3.4: Інші внутрішні комунікації

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11471

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Що ви навчитеся робити: Визначте інші поширені методи професійного спілкування

Де ланцюжки електронної пошти та ListServs вписуються в професійне ділове спілкування? Чи можна використовувати SMS-повідомлення та миттєві повідомлення для професійних цілей? Які мультимедійні платформи сьогодні важливі та забезпечують цінність для бізнес-професіонала?

результати навчання

Обговоріть використання ланцюжків електронної пошти та списків
Порівняйте різні методи обміну миттєвими повідомленнями та текстовими службами
Визначте професійні програми мультимедійних платформ
Визначте професійні програми соціальних мереж

Мережі електронної пошти та список

Ранній цифровий метод професійної групової комунікації був через групові або масові ланцюжки електронної пошти. Однією з переваг використання електронної пошти є те, що відправник може легко додати скільки завгодно одержувачів, використовуючи поля Кому, Копія або Прихована копія в заголовку. Будь-які відповіді одержувачів зберігаються під цим оригінальним електронним листом і дозволяють отримувати інтерактивні коментарі та відповіді від усіх сторін у призначеній групі повідомлень. Ці складені електронні листи, що містять повідомлення відповіді на одну тему, називаються ланцюжком електронної пошти. Однак частіше ви почуєте, як це називається потоком електронної пошти, оскільки фраза «ланцюжок електронної пошти» в даний час має негативний відтінок через свою асоціацію з ланцюговими практиками електронної пошти. Мережеві електронні листи - це тип електронної пошти, який просить одержувачів переслати електронний лист кільком людям. Вони вважаються різновидом спаму або електронної небажаної пошти, оскільки вони часто містять неправдиву інформацію, містифікації або версію схеми Понці.

Одним з поширених видів використання електронної пошти в роздрібній торгівлі є надання інформації клієнтам, наприклад, акція продажу або відкликання дефектних товарів. Оскільки електронна пошта є доступним способом досягти великої клієнтської бази, спокусливо захотіти надсилати масові електронні листи. Тим не менш, масовий підхід електронної пошти до надсилання такого типу інформації може швидко стати неслухняним, оскільки одержувачів так багато, і всім учасникам дозволено відповідати оригінальному відправнику або один одному. Це може призвести до того, що потоки відповідей вбудовуються в інші теми, що ускладнює пошук конкретної інформації легко. Крім того, масові електронні листи ризикують порушити конфіденційність одержувачів, розкриваючи всі адреси електронної пошти одержувачів, якщо відправник не використовує відповідну опцію Cc або Bcc.

Для вирішення цих обмежень та потенційних зобов'язань компанії розробили програмне забезпечення для списків розсилки, яке частіше називають listserv. Програмне забезпечення Listserv було створено, щоб допомогти керувати більшою кількістю користувачів і в комерційних цілях. Listservs надають спосіб охопити тисячі людей електронною поштою, коли вони підписуються на listserv. Програмне забезпечення Listserv також управляє «підписатися/відписатися» адміністрування і дозволяє різьбове обговорення вмісту електронної пошти серед користувачів у списку. Термін listserv (написаний зареєстрованим ліцензіатом товарного знака, L-Soft International, Inc., як LISTSERV) використовувався для позначення програм електронних списків розсилки, які дозволяють відправнику відправити один електронний лист до списку, який потім прозоро надсилає його на адреси абонентів списку .

Сьєрра клуб

Сучасним і успішним прикладом компанії, що використовує технологію listserv, є The Sierra Club. Сьєрра Клуб є 600 000 членів низової екологічної організації. Це некомерційна організація, що підтримується членами громадських інтересів, яка сприяє збереженню природного середовища шляхом впливу на рішення державної політики: законодавчі, адміністративні, правові та виборчі.

Системи списків розсилки, які керуються вручну, які покладаються на адміністраторів людини, не можуть йти в ногу з попитом таких великих груп. Десятки тисяч членів клубу були виключені з отримання своєчасної інформації та участі в обговореннях електронної пошти, чекаючи, поки адміністратор додасть їх до списку підписки. Завдяки сьогоднішньому програмному забезпеченню listserv, процедури управління та підписки на списки розсилки прості та гнучкі, що призводить до збільшення зростання та спеціалізації списків, що працюють на скромно оціненому обладнанні.

дізнатися більше

Ви можете знайти більше реальних прикладів компаній, які використовують програмне забезпечення listserv на веб-сайті L-Soft Case Studies.

практика питання

Ліссерви є ефективним способом ________.

забезпечити потоковий чат в інтранеті компанії.
надавати адреси електронної пошти корпоративним серверам для зберігання і резервного копіювання.
надсилати, підтримувати та адмініструвати електронну пошту сотням тисяч користувачів одночасно.

Відповідь: надсилати, підтримувати та адмініструвати електронну пошту сотням тисяч користувачів одночасно.

Обмін миттєвими повідомленнями та текстовими повідомленнями

Служба коротких повідомлень (SMS), або текстові повідомлення, мають місце в наборі інструментів цифрового ділового спілкування. Однією з корисних функцій SMS-мережі є можливість транслювати короткі сплески інформації на мобільні пристрої в разі виникнення надзвичайної ситуації. Є й інші програми, які потрапляють в категорію «не відповідати», наприклад, односторонні текстові повідомлення, які широко використовуються. Зараз до нас зазвичай звертається наш оператор мобільного телефону, щоб бути поінформованим, що рахунок повинен, наш банк, щоб повідомити нам, що рахунок перемальований, або аптека надсилає нам нагадування забрати рецепт. Також компанії можуть скористатися технологією SMS для маркетингових кампаній, щоб залучити клієнтів автоматизованими підказками та відповідями.

Обмін миттєвими повідомленнями (IM) стає все більш популярним як інструмент ділового спілкування, особливо для більш неформального спілкування. Деякі приклади широко використовуваних служб обміну миттєвими повідомленнями є Google Talk (зазвичай називається Google Chat), Slack, Jabber, Spark та багато інших. Переваги IM полягають в тому, що повідомлення відправляються і приймаються миттєво в режимі реального часу, а відповіді організовуються в форматі «бесіди», який підтримує двосторонній зв'язок. Колеги, які працюють над спільним проектом, але розділені на відстань, можуть спілкуватися так само, як ніби вони знаходяться в сусідній кабінці. Під час конференц-дзвінків з клієнтом команда продажів може передавати інформацію «приватно» один одному, щоб прокоментувати те, що йдеться.

Наступний приклад - приватний чат між Пітером і Томом - продавцями на конференц-зв'язку з потенційним клієнтом. Розмова Пітера і Тома буде вважатися бесідою зворотного каналу. Це коли люди використовують мережеві комп'ютери (часто через IM) для підтримки онлайн-розмови в режимі реального часу поряд з основною груповою діяльністю або живою розмовною розмовою.

Петро: Зараз 1:00. Коли наша перспектива сказала, що він приєднається до нас на цій конференції?

Том: О, він зараз входить.

Петро: Я щойно чув, як він сказав, що він запізнився, бо його дзвінок з нашим конкурентом закінчився?

Том: Так. Нам потрібно буде трохи змінити порядок денний. Чому б вам не запитати його, що він думав про продукт конкурента?

Петро: Гаразд, це спрацювало. У нас є краща історія для простоти використання. Давайте перейдемо прямо до цієї частини нашої презентації.

Том: Звучить добре.

Том пішов із сеансу...

Ще одним корисним додатком IM є інтерактивна підтримка клієнтів. Все більше і більше клієнтів запрошують спілкуватися в режимі онлайн з фахівцем під час відвідування веб-сайту підтримки компанії, або коли вони затримуються по телефону.

Використовуючи засоби обміну миттєвими повідомленнями та SMS, важливо пам'ятати, що, хоча ці системи обміну повідомленнями відчувають себе більш неформальними, ви все ще дієте в професійній обстановці. Під час спілкування через внутрішню систему обміну миттєвими повідомленнями з колегою, який є особистим другом, вам, ймовірно, прийнятно опустити великі літери та розділові знаки. Однак, розмовляючи з клієнтом або з колегою або менеджером на тему, пов'язану з компанією, ви повинні спілкуватися професійно.

Хоча IM та SMS є чудовими інструментами цифрового спілкування, у цих методів є деякі недоліки. Деякі компанії навіть не дозволяють використовувати їх через проблеми безпеки та відповідальності. Надсилання інформації про компанію про державні послуги обміну миттєвими повідомленнями може бути ризикованим. Також IM та тексти створюють відволікання багатьох співробітників, особливо якщо вони ведуть розмову з важливим клієнтом або намагаються IM під час водіння.

практика питання

Основна перевага SMS-повідомлень в порівнянні з IM є ________.

SMS-повідомлення можуть досягати тисяч користувачів за лічені секунди.
IM заборонено використовувати в бізнес-додатках.
Текстова технологія SMS використовується всіма приватно.

Відповідь: SMS-повідомлення можуть досягати тисяч користувачів за лічені секунди.

Мультимедійні платформи

Мультимедіа - це будь-який контент, який використовує комбінацію різних форм контенту, таких як текст, аудіо, зображення, анімація, відео та інтерактивний контент. Мультимедіа можна записувати та відтворювати, відображати, взаємодіяти з або отримувати доступ до пристроїв обробки інформаційного контенту, таких як комп'ютеризовані та електронні пристрої. Мультимедійні платформи - це простори, які ви можете використовувати для створення, обміну або перегляду цього вмісту. Це означає, що мультимедійні платформи пропонують широкий спектр комунікаційних та освітніх програм для бізнес-аудиторії. Бізнес-презентації, блоги, вікі та подкасти - це чудові приклади того, як мультимедійні платформи можуть передавати повідомлення.

Одним з найпоширеніших видів використання мультимедійних платформ сьогодні є створення та проведення ефективних бізнес-презентацій. Хоча паперові роздаткові матеріали, фліп-чарти та реквізит все ще використовуються, вони можуть не вистачати в декількох аспектах.

Роздатковий матеріал, як правило, на паперовій основі і має два основних недоліки. По-перше, вони прагнуть відволікати глядачів, які намагаються читати наперед замість того, щоб слухати ведучого. По-друге, роздатковий матеріал несе в собі ризик потрапити в чужі руки, або стороннього персоналу, або навіть конкурентів. Фліп-чарти також обмежені декількома способами. По-перше, щоб зробити ефективну графіку фліп-чарту, потрібно використовувати талант і професійні інструменти і матеріали. По-друге, вони громіздкі в транспортуванні і дещо датовані в їх використанні. Реквізит також вважається датованим і банальним для сьогоднішніх бізнес-презентацій.

Презентації

Мультимедійні слайди, створені такими програмами, як PowerPoint, Keynote, Adobe Presenter або Prezi, можуть стати основою для ефективних презентацій. Ці програми надають професійні можливості кольору, графіки та шрифту, які допомагають краще висловити ідеї ведучого. Вони можуть інтегрувати відео, аудіо та гіперпосилання в презентацію, забезпечуючи чудовий засіб для успішної зустрічі.

Скріншот редактора Microsoft PowerPoint. Слайд має білий фон і чорний текст, який говорить «Вступ до сирного схилу мозаїки Кеті Уокер BrickCon 2012». Слайд має зображення білої, сірої, чорної та червоної мозаїки, що робить шість зубчастих зірок.

Різні люди обробляють інформацію по-різному. Мультимедійні платформи дозволяють представити один і той же контент по-різному. Комбінація тексту, зображень та звуку може допомогти підкреслити ваше повідомлення та привернути увагу людей у кількох точках під час презентації. Вбудоване відео з відгуками клієнтів може пройти довгий шлях до посилення повідомлення про хороше обслуговування, надаючи більше довіри до ведучого. Спеціальні ефекти, такі як автоматичне підсвічування або підкреслення тексту на слайді, можуть розбивати текстові слайди до тих пір, поки вони не зловживаються.

Незважаючи на сліпучий досвід мультимедійних презентацій, успіх все одно залежить від того, що ведучий знає аудиторію і обрамляє важливі для них ідеї. Можливо, ви знайомі з синдромом «Death By PowerPoint», коли аудиторія паралізована нескінченним потоком слайдів за слайдом за слайдом. Більш детально ми розглянемо мультимедійні бізнес-презентації в Модулі 8: Розробка та надання бізнес-презентацій.

Блоги

Ще однією мультимедійною платформою для ефективного спілкування з бізнес-аудиторією є блог. Блог - це дійсно веб-сайт із записами в стилі журналу на теми, призначені для інформування та запрошення коментарів. Блоги використовуються в бізнесі для спілкування з клієнтами і співробітниками. Для клієнтів блоги є чудовим засобом для дослідження ринку, зв'язків з громадськістю, залучення клієнтів та звернення до зворотного зв'язку. Ось приклади блогів від Starbucks і Coca-Cola, які роблять видатну роботу з відносин з клієнтами.

Вікі

Вікі - це веб-платформа, яка зазвичай служить базою знань. Вікі складаються з комбінованих знань від інтернет-спільноти учасників. У бізнес-середовищі приватні інтранети використовуються для збереження вікі в брандмауері компанії, оскільки вони є сховищем чутливих процедур і процесів компанії. Інформація, така як політика витрат на поїздки, правила та форми персоналу, внутрішній каталог контактів, фінансовий прес-реліз останніх кварталів тощо, можна легко отримати доступ з усіх місць компанії, включаючи віддалені офіси співробітників.

Подкасти

Окрім презентацій, блогів та вікі, подкасти є ще одним мультимедійним інструментом, який використовується для ефективного ділового спілкування. Подкасти можуть скористатися всіма методами, про які ми обговорювали в цьому модулі, але в першу чергу на основі відео та аудіо. Подкасти можна транслювати в прямому ефірі або записувати для повторного використання.

практика питання

Квартальні результати вашої компанії були представлені інвесторам вашим генеральним директором у ефективній, але високотехнічній презентації слайдів. Ваш менеджер звернувся до вас, щоб редагувати зміст презентації - впорядкувавши більшу частину детального фінансового жаргону - і попросити генерального директора представити ключові моменти співробітникам компанії. Яку мультимедійну платформу ви б обрали для цього завдання?

блог
подкаст
запис у вікі

Відповідь: подкаст

Соціальні медіа мережі

Використання соціальних мереж в діловому спілкуванні можна розділити на дві категорії: зовнішні та внутрішні.

Зовнішнє використання

Компанії використовують створені соціальні медіа-платформи, такі як Facebook, Twitter, Pinterest та LinkedIn, щоб охопити широкі зовнішні громадські онлайн-спільноти. Ці спільноти мають користувачів, що налічують мільйони (Facebook у мільярдах), тому не дивно, що вони природно привабливі для бізнесу для декількох маркетингових заходів.

Ось приклад з Facebook - сторінка, що відображає органічний аромат і догляд за шкірою від Marie Veronique Organics:

Ось приклад реклами в соціальних мережах на Linkedin:

Внутрішнє використання

Друга категорія соціальних медіа в діловому спілкуванні — внутрішнє використання. Багато великих організацій мають приватні внутрішні соціальні медіа-платформи лише для співробітників. Багато з них використовують модель, подібну до Facebook, але використовують програмні платформи таких компаній, як Salesforce, Yammer та Jive. Це використання соціальних медіа є досить потужним і дозволяє великому бізнесу легко підключати співробітників на різних сайтах, тримати співробітників в курсі важливої інформації в форматі, який легко споживається.

практика питання

Фінансовий директор попросив вас розробити комплексну внутрішню стратегію соціальних медіа. Ваш найважливіший пріоритет - ________.

Як досягти максимальної впізнаваності бренду.
Як забезпечити онлайн-чат для клієнтів.
Як налагодити мережу співробітників.

Відповідь: Як налагодити мережу співробітників.