3.6: Використання правильного каналу зв'язку

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11491

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Що ви навчитеся робити: Визначте відповідний канал зв'язку для певного типу повідомлень

Як співставити електронний канал зв'язку з аудиторією та повідомленням? Враховуючи всі методи, які ми обговорювали в цьому модулі, яка найефективніша методика, заснована на ситуації, доступній сьогодні?

результати навчання

Визначте відповідний канал зв'язку для певного типу повідомлення

Досягнення технологій відкрили двері для безлічі транспортних засобів для спілкування в бізнесі сьогодні. У письмовому діловому спілкуванні найважливішою є ідея і мета повідомлення, уважно стежать за тим, як воно пишеться, а потім якими засобами воно направляється. Гармонізація цих трьох характеристик визначить, наскільки ефективно отримано повідомлення.

Оскільки ми вже обговорювали, як ми пишемо різні цифрові повідомлення, ми зараз зупинимося на третьому елементі - який електронний канал ділової комунікації слід використовувати для даного повідомлення. Ось кілька критеріїв, про які слід пам'ятати при визначенні того, який канал зв'язку використовувати:

Хто є аудиторією?
Наскільки важливим є повідомлення?
Який рівень конфіденційності?
Скільки потрібно інтерактивності?
Скільки інформації потрібно передати?

Ми завжди починаємо створення меседжів з урахуванням аудиторії - для того, що ми говоримо, як ми це говоримо, і яку техніку спілкування використовуємо. Щоквартальний звіт про ефективність діяльності компанії, ймовірно, не надсилається фінансовим директором всім працівникам компанії. Надсилання мультимедійної слайд-колоди для запиту часу на вашого менеджера, швидше за все, надмірно. Було б недоречно, щоб хтось у відділі кадрів використовував IM для зв'язку з керівництвом щодо резюме кандидатів на співбесіду на новий віце-президент з маркетингу. Це, звичайно, екстремальні приклади, але всі вони ілюструють один і той же базовий момент.

практика питання

Важлива компанія VP залишає свою посаду. Який найкращий спосіб донести цю організаційну зміну внутрішньо та конфіденційно?

електронна пам'ятка
внутрішні соціальні медіа
IM всім співробітникам

Відповідь: внутрішні соціальні медіа

Хоча наведені вище критерії перераховані як окремі пункти, їх потрібно враховувати разом при виборі відповідних каналів зв'язку. Наприклад, якщо вам потрібно отримати швидке запитання, звільнене до члена вашої команди на спільному проекті, врахуйте наступне: По-перше, одержувач є товаришем по команді, і ви, ймовірно, часто спілкуєтеся з ними. По-друге, повідомлення - це швидке запитання, яке потрібно негайно прибути, щоб зберегти проект на шляху. По-третє, інформація, ймовірно, не є надто секретною; і по-четверте, вам потрібно, щоб вони могли якомога швидше повернутися до вас з відповіддю. Проїжджаючи кілька наших перелічених критеріїв, ми дійшли б висновку, що IM буде найкращим способом виконати роботу.

Як щодо випадку повідомлення, яке потрібно надіслати вашому менеджеру, щоб повідомити їй про нову розробку щодо майбутньої великої ділової угоди? По-перше, оскільки ваша аудиторія є вашим менеджером, ви хотіли б використовувати правильну, формальну та повну мову. По-друге, повідомлення є важливим - воно, ймовірно, буде розповсюджено на більш високих рівнях управління і повинен буде служити записом статусу угоди. По-третє, може знадобитися певна конфіденційність через характер обговорюваної інформації, особливо якщо це публічна компанія. Нарешті, повідомлення, ймовірно, не вимагатиме багатого рівня інтерактивності, оскільки воно призначене для інформування обмеженої аудиторії. Для цього прикладу, електронна пошта, ймовірно, буде найкращим каналом зв'язку.

приклади

Інший сценарій: Ваша команда першою працює разом з новим дистриб'юторським партнером над важливим великим клієнтом. Після того, як ви витратили місяці на розробку перегинів ефективного процесу між командами в обох компаніях, ваш менеджер повідомляє вам, що інша група у вашій компанії почне працювати з цим новим партнером над іншим спільним клієнтом. Вас просять довести цю нову групу до швидкості, як працювати з цим новим партнером. Виходячи з наших критеріїв вище, чи будемо ми надсилати новій групі миттєві повідомлення, електронну записку, електронну пошту, звіт або використовувати блог чи вікі?

Подумайте про п'ять критеріїв розгляду найкращого каналу для використання: аудиторія, важливість повідомлення, рівень конфіденційності, рівень необхідної інтерактивності та кількість інформації, яку потрібно передати. Напишіть свої думки нижче:

Тепер, коли ви зайняли деякий час, щоб розглянути сценарій і записати свої думки, давайте розглянемо факти. Аудиторія - це внутрішня група, інформація важлива і конфіденційна, ніякої інтерактивності насправді не потрібно, і, ймовірно, є пристойний обсяг документації, яку потрібно записати. Цю комунікацію найкраще представити як вікі, яка проживає у внутрішній інтрамережі для широкого доступу, але тільки персоналом компанії.