13.2: Особиста ефективність та результативність

Цілі навчання

1. Визнайте різницю між ефективністю та ефективністю.
2. Зрозумійте відмінності між системами тайм-менеджменту першого, другого, третього та четвертого поколінь.
3. Дізнайтеся, як використовувати журнал активності, щоб побачити, як витрачається час.
4. Дізнайтеся про те, як і чого не можна керувати часом.

Відкрийте будь-який базовий підручник з управління, і завжди буде дискусія про важливість того, щоб організація була одночасно ефективною і результативною. Це фундаментальні поняття. Організація демонструє ефективність, коли вона досягає результатів, які вона хоче виробити.Amitai Etzioni, Сучасні організації (Енглвудські скелі, Нью-Джерсі: Prentice Hall, 1964), 17. Ефективність - це «здатність організації, установи або бізнесу виробляти бажані результати з мінімальними витратами енергії, часу, грошей, персоналу, матеріалу тощо». «Ефективність, організаційна», Мондофакто, 12 грудня 1998 року, доступ до лютого 4, 2012, www.mondofacto.com/facts/dictionary Ефективність%2C+Організаційна. Обговорюючи різницю між двома поняттями, Пітер Друкер одного разу сказав: «Ефективність робить все правильно; ефективність - це робити правильні речі». «Котирування Пітера Друкера,» Мізкий Цитата, доступ 4 лютого 2012 року, www.brainyquote.com/quote/authors/p/peter_drucker.html. Незалежно від точного визначення цих понять, повинно бути зрозуміло, що будь-який бізнес повинен прагнути бути одночасно ефективним і результативним.

Важливо визнати, що для будь-якого даного починання можна бути ефективним, але не ефективним і навпаки. Це можна проілюструвати на наступному прикладі. Двоє студентів працюють у своїй поштовій кімнаті коледжу. Кожному дається стек з п'ятисот індивідуальних розкладів занять, які повинні бути відсортовані і поміщені в поштові скриньки студентів бакалаврату. Їм кажуть, що коли вони будуть виконані, їм дадуть іншу роботу. Перший учень скрупульозно і ретельно перевіряє, щоб кожен розклад занять йшов потрібному одержувачу. Вона завершує роботу за 4,5 години. Другий учень менш дбайливо ставиться до точності і робить кілька помилок, поставивши неправильний графік в неправильному полі. Однак свою роботу він завершує за 3 години. Перший студент був ефективним, тому що завдання полягало в тому, щоб отримати правильний графік до потрібного студента. Другий учень був більш ефективним, якщо ефективність вимірюється в кількості розкладів, що видаються на годину.

Наприкінці 1950-х і початку 1960-х років дві важливі роботи про природу фірми представили розширену концепцію, відому як «організаційна слабкість». Джеймс Марч і Герберт А. Саймон, організації (Нью-Йорк: John Wiley & Sons, 1958), 46; Річард М. Сіерт і Джеймс Марш, Поведінкова Теорія фірми (Оксфорд, Великобританія: Блеквелл, 1963), 121. Slack розглядався як надлишкова потужність, що підтримується організацією. За визначенням, слабкість означає, що організація не є абсолютно ефективною. Деякі стверджують, що слабкість забезпечує ресурси для інновацій та змін. Інші бачать це як буфер для фірми. Джозеф Лі Чен та Ідален Кеснер, «Організаційна слабкість та реакція на екологічні зрушення: вплив моделей розподілу ресурсів», Журнал менеджменту 23, № 1 (1997): 1—18. Хоча ці дебати можуть стати цікавими академічними дискусіями, слід визнати, що більшість малих підприємств не мають розкоші підтримувати будь-яку помітну слабкість. Їх виживання залежить від того, щоб бути як високоефективними, так і високоефективними. Тому будь-яка техніка, програма або методологія, яка покращує ці цілі, життєво важливі для благополуччя малого бізнесу.

Тайм-менеджмент

Стратегія - це мистецтво використання часу та простору. Мене турбує останнє менше, ніж перше. Космос ми можемо відновити, втрачений час ніколи. «Наполеон говорить про збільшення частки ринку», «Крадіжка частки, Inc., доступ до червня 1, 2012, http://www.stealingshare.com/pages/N...gy%20works.htm.

Наполеон

Протягом цієї глави основна увага приділятиметься простому факту, що одним із великих ворогів у житті - особливо життя бізнесмена - є існування та прийняття відходів. Один із ресурсів, який ми найменше можемо дозволити собі витрачати, - це час. Багато в чому час є найціннішим з усіх ресурсів. Інші ресурси часто можна придбати або придбати, але час не можна придбати. Після того, як він втратив, час ніколи не може бути відвойований. Час, як ресурс, має мати особливе значення для власника малого бізнесу.

Якщо хтось серйозно ставиться до максимізації використання часу, то слід розглянути два місця: використовувати систему тайм-менеджменту та уникати того, що називають «витратами часу». Термін «система тайм-менеджменту» є широким поняттям і охоплює безліч різних підходів. Незалежно від використовуваного підходу, його прийняття дає безліч переваг. Як один автор ставить it— «» Управління часом включає в себе роботу над правильними речами [ефективність] і робити їх найкращим чином [ефективність].» Пеггі Дункан, Управління часом пам'яті Jogger (Салем, NH: ціль/QPC Publishers, 2008), xi. Стівен Кові, автор книги «Перші речі спочатку», Стівен Кові, Роджер Меррілл та Ребекка Р. Меррілл, Перші речі спочатку (Нью-Йорк: Саймон і Шустер, 1994), 35. «Біблія» для управління часом, визначає чотири покоління систем управління часом. Він визначає систему тайм-менеджменту першого покоління як складену, по суті, переліку завдань, які необхідно виконати. Система тайм-менеджменту другого покоління пов'язує терміни з цими завданнями. Система управління часом третього покоління включає розстановку пріоритетів завдань. Багато ділових людей знайомі з паперовими та олівцевими або комп'ютеризованими системами для перерахування завдань, відзначаючи терміни їх виконання та визначаючи пріоритети з точки зору відносної важливості. Кові стверджує, що система управління часом четвертого покоління. Ця система покликана привести баланс в особисте і професійне життя людей. Найкраще це ілюструє матриця Covey's 2 × 2, де одна вісь складається з завдань, які можна віднести до термінових або не термінових. Інша вісь складається з завдань, які можна охарактеризувати як важливі або не важливі (див. Рис. 13.1 «Матриця тайм-менеджменту»). Він підкреслює, що ті завдання, які можуть бути знайдені у важливому/не терміновому квадранті (квадрант 2), можуть мати вирішальне значення для благополуччя людини. На жаль, оскільки вони перераховані як не термінові, вони можуть впасти на другий план. Його мета - виготовити «збалансованого менеджера». Цей баланс стосується того, що він стверджує, є чотирма основними потребами людини: фізичними потребами, соціальними потребами, психічними потребами та духовними потребами. Його підхід до управління часом заснований на оцінці відносин і визнанні того, що правильне управління відносинами зменшить кількість часу, витраченого на діяльність.

Малюнок 13.1 Матриця тайм-менеджменту

Джерело: Стівен Кові, Роджер Меррілл, і Ребекка Р. Меррілл, Перші речі в першу чергу (Нью-Йорк: Саймон і Шустер, 1994), 37; Джеймс Купер, «3 життєво важливі принципи управління часом для власників малого бізнесу та підприємців», MimosaPlanet, 2 грудня 2010 року, доступний 4 лютого, 2012, Мімозапланет.com/Малий бізнес... epreneurs.html.

Кові виступає за те, що людина повинна мати глибоке розуміння того, що важливо в своєму житті, і визнавати, що в будь-який день людина візьме на себе різні ролі. Обидва елементи повинні бути включені в систему тайм-менеджменту. Для Кові ми всі повинні брати на себе різні ролі в особистому та професійному житті. Мета полягає в тому, щоб визначити, що ці ролі вимагають вчасно і як їх можна успішно інтегрувати. Щоб досягти інтеграції, нам потрібно краще зрозуміти себе. Кові припускає, що розробка особистої місії є життєво важливою для досягнення рівноваги. Деякі характеристики такого твердження можуть включати наступне:

• Що являє собою найглибше і найкраще всередині людини?
• Що є вираженням унікальної здатності людини вносити свій внесок у свою сім'ю, організацію та світ загалом?
• Що являє собою заняття, які вище, ніж користі?
• Що об'єднує всі чотири основні потреби людини?
• Які принципи дають результати якості життя?
• Що надихає людину?

Нижче наведено приклад заяви про особисту місію, яка використовує підхід Кові:

Я в кращому випадку, коли мені кидає виклик завдання, яке має певне значення.

Я намагатимуся попередити часи, коли мені доведеться працювати з людьми, які думають лише про власний прогрес.

Я буду насолоджуватися своєю роботою, коли моя компанія надає клієнтам цінність і заробляє прибуток.

Я знайду насолоду в особистому житті, коли відчую, що зробив щось, що приносить користь всім членам моєї найближчої родини.

Я знайду можливості, які дозволять моїй фірмі подвоювати продажі кожні три роки.

Я можу зробити все, на що завгодно; Я буду розвивати свій бізнес до того моменту, коли я зможу піти на пенсію, коли мені буде 55 років.

Мій життєвий шлях - це побудова мого бізнесу та забезпечення комфортного життя моїй родині.

Я буду людиною, яка створила бізнес, який забезпечує цінність для своїх клієнтів, і я буду людиною, яка змусила свою сім'ю зрозуміти, наскільки він їх любив.

Моїм найважливішим майбутнім внеском для інших буде те, що я розширив діяльність свого бізнесу, щоб я міг надати можливості та вигідну роботу для додаткових працівників.

Я перестану зволікати і почну працювати над наступним:

• Розширення продуктів, пропонованих моїм бізнесом
• Бути більш толерантним до інших, хто дотримується суперечливих думок
• Розробка планів для мого виходу на пенсію

Я буду прагнути включити в своє життя такі атрибути:

• Здатність змусити всіх людей, які працюють на мій бізнес, відчувати себе так, ніби їхні погляди цінуються і враховуються.
• Проілюструйте іншим, що не потрібно обмежувати себе вузькою областю інтересів.
• Ніколи не здавайтеся незалежно від складності ситуації.

Я буду постійно оновлювати себе, зосереджуючись на чотирьох вимірах мого життя:

• Вправа
• Більша толерантність до інших
• Знайдіть більше часу для читання
• Контролюй мій характер

Повна система управління часом Covey є всеосяжною і підтримується як паперовими та олівцями, так і матеріалами підтримки програмного забезпечення.

Якщо комплексний підхід Кові здається спочатку непосильним, де ще людина може почати вдосконалювати свої навички управління часом? Відмінною - насправді критичною точкою зльоту було б задати наступне питання: «Куди пішов час?» Як часто ми задавали собі або чули, як інші ставлять це питання, і як часто ми не можемо відповісти на нього? Поки людина не має твердого уявлення про те, як витрачається час, неможливо ефективно управляти часом. Це можна порівняти з початком подорожі до місця, не знаючи точної відправної точки. Відмінним способом дізнатися, як витрачається час, є використання журналу активності.

Журнал діяльності передбачає записування кожного завдання та діяльності, з якою людина бере участь протягом дня. Також потрібно відзначити, коли ці заходи відбувалися протягом дня і як довго вони тривали. Було б дуже корисно також коментувати свій емоційний стан та рівень енергії під час виконання цих завдань та заходів. Журнал повинен зберігатися протягом певного періоду часу - як правило, один або два тижні. Після закінчення цього періоду проаналізуйте, як було витрачено час. Цей аналіз повинен шукати деякі загальні теми:

• Скільки часу в день або тиждень витрачається на ті чи інші види діяльності?
• Коли протягом дня ви відчували себе найбільш продуктивно?
• Коли протягом дня ви відчували себе найменш продуктивним або мали найбільше перебоїв у робочому процесі?
• Якими видами діяльності були особи, які створили ці збої в робочому процесі?
• Які види діяльності, здається, мало або взагалі не дають цінності?

Мета цього аналізу полягає в тому, щоб визначити, яке завдання чи діяльність слід усунути, і коли, якщо є закономірність продуктивності, слід запланувати складне завдання з високою вартістю. Журнал активності повинен надавати корисну інформацію про те, як людина повинна структурувати часовий потік. «Журнали діяльності: з'ясувати, як ви дійсно витрачаєте свій час,» Інструменти розуму, доступ до лютого 4, 2012, www.MindTools.com/сторінки/статті/NewHTE_03.htm. Як висловився один автор, «Знайти свій ритм і графік навколо». «5 трюки тайм-менеджменту,» Зміна кар'єри, 12 грудня 2007 року, доступ 4 лютого 2012 року, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-трюки.

Після виявлення шаблонів робочого процесу, потім серйозно приступають до планування тайм-менеджменту. Перший етап цього процесу передбачає визначення необхідних завдань для виконання в різних часових горизонтах, таких як майбутній рік, місяць, тиждень або день. Намалюйте на Кові та інших, щоб включити широкий спектр життєвої діяльності, а не тільки на роботу орієнтованої діяльності.Рачна Д.Джайн, «10 способів для підприємців, щоб знайти більше часу», PowerHomebiz.com, 9 вересня 2003 року, доступ 4 лютого 2012 року, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.

Окрім визначення цих завдань, життєво важливо, щоб людина розставляла пріоритети цих завдань. Деякі завдання явно важливіші за інші. Як приклад, забезпечення великого продажу матиме набагато вищий пріоритет, ніж вибір відповідних канцелярських товарів для бізнесу. Наступним кроком є визначення - або, швидше за все, оцінка - скільки часу і які ресурси будуть потрібні для виконання завдань. Використовуйте ці оцінки часу, щоб створити список завдань із зазначенням дати завершення завдань та заходів. План роботи в рамках реалістичних блоків часу.Сьюзан Джурлео, «11 Поради з управління часом для малого бізнесу успіху,» Drsusangiurleo.com, 11 квітня 2011 року, доступ 4 лютого 2012 року, drsusangiurleo.com/11-time-management-tips-для-малого бізнесу успіху. Маючи справу з великим складним проектом, навчіться розбивати його на керовані сегменти та компоненти.

Одна справа - створити пріоритетний графік часу; це щось зовсім інше, щоб успішно слідувати такому графіку. Управління часом включає в себе навчання, як послідовно виконувати ці завдання, уникаючи при цьому багато часу грабують пастки, які існують у всьому нашому житті.Дональд Wetmore, «Деякі заощаджувачі часу,» PowerHomebiz.com, доступ 4 лютого 2012, www.powerhomebiz.com/vol70/timesavers.htm.

Нижче наведено деякі дії та недоліки управління часом:

• Навчіться «шматок». Chunking - це процес, за допомогою якого подібні дії групуються в загальні блоки часу. Як приклад, можна запланувати кілька заходів, пов'язаних з фінансовими операціями бізнесу, таких як оплата рахунків, підрахунок квитанцій тощо разом протягом певного періоду часу.Рачна Д.Джайн, «10 способів для підприємців знайти більше часу», PowerHomebiz.com, 9 вересня 2003, доступ 4 лютого 2012 року, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm.
• Навчіться делегувати. Поширеною скаргою на підприємців та власників малого бізнесу є їх схильність брати участь у кожному аспекті бізнесу. Ефективне використання свого часу передбачає визнання того, що одна людина не може зробити все. Важливо навчитися делегувати ту чи іншу задачу підлеглим. Завдання полягає в тому, щоб належним чином контролювати підлеглих, щоб завдання виконувалося за бажанням. Сьюзан Джурлео, «11 Поради управління часом для малого бізнесу успіху,» Drsusangiurleo.com, Квітень 11, 2011, доступ лютого 4, 2012, drsusangiurleo.com/11-тайм-менеджмент-поради для малого бізнесу успіху.
• Навчіться говорити «ні». Часто кажуть, що найважливішим словом для керівника є слово ні. Тайм-менеджмент передбачає дисципліну. Це означає, що часом ми повинні припинити діяльність, яка стала б грабіжниками часу. Керол Хелсі, «Найбільша техніка управління часом,» PowerHomeBiz.com, доступ 4 лютого 2012 року, www.powerhomebiz.com/vol94/time.htm. А як щодо колеги, який занурюється у ваш робочий простір і запитує: «У вас є кілька хвилин?» Коли ми знаємо, що цей колега буде говорити більше про своє особисте життя, а не про діяльність, пов'язану з роботою, тоді ми повинні мати сміливість сказати: «Вибачте, але у мене немає часу». У періоди тимчасового тиску ми повинні навіть знайти сили, щоб відмовитися від деяких видів діяльності, таких як вихід на обід. «5 трюки тайм-менеджменту,» Зміна кар'єри, 12 грудня 2007 року, доступ 4 лютого 2012 року, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-трюки.
• Навчіться не зволікати. Для багатьох з нас це великий виклик. З нею найкраще боротися, зберігаючи чітку спрямованість на необхідні завдання. Ось чому список завдань, пов'язаних з розстановкою пріоритетів, настільки важливий. Один із способів боротьби з зволіканням полягає в тому, щоб сконцентруватися на одному завданні і залишатися з завданням, поки воно не буде завершено. «5 трюки управління часом,» Зміна кар'єри, 12 грудня 2007 року, доступ 4 лютого 2012 року, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-трюки. Ще одна форма зволікання - це готове прийняття витрачати час. Очікування є формою витрачати час, якщо хтось не займається деякою корисною діяльністю в очікуванні деяких інших результатів, таких як робота під час затримки під час телефонного дзвінка. Сьюзан Джурлео, «11 Поради з управління часом для малого бізнесу успіху,» Drsusangiurleo.com, 11 квітня 2011, доступ 4 лютого 2012, drsusangiurleo.com/11-тайм-менеджмент-поради для малого бізнесу успіху.
• Навчіться керувати електронною поштою. Одним з найбільших джерел втрати часу є неправильне управління електронною поштою. Пінг, що оголошує про нове повідомлення електронної пошти, часто заманює одного від продуктивної роботи, щоб прочитати повідомлення. Слід планувати встановлені блоки часу протягом дня, щоб обробляти електронну пошту. Поза цими блоками не слід відкривати жодної електронної пошти. Електронна пошта повинна бути підібрана так, щоб кожен пункт можна було розглядати один раз, а потім усунути. «5 трюки тайм-менеджменту,» Зміна кар'єри, 12 грудня 2007 року, доступ 4 лютого 2012 року, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-трюки. Слід також бути готовим до «на дні крайнього терміну... поставити еквівалент знак «не турбувати». «5 трюки тайм-менеджменту,» Зміна кар'єри, 12 грудня 2007 року, доступ до лютого 4, 2012, shiftingcareers.blogs.nytimes.com/2007/12/12/5-time-management-трюки.
• Навчіться знаходити приватний час. Життєво важливо, щоб людина знаходила час, де побути наодинці з власними думками і працювати ізольовано без перерв. Час думати дозволяє власнику малого бізнесу думати про «велику картину». Рахна Д.Джайн, «10 способів для підприємців, щоб знайти більше часу,» PowerHomebiz.com, 9 вересня 2003 року, доступ 4 лютого 2012 року, www.powerhomebiz.com/vol124/findtime.htm. Цей тип перерви може насправді підвищити свою ефективність та ефективність. «10 Помилки управління часом: уникнення поширених підводних каменів» Інструменти розуму, доступ до лютого 4, 2012, www.mindtools.com/pages/article/time-management-milagement.htm. Як і у випадку з електронною поштою, потрібно бути готовим вимагати ніяких перебоїв.

На додаток до цих пропозицій, слід навчитися використовувати якусь форму системи тайм-менеджменту: паперово-олівцеву систему, наприклад, планувальник дня; комп'ютерну систему; або систему, яка працює на своєму смартфоні або iPad. Виберіть одну систему і залишайтеся з ним. Дональд Ветмор, «Деякі заощаджувачі часу», PowerHomebiz.com, доступ 4 лютого 2012 року, www.powerhomebiz.com/vol70/timesavers.htm.

Не ставайте залежними від поспіху постійно бути зайнятим. Для деяких людей існує плутанина між «на ходу» і фактично досягненням того, що потрібно досягти. Багато з цих людей вважають себе успішними багатозадачниками. Цю здатність до багатозадачності часто називають сучасним необхідним навиком. Однак реальність така, що багатозадачність, здається, знижує продуктивність. Деякі дослідження показують, що багатозадачність продовжує виконання списку завдань на цілих 20 відсотків до 40 відсотків. «10 Помилки управління часом: уникнення поширених підводних каменів» Інструменти розуму, доступ до лютого 4, 2012, www.mindtools.com/сторінки/article/time-management-milagement.htm. Краще використання свого часу - зосередитися на одному завданні за раз. «20 швидких порад для кращого управління часом», Stepcase Lifehack, доступний 12 березня 2012 року, www.lifehack.org/articles/lifehack/20-quick-tips-for-better-time-management .html#. На закінчення важливо визнати, що не варто розраховувати на досягнення ідеального розподілу свого часу, тим більше, що виникають несподівані події. Найкраще, на що можна сподіватися, це те, що «ми можемо насправді управляти собою» Сьюзен Уорд, «11 Поради з управління часом: Частина 1: Приступаючи до боротьби з міфом про управління часом», About.com, доступ 4 лютого 2012 року, sbinfocanada.about.com/cs/timemmanagement/a/timemgttips.htm.

Відеоролик 13.1

Поради щодо тайм-менеджменту - це дійсно поради щодо самоврядування!

(натисніть, щоб подивитися відео)

Harvard Business Publishing охоплює управління часом.

Відеокліп 13.2

Секрети ефективного управління часом

(натисніть, щоб подивитися відео)

Обговорюється кілька методів тайм-менеджменту.

Веб-ресурси

Одинадцять порад тайм-менеджменту, частина 1: вступаючи в боротьбу з міфом управління часом

Цей сайт надає корисні поради щодо успішного управління часом.

sbinfocanada.about.com/cs/тайм-менеджмент/a/timemgttips.htm

Три життєво важливі принципи управління часом для власників малого бізнесу та підприємців

Які принципи є ключовими для власників малого бізнесу та підприємців?

MimosaPlanet.com/Малий бізнес-блог/Bid/55824/3-життєво важливо-тайм-менеджмент-принципи-длявласників малого бізнесу-підприємців.html

Тайм-менеджмент

Дізнайтеся, як грамотно та ефективно планувати час та керувати ним, уникати зволікань та покращувати продуктивність.

www.powerhomebiz.com/лідершіп/тайм.htm

Тайм-менеджмент поради для власників малого бізнесу

Поради, які зосереджені на малому бізнесі.

ezinarticles.com/ Тайм-менеджмент - Поради для власників малого бізнесу & ID=4849540

Тайм-менеджмент

Вибірка посилань на тайм-менеджмент.

www.businessstown.com/time/time.asp

КЛЮЧОВІ ВИНОСИ

• Ефективна організація досягає результатів, які вона бажає виробляти.
• Ефективність - це здатність будь-якої організації виробляти бажані результати при мінімальних витратах ресурсів. «Ефективність, організаційна», Мондофакто, 12 грудня 1998 року, доступ до лютого 4, 2012, www.mondofacto.com/facts/dictionary Ефективність%2C+Організаційна.
• Системи тайм-менеджменту розвивалися за допомогою чотирьох поколінь моделей.
• Використання журналу активності може допомогти будь-кому навчитися краще керувати часом.
• Вивчення недоліків і недоліків управління часом може значно підвищити свою ефективність.

ВПРАВИ

1. Створіть журнал часу на п'ятиденний період. Проаналізуйте цей журнал і подивіться, як ви проводите час.
2. Визначте, що, на вашу думку, є вашими власними найбільшими витратами часу і як ви маєте намір боротися з ними.
3. Якщо ви в даний час не використовуєте формальну систему тайм-менеджменту, подивіться на кілька паперово-олівцевих або цифрових версій, оцініть їх і опишіть, які ви б обрали і чому.