6.3: Неофіційні звіти

Що ви навчитеся робити: Створіть неформальний звіт

Неофіційні звіти в бізнес-обстановці, як правило, коротші за довжиною і мають менше розділів, ніж офіційний звіт. Співробітники більшості організацій створюють і використовують неформальні звіти. Майже всі неформальні звіти призначені для внутрішнього використання. Деякі установи прописали формати, а інші - ні. Як ми вже обговорювали раніше, неформальний звіт вписується в одну з двох великих категорій:

• інформаційний звіт
• аналітичний звіт

Інформаційний звіт надає довідкову інформацію та інформацію, не досягаючи оцінки. Вони включають прості звіти, такі як протоколи нарад, звіти про витрати та прогрес або оновлення статусу. Аналітичний звіт надає приблизно таку ж інформацію, як і інформаційний звіт разом з оцінкою або рекомендацією. Ці звіти можуть включати техніко-економічні обґрунтування, обґрунтування звітів та пропозиції.

Більшість організацій мають певні форми та політики для найпростіших звітів, таких як звіт про відшкодування пробігу. Інші прості звіти не настільки обмежені.

Результати навчання

• Диференціювати типові типи неформальних звітів
• Обговорення різних методів обміну неформальними звітами
• Обговорити мету спільних розділів неформального звіту
• Визначте, як організувати неформальний звіт на основі аналізу аудиторії
• Обговоріть, як написати неформальний звіт

Неформальні звіти - це хліб і масло звітів. Цілком ймовірно, що всі співробітники будуть нести відповідальність за багато неформальних звітів про свою кар'єру.

Види неформальних звітів

Нижче наведено типові види неформальних звітів. Майте на увазі, що може бути певне перекриття з офіційними звітами (тобто деякі типи звітів можуть бути неформальними або формальними).

• Протоколи засідань - це тип неформального звіту, який підсумовує обговорення та результати зустрічі. Ці звіти носять інформаційний характер. Вони є резюме, а не прямий збір усіх висловлювань усіх присутніх.
• Звіти про витрати - це неформальні звіти, які майже завжди мають встановлений формат. Ці звіти складаються насамперед із суми витрат за видами витрат. Вільного письма мало або немає.
• Оновлення статусу можуть бути внутрішніми для компанії при вирішенні бізнес-ситуації, або вони можуть бути зовнішніми при наданні статусу проекту іншій організації. Ці звіти короткі і щільно орієнтовані на мету. Вони являють собою інформаційні звіти.
• Доповіді про поїздки або конференції використовуються для підведення підсумків і передачі навчання з поїздки або конференції. Вони є інформаційними, і вони збільшують цінність поїздки або конференції, коли вони діляться тим, що було вивчено з іншими.
• Пропозиції або техніко-економічні звіти для менших або простіших проектів також можуть вважатися неофіційними звітами. Вони є аналітичними, оскільки вони забезпечують аналіз та пропонують напрямок.

Практика Питання

Дена, яка керує командою у відділі соціальних медіа своєї компанії, хоче розглянути можливість зміни макета робочого простору своєї команди, щоб включити більше спільних робочих просторів. Вона хоче знати, чи це викличе невдоволення будь-якого працівника або змусить членів команди відчувати себе так, ніби вони не встигають зосередитися на особистих проектах. Дена попросила свого помічника Анжелу провести фокус-групу з семи співробітників, щоб поговорити про вплив цієї можливої зміни. Який тип неформального звіту Анжела, швидше за все, написала б?

• техніко-економічний звіт
• протокол засідань
• доповідь конференції

Відповідь

протокол засідань

Обмін неофіційними звітами

Неофіційні звіти можуть бути доставлені в різних форматах, включаючи листи, замітки, електронні листи та цифрові публікації (наприклад, блог). Хоча ваш спосіб доставки може вплинути на формат вашого звіту, написання та мета залишаться незмінними.

Неофіційний звіт може бути чимось таким простим, як заповнена стандартизована форма, розроблена компанією; він також може бути чимось складнішим, наприклад, неофіційною пропозицією. Неофіційні звіти можуть бути інформаційними або аналітичними.

Неофіційні звіти можуть мати внутрішню або зовнішню аудиторію. Формат звіту повинен відповідати одержувачу:

• Для внутрішнього спілкування використовуються замітки.
• Листи використовуються для зовнішнього спілкування.
• Веб-публікації зазвичай використовуються для зовнішньої комунікації, але установи, які мають приватні мережі, можуть використовувати ці публікації для внутрішньої комунікації.
• Електронна пошта може використовуватися для внутрішніх або зовнішніх звітів залежно від політики компанії.

Незалежно від способу передачі, структура та зміст вашого звіту будуть базуватися на типі звіту.

Практика Питання

Анжела закінчила свій звіт про потенційну зміну планування робочого місця і тепер повинна поділитися звітом з Дена, яка попросила доповідь. Анжела повинна ________.

• відправити лист зі звітом в якості тіла
• роздрукувати копію звіту та прив'язати її до друкарні
• роздрукувати копію звіту і покласти його в кошик Дена

Відповідь

відправити лист зі звітом в якості тіла

Розділи неформальних звітів

Неформальні інформаційні звіти зазвичай включають наступні три розділи:

• Вступ або передісторія
• Підтримка або причини
• Резюме

Неформальні аналітичні звіти зазвичай включають наступні чотири розділи:

• Вступ або передісторія
• Підтримка або причини
• Рекомендації
• Висновок або резюме

Вступ або передумови

Короткий розділ, що знайомить читача з «чому» доповіді. У більш складних звітах введення може включати фон, постановку проблеми, конкретні цілі або все вищезазначене.

Підтримка або причини

Тут ви будете включати свої факти, висновки та дані. Автори, новачки до звітів, можуть зробити помилку, надаючи списки даних та іншої інформації, знайденої в результаті досліджень. Однак більшість бізнес-менеджерів можуть знайти інформацію самостійно з часом. Метою цього розділу звіту є подання резюме основних ідей з дослідження - це не просто набір необроблених даних.

Якщо потрібні більш детальні дані, додаток є найбільш імовірним місцем для вибору ключових вихідних даних.

Цей розділ може включати методологію дослідження.

Рекомендації

Цей розділ міститься лише в аналітичних звітах; він показує, як дані підтримують рекомендації, наведені у звіті. По суті, автор пов'язує логічні елементи даних таким чином, що вказує на рекомендацію.

Пам'ятайте, що читачі очікують рекомендації з допоміжними даними; вони не очікують, що вони будуть працювати над усіма даними самостійно.

Висновок або резюме

Цей короткий розділ завершує звіт і дає короткий підсумок наданої в ньому інформації.

Практика Питання

Софія помітила, що клієнти перевіряють лінії в її магазині були набагато довше, ніж вони були в неділю під час типового тихого «церковного часу». Хоча не було потворних сцен, були деякі незадоволені клієнти. Софія просить свого ранкового менеджера Валері відстежувати кількість клієнтів на кожному стенді для перевірки протягом наступних 30 днів і порівняти його з минулорічними цифрами. Софія задається питанням, чи ця нова зміна пов'язана з роботою місцевої футбольної команди чи через зростання населення в цьому передмісті. Валері збирає дані стенду шашки і починає свій контур для короткого звіту. З яких основних розділів вона повинна почати?

• введення, підтримка, резюме
• відкриття, корпус, закриття
• вступ, підтримка, рекомендації, резюме

Відповідь

введення, підтримка, резюме

Організація на основі аналізу аудиторії

Логіка організації звітів така ж, як і логіка, розглянута в Модулі 2 для коротших повідомлень. Звіти аналізують аудиторію таким же чином. Різниця полягає в глибині необхідної інформації. Думати про свою аудиторію або зацікавлені сторони є одним з найважливіших міркувань при створенні звіту. Важливо пам'ятати, що ваша аудиторія може бути ширшою, ніж ви очікуєте (пам'ятайте про обговорення типів зацікавлених сторін з попереднього цього модуля): ваші потенційні читачі зацікавлені в змісті звіту з багатьох причин, виходячи з їх унікальної роботи. функції.

Щоб визначити, які типи розділів ви повинні використовувати у своєму неофіційному звіті, подумайте про мету звіту (ці розділи можуть натхнення з стандартизованих розділів, що використовуються в офіційних звітах, про які ми поговоримо пізніше) стосовно вашої аудиторії.

Організація звіту

Якщо ваша аудиторія, як очікується, реагує нейтрально або позитивно на ваше повідомлення, то ваш висновок або рекомендацію слід запропонувати на початку доповіді. Таким чином, ваш звіт буде викладено так. Спочатку ви б написали вступ, фон або розділ проблем. Далі йдуть ваші висновки або рекомендації. Вони підкріплені розділом підтримки або причини, в якому детально описані факти, дані або висновки. Заключний розділ, як правило, є певним подальшим обговоренням, аналізом або резюме. Пам'ятайте, що введення цих розділів з описовим заголовком може допомогти вашим читачам, особливо якщо розділи складаються з декількох абзаців.

Малюнок 1: Організація інформаційного звіту

Якщо очікується, що аудиторія негативно відреагує на ваше повідомлення, то висновок або рекомендація пропонується ближче до кінця доповіді. Ця альтернативна організація дозволяє читачеві дійти подібного висновку з вашим на основі запропонованих досліджень та логіки. Таким чином, ваш звіт буде викладено так: Спочатку ви б написали своє вступ, фон або проблему. Наступним розділом буде розділ підтримки або причини, в якому детально описані факти, дані або висновки, які привели вас до вашого висновку. Далі ви включите обговорення, аналіз або резюме. У цих розділах робляться логічні чи емоційні аргументи, які можуть вплинути на розуміння читача. Потім ваш звіт завершується вашими висновками або рекомендаціями. Пам'ятайте, що введення цих розділів з описовим заголовком може допомогти вашим читачам, особливо якщо розділи складаються з декількох абзаців.

Малюнок 2: Організація аналітичного звіту

Форматування звіту

Хоча неформальні звіти не можуть використовувати широке або стандартизоване маркування розділів, а також не мають необхідної довжини окремих розділів, кожен розділ має унікальне призначення. Однак ці «розділи» можуть бути парою абзаців, а не повністю відокремленим розділом із власними заголовками. У міру того, як звіт починає перевищувати сторінку або дві, заголовки нададуть величезну користь як читачеві, так і вам, оскільки читач краще розуміє і зберігає ваші основні ідеї.

швидке порівняння: використання заголовків?

Погляньте на ці два фіктивні тексти, щоб порівняти структуру неформального звіту без заголовків та неформального звіту, який використовує заголовки. (Зауважте, що ці приклади показують лише форматування звіту, а не ідеальний спосіб його написання.)

Заголовки можуть бути корисним інструментом для допомоги вашим читачам безпосередньо перейти до потрібної інформації. Зверніть увагу, що заголовки кидаються в очі вашого читача набагато легше, ніж фрази типу «в моєму дослідженні».

Практика Питання

Бос Кріса, Ясмін, хоче розглянути можливість зміни робочого графіка з 40 годин протягом п'яти днів на тиждень до 40 годин протягом чотирьох днів на тиждень. Вона хоче знати, чи викличе це невдоволення будь-якого працівника або збільшить вартість понаднормової роботи. Ясмін каже Крісу, що інші установи роблять це, і вона очікує, що дослідження Кріса виявить, що ця зміна має сенс. Кріс розраховує написати неформальний аналітичний звіт, який Ясмін може використовувати для підтримки рішення про внесення цієї зміни. Якщо Кріс знайде підтримку цій зміні, яка організація має найбільший сенс для його доповіді в цій ситуації?

• введення, підтримка/причини, рекомендація, висновок
• введення, рекомендація, підтримка/причини, висновок
• введення, рекомендація, висновок

Відповідь

введення, рекомендація, підтримка/причини, висновок

Як написати неформальний звіт

Написання неформальних звітів слідує тим же крокам, що й будь-яке інше завдання написання. По-перше, це план. Друге - написання. По-третє - ревізія.

Малюнок 1.

Планування неформального звіту

Коли вас попросять створити неформальний звіт, спочатку перевірте, чи має ваша організація форма або шаблон, які слід використовувати. Потім перевірте своє розуміння мети звіту.

Наприклад, скажімо, ви менеджер зміни в продуктовому магазині, і спостерігається збільшення скарг клієнтів на фрукти, які, здається, псуються швидше, ніж раніше. Менеджер магазину попросив вас створити звіт з цього питання. Вам потрібно визначити, чи хоче ваш менеджер знати причини псування фруктів (включаючи такі пункти, як час, кожен вид фруктів залишається свіжим з дати, типи контейнерів для доставки або температури одиниць зберігання), або якщо ваш менеджер хоче знати, що відбувається в магазині після того, як фрукти є отримані (як обробляються фрукти, скільки фруктів може сидіти поверх інших фруктів, або температура в різних одиницях зберігання). Мета звіту вплине на обсяг та тип дослідження, яке потрібно зробити.

Далі ви завершите будь-який збір даних, необхідних; до кінця проекту ви повинні мати більше даних і знань, ніж ви почали з (і, можливо, більше, ніж вам потрібно для самого звіту). Ви будете використовувати ці дані для створення контуру звіту. Письменники повинні подбати про те, щоб надати лише те, що потрібно для цілей доповіді: уникати блукання до цікавих побічних питань або представлення всього, що ви дізналися, чи це актуально чи ні.

У процесі написання звіту або майже будь-якого ділового написання крок планування повинен займати мінімум 25-30 відсотків часу або зусиль повного звіту.

Написання неформального звіту

Завдяки детальному контуру, створеному в процесі планування, фактичне написання неформального звіту має йти швидко. На цьому кроці ви зосередитеся на структурі абзаців, формулюванні та формулюванні, використовуючи уроки, знайдені в Модулі 2: Написання в бізнесі.

Іноді письменники чують термін «звіт» і думають, що їх стиль письма повинен змінитися. Те, що добре працює для коротких повідомлень, також добре працює для неформальних звітів. Основна відмінність полягає в тому, що звіт вимагає трохи більшої глибини, щоб належним чином повідомити своє повідомлення: слів і абзаців більше, але слова не повинні бути довшими або складнішими. Пишіть з тими ж навичками, що викладаються в Модулі 2: Письмо в бізнесі.

написання для вашої компанії

Різні компанії мають різні стилі для написання звітів: ви завжди повинні відповідати їх стилю вашого поточного закладу. Деякі компанії приймають більш невимушений стиль письма. Це може включати використання особистих займенників, таких як «Я рекомендую..» або «ми завершили опитування 20 осіб». Деякі компанії приймають використання сутичок, як у: «Команда контактів з клієнтами не могла дійти висновку щодо типів сумок, які слід використовувати», а інші - ні.

У всіх випадках пам'ятайте, що звіт може зберігатися протягом тривалого часу і може бути переглянутий багатьма читачами. З вашим поточним авторитетом і майбутнім авторитетом, можливо, на кону, як правило, краще бути в безпеці, використовуючи трохи більш професійний тон.

Форматування звіту

При написанні звіту пам'ятайте, що заголовки направляють читача, але, як і рядок теми електронної пошти, вони не замінюють чіткого, описового написання, яке допомагає читачеві залишатися в курсі. Під час написання звіту вам слід використовувати зведені заяви, оскільки кожен абзац або розділ закривається, щоб уникнути ривкового, відключеного відчуття у вашому письмі. Переконайтеся, що кожен новий розділ під заголовком має гарне речення теми, яке служить вступом до розділу.

Під час написання звіту ви можете взяти попередньо існуючий контур (з етапу планування) і використовувати попередньо відформатовані стилі заголовків текстового процесора для створення заголовків звіту. Це дає дві переваги: він швидко організовує ваш звіт приємним чином, і він відповідає вимогам ADA (Закон про американців з інвалідністю).

Під час написання звіту автори часто прагнуть додавати розділи просто тому, що вони «повинні бути там», а не зосереджуватися на меті кожного розділу та тому, як він може підтримувати звіт.

Більш сильним навиком написання є перегляд типу звіту та контуру, підготовленого до написання, а потім вибрати заголовки, які відповідають вмісту, а не вмісту, що відповідає заголовку. З неофіційними звітами стиль дещо розслаблений, тому заголовки повинні зосереджуватися на полегшенні доступу читача до інформації.

При написанні звіту або майже в будь-якому діловому написанні крок написання займає близько 40-50 відсотків від загального часу або зусиль для повного звіту. Це може здивувати багатьох письменників, які думають, що цей крок - це все, що вам потрібно виконати для звіту. Однак, якщо ви витратите час, щоб переконатися, що крок планування добре зроблений, написання йде набагато швидше, і ви будете робити кращий звіт.

Перегляд неформального звіту

Як і у більшості документів, останнім кроком у створенні звіту є той, який найчастіше пропускають або лише частково завершують письменники; насправді письменники часто навмисно пропускають цей крок, ймовірно, тому, що він закінчується тривалим процесом, і вони часто прагнуть подати свою роботу запитувачу.

Крім того, їхнє знайомство зі змістом може призвести до того, що вони бачать, що було задумано порівняно з тим, що насправді написано. Наприклад, випадково можна набрати пропозицію «Підсумовуючи, магазин повинен реалізувати новий план», «Підсумовуючи, магазин не повинен реалізовувати новий план» до плачевних результатів. Для боротьби з цим можна використовувати інструменти коректури обробки текстів, які вловлять деякі орфографічні помилки. Потім, скільки б часу це не займало, прочитайте звіт вголос. Член команди або колега є відмінним додатковим інструментом рецензування.

Ще один спосіб зазнати невдачі на цьому кроці - читати лише для коректури та граматичних помилок. Однак перегляд також повинен включати повернення до початкового запиту на звіт та повернення до початкового плану, щоб побачити, чи є звіт безпосередньо орієнтованим на заплановану мету. На шляху збору даних та пошуку нових ідей на тему може відбутися деякий ненавмисний зсув у фокусі написання. Подивіться, щоб переконатися, що присутня лише інформація, необхідна для вирішення теми. Переконайтеся, що основна мета чітко зустрічається у вашому письмовому вигляді.

У процесі написання звіту або майже будь-якого ділового написання крок перегляду займає близько 25-30 відсотків від загального часу або зусиль повного звіту.

Практика Питання

Бос Кріса, Ясмін, хоче розглянути можливість зміни робочого графіка з 40 годин протягом п'яти днів на тиждень до 40 годин протягом чотирьох днів на тиждень. Вона хоче знати, чи викличе це невдоволення будь-якого працівника або збільшить вартість понаднормової роботи. Ясмін просить Кріса заглянути в нього і підготувати звіт. Потім вона запитує Кріса, скільки часу знадобиться, щоб завершити цю роботу. Кріс думає про час кожного кроку. Ці великі кроки до створення звіту включають ________.

• введення, рекомендація, причини, висновок
• планувати, писати, переглядати
• створити і окреслити, написати тіло, знайти допоміжне дослідження, вичитувати

Відповідь

планувати, писати, переглядати