6.2: Бізнес-звіти

Last updated

Oct 25, 2022
Save as PDF
- 6.1: Чому це важливо - звіти
- 6.3: Неофіційні звіти

$\newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} }$

$\newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}}$

$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$

$\newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$

$\newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$

$\newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$

$\newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$

$\newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$

$\newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

$\newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$

$\newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$

$\newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$

$\newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$

$\newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$

$\newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$

$\newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$

$\newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

Що ви навчитеся робити: Обговоріть різні типи звітів та їх цілі

Співробітники більшості організацій створюють та використовують звіти; однак важливо пам'ятати, що бізнес-звіт - це помітно інший документ, ніж звіт, створений в академічній обстановці.

Звіти є ключовим інструментом комунікації в бізнесі, вони ефективно обмінюються та зберігають інформацію та рішення. Звіти класифікуються на два основних типи: неофіційні звіти та офіційні звіти. Обидві ці класифікації додатково розбиті за типом інформації. Цей модуль описує ці структури та типи звітів. У цьому модулі ви дізнаєтеся наступне:

Який тип звіту використовувати і коли
Які розділи можна знайти в кожному типі звіту
Як форматувати звіти

Доповідь, яка викладена добре полегшує читачеві розуміння його змісту. З чіткою функцією та метою, добре відформатований звіт встановлює довіру та професійні здібності творця звіту.

Результати навчання

Розрізняють неформальні та офіційні звіти
Розрізняють інформаційні та аналітичні звіти
Порівняйте та порівняйте різні типи зацікавлених сторін у бізнес-звітах

Неофіційні та офіційні звіти

Хоча немає єдиної різниці між неформальними та офіційними звітами, ми, як правило, можемо розрізняти їх на основі їх довжини та розділів.

Фотографія друкованого звіту з різними графіками.

Деякі кажуть, що формулювання та формулювання змінюються між неофіційними звітами та офіційними звітами від більш розмовних до більш формальних. Написання таких проблем, як ті, вивчаються протягом цього модуля. Специфіка формулювання та формулювання залежить від компанії та типу звіту. У будь-якому випадку автори повинні пам'ятати, що їхні звіти підвищують їхній імідж та авторитет на робочому місці. Точність кожного звіту, професіоналізм у макеті та чіткість написання - все це відображає достовірність, обґрунтованість та повне осмислення запропонованих рішень письменника. По суті, ви повинні зосередитися на простому, чіткому формулюванні та організації. Зосередьтеся на тому, як зробити повний сенс найлегшим для розуміння аудиторії.

Неофіційні звіти

Неформальні звіти, як правило, коротші, хоча кількість сторінок або слів не визначена. Подумайте про неофіційні звіти як документи менше десяти сторінок. У неформальному звіті зазвичай є конкретні теми, згруповані в абзаци, і ці теми, як правило, мають прості заголовки. Зверніть увагу, що хоча неформальні звіти часто не мають необхідних заголовків, ви можете натхнення з заголовків, необхідних у офіційних звітах.

Офіційні звіти

Формальний звіт, як правило, довший; хоча, знову ж таки, кількість сторінок або слів не визначена. Він може починатися з десяти сторінок і в деяких випадках перевищувати сто сторінок. З формальним звітом тема звіту або політика компанії, для якої він пишеться, визначає, які розділи, мітки, зміст та мета повинні бути використані в якості основи для звіту. У цих звітах розглядаються складні теми, які потребують суттєвого опису фону, досліджень з цієї теми та доказів, що підтверджують будь-які запропоновані рішення. Як збір даних, так і підсумок теми генерують довжину. Щоб зберегти цю велику кількість інформації організованою, звіт вимагає офіційних рубрик та тісної організації, щоб допомогти читачеві залишатися в курсі.

Практика Питання

Начальник Керрі, Хорхе, розглядає можливість зміни робочого графіка з 40 годин протягом п'яти днів на тиждень до 40 годин протягом чотирьох днів на тиждень. Він хоче провести попередній аналіз, щоб дізнатися, чи викличе це невдоволення будь-якого працівника або збільшить вартість понаднормової роботи. Найімовірніший формат Беріса для цього завдання - ________.

створити презентацію PowerPoint
створити офіційний звіт
створити неформальний звіт

Відповідь: створити неформальний звіт

Інформаційні та аналітичні звіти

Тепер, коли ми визначили різницю між неформальними звітами та офіційними звітами, давайте зануримося трохи глибше. Неофіційні звіти та офіційні звіти мають дві основні категорії: інформаційні та аналітичні звіти. Важливо пам'ятати, що до цих категорій можуть потрапляти як неформальні, так і офіційні звіти (тобто ви можете мати неформальний інформаційний звіт або формальний інформаційний звіт).

Інформаційні звіти

Інформаційний звіт містить короткий виклад інформації та даних, знайдених по тій чи іншій темі. Одним з таких звітів є звіт про витрати: цей звіт являє собою сукупність інформації, яка використовується для запиту розподілу коштів. Формат строго заздалегідь визначений і часто заповнюється в кінці відрядження.

Аналітичні звіти

Інша категорія звіту - аналітичний звіт. У цьому типі звіту інформація досліджується та збирається, потім звіт надає аналіз, який призводить до однієї або декількох рекомендацій. Наприклад, розглянемо звіт, який допомагає компанії визначити, де відкрити новий магазин. Звіт може розглядати три властивості щодо дорожнього руху, вартості землі та сусідніх магазинів, а потім рекомендувати найкращий сайт з альтернатив.

Практика Питання

Бос Кріса, Ясмін, хоче розглянути можливість зміни робочого графіка з 40 годин протягом п'яти днів на тиждень до 40 годин протягом чотирьох днів на тиждень. Вона хоче знати, чи викличе це невдоволення будь-якого працівника або збільшить вартість понаднормової роботи. Кріс дійсно сподівається, що Ясмін зробить цю зміну; він хотів би три дні на тиждень, незалежно від того, скільки часу робочий день. Що повинен робити Кріс?

Кріс повинен створити Інформаційний звіт.
Кріс повинен створити аналітичний звіт.
Кріс повинен створити опитування, щоб поділитися з усіма співробітниками.

Відповідь: Кріс повинен створити Інформаційний звіт.

Зацікавлені сторони

При написанні будь-якого професійного документа важливо виявити потенційних зацікавлених сторін. Зацікавлена сторона - це кожен, на кого вплине зміст того, що ви пишете. Те, як ви вирішите написати свій документ або навіть вибір написання документа, може стати етичним питанням для зацікавлених сторін. Дуже важливо враховувати свої основні цілі перед написанням. Наприклад, звіт про фокус-групи споживачів, які, як правило, негативно ставилися до нової рекламної кампанії компанії, повинен враховувати такі питання, як керівництво вищої ланки отримає новини та яка інформація буде найбільш корисною для команди, яка працює над кампанією, яка рухається вперед.

За словами Пола Андерсона, автора книги «Технічна комунікація: підхід, орієнтований на читачів», існує три типи зацікавлених сторін ^[1]:

Пряма
непрямі
Віддалений

Прямі зацікавлені сторони - це ті, на які спочатку впливає те, що ви пишете. Наприклад, якщо ви пишете про відкриття нового місця утилізації відходів, зацікавлені сторони чітко включають компанію, для якої ви пишете звіт. Однак компанії з утилізації, які можуть використовувати цю ділянку відходів у майбутньому, також вважаються прямими зацікавленими сторонами, оскільки вони будуть перебувати в тій же ситуації, що і поточна компанія. Їх майбутній бізнес буде впливати залежно від того, чи буде ваша пропозиція прийнята чи відхилена.

Непрямі зацікавлені сторони - це ті, на які не впливають пізніше. Використовуючи попередній приклад місця утилізації відходів, громадяни в цьому районі були б непрямими зацікавленими сторонами. Зацікавлені сторони не обов'язково повинні бути людьми: прилеглі екосистеми були б непрямими зацікавленими сторонами цієї ж пропозиції. Якби туди скидали токсичні відходи, це завдало б шкоди тваринам, річкам та життю рослин поблизу.

Нарешті, віддалені зацікавлені сторони не постраждали до далекого майбутнього. Одним із прикладів, за нашим гіпотетичним місцем утилізації відходів, є майбутні покоління. Хоча це може здатися надуманим, історично існували випадки, коли токсичні або отруйні матеріали були утилізовані неправильно, а стік, який пішов у озера та струмки, спричиняв вроджені дефекти. Хоча це віддалено, це потрібно враховувати при написанні документа. Ця категорія віддалених зацікавлених сторін виводить на перший план одну головну відмінність між звітами та іншими видами ділового спілкування: звіти можуть мати тривалий термін служби і бути переглянуті далеко в майбутньому.

Практика Питання

Кріс завершив звіт про зміну робочого дня з п'яти днів до чотирьох днів на тиждень. Коли він робить своє остаточне читання перед тим, як дати Ясмін свої висновки, Кріс дивується, хто ще може побачити звіт. Є деякі колеги і навіть завсідники магазинів, які можуть не бути в захваті від змін. Як Кріс думає про те, як висновки можуть знайти свій шлях до людей за межами Ясмін, Кріс думає про ________.

прямі та непрямі зацікавлені сторони
непрямі та віддалені зацікавлені сторони
прямі та віддалені зацікавлені сторони

Відповідь: непрямі та віддалені зацікавлені сторони

Андерсон, Пол В.Т. Технічна комунікація: підхід, орієнтований на читача. Мейсон, Огайо: Навчання Cengage, 2007. ←