Skip to main content
LibreTexts - Ukrayinska

3.3: Внутрішні електронні листи та замітки

  • Page ID
    11472
  • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

    Що ви навчитеся робити: складайте електронні листи та замітки, призначені для аудиторії в тій же компанії чи команді, що і письменник

    Зображення arial подання рук на ноутбуці і розміщення жовтої липкої записки на екрані ноутбука. Фон - біла дерев'яна обшивка столу. На задньому плані білий смартфон, білий букет тюльпанів, блокнот і ручка, біла кавова чашка і синя тарілка з деякими печивом.

    Оскільки електронна пошта та замітки є частиною щоденного робочого процесу, важливо знати професійні стандарти, які потрібно дотримуватися в сьогоднішньому спілкуванні на робочому місці. При розгляді цих стандартів професіоналізму, які ключові особливості електронного листа, призначеного тільки для внутрішнього розповсюдження? Як ми пишемо внутрішнє повідомлення електронної пошти? Як ми пишемо внутрішню пам'ятку?

    результати навчання

    • Опишіть професійні стандарти внутрішньоофісних електронних листів
    • Визначте поширені типи внутрішніх електронних листів
    • Визначте ключові особливості структури та формату внутрішніх електронних листів
    • Написати внутрішню електронну пошту
    • Визначити ключові особливості структури та формату заміток
    • Написати внутрішню пам'ятку

    Ви, напевно, дізналися про манери столу, подякові записки та інші форми етикету, коли ви були молодшими. Багато людей вважають, що те, як ви себе ведете, багато говорить про те, ким ви є в житті, а в подальшому, в бізнесі. Хоча багато компаній мають випадковий дрес-код, не будьте швидкими, щоб припустити, що протокол та усталені практики не важливі. Легко було б неправильно витлумачити відсутність формальності як непрофесіоналізм.

    Електронна пошта стала найбільш прийнятим способом спілкування в більшості підприємств, тоді як текстові повідомлення, миттєві повідомлення та повідомлення через соціальні мережі також можуть бути звичними в залежності від компанії. Оскільки використання цих каналів залежить від компанії та навіть відділу, важливо знати про етикет при використанні будь-якого з цих методів комунікації.

    Один із способів практикувати етикет під час спілкування в діловій обстановці - це витратити час, щоб ретельно вибрати спосіб спілкування. Листи, замітки, пропозиції та інші письмові повідомлення вважаються формальними, незалежно від того, надсилаються вони на папері або передані електронною поштою. Однак текстові повідомлення, миттєві повідомлення та соціальні мережі вважаються неофіційними методами спілкування і найкраще використовувати для передачі менш формальної інформації, наприклад, зміни часу зустрічі, якщо графіки були скориговані під час екскурсії по заводу. Текстові та миттєві повідомлення ніколи не повинні використовуватися для передачі політики компанії, пропозицій, цін або іншої інформації, яка є важливою частиною ведення бізнесу з клієнтами.

    Також варто відзначити, що у всіх цих методах ваше спілкування є постійним, тому завжди витрачайте час на те, щоб написати повне і точне повідомлення. Наступні поради щодо електронного спілкування допоможуть вам розглядатися як професіонала.

    речі, які ви повинні зробити

    • Використовуйте рядок теми електронної пошти, яка чітко повідомляє одержувачу про вміст листа. Наприклад, заголовок на кшталт «Нові рекламні матеріали» може бути занадто розпливчастим, якщо у вас одночасно працює кілька рекламних акцій, натомість спробуйте «Акція домашнього вжитку навесні 2018 року».
    • Створіть коротке, стисле повідомлення, яке використовує правильну граматику та орфографію - використовуйте перевірку орфографії, щоб переконатися, що всі слова написані правильно. Використовуйте великі та малі літери, як диктує граматика.
    • Робіть коректуру уважно. Шукайте відсутні слова або зайві негативи (наприклад, ні), які роблять ваше значення протилежним тому, що ви маєте намір.
    • Використовуйте електронну пошту, текстові повідомлення та миттєві повідомлення, коли це доречно, відповідно до практики вашої компанії. Використовуйте зі своїми клієнтами лише тоді, коли вам потрібно повідомити фактичну інформацію, наприклад, щоб підтвердити дату, час та місце зустрічі.
    • Використовуйте сайти соціальних мереж, щоб приєднатися до розмови та додати цінності - ви можете створити свій особистий бренд, створивши блог або приєднавшись до професійної бесіди на сайтах соціальних мереж, таких як Twitter або Facebook.

    речі, які ви не повинні робити

    • Не використовуйте всі великі літери в електронному листі; буде здаватися, що ви кричите або злитеся.
    • Не використовуйте «Відповісти всім», якщо не потрібно, щоб усі одержувачі бачили вашу відповідь. Будьте виборчі, щоб уникнути перевантаження поштової скриньки. Використовуйте своє найкраще судження про те, кого cc.
    • Не надсилайте електронну пошту, текстове повідомлення або миттєве повідомлення, коли ви злитеся або перебуваєте в екстремальному емоційному стані. Витратьте час, щоб подумати про те, що ви надсилаєте, тому що ви не можете взяти його назад після того, як він відправлений.
    • Не використовуйте абревіатури на кшталт «ur», «2b». Це не підходить мова для ділового спілкування. Легко забути налаштувати нашу мову для професійних цілей, оскільки ми використовуємо електронні методи спілкування з друзями та знайомими.
    • Не використовуйте облікові записи електронної пошти компанії, текстові повідомлення або миттєві повідомлення для надсилання особистої кореспонденції. Вся комунікація, яка відбувається на апаратному забезпеченні та серверах компанії, є власністю компанії.
    • Не використовуйте текстові повідомлення, миттєві повідомлення або соціальні мережі для передачі такої інформації, як ціни, пропозиції, звіти, угоди про обслуговування та іншу інформацію про компанію, яку слід надсилати більш формальним способом.

    практика питання

    Який найкращий спосіб забезпечити професіоналізм у своєму електронному спілкуванні на робочому місці?

    • Використовуйте правильну орфографію, пунктуацію та структуру речень незалежно від того, яке електронне повідомлення надсилається
    • Попросіть сусідів по кабінці вичитати все, перш ніж відправити його.
    • Пам'ятайте, що повідомлення в мережах компанії належать відправнику і при необхідності можуть бути видалені.
    Відповідь

    Попросіть сусідів по кабінці вичитати все, перш ніж відправити його.

    Внутрішні електронні листи

    Поширені типи внутрішніх електронних листів

    У минулому стандартною робочою конячкою для міжофісного та внутрішньоофісного спілкування був меморандум або пам'ятка. За словами Мерріам-Вебстера, пам'ятка - це «зазвичай коротке письмове повідомлення або звіт від однієї людини чи відділу в компанії чи організації до іншої». Для всіх цілей і цілей електронна пошта стала меморандумом сучасного бізнесу. Внутрішні ділові листи можуть бути використані для передачі практично будь-яких і всіх типів інформації.

    Внутрішня електронна пошта може бути створена у вигляді бюлетеня, повідомлення про події, зміни політики компанії, оголошення, запрошення на зустріч, оновлення статусу, вдячність тощо Іншими словами, електронна пошта може бути використана для будь-якої кількості цілей. Це, мабуть, причина того, що багато співробітників сьогодні відчувають себе заваленими щоденним шквалом електронної пошти.

    Ось приклад дуже простого повідомлення, що інформує про зміну порядку денного для майбутньої зустрічі:

    Від: Джон Йорес [johnjon@productive.com]

    Відправлено: вівторок, 21 жовтня 2017 р. 10:13

    Кому: Члени команди

    Тема: Зміни до порядку денного

    Привіт усім,

    Ось деякі доповнення до порядку денного нашої зустрічі в четвер:

    • Встановлення нового програмного забезпечення
    • Зміни в протоколі
    • Політика моніторингу електронної пошти

    Якщо у вас є які-небудь доповнення, будь ласка, дайте мені знати до кінця дня завтра.

    Дякую,

    Джон

    Ось приклад внутрішньої розсилки електронної пошти:

    Зображення скріншота внутрішнього нового листа. Лист новин має окрему межу заголовка зверху, а потім два стовпці тексту під цією рамкою. У правій колонці позначено «майбутні події», а лівий стовпець містить три записи матеріалу із зображеннями мініатюр щодо теми.

    Зображення скріншота внутрішнього нового листа. Лист новин має окрему межу заголовка зверху, а потім два стовпці тексту під цією рамкою. У правій колонці позначено «майбутні події», а лівий стовпець містить три записи матеріалу із зображеннями мініатюр щодо теми.

    Зображення скріншота внутрішнього нового листа. Лист новин має окрему межу заголовка зверху, а потім два стовпці тексту під цією рамкою. У правій колонці позначено «майбутні події», а лівий стовпець містить три записи матеріалу із зображеннями мініатюр щодо теми.

    Ось приклад внутрішньої записки електронної пошти:

    Від: daraujo@teamcloud.com [пошта: daraujo@teamcloud.com]

    Відправлено: вівторок, 08 лютого 2017 р. 14:06

    Кому: Едді Бенгстон

    Тема: Командна хмарна вигода працівникам

    ЛАСКАВО ПРОСИМО В TeamCloud!

    Team Cloud прагне надати нашим співробітникам найвищу якість переваг за доступною ціною.

    У наших зусиллах зробити вашу орієнтацію приємною, ми впровадили веб-систему самообслуговування співробітників, щоб допомогти вам у завершенні нового процесу найму, включаючи зарахування пільг.

    Для вас створено персоналізований обліковий запис. Щоб увійти, будь ласка, відвідайте

    www.mybenefits.com та увійдіть, використовуючи ідентифікатор користувача та пароль, вказані в кінці цього електронного листа.

    Перш ніж увійти в систему, будь ласка, обов'язково вимкніть будь-які блокувальники спливаючих вікон або налаштуйте свої налаштування, щоб дозволити спливаючі вікна від mybenefits.com. Крім того, корисно, що у вас є всі номери соціального страхування ваших утриманців, дати народження тощо.

    Будь ласка, увійдіть якомога швидше. Ця система призначена для надання вам інформації щодо наших програм пільг, щоб зробити процес зарахування більш ефективним. Якщо вам потрібна допомога, будь ласка, не соромтеся звертатися до мене.

    Ще раз ласкаво просимо в TeamCloud!

    З найкращими побажаннями,

    Деррік Араужо

    Людські ресурси загального профілю

    866.419.4111

    Ідентифікатор користувача: ebangston

    Пароль: teamcloud1

    практика питання

    Який тип внутрішнього повідомлення електронної пошти ви б використали, щоб повідомити свій департамент про те, що новий віце-президент був найнятий і розпочнеться наступного понеділка?

    • Я б включив цю інформацію в щотижневий новий лист компанії.
    • Я б згадав про новини в моєму щоденному оновленні статусу моєї команди.
    • Я б випустив пам'ятку, яка оголошує про новий віце-президент і його дату початку.
    Відповідь

    Я б випустив пам'ятку, яка оголошує про новий віце-президент і його дату початку.

    Структура та формат внутрішніх електронних листів

    Існує шість основних особливостей внутрішньої ділової електронної пошти:

    • Тематичний рядок
    • Привітання
    • Відкриття
    • Тіло
    • Закриття
    • Підпис

    Рядок теми електронної пошти

    Тема - одна з найважливіших особливостей будь-якого ділового повідомлення електронної пошти. Він повинен швидко і стисло підсумувати вміст електронного листа таким чином, щоб одержувач хотів відкрити повідомлення (пам'ятайте, що поштова скринька - це море рядків теми - виділіть ваше). Спробуйте використовувати дієслова в темі, де це можливо, щоб отримати максимальну увагу: «Відвідайте п'ятничний дзвінок - важливо», «Відповідайте цьому клієнту якнайшвидше», «Ваша ініціація закінчиться - будь ласка, поверніться до нас!» Не завжди є життєздатне дієслово, особливо якщо ваш електронний лист охоплює кілька тем («Зміни в управлінні та нова лінія виробництва»); однак ви все одно повинні бути стислими: ніхто не хоче повної електронної пошти в темі.

    Привітання

    Привітання - це справді лише питання хорошого етикету. Ваша мета - звучати професійно, але доброзичливо. Якщо одержувач - товариш по команді або колега, доречно менш формальне, дружнє привітання: «Привіт Джон»; «Доброго ранку Бен». Якщо ваша аудиторія знаходиться поза вашим відділом, в іншому місці тощо, ви б були більш офіційними: «Дорога Кеті».

    Отвори

    Вам може знадобитися вступний абзац, якщо повідомлення є довгим, з багатьма деталями. Переконайтеся, що ви зрозуміли одержувачам, чому вони отримують цей електронний лист. Подумайте про резюме, де ви стискаєтеся до суті повідомлення без всіх деталей. Це особливо корисно для повідомлень вищому керівництву, які можуть бути не зацікавлені у всіх тонкощах.

    Тіло повідомлення

    Тіло вашого повідомлення повинно бути стислим і по суті. Як і будь-яке написання, завжди майте на увазі свою аудиторію. Це часто для людей, щоб не читати весь шлях, хоча довгі електронні листи або читати тільки з половиною їх уваги. Запитайте себе, чи передаєте ви своє повідомлення таким чином, щоб краще зрозуміти і мінімізувати неправильне тлумачення. Чи є багато фактів, довідкової інформації або документації, які повинні бути включені? Оскільки електронні листи, як правило, короткі, ви повинні вирішити, яку інформацію слід включити, щоб написати повне та точне повідомлення та яка інформація найкраще підходить як вкладення.

    Коли ви пишете тіло повідомлення, ви можете помітити, наскільки складно включити якомога більше інформації, а також намагаючись зберегти електронний лист коротким. Ви пишете довгими складними реченнями? Зверніть увагу на структуру речення і переконайтеся, що кожне речення має одну чітку ідею або пов'язані ідеї, щоб зробити речення більш засвоюваними. Щоб узагальнити інформацію, ви також можете використовувати пункти маркерів у своєму повідомленні, щоб зберегти його коротким, але ретельним.

    Примітка

    Якщо ви виявите, що ваша електронна пошта стає занадто довгою, з кількома сторінками інформації, подумайте про те, щоб переписати електронну пошту як пам'ятку або звіт. Потім ви можете надіслати свій довший звіт або записку у вигляді вкладення з коротким електронним листом із зазначенням вкладення та його контексту.

    Закриття

    Закриття вашого повідомлення має містити заклик до дії з конкретними бажаними результатами та датами. Запитайте себе, чому ви написали це повідомлення в першу чергу. Чому це повідомлення важливо і що ви хочете зробити читачеві? До того, коли? Наприклад, вам може знадобитися відповідь від одержувача, наприклад: «Будь ласка, порадьтеся з Джейн і дайте відповідь команді не пізніше 2 червня».

    Підпис

    Ваш підпис повинен містити повну контактну інформацію, включаючи ваше ім'я, посаду, адресу, голосовий номер та адресу електронної пошти. Пам'ятайте, це повідомлення не є особистою заміткою, воно від організації.

    Ми побачимо безліч прикладів електронної пошти в наступних розділах.

    clipboard_ee3f3ac9c31e5582c9711b5db62c2e4da.png

    clipboard_eab629f90e70e8a734c8fb39a2397decf.png

    Написання внутрішньої електронної пошти

    Подумайте про своє повідомлення, перш ніж писати його. Не надсилайте електронні листи поспіхом. Спочатку визначитеся з метою вашого електронного листа та якого результату ви очікуєте від спілкування. Потім подумайте про аудиторію вашого повідомлення та про те, що їм може знадобитися для того, щоб ваше повідомлення отримало намічений результат. Ви також покращите ясність свого повідомлення, якщо організуєте свої думки перед тим, як почати писати. Запишіть деякі замітки про те, яку інформацію потрібно передати, які у вас питання і т.д., після чого організуйте свої думки в логічній послідовності. Ви можете спробувати методи мозкового штурму, такі як відображення, перерахування або окреслення, щоб допомогти вам організувати свої думки.

    Поміркуйте над тоном вашого повідомлення. Коли ви спілкуєтеся по електронній пошті, ваші слова не підтримуються жестами, перегинами голосу або іншими сигналами. Це полегшує комусь неправильно прочитати ваш тон. Наприклад, сарказм і жарти часто неправильно трактуються в електронних листах і можуть образити вашу аудиторію. Точно так само будьте обережні щодо того, як ви звертаєтеся до свого читача. Наприклад, починаючи електронний лист своєму менеджеру з «Гей!» може сприйматися як грубий або самовпевнений (як у «Ей ти!»). Якщо ви не впевнені в тому, як може бути отримано вашу електронну пошту, спробуйте прочитати його вголос колезі, щоб перевірити його тон.

    Прагніть до ясності і стислості у своєму написанні. Ви коли-небудь надсилали електронний лист, який викликав плутанину і взяв хоча б ще одне спілкування, щоб випрямити? Нерозуміння може виникнути, якщо електронний лист є незрозумілим, неорганізованим або просто занадто довгим і складним для читачів, щоб легко слідкувати. Ось кілька кроків, які ви можете зробити, щоб переконатися, що ваше повідомлення зрозуміле:

    1. Коротко вкажіть свою мету написання електронного листа на самому початку вашого повідомлення.
    2. Обов'язково надайте читачеві контекст для вашого повідомлення. Якщо ви задаєте запитання, виріжте та вставте будь-який відповідний текст (наприклад, повідомлення про помилки комп'ютера, підказки про призначення, які ви не розумієте, частину попереднього повідомлення електронної пошти тощо), щоб читач мав певну довідкову інформацію для вашого запитання. Коли ви відповідаєте на чужу електронну пошту, часто може бути корисним включити або повторно надіслати повідомлення відправника.
    3. Використовуйте абзаци, щоб розділити думки (або розглянути можливість написання окремих електронних листів, якщо у вас є багато непов'язаних моментів або питань).
    4. Нарешті, вкажіть бажаний результат в кінці вашого повідомлення. Якщо ви запитуєте відповідь, повідомте читачеві, який тип відповіді вам потрібен (наприклад, відповідь електронною поштою, можливий час зустрічі, рекомендаційний лист тощо) Якщо ви запитуєте щось, що має термін, обов'язково виділіть цю дату на видному місці у вашому електронному листі. Завершення електронної пошти наступним кроком може бути дуже корисним, особливо в налаштуваннях роботи. Наприклад, ви можете написати «Я буду стежити за цим електронною поштою з телефонним дзвінком до вас наступного дня або близько того» або «Давайте плануємо далі обговорити це на зустрічі в середу».

    Відформатуйте повідомлення так, щоб його було легко читати. Використовуйте пробіли, щоб візуально розділити абзаци на окремі блоки тексту. Куля важливі деталі, щоб їх було легко підібрати. Використовуйте жирний тип обличчя або великі літери, щоб виділити важливу інформацію, наприклад, терміни виконання.

    Кілька застережень: не вводьте все повідомлення великими літерами або жирним шрифтом - ваш читач може сприймати це як «крик» і не зможе сказати, які частини повідомлення особливо важливі. Також уникайте використання кольору, щоб підкреслити важливу інформацію.

    Коректура. Перечитайте повідомлення перед тим, як відправляти їх. Використовуйте правильну граматику, орфографію, великі літери та пунктуацію. Якщо ваша програма електронної пошти підтримує його, використовуйте засоби перевірки орфографії та граматики. Спробуйте прочитати ваше повідомлення вголос, щоб допомогти вам зловити будь-які граматичні помилки або незручні фрази, які ви могли б пропустити.

    clipboard_eada9e32bcb07ae0e67c9e0b6d4a2379c.png

    clipboard_eee76c048b9d104bac82719a9e8de9604.png

    Ось те саме повідомлення, використовуючи деякі прості поради, які ми пропонуємо:

    Кому: Західна команда

    Від: Джейн Доу

    Тема: Матеріали, необхідні для зустрічі персоналу в середу

    Всім привіт,

    На завтрашню 15.00 зустріч персоналу в конференц-залі, будь ласка, візьміть з собою 5 примірників наступних матеріалів:

    • Ваш календар проекту
    • Односторінковий звіт, що описує ваш прогрес
    • Список цілей на наступний місяць
    • Копії будь-яких повідомлень звіту про хід роботи, які ви надіслали клієнтам минулого місяця

    Побачимося завтра—

    Джейн

    дізнатися більше

    Ви можете знайти більше порад щодо написання, відвідайте цей посібник для ефективного спілкування електронною поштою від Університету Північної Кароліни в Чапел-Хілл.

    дивитися його

    Ось відео, яке досить красиво висвітлює основи написання електронного листа.

    https://youtu.be/q53efkhG-9E

    Пам'ятки

    Меморандуми, або замітки, дуже схожі на повідомлення електронної пошти. Пам'ятки, як і електронні листи, також містять «Кому» та «Від», змістовну тему та вказують причину повідомлення негайно в повідомленні. Пам'ятки також вимагають сильної організації в тілі повідомлення для читабельності, і заклик до дії в кінці. Однак замітки відрізняються через більш суворі конвенції про форматування і не вимагають ні заключної фрази, ні підпису.

    Ось приклад традиційної міжофісної пам'ятки:

    До: Джейсон Харріс
    Від: Олівія Альварес
    Дата: Березень 1, 20XX
    Тема: Співробітник вдячності Прожектор

    Джейсон,

    Наша щорічна вечеря з вдячністю працівників відбудеться у п'ятницю, 10 червня. Завдяки вашим відмінним показникам за останній рік, особливо вашій роботі в Північно-Західному регіоні! —ми хотіли б представити вас як одного з наших співробітників в центрі уваги.

    Як частина цього прожектора, ми хотіли б дати кожному шанс познайомитися з вами краще. Якщо вам цікаво, будь ласка, напишіть короткий (250 слів або менше) абзац про себе. Якщо ви не впевнені, з чого почати, ось кілька підказок щодо питань:

    • Яке ваше улюблене хобі?
    • Яке ваше найбільше особисте досягнення (поза роботою)?
    • Яка ваша улюблена річ, щоб поїсти?

    Будь ласка, повідомте нам, якщо ви зацікавлені до 15 березня, і якщо ви є, будь ласка, надішліть свій абзац до 30 березня.

    З нетерпінням чекаємо вас там!
    Олівія

    Як видно з цього прикладу, пам'ятка має чітко визначене форматування. Адресний блок завжди є одним інтервалом і містить «Кому», «Від», «Дата і Тема». Тіло примітки відформатовано у структурі блокових абзаців, подвійним інтервалом між абзацами. Автор цієї пам'ятки робить хорошу роботу, використовуючи кулі точок для подальшої організації інформації для зручності читання. Також зверніть увагу на загальний вигляд тексту на сторінці з рівним інтервалом для лівого та правого полів.

    практика питання

    Є кілька ситуацій, в яких пам'ятка або електронний лист однаково доречні. Які загальні риси вони поділяють?

    • Обидва повинні бути добре організовані з прямою темою та сильними абзацами.
    • Обидва повинні мати одношарові адресний блок.
    • Обидва містять «To» і «From» і сильний підпис в кінці.
    Відповідь

    Обидва повинні бути добре організовані з прямою темою та сильними абзацами.

    Написати внутрішню пам'ятку

    Подібно до електронного листа, при складанні пам'ятки слід звернути увагу на наступні моменти:

    • Аудиторія
    • Призначення
    • Стиль
    • Заголовок
      • Дата
      • Рядок теми
      • КОПІЯ
    • Тіло
    • Формат
    • Закриття

    Аудиторія

    Ретельно подумайте, кому потрібно отримати інформацію у вашій пам'яті - не включайте автоматично весь офіс. Вирішуючи, наскільки формальним або неформальним повинен бути ваш тон, подумайте, чи є ваші одержувачі керівниками, однолітками, підлеглими чи деякою комбінацією цих груп. І пам'ятайте, ваші читачі зайняті. Вони не встигають витрачати на давно закручену, заплутану або дезорганізовану інформацію. Це означає, що ваша пам'ятка повинна бути організованою, інформативною та стислою.

    Призначення

    Метою пам'ятки може бути оголошення про зміну політики, майбутню подію або дію персоналу. Вони можуть вимагати більше інформації або попросити когось вжити заходів. Вони можуть бути написані, щоб переконати когось підтримати ініціативу або змінити політику. Їх також можна використовувати, щоб подякувати або похвалити когось.

    Стиль

    Стиль письма, помічений в пам'ятка, є стислим і професійним. Ви не хочете бути претензійними або занадто офіційними, якщо ви розмовляєте зі своїми колегами. Показна мова, жаргон або складний синтаксис змусять вас звучати задушно і помпезно. Натомість пишіть короткі речення активним голосом, щоб підтримувати сердечний, прямий та розмовний стиль. Як правило, ваш тон повинен бути нейтральним або позитивним, але бувають випадки, коли замітки використовуються для скарг або доган. У цих ситуаціях слід дотримуватися обережності. Ви ніколи не знаєте, хто в кінцевому підсумку прочитає пам'ятку, тому будьте в курсі впливу ваших слів.

    Заголовок

    Рубрика повинна включати в себе:

    • Дата: Напишіть повну назву місяця (3 січня 2016 року) або його стандартну абревіатуру (3 січня 2016 року).
    • Тема: Зробіть рядок теми стислим і точним, оскільки це часто визначає, де і як буде подана пам'ятка і навіть чи буде прочитана вона. (У деяких випадках в цьому рядку буде написано «RE:», що скорочено від «Щодо»).
    • CC: Перерахуйте імена інших людей, які отримають копії вашої записки. Рядок «cc» можна розмістити в заголовку, поруч із заголовком, або внизу документа. Термін «cc» скорочується від «копірку», затримку з часів, коли записки були написані на друкарській машинці. Деякі письменники тепер використовують одне «c» для «копіювання». Цей рядок є необов'язковим; його не буде знайдено у кожній записці.

    Абзаци тіла

    У вступному абзаці зазначено вашу мету написання, щоб читачі могли швидко зрозуміти зміст та значення для них пам'ятки. Зосередьте увагу читача на основних ідеях, а не деталями і відступами. Будьте простими, прямими та короткими і пам'ятайте, що більшість заміток менше, ніж сторінка.

    Формат

    Визначтеся з шаблоном організації, який найкраще відповідає вашим цілям. Два найпоширеніших для заміток - це дедукція та індукція. Дедуктивний стиль написання пам'ятки представляє ідеї в порядку зменшення важливості і передбачає ознайомлення читача з темою. Більшість заміток використовують цей шаблон. Щоб писати в дедуктивній манері, розміщуйте підтверджуючі факти в наступних реченнях для читачів, які не знайомі з предметом. Довідкова інформація повинна бути представлена в останню чергу. Пам'ятка, написана індуктивним чином, представляє ідеї у зростаючому порядку важливості. Якщо ви повинні дати погані новини або якщо ваш читач може не зрозуміти основну ідею без попередньої підготовки, скористайтеся цією формою. Підведіть до найважливішої ідеї, а потім представити цю ідею в кінці пам'ятки.

    Якщо ваша пам'ятка містить більше двох або трьох абзаців, ви можете додати заголовки тіла для абзаців вашого тіла. Використовуйте заголовки, які захоплюють ключову тему розділу та виділіть їх жирним шрифтом.

    Закриття

    Закінчіть ввічливим і чітким закликом до дії. Розкажіть своєму читачеві, які саме результати ви очікуєте від читання вашої записки. Може бути корисним включити терміни. Закрийте пам'ятку із запрошенням надіслати відгук або запитати додаткову інформацію.

    дізнатися більше

    Ви можете знайти більше порад щодо письма відвідайте цей посібник з написання професійних заміток від Техаського центру письма університету A&M.

    дивитися його

    Ось відео, яке досить красиво висвітлює основи написання пам'ятки.

    https://youtu.be/n5Zyn9y_MDs

    практика питання

    Ви тільки що написали важливу внутрішню пам'ятку. Коли ви вичитуєте його, ви повинні ________.

    • переконайтеся, що ваша пам'ятка дуже організована і добре структурована.
    • переконайтеся, що у вас є всі необхідні одержувачі CC.
    • переконайтеся, що ваш стиль письма є неформальним і невимушеним для легкості та читабельності.
    Відповідь

    переконайтеся, що ваша пам'ятка дуже організована і добре структурована.