3.3: Використання індексу складності Дарналла Престона для вимірювання організаційної складності

Мета навчання

1. Проаналізуйте функцію проекту за розміром, організаційною складністю, технологічною новизною та технологічною знайомістю та призначте оцінку складності.

Нагадаємо, що індекс складності Дарналл-Престона (DPCI™) класифікує складність за чотирма категоріями: зовнішня, внутрішня, технологічна та екологічна. Інформація, надана в цьому розділі, може бути використана для оцінки складності проекту в областях розміру, організаційної складності, технологічної новизни та знайомства з технологіями. Оцінки варіюються від 1 (найменш складні) до 5 (найскладніші).

Розмір

Нагадаємо, що розмір відносно зони комфорту організації для проектів. Зверніться до наступних описів, щоб отримати поради щодо отримання оцінки DPCI для розміру:

1. Розмір проекту - це найпоширеніший розмір, який робить організація. Менеджер проекту та члени команди зробили багато проектів аналогічного розміру, а інструменти, які вони використовують для управління проектом цього розміру, добре перевірені та надійні.
2. Розмір проекту знаходиться на високому або низькому кінці діапазону розмірів проектів, які організація або члени команди зробили раніше.
3. Розмір проекту приблизно на 20 відсотків вище або нижче, ніж проекти, які раніше робили організація або деякі з членів команди. Керівник проекту та кілька ключових керівників команди знайомі з проектом такого розміру з роботи, яку вони зробили в інших місцях. Інструменти та процеси управління проектами доведеться коригувати, але, ймовірно, будуть працювати.
4. Розмір проекту приблизно на 50 відсотків вище або нижче, ніж проекти, які організація або більшість членів команди робили раніше. Інструменти та процеси управління проектами доведеться коригувати, і не впевнено, що вони будуть працювати добре. Можуть знадобитися нові інструменти і процедури.
5. Ні організація, ні члени команди не мають досвіду роботи над проектом такого розміру. Вона в кілька разів більше або менше, ніж попередні проекти. Він занадто малий або занадто великий для інструментів і прийомів, з якими знайома команда.

Організаційна складність

Нагадаємо, що складність системи визначається різноманітністю типів елементів і кількістю з'єднань між елементами. Перегляньте діаграму організаційної структури, яка зображує відносини звітності, кількість залучених людей, їх знайомство один з одним та кількість перехресних зв'язків між звітними відносинами та функціями. Зверніться до наступних описів, щоб отримати поради щодо отримання оцінки DPCI для розміру:

1. Організаційна структура проста і залучає мало людей. Ніяких нових відносин не потрібно формувати, і люди працювали разом у цих стосунках раніше.
2. Команда включає людей, які звітують перед операційними менеджерами замість менеджера проекту, і більше людей залучено.
3. Організаційна діаграма має численні сегменти, але більшість людей знайомі зі своїми ролями і раніше працювали в цьому типі ролей.
4. Кількість залучених людей велика, а функціями займаються багато різних людей. Існує кілька рівнів звітності в організаційній діаграмі.
5. Кількість людей дуже велике, і багато хто з них не знають один одного або ніколи не зустрічалися. Кожна основна функція вимагає штатної людини, а координація між функціями вимагає частих зустрічей серед керівників середнього та вищого рівня.

Новинка технології

Нагадаємо, що ця категорія відноситься до технології, яка входить до складу проекту. Це може бути нова технологія, яка впроваджується, щоб зробити крок зміни ефективності операції. Зверніться до наступних описів, щоб отримати поради щодо отримання оцінки DPCI для розміру:

1. Технологія не нова. Він існує роками і є надійним.
2. Технології всього кілька років. Більшість початкових помилок вийшли з нього, але виправлення не були ретельно перевірені.
3. Технологія є останнім часом, і лише деякі інші організації мають досвід роботи з нею. Провайдери обіцяють, що в наступному випуску або версії будуть вирішені проблеми.
4. Технологія нова і щойно була випущена для загального використання. Проблеми ймовірні.
5. Технологія знаходиться на ранній стадії тестування, і ваша організація є одним з тестових майданчиків. Очікуються проблеми.

Технологічне знайомство

Нагадаємо, що ця категорія відноситься до знайомства проектної команди з технологією, яка входить до складу проекту. Зверніться до наступних описів, щоб отримати поради щодо отримання оцінки DPCI для розміру:

1. Усі члени команди використовували технологію або брали участь у проектах, які використовували цю технологію. Вони впевнені, що розуміють це і можуть впоратися з проблемами, пов'язаними з ним.
2. Технологія нова для деяких членів команди, які не займають ключових позицій. Стандартизована підготовка доступна, якщо це необхідно, щоб навчити їх тому, що вони повинні знати про це, щоб виконувати свою роботу.
3. Кілька членів команди не працювали з цією технологією, включаючи деяких ключових членів команди. Стандартизоване навчання недоступне, і можуть знадобитися консультанти.
4. Технологія нова, але схожа на попередні технології, з якими знайомі керівники команд. Радник з команди розробників продукту може виступати радником з технологій.
5. Технологія нова, і ніхто раніше з нею не працював. Фахівець може знадобитися, щоб уникнути серйозних помилок.

Поради щодо призначення балів

Призначення балів не є абсолютно точним процесом. Ваша мета полягає в тому, щоб бути приблизно правильним, і деякі люди не влаштовують такого типу оцінки. Нагадаємо, що одним з атрибутів успішного менеджера проектів є вміння жити з неоднозначністю. Один із способів, який допоможе при призначенні балу, - це розглянути дві крайності. Для кожного фактора DPCI розгляньте, як виглядатиме найпростіший - найменш складний сценарій, який буде дорівнює 1 за шкалою DPCI. Далі розглянемо, яким буде найскладніший сценарій, який би описував 5. Потім порівняйте реальні проекти з цими двома крайностями. Якщо він близький до, але не такий простий, як найменш складний, ви б дали йому 2. Якщо він близький до, але не такий складний, як, найскладніший сценарій, ви б дали йому 4. Якщо мова йде про посередині, він оцінює 3.

Ключ на винос

• Бали коливаються від 1 до 5, де 1 - найнижчий рівень складності, а 5 - найвищий. У кожній ситуації подумайте, як виглядатимуть дві крайності, а потім судьте, де нинішня ситуація лежить між цими крайнощами.

Вправи

1. Якщо проект приблизно на 20 відсотків більший або менший, ніж проекти, раніше виконані більшістю членів команди, його слід оцінювати як ____ за складністю розміру.
2. Якщо організаційна структура проста і залучає мало людей і не потрібно формувати нові відносини, рейтинг проекту за організаційною складністю повинен становити ___.
3. Якщо технологія знаходиться на ранній стадії тестування, ваша організація є одним з тестових майданчиків, і очікуються проблеми, рейтинг складності технології повинен бути ______.
4. Якщо технологія є новою для деяких членів команди, які не займають ключових позицій, але стандартизована підготовка доступна, щоб навчити їх тому, що їм потрібно знати про це, щоб виконувати свою роботу, рейтинг складності знайомства з технологіями повинен бути ____.
5. Чому новизна технології проекту збільшує його складність?
6. Керівник управління проектом вирішує змінити програмне забезпечення, яке його команда використовує для відстеження діяльності проекту від Microsoft Project до Primavera. Мало хто з співробітників цього відділу знайомий з Primavera. Як ця зміна вплине на показник складності технології проекту? Поясніть свою відповідь.

Методи присвоєння балів

> Зверніться до порад щодо присвоєння балів, щоб відповісти на наступні питання:

1. Як здатність жити з неоднозначністю пов'язана з присвоєнням балів за допомогою DPCI? ___________
2. Як врахування крайнощів допомагає призначити рахунок? ___________

Вибір оцінки складності

>Розглянемо проект, який передбачає злиття комп'ютерних систем двох банків. Банк-еквайер хоче перетворити комп'ютерну систему іншого банку на власне програмне забезпечення, а проект полягає в перетворенні всіх файлів клієнтського рахунку. Програмне забезпечення, яке використовує банк-еквайєр, відносно нове, і з ним знайома лише третина проектної команди. Ваше завдання - визначити рейтинг DPCI для знайомства команди проекту з технологією.

1. Опишіть сценарій, який би претендував на оцінку 1.
2. Опишіть сценарій, який би претендував на оцінку 5.
3. Вкажіть рейтинг, який ви б обрали, і поясніть свій вибір.