, включали проектну специфікацію та специфікацію продуктивності обладнання, графік проекту та процес видобутку. Запит на пропозицію (RFP) був виданий кожному з постачальників.

Оскільки ефективність постачальника має вирішальне значення для успіху проекту, управління відносинами з постачальниками є пріоритетом управління проектами. Управління проектами часто впроваджує процеси, які заохочують постачальників подавати пропозиції, які зменшать загальну вартість проекту, скоротити графік або покращать продуктивність. Команда управління проектами часто призначає когось із команди, щоб контролювати відносини та надавати підтримку з ресурсів проекту, щоб забезпечити успіх постачальника.

Партнери

Якщо батьківській організації не вистачає ключових навичок або відносин, вона може працювати з іншими організаціями як партнери, особливо над міжнародними проектами.

Партнерство з видобутку корисних копалин

У прикладі гірничодобувного проекту в Аргентині материнська організація США мала досвід управління проектами, інжинірингу, закупівель, будівництва та гірничодобувної технології. Компанія також мала відносини з основними постачальниками гірничодобувного обладнання. Американська будівельна компанія співпрацювала з аргентинською компанією, яка мала досвід та відносини, важливі для успіху проекту.

> Аргентинська компанія сприяла місцевим знанням будівельної робочої сили; місцевої інженерної та будівельної практики, знань та досвіду в урядових дозвільних процесах; і існуючі відносини з потенційними ключовими постачальниками та місцевими постачальниками.

Партнерство - це формальна домовленість про виконання проекту з кожною стороною, яка вносить ресурси. У більшості партнерських відносин обидві сторони отримують вигоду від успіху проекту і поділяють витрати, пов'язані з менш успішним проектом. Вирішальне значення для успіху партнерства має чітке визначення ролей та обов'язків на проекті, спільне розуміння цілей проекту та обсяг робіт для кожного партнера.

Побудова відносин між основними партнерами по проекту схожа на побудову відносин з клієнтами. На великому, складному проекті часто потрібна сесія узгодження партнерства для побудови довіри, необхідної для відкритих каналів комунікації. Підтримка відносин дозволяє більш ефективно вирішувати проблеми і скоординувати дії над проектом. Добре керовані партнерські відносини можуть сприяти досягненню цілей проекту, зменшенню загальних витрат та скороченню графіка проекту. У більшості випадків материнська організація усвідомлює слабкі місця в ресурсах або навичках проекту і шукає потенційного партнера, який має необхідні ресурси або навички. У нашому аргентинському прикладі материнська компанія знала, що досвід будівництва в Аргентині буде важливим для успішного проекту. Обидві компанії досліджуватимуть можливості іншої компанії, щоб запевнити, що партнерство підходить для обох компаній.

Біотех завод партнерства в Пуерто-Ріко

На проекті будівництва нового біотехнологічного заводу в Пуерто-Ріко велика інженерно-будівельна компанія обрала пуерториканську цивільну інженерну компанію для проектування робіт над проектом. Оскільки завод був потрібен швидко, графік проекту був важливою складовою кожного обговорення, а зустріч дати закінчення проекту була головною метою. Пуерторіканської компанії було запропоновано розпочати розробку цивільних креслень рано, перш ніж була розроблена велика частина необхідної інформації. Це була ситуація, коли партнерські відносини принесли б користь проекту. Обидві компанії будуть взаємно підтримувати один одного для досягнення цілей проекту, і обидві виграють від успіху проекту.

>У цій ситуації план закупівель проекту вказував розробку субпідряду для цивільного будівництва, і був розроблений договір з чітким обсягом робіт та вартістю, заснованою на виконанні робіт у договорі вчасно та відповідно до специфікації. Оскільки агресивний графік проекту вимагав від будівельної компанії розпочати роботу до того, як була доступна вся необхідна інформація, замовлення на зміну вимагалися, коли нова інформація стала доступною. Договір дозволив кілька днів оцінити вплив зміни на вартість і графік, а процес оцінки часу почав викликати затримки в проекті.

> Врешті-решт, новий контракт був розроблений, щоб зробити пуерториканську компанію партнером. Ці нові партнерські домовленості дозволили інженерам отримати ранню інформацію та внести ідеї, які б скоротити графік. Цей випадок є прикладом необхідності оцінки цілей і середовища проекту і розробки стратегії закупівель, яка відповідає умовам проекту.

Ключові виноси

• Товари купуються через постачальників за допомогою запиту на пропозицію (RFQ) і вибираються на основі ціни. Винятком є ключові відносини з постачальником, коли відносини постачальник-організація є довгостроковими, і постачальник проходить частину заощаджень, уникаючи процесу торгів.
• Продавці надають продукти та послуги, які призначені для проекту на основі запиту на пропозицію (RFP), який пропонує постачальникам досягти цілей запиту, використовуючи свої продукти та навички.
• Якщо організації не вистачає ключових навичок або відносин, вона може скласти партнерську домовленість з іншою компанією, щоб поділитися перевагами та ризиками проекту.

Вправи

1. Товари описані в ______ (абревіатура з трьох букв).
2. Цілі роботи описані в _____________ (абревіатура з трьох букв), а деталі того, як досягти цих цілей, пропонується постачальником.
3. Якщо проект відбувається в іншій країні, команда проекту може шукати _________ з місцевою компанією, щоб забезпечити місцеві контакти та експертизу з місцевих питань.
4. Чим відрізняються ключові відносини з постачальниками?
5. У чому різниця між RFP та RFQ?
6. Чим партнерство відрізняється від відносин з постачальниками?

Інтерналізуйте свій досвід навчання, підготувавшись до обговорення наступного.

> Якби ви будували власний будинок, що було б прикладом чогось, що було б закуплено за допомогою RFQ, і чогось, що було б закуплено за допомогою RFP? Опишіть, як ваш вибір відповідає опису продуктів або послуг, придбаних у постачальників або постачальників.