6.4: Офіційні звіти

Що ви навчитеся робити: Створіть офіційний звіт

Офіційний звіт у бізнесі ближче до видів звітів, з якими ви, можливо, зіткнулися в академічній обстановці. Офіційний діловий звіт, як правило, довший за неформальний звіт і містить багато конкретних розділів та міток. Ці розділи та етикетки можуть надходити з політики та практики компанії або бути прописані зовнішньою організацією, до якої надсилається звіт.

Хоча ви частіше стикаєтеся з неформальними звітами у своїй повсякденній роботі, офіційні звіти використовуються для більш складних питань і в більш складних обставин. Офіційні звіти містять детальну інформацію та дослідження. Вони можуть бути використані для вирішення найрізноманітніших тем, починаючи від великих внутрішніх проблем або пропозицій до зовнішнього клієнта.

Навчальні результати

• Визначте типи офіційних звітів, включаючи пропозиції
• Обговорення різних методів обміну офіційними звітами
• Опишіть різні розділи, які можуть бути використані в передній частині звіту
• Опишіть різні розділи, які можуть бути використані в тілі звіту
• Опишіть різні розділи, які можуть бути використані в задній частині звіту
• Визначте, як організувати офіційний звіт на основі аналізу аудиторії
• Обговоріть, як написати формальний звіт

Офіційні доповіді заглиблюються набагато глибше в тему, ніж неформальний звіт. Ярлик «формальний» може залякати деяких письменників, але формальний звіт є продовженням ділового письма. Ви будете використовувати однакові навички у всіх своїх бізнес-комунікаціях — від короткої електронної пошти з обмеженими даними до неформального звіту до офіційного звіту. Хоча вам може не знадобитися писати офіційний звіт у вашій кар'єрі, ви, швидше за все, побачите його і вам потрібно зрозуміти його складові, щоб ефективно приймати рішення.

Типи офіційних звітів

Є багато різних видів офіційних звітів, з якими ви можете зіткнутися протягом всієї своєї кар'єри. Ось кілька найбільш поширених видів:

• Звіти про дослідження збирають і пояснюють дані; ці звіти носять інформаційний характер. Модуль 4: Дослідження обговорює методи дослідження для отримання даних, які ви будете використовувати в цих звітах.
• Пропозиції можуть бути внутрішніми для компанії у вирішенні ділової ситуації, або вони можуть надходити від запитаної або небажаної ситуації продажів. Формальні пропозиції включатимуть деталі запропонованих рішень та витрат.
• Техніко-економічні звіти - це специфічний вид аналітичного звіту. Коли підприємець або бізнес-менеджер має нову ідею, розумно повністю вивчити ідею, перш ніж робити великі інвестиції. Деякі вважають цей звіт попередником розробки повноцінного бізнес-плану. Хоча розробка бізнес-плану може зайняти багато місяців, техніко-економічний звіт може бути розроблений за набагато менший час, і він все ще забезпечує відмінний напрямок для осіб, які приймають рішення.
• Бізнес-плани, як правило, інформаційні звіти про те, що нова або існуюча компанія планує зробити протягом наступного періоду часу. Бізнес-план може набувати трохи більше аналітичного тону, а не строго інформаційного тону, коли він ділиться з потенційними інвесторами. У деяких випадках бізнес-план може бути представлений із запитом на кошти; в цих випадках написання м'яко більш переконливо.
• Інші складні рекомендації також можуть надходити у вигляді офіційного звіту. Ці рекомендації є результатом бізнес-проблеми, яку людина або команда попросили вирішити.

Практика Питання

Медісон працює в головному офісі регіонального продуктового магазину. Районний менеджер Медісона знайшов запит на пропозицію (RFP) на веб-сайті місцевого шкільного округу з проханням потенційних постачальників надати заявку на всі потреби району в сфері харчування в наступному навчальному році. У двосторінковому документі перераховано багато пунктів, які повинні бути надані у запитуваних пропозиціях, таких як списки харчових продуктів, співвідношення гарячих та холодних страв, вимога надати зразок контракту, витрати на обслуговування, відокремлення постійних від змінних витрат тощо. Звіт, який Медісон допоможе створити, є ________.

• техніко-економічний звіт
• пропозиція
• бізнес план

Відповідь

пропозиція

Обмін офіційними звітами

Офіційні звіти можуть мати внутрішню або зовнішню аудиторію. Офіційні звіти будуть значно більшими, ніж неофіційні звіти, і вони часто включають складну кількість посилань і додатків (в області Back Matter звіту).

Формат звіту узгоджується з потребами одержувача. Офіційні звіти можуть подаватися в різних форматах: документи, листи, цифрові проводки на веб-сайт тощо. Розуміння читача має першорядне значення при виборі способу доставки. Жоден користувач не хоче отримувати електронний лист, а потім зв'язати офісний принтер з 40-сторінковим звітом. Уникайте того, щоб спосіб доставки стримував сенс звіту.

Пам'ятки менш імовірно будуть використовуватися для офіційних звітів, оскільки замітки зазвичай використовуються для коротких повідомлень, а офіційні звіти, як правило, тривалі. Листи призначені для зовнішнього використання, і знову ж таки, можливо, рідше будуть використовуватися для документа такого типу. Однак лист або електронний лист можуть бути використані для введення супровідного звіту. Веб-публікації, як правило, мають зовнішній характер, але компанії можуть мати приватні мережі для внутрішнього використання. Залежно від організації, це може бути підходящим методом передачі. Пам'ятайте, що так само, як і у випадку з неофіційними звітами, ваш спосіб доставки не повинен змінювати зміст або структуру вашого офіційного звіту.

Практика Питання

Еббі закінчила звіт про аналіз території для свого старшого менеджера Хосе. Звіт виявився 35 сторінок, з додатковими індивідуальними звітами магазину в задній частині, які були майже такими ж довгими. Хосе завершує дводержавний огляд персоналу і буде в офісі коротко вранці, перш ніж поспішати в аеропорт для пересіченій місцевості назад в домашній офіс. Еббі розглядає, як поділитися своїм завершеним звітом. Найкращий спосіб для Еббі поділитися цим звітом - це ________.

• запустити до локальної швидкої друкарні, щоб створити кольоровий, спіральний прив'язаний документ
• прикріпити файл до електронного листа Jose
• заощадити гроші, роздрукувавши звіт в офісі і прикріпити сторінки разом з двома міцними скріпками (алігатор)

Відповідь

прикріпити файл до електронного листа Jose

Розділи офіційних звітів

Залежно від ситуації та установи, в якій ви працюєте або пишете, деякі або всі наступні розділи можуть знадобитися в конкретному офіційному звіті. Деякі посібники до офіційних звітів вказують на те, що для кожного типу офіційного звіту рекомендуються конкретні розділи. Однак розумні письменники будуть чутливі до вимог або очікувань організації та потреб інформації, а потім використовувати ці знання для визначення змісту свого звіту.

Наступні кілька сторінок описують велику кількість цих типів розділів, щоб ви, як письменник, могли вибрати і вибрати те, що підходить для кожної ситуації. Важливо для впливу доповіді та професійного іміджу письменника зрозуміти мету кожного з цих розділів.

У офіційному звіті є три основні розділи.

1. Передня частина включає розділи, які надходять до самого звіту, щоб встановити різні пункти, такі як повноваження звіту та передбачувана аудиторія.
2. У тілі звіту багато розділів ключової інформації та можливого аналізу. Це м'ясо доповіді.
3. Задня матерія містить ділянки матеріалу, які підтримують тіло.

Погляньте на рисунок 1, щоб побачити приклад багатьох потенційних розділів у пропозиції про продаж. Оскільки цей приклад моделює відповідь на RFP (запит на пропозицію), ці розділи були як вимагали замовник, який запитував пропозицію. Білі, затінені, білі сторінки, пов'язані з широкими частинами офіційного звіту. Вони є ілюстративними, оскільки автор визначає конкретні розділи, необхідні на основі мети звіту, політики компанії та аудиторії.

Малюнок 1. Розділи пропозиції про продаж

Передні розділи звіту

У офіційних звітах ви можете зіткнутися з вступними розділами перед самим самим звітом. Ці «передні розділи» важливі для встановлення контексту та структури доповіді для читача. У деяких звітах, таких як ситуації з продажами або пропозиціями, весь звіт стає частиною договору. Ці передні секції допомагають у цій функції.

Передні секції можуть включати в себе наступне:

• Передавальний лист
• Титульна сторінка і титульний лист
• Зміст
• Резюме

Ви будете (чи ні) використовувати ці розділи на основі контексту вашого звіту, інформації, необхідної вашій аудиторії, і політики вашої компанії.

Передавальний лист

Передавальний лист надсилається компанії або керівнику бізнесу, який запросив звіт. Цей лист може бути надіслано окремо від звіту. Цей лист може бути роздрукований (особливо в ситуаціях, коли сам звіт є паперовою копією), або він може бути відправлений як електронний лист.

У цьому листі описується необхідність складання звіту і дата завершення звіту. Лист містить передумови проекту, посилання на аналіз проблеми та окреслює процедуру, яка використовується для визначення представлених рекомендацій. Він найчастіше використовується зі звітами, створеними однією компанією та поданими іншій, наприклад, з тими, що пов'язані з ситуацією з продажами. Цей лист може бути використаний як в інформаційних, так і в аналітичних звітах.

Цей лист має бути відформатований як стандартний діловий лист (як обговорюється в Модулі 2: Написання в бізнесі). Його часто підписує співробітник компанії-відправника, щоб підкреслити формальність документа і потенційно встановити юридичну формальність. Приділіть пильну увагу політиці компанії та юридичним консультаціям. Важливо також зазначити, що деякі компанії віддають перевагу цій самій інформації в іншому форматі в звіті.

Ось зразок передавального листа, ніж можна підлаштувати під ситуацію.

25 червня 2015

Д-р Девід Макмюррі, голова експерти з
енергетики Остін
2000 Вт 29-ї вулиці
Остін, Техас 78705

Шановний доктор МакМеррі:

Додається звіт, який ви запитували, під назвою «Енергоефективний посібник: використання енергоефективних будівельних стратегій у житловому будинку».

Цей звіт є аналізом недавнього дослідження, проведеного в Енн-Арбор, штат Мічиган, щодо ефективності використання енергоефективних будівельних стратегій для мінімізації споживання енергії та витрат у житловому будинку. Використовуючи програмні технології, будинок був змодельований для створення двох сценаріїв: енергоефективного будинку та стандартного будинку. У цьому звіті детально описано, як дослідження виявило, що енергоефективний будинок є економічно ефективним та ефективним при зменшенні споживання енергії. Такі досягнення можуть виявитися каталізатором того, що ринок житла повинен підштовхнути будівельників в нову еру будівництва будинків.

Торсон Джеймс, наш сонячний інженер, ретельно перевірив всі технічні деталі в звіті. Шері Соренсон, наш технічний редактор, дуже допомогла скласти остаточний звіт.

Я сподіваюся, що цей звіт відповідає вашим потребам, генерує майбутні дослідження та навчає громадськість про екологічно чисті варіанти, доступні в будівництві будинку сьогодні. Якщо у вас є додаткові питання, будь ласка, зв'яжіться зі мною за адресою [e-mail].

Щиро ваш,

Гвен Л Міллер, віце-президент
екологічного будівництва Associates, Inc.

Включити. Енергоефективний посібник: використання енергоефективних будівельних стратегій у житловому будинку

Титульний лист і/або титульний лист

Майже всі офіційні звіти мають обкладинку або титульний аркуш, можливо, обидва. Ці дві сторінки використовуються майже однаково, але деякі типи звітів або організації потребують обох з невеликою зміною мети сторінки.

Титульна сторінка - це дуже простий, точний, короткий спосіб представити свій звіт читачеві. Це повинно містити:

• Конкретний заголовок великим шрифтом
• Назва компанії
• П.І.Б. автора (ів)
• Дата звіту
• Відповідна картинка

Використання відповідної картини або двох може допомогти посилити тему доповіді. Однією з цілей титульної сторінки є інформативність та масштабованість, оскільки після її подання потрібно буде легко вибрати зі стопки інших звітів. Друга мета полягає в тому, щоб доповідь виділилася. Якщо обкладинка звіту виглядає похмурою і тьмяною, читач почне читати з негативним прогнозом. Подумайте про титульну сторінку звіту, як наряд, який ви б носили на співбесіду. Титульна сторінка - це перше, що видно: вона стане основою для перших вражень, на краще чи гірше.

Один простий спосіб зробити звіт виділятися є використання теми для звіту, до якого може підключитися ваша аудиторія. Наприклад, якщо звіт написаний в McDonald's, на титульному аркуші будуть використані жовті і червоні, можливо, з золотими арками в якості малюнка. Завдяки ретельно підібраній колірній гамі та зображенням ви можете допомогти читачеві повірити, що він чи вона є найважливішим аспектом доповіді. Як завжди, коли ви включаєте графіку будь-якого типу в документ, який ви надсилаєте, переконайтеся, що вони не різко збільшують розмір файлу, що може ускладнити завантаження документа, і що вони легко передаються між пристроями та платформами.

Титульний аркуш - це можливість надати більш конкретну, детальну інформацію про документ і його авторів передбачуваній аудиторії. Він буде дуже схожий на вашу передню кришку і повторює інформацію на обкладинці, але додає більш важливі деталі. Це може включати номер звіту, дату, назву, імена та адреси авторів, конкретну інформацію про договір, ім'я та адресу керівника, а також назву та адресу організації, яка підтримувала звіт.

Титульні сторінки можуть бути формально викладені відповідно до форматування MLA або APA. Однак більшість ділових та недослідницьких установ відносно спокійно ставляться до формату. Якщо ви створюєте документ купівлі-продажу, який може стати частиною договору, ваша компанія (або ваш потенційний клієнт) перерахує свої конкретні вимоги до титульного аркуша. Завдяки потужності програмного забезпечення для обробки текстів компанії почали використовувати зображення на цих сторінках, а також на обкладинках. Найкраща порада, як правило, полягає в тому, щоб зробити його простим та професійним. Ці сторінки можуть бути використані як з інформаційними, так і аналітичними звітами.

Погляньте на ці приклади:

Малюнок 1. Зразок обкладинки та титульних сторінок для енергоефективного посібника: Використання енергоефективних будівельних стратегій у житловому будинку

Зміст, таблиці експонатів, таблиці ілюстрацій

Офіційні звіти часто тривалі та містять зміст для надання допомоги читачам. Також можуть бути таблиці експонатів або ілюстрацій, якщо це необхідно. Використання цих розділів у великих звітах дозволяє читачам швидко отримати доступ до області їх інтересів: ці розділи перераховують важливі заголовки або цифри у звіті поряд з відповідними сторінками. Ці розділи можуть бути використані як з Інформаційними, так і з аналітичними звітами.

Зміст

Зазвичай це один з останніх розділів документа, який потрібно створити, оскільки він спирається на тіло звіту, який потрібно створити. Це може бути використано як в інформаційних, так і в аналітичних звітах.

Ви знайомі зі змістом (TOC), але, можливо, ніколи не зупинялися, щоб подивитися на їх дизайн. Зміст показує читачам, які теми висвітлюються у звіті, як обговорюються ці теми (підтеми) та на яких сторінках починаються ці розділи та підрозділи.

При створенні змісту у вас є ряд дизайнерських рішень:

• Рівні заголовків для включення. У довших звітах розглядайте лише два верхні рівні заголовків. Це утримує TOC від того, щоб стати довгим і непохитним. Зміст має забезпечити швидкий спосіб швидкого пошуку інформації у звіті.
• Відступи, інтервали та великі літери. Зверніть увагу на малюнку 2, що елементи в кожному з трьох рівнів заголовків вирівняні один з одним, а номери сторінок вирівняні по правому краю один з одним. Зверніть увагу також на великі літери: Основні глави або розділи - це всі заголовки; заголовки першого рівня використовують початкові заголовки для кожного основного слова; розділи нижнього рівня використовують початкові заголовки лише для першого слова.
• Вертикальний інтервал. Зверніть увагу, що розділи першого рівня мають додатковий простір зверху і знизу, що підвищує читабельність.

Останнє зауваження: Переконайтеся, що слова в змісту такі ж, як і в тексті. Коли ви пишете та переглядаєте, ви можете змінити деякі заголовки - не забудьте відповідно змінити зміст.

Малюнок 2. Приклад змісту. Натисніть, щоб отримати доступ до PDF-файлу цього прикладу.

Якщо при створенні тіла документа ви використовували спеціально відформатовані заголовки, то ці таблиці можуть бути швидко сформовані програмним забезпеченням для обробки текстів. Наприклад, якщо ви використовуєте стилі Microsoft Word для заголовків, довідкова панель інструментів запропонує вибір форматів і автоматично генерує зміст.

Таблиці експонатів або ілюстрацій

Може бути кілька різних ситуацій, в яких вам слід використовувати додаткові таблиці експонатів або ілюстрацій; наприклад, ці таблиці можуть бути корисними для включення, якщо ваші малюнки або таблиці посилаються неодноразово у вашому тексті. Крім того, як правило, ви повинні включити таблицю експонатів, коли ваш звіт становить приблизно 15 сторінок або більше. Це також дозволяє вашим читачам легше перевертати між експонатами, щоб порівняти їх.

Резюме

Резюме - це так само, як говорить назва: воно узагальнює всі матеріали, які слідують у звіті. Цей розділ відрізняється від вступу, оскільки він узагальнює весь звіт, а не просто вводить його або викладає структуру для читача. Хороший спосіб підійти до резюме - написати його так, ніби виконавчий директор або особа, яка приймає рішення, прочитає лише цей розділ, хоча це навряд чи так. Цей розділ міститься в довших звітах і менш ймовірно, що його можна знайти в коротшому звіті. Він також може бути використаний як в інформаційних, так і в аналітичних звітах.

Виконавчі резюме повинні бути написані після завершення всього звіту. Це дозволяє резюме бути як всеосяжним, так і добре структурованим. Пам'ятайте, що розслідування та деталі звіту повинні бути повними та підтвердженими, перш ніж резюме можна буде написати.

Цей розділ пропонується у форматі абзацу, з абзацом, що підсумовує кожен розділ у звіті; таким чином, резюме представлено в тому ж порядку, що і звіт. Резюме рідко включає зображення або графіку; однак, таблиця може бути запропонована в кінці цього розділу, якщо рекомендацію або параметри можна легко узагальнити в таблицю. У ситуаціях продажів або рекомендацій виконавче резюме набуває більшого значення. Він повинен чітко продемонструвати, що аналіз у звіті є всеосяжним і ретельним, і він повинен чітко привести читача до бажаного висновку автора.

Найголовніше, все це потрібно робити з лаконічністю. Більшість резюме складають максимум дві-три сторінки, але довжина змінюється пропорційно складності та тривалості звіту.

а як щодо тез?

Анотація дуже схожа на резюме, хоча набагато частіше зустрічається в інформаційному звіті, ніж в аналітичному звіті. Анотація може допомогти читачам визначити, чи відповідає залишок документа їхнім потребам. Тези, як правило, мають одну сторінку або менше. Крім того, тези, як правило, використовуються в більш наукових письмах, таких як бізнес-дослідницькі проекти. Зразки та поради щодо тез можна знайти в Purdue OWL.

Практика Питання

Тобіас пише техніко-економічний звіт для свого старшого менеджера Алекса. За оцінками Тобіаса, звіт вийде довжиною близько 40 сторінок, виходячи з його знань про аналогічний звіт, завершений п'ять років тому. Він знає, що ця робота буде класифікована як офіційний звіт. Він озирається на попередній звіт та свої шкільні замітки, щоб розглянути, які розділи йому може знадобитися включити до звіту, який він генерує. Що з наступного може Тобіас використати у своєму офіційному звіті як частину «передньої секції»?

• рекомендація
• вступ
• виконавче резюме

Відповідь

виконавче резюме

Розділи тіла звіту

Тіло звіту - це те, що спадає на думку, коли більшість людей думають про звіт; це основний зміст. На цій сторінці ми обговоримо кілька розділів, які часто використовуються в офіційних звітах:

• Вступ
• Фон
• Мета (або постановка проблеми)
• Дослідження (або методи)
• Рекомендація (або рішення)
• Огляд альтернативних варіантів
• Оцінка
• Переваги
• Кваліфікація
• Менеджмент
• Реалізації
• Графік роботи
• способи експлуатації
• Витрати
• Висновок

Цей список може виглядати залякуючим, тому важливо пам'ятати, що це не зміст для кожного офіційного звіту. Пам'ятайте, як письменник, ви повинні використовувати те, що найкраще відповідає вимогам матеріалу та організації. Можуть бути додаткові секції, необхідні в унікальних випадках.

Вступ

Вступ встановлює структуру звіту. По суті, вступ розповідає читачеві, що має бути і в якому порядку, і нагадує читачеві про ключові критерії, які спонукали до створення доповіді. Цей розділ є ключовим для читача, який дотримується та зберігає ключові моменти доповіді.

Введення використовуються як в інформаційних, так і в аналітичних звітах. У інформаційному звіті це допомагає сегментувати наступні дані. В аналітичному звіті вступ допомагає читачеві прийти до висновку, якого очікує автор. Вступ також використовується у всіх неформальних звітах. У неофіційному звіті може бути, а може і не бути окремого заголовка з цим ярликом, але вступ завжди має бути присутнім.

Залежно від очікуваного отримання читачами змісту, вступ може передвіщати висновок. З сприйнятливою аудиторією результат зрозумілий у вступі. Маючи менш сприйнятливу аудиторію, важливо представити всі факти та дослідження перед оголошенням висновку; таким чином, для менш відповідних аудиторій може бути краще передбачити висновок, ніж повністю оголосити його. Це дозволяє читачеві закінчити той самий висновок, що і автор, коли розвиваються деталі.

Вступ також може включати постановку проблеми або мету звіту. Однак у довших звітах вони можуть закінчитися або у фоновому режимі, або як власні розділи.

Фон

Фоновий розділ звіту пояснює обставини, що призвели до створення звіту. У деяких ситуаціях цей розділ може бути позначений як критерії або обмеження, або тема може бути коротко розглянута в пересилаючому листі або вступі. Цей розділ може відображатися як в інформаційних, так і в аналітичних звітах.

Фон забезпечує базову лінію поточної ситуації та будь-які потенційні обмеження, такі як бюджет, час, людські ресурси тощо У цьому розділі пояснюється, чому розслідування або робота була завершена. Це може ввести, наскільки інформація є ретельною, навіть якщо стовідсоткова впевненість неможлива.

Мета або постановка проблеми

Як уже згадувалося, розділ призначення або постановка проблеми може бути частиною фону, або він може стояти окремо, залежно від складності звіту. Мета або постановка проблеми слід сформулювати так:

Метою цього звіту є вирішення [проблеми або питання, які запитувач потребує вирішення]. Цей звіт дозволить досягти цього шляхом дослідження [все, що ви досліджували або розробляли для звіту] k.

Хоча приклад показує правильне формулювання аналітичного звіту, його можна переформулювати, щоб він відповідав інформаційному звіту: наприклад, «перераховані деталі з трьох рішень».

Дослідження або методи

Розділ досліджень (також іноді його називають методами) - це місце, де автори встановлюють свою довіру, оскільки вони показують, як їх перспектива підтримується зовнішніми експертами.Цей розділ містить довідку про те, де були знайдені дані, використані у звіті: це не розділ, де дані перераховані.

Розповідаючи своїй аудиторії, як ви дізналися, що дізналися, ви демонструєте їм, що ваші результати заслуговують довіри і що вони дійсно мають значення. Завдяки сильним методам з'ясування ваших фактів, ваші читачі почуватимуться комфортно та впевнено у внесенні змін, які рекомендує ваш звіт. Ваші дані з'являться пізніше в оцінці, так що дані знаходяться в тому ж місці, де читач дізнається про його значення. Додатково дані можуть бути представлені в повному обсязі в додатку.

Завершення та обмін дослідженнями поставляється з набором юридичних питань. Зверніть особливу увагу Модуль 4: Дослідження та дотримуйтесь вказівок та правил, які ви там вивчаєте. Вам завжди потрібно буде надати кредит або цитування для інформації, яку ви збираєте від інших. Відсутність відповідного цитування або атрибуції може спричинити юридичні та достовірні проблеми.

Рекомендація або рішення

Цей розділ може стояти самостійно, або він може мати кілька підрозділів залежно від складності звіту. Крім того, залежно від сприйнятливості аудиторії до вашого рішення, цей розділ може з'явитися раніше або пізніше у звіті. У деяких звітах рекомендація використовується замість висновку. Цей розділ зустрічається тільки в аналітичних звітах.

У цьому розділі ви повідомите про свої рекомендації, починаючи з першого вибору. Поясніть, чому ви надали пріоритет кожному вибору, розробивши різні аспекти доцільності рішення: економічну, структурну та експлуатаційну. Підкресліть переваги рішення. Пам'ятайте, ви можете запропонувати, що вам не рекомендується конкретне альтернативне рішення. Однак вам потрібно пояснити, чому ви не рекомендуєте рішення, відповідно до економічної, структурної та експлуатаційної доцільності.

Огляд альтернативних варіантів

У цьому розділі необхідно підкреслити ключові особливості кожного можливого варіанту. Переконайтеся, що вони легко зрозуміти і представлені в дружньому макеті. Майте на увазі, що мета полягає в тому, щоб дозволити вашій аудиторії прийняти найкраще рішення. Цей розділ зазвичай використовується в інформаційних звітах, де рекомендації не робляться.

Оцінка

Це має бути основна частина вашого звіту; ви повинні оцінити параметри, використовуючи створені вами критерії. Додайте графіки, діаграми тощо, щоб показати, що ви вивчили свої варіанти, і придумали статистику, яка підтверджує ваші причини, чому ваша альтернатива б'є конкуренцію. Якщо ваша аудиторія, ймовірно, буде стійкою до вашої рекомендації, оцінка повинна з'явитися перед тим, як ви зробите рекомендацію. Цей розділ зустрічається тільки в аналітичних звітах.

У цьому розділі слід вказати кінцеві результати вашого дослідження та деталізувати, як ви туди потрапили: як ви оцінювали альтернативи, і звідти ви вирішили, яка альтернатива найкраще підходить вашій організації.

Переваги

У цьому розділі пояснюються переваги рішення. Існує мало причин, чому ваша пропозиція повинна бути прийнята, якщо немає значущих переваг. Таким чином, не забудьте показати, що ваше рішення призведе до значних переваг для організації, компанії і т.д. деякі можуть подумати, щоб опустити цей розділ, коли звіт був запитаний; однак, це завжди корисно мати повний перелік того, чому щось пропонується і документувати всі пункти адреси рішень.

Цей розділ зустрічається в аналітичних звітах, особливо в пропозиціях. У інформаційних звітах цей розділ може містити докладні «інструкції», не пов'язані з деяким типом порівняння.

Кваліфікація

Цей розділ може стояти окремо або бути частиною розділу пільг. Розділ кваліфікації - це гарне місце, щоб пояснити талант та досвід себе та членів вашої команди. Залежно від ваших читачів, цей розділ може бути маленьким або великим. Як і у всіх ділових документах, ви повинні бути чесними, коли ви пишете свою кваліфікацію.

Менеджмент

Цей розділ може стояти окремо або бути частиною розділу пільг. У деяких випадках запитуються або надаються резюме запропонованої команди для проекту. У тих ситуаціях цей розділ зустрічається як частина задньої матерії. Успіх проекту залежить від його управлінської команди, і читачі вражені, якщо ви можете описати структуру управління проектом у вашій пропозиції. Визначивши кожну людину у вашій команді та пояснивши, які їхні завдання та обов'язки, ви можете ефективно координувати свою роботу. Це дуже корисно для кожної людини, щоб знати, що вони будуть робити заздалегідь, так що не буде багато проблем щодо керівництва та управління часом далі в проекті.

Реалізація

У цьому розділі докладно описано, коли, чому і як розчин буде використовуватися вперше. Період впровадження, як правило, є випробувальним періодом, щоб перевірити, чи можливе рішення, як планувалося. Таким чином, ви підберете час, який не впливає на нормальну роботу існуючих програм, схеми роботи тощо Крім того, опишеш місце впровадження, хто буде задіяний, витрати на впровадження, що очікується, дату і час впровадження, тривалість Ви також повинні пояснити, чому ви вибрали цей час для реалізації рішення. Створіть, що за цей час ви відзначите, що працює, а що потрібно змінити.

Цей розділ зустрічається в аналітичних звітах, особливо в пропозиціях. У інформаційних звітах це може містити докладний «how-to», не пов'язаний з деяким типом порівняння.

Графік роботи

Розділ розкладу можна знайти окремо, якщо продукт або проект є складним. В інших випадках він поєднується з розділом реалізації. У деяких ситуаціях графік є частиною зворотного питання і існує більше як список або таблиця дат і досягнень.

Розклади допомагають надати читачам три речі:

1. Графіки дають читачам термін, щоб вони знали, коли очікувати кінцевого результату.
2. Графіки можуть критикувати читачі, щоб переконатися, що вони здійсненні.
3. Графіки є хорошим способом відстежувати, як проект триває.

Окрім термінів виконання проекту, графіки також повинні містити терміни виконання проектів, ресурси та іншу інформацію, необхідну для надання допомоги у досягненні мети проекту.

методи операції

У цьому розділі описано, як рішення буде вписуватися і використовуватися як функціональна частина повсякденної роботи компанії, бізнесу тощо Детально про дату, яку ви очікуєте запустити рішення в експлуатацію компанії, місце, звідки буде працювати рішення, як воно буде працювати, і хто буде бути залученими (визначити свої обов'язки, обов'язки та будь-які звання, сертифікати, ступені тощо).

Цей розділ зустрічається в аналітичних звітах, особливо в пропозиціях. У інформаційних звітах це може містити докладний «how-to», не пов'язаний з деяким типом порівняння.

Витрати

У цьому розділі розповідається, скільки буде коштувати рішення в доларових сумах. Цей розділ, як правило, представлений після всіх пояснень реалізації, переваг тощо Таким чином читач повністю вдячний за те, що покривають витрати. Очікується, що представлені цифри точні до копійки, якщо інше не визначено будь-якою похибкою, відповідною ситуації. У неофіційних звітах та деяких офіційних звітах цей розділ є частиною деталі тіла (або оцінки). Для деяких офіційних звітів існує велика лінійна деталізація деталей, послуг та/або поставок. Коли це так, розділ витрат може бути частиною додатків і буде посилатися лише з тіла.

Числа у витратах, як правило, представлені за допомогою таблиць, вкладок або вкладок електронних таблиць для вирівнювання десяткових крапок безпосередньо над однією та іншою. Текст вирівнюється ліворуч, а цифри вирівнюються праворуч, як показано в наступній таблиці. Якщо всі числа закінчуються нульовими центами, як у $24.00, опустіть десяткові і наступні нулі. Переконайтеся, що будь-який стовпець інформації має заголовок. Більшість програмного забезпечення пропонує привабливі шаблони для розмежування інформації та даних. Краща порада - скористатися найпростішим форматуванням. Ця таблиця повинна працювати, щоб допомогти читачеві в розумінні та утриманні, а відволікати читача кольорами та формами.

Цей розділ зустрічається в аналітичних звітах, особливо в пропозиціях. У інформаційних звітах це буде використовуватися, коли метою звітів було дослідження витрат на якусь статтю.

Висновок

Висновок, як сказано в заголовку, завершує тіло звіту: він надає резюме основних ідей звіту. Хоча це не так довго, як резюме, воно може мати подібне відчуття, щоб забезпечити всебічне нагадування про ключові компоненти аналітичного або інформаційного звіту. Закриття звіту ніколи не повинно вводити факт чи ідею, не представлені раніше у звіті.

У продажах або переконливих звітах включіть у свій висновок, як ви збираєтеся реалізовувати свої ідеї для компанії і як вона збагатить компанію; поясніть, чому компанія повинна вибрати свій курс дій. Порівняйте статистику та дані та допоможіть читачам зрозуміти логічний вибір та курс дій, які допомогли б у виборі одного варіанту над іншим. Зверніться до свого досвіду з цього питання і допоможіть їм зрозуміти, що ваша ідея - це вибір, який вони шукають. Виходячи з вашого досвіду, вони, швидше за все, візьмуть вашу сторону, якщо ви ефективно представите аргумент.

Практика Питання

Хейлі пише пропозицію для свого старшого менеджера, KJ. За її оцінками, звіт вийде довжиною близько 25 сторінок. Вона знає, що ця робота буде класифікована як офіційний звіт. Що з наступного може Хейлі використати у своєму офіційному звіті як частину тіла звіту?

• столи експонатів
• апендикс
• дослідження або метод розділу

Відповідь

дослідження або метод розділу

Назад питання звіту

Це може здатися загальним, щоб сказати, що все, що залишилося, йде в задній матерії (також називається додатками). Це, здається, знецінює значну важливість матеріалу, знайденого в цьому розділі; однак задня частина може надати критичні деталі, які не могли легко вміститися в тіло звіту. Цей розділ може використовуватися як в інформаційних, так і в аналітичних звітах.

У задній частині є мало прози для пояснення або з'єднання різних предметів, оскільки мета кожного пункту була пояснена в тілі звіту, коли кожен елемент був вперше посиланий. Таким чином, зворотна справа - це просто розташування цих більш детальних елементів, які мають вирішальне значення для підтримки звіту.

Немає «стандартного» переліку пунктів, які слід включити до зворотного питання звіту. Якщо звіт є відповіддю на RFI або RFP, можуть бути великі витрати, перераховані. В інших випадках цей розділ може включати зразки договорів, які можуть бути доопрацьовані, якщо заявка буде прийнята. Також можуть бути надані великі набори даних, які охоплюють набагато більше деталей, ніж дозволяє тіло звіту. Як згадувалося в нашому обговоренні тіла звіту, ви також можете знайти резюме фізичних осіб.

Простіше кажучи, цей розділ може містити все необхідне для подальшої підтримки вашого звіту; однак, протистояти спокусі перестаратися і включати лише елементи, які дійсно актуальні.

Практика Питання

Роман пише звіт про аналіз території для свого старшого менеджера Еллі. За його оцінками, звіт вийде довжиною близько 35 сторінок, виходячи з його знань про доповідь, завершену п'ять років тому. Він знає, що ця робота буде класифікована як офіційний звіт. Він озирається на попередній звіт, щоб розглянути, які розділи йому може знадобитися включити до звіту, який він генерує. Що з наступного може Роман використати у своєму офіційному звіті як частину зворотного питання?

• реферат
• альтернативна оцінка
• зберігати за даними магазину

Відповідь

зберігати за даними магазину

Організація офіційних звітів

Офіційні звіти можуть бути інформаційними або аналітичними. Логіка та загальна структура така ж, як і у неформальних звітів, розглянутих раніше в цьому розділі. Що змінюється, так це глибина кожної частини офіційного звіту.

Інформаційні звіти

Інформаційні формальні звіти, як правило, дотримуються тієї ж широкої структури, введеної з неофіційним звітом: вступ або передумови, підтримка або причини та резюме. Однак у офіційних звітах кожен з цих первинних розділів, ймовірно, має свої підрозділи (як обговорювалося на попередніх сторінках).

Пам'ятайте, незважаючи на тривалість офіційного звіту, його мета полягає в тому, щоб представити синтез основних ідей з дослідження, а не просто зібрати велику кількість даних. Якщо потрібні більш детальні дані, їх можна включити в задню матерію.

Аналітичні звіти

Аналітичні офіційні звіти, як правило, дотримуються тієї ж широкої структури, введеної з неофіційним звітом: вступ або передумови, підтримка або причини, рекомендації, а також висновок або резюме. Однак у офіційних звітах кожен з цих первинних розділів, ймовірно, має свої підрозділи (як обговорювалося на попередніх сторінках).

Порядок розділів в аналітичних звітах змінюється залежно від ймовірної реакції читача. Пам'ятайте, якщо очікується, що ваша аудиторія реагує нейтрально або позитивно на ваше повідомлення, то ваш висновок або рекомендація повинні бути запропоновані на початку доповіді. Якщо очікується, що аудиторія негативно відреагує на ваше повідомлення, то висновок або рекомендація пропонується ближче до кінця доповіді.

Практика Питання

Менеджер Медісона попросив її підготувати звіт про те, чи буде вигідним для її компанії відповісти на запит про пропозицію про надання всіх потреб місцевих шкільних послуг у сфері харчування в наступному навчальному році. Оскільки бос Медісон попросив пропозицію, вона вважає, що, швидше за все, він погодиться з її висновками. Загалом, який найкращий спосіб організувати її доповідь?

• Її рекомендація повинна наблизитися до початку доповіді.
• Їй не варто включати рекомендацію, так як цілком ймовірно читач прийде до такого ж висновку, що і вона.
• Її рекомендація повинна наблизитися до кінця доповіді.

Відповідь

Її рекомендація повинна наблизитися до початку доповіді.

Як написати офіційний звіт

Написання офіційних звітів, таких як неформальний звіт, та будь-яке інше завдання написання слід за тими ж трьома кроками. По-перше, це планування. Друге - написання. По-третє - ревізія.

Малюнок 1.

Планування офіційного звіту

У всьому діловому написанні першим кроком є перевірка і подивитися, чи є прописана структура для документа, який ось-ось буде створений. Якщо так, дотримуйтесь цього. Багато офіційних звітів мають конкретні формати, яких потрібно точно дотримуватися. Наприклад, деякі запити та відповіді на пропозиції продажу стають частиною договору; отже, ви повинні переконатися, що такі документи мають юридичну перевірку як при плануванні документа, так і в рамках остаточного етапу розгляду.

Інші кроки при підготовці офіційного звіту слідують так само, як і для неформального звіту. Однак у неофіційному звіті менш імовірно, що буде кілька письменників. З офіційним звітом може бути багато дописувачів. Якщо так, важливо зустрітися як група, щоб розділити роботу, поговорити про стиль та спланувати, як підсумковий документ буде зібраний та відредагований, щоб забезпечити загальний голос або тон у всьому. Можливо, ви захочете розглянути деякі стратегії, розглянуті в Модулі 12: Співпраця в командах і в різних командах.

Далі ви завершите будь-який збір даних, необхідних. Офіційний звіт, ймовірно, вимагає великого планування та збору даних: деякі пропозиції можуть потребувати тижнів або місяців у дослідженні та підготовці. Наприклад, подумайте про пропозицію на наступні три роки нових локацій магазину або будівництва. Автору (швидше за все, колективу авторів) знадобляться первинні та вторинні дослідження, для збору та аналізу яких потрібно багато часу.

Ви будете використовувати знання цих даних, щоб створити контур звіту. Побудуючи цей контур, знову врахуйте глибину розуміння читача та ймовірність того, що погляди читача узгоджуються з визначенням звіту.

При груповому написанні може бути кілька координаційних зустрічей на кожному етапі створення документа.

Написання офіційного звіту

Написання офіційного звіту є набагато простішим завданням після того, як ви створили детальний план у процесі планування. Цей контур - це те, що допомагає написанню рухатися, оскільки ви вже точно знаєте, що потрібно надати, де і коли. При написанні офіційного звіту в команді ретельно побудований контур полегшує присвоєння розділів звіту різним авторам з колективу. Потім письменник або письменники можуть зосередитися на структурі абзаців, формулюванні та формулюванні, використовуючи уроки, знайдені в Модулі 2: Письмо в бізнесі.

З офіційним звітом вкрай рідко можна побачити випадкові фрази, які можна знайти в короткому повідомленні або неофіційному звіті. У формальних звітах рідко використовуються особисті займенники, скорочення або пасивні дієслівні структури. Однак це не означає, що мова повинна бути ходульним або використовувати надмірно довгі слова. Ви продовжуватимете використовувати ту саму чіткість формулювань, що й у всіх бізнес-комунікаціях.

Форматування звіту

Формальні звіти реалізують багато навичок форматування, які ви дізналися раніше. Зазвичай формальні звіти є одинарними інтервалами з подвійними пробілами між абзацами. Зазвичай абзаци не мають відступів, але це може відрізнятися від організації до організації. Права частина абзаців ліва рвана.

Заголовки розділів завжди надаються в офіційному звіті. Допустимо використовувати етикетки відповідно до мети розділу (наприклад, Вступ, Висновки, Методи дослідження). У заголовках також можуть використовуватися терміни, безпосередньо пов'язані з метою звіту, такі як «Проблема псування фруктів», «Факти про псування фруктів», «Пропозиції щодо поліпшення свіжості фруктів». Ви також можете мати конкретні підзаголовки в більш загальних заголовках розділів.

Формальні звіти всіх типів використовують номери сторінок. Сторінки можуть бути пронумеровані у форматі 1—50, або вони можуть бути пронумеровані розділом, наприклад Методи 1 — Методи 50. Матеріал у передній частині звіту, як правило, нумерується малими римськими цифрами (i—ix).

Перегляд офіційного звіту

через довжину та можливу тематичну складність офіційних звітів, остаточний огляд займає більше часу, ніж ви могли б очікувати, і залучає більше людей. Як згадувалося на початку цього розділу, деякі звіти можуть вимагати додаткового юридичного розгляду.

Найефективніший спосіб забезпечити професійний документ - це мати команду фізичних осіб самостійно читати документ, відзначаючи зміни, виправлення та питання, як вони йдуть. Потім ця команда збирається як група з однією особою, яка відповідає за збір усіх виправлень. Ця людина забезпечує безперервність у всьому документі. Якщо такий формальний процес не може бути завершений, то вам слід працювати над тим, щоб забезпечити наявність принаймні двох рецензентів, які рецензують роботу, яку вони самі не написали.

Як уже згадувалося раніше, остаточна редакція повинна враховувати як граматику, так і стиль, а також перегляд основної мети документа.

Практика Питання

Гвадалупе є менеджером з м'яса та морепродуктів для швидко розширюється продуктової мережі Valuetown. Розширення Valuetown відбулося здебільшого шляхом скупки індивідуальних магазинів або невеликих мереж у регіоні. Однією з проблем, з якою зіткнулася Гуадалупе, є те, що дисплеї та зберігання в цих магазинах не мають чудової форми, і часто м'ясо не може бути відображено. Valuetown також витрачає багато на ремонт. Гвадалупе зробив аналіз того, скільки коштують старі холодильні установки з точки зору ремонту та втраченого доходу. Її менеджер сказав їй написати звіт, щоб представити раді Valuetown з проханням про нові підрозділи. Як вона повинна вчинити?

• Вона повинна попросити час виступити з презентацією на наступному засіданні ради, а потім прийняти питання. Вона більш переконлива особисто, ніж на папері.
• Вона повинна написати офіційний звіт зі своїми висновками на фронті, резюме її аналізу посередині та зворотного питання, що включає в себе вихідні дані про витрати та втрачені доходи, а також передбачувані витрати на заміну одиниць. Ця доповідь повинна бути ретельно відредагована та вичитана, щоб він був стилістично досконалим і відповідав потребам її аудиторії.
• Вона повинна написати неформальний звіт, який коротко підсумовує те, що вона хоче зробити, дає основні моменти свого аналізу, а потім залишає більшу частину даних у зворотному питанні. Її мета повинна полягати в тому, щоб отримати цей звіт якомога швидше, навіть якщо він має кілька помилок.

Відповідь

Вона повинна написати офіційний звіт зі своїми висновками на фронті, резюме її аналізу посередині та зворотного питання, що включає в себе вихідні дані про витрати та втрачені доходи, а також передбачувані витрати на заміну одиниць. Ця доповідь повинна бути ретельно відредагована та вичитана, щоб він був стилістично досконалим і відповідав потребам її аудиторії.