3.2: Зміна каналів зв'язку

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11509

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Що ви навчитеся робити: Обговоріть перехід від паперового до цифрового спілкування

Ми розглянемо як традиційні, так і цифрові методи ділового спілкування.

Ми виділимо найбільш поширену форму кожного і обговоримо переваги кожного. Ми обговоримо, як зростання цифрової комунікації змінило те, як ми працюємо сьогодні.

Результати навчання

Обговорити перехід від традиційних до сучасних методів комунікації
Визначте переваги цифрових методів зв'язку
Визначте переваги традиційних методів спілкування

Модернізація бізнес-повідомлень

Досягнення в області інформаційних технологій, і особливо широке використання Інтернету, принесли кардинальні зміни в спосіб ведення ділового спілкування. Це, в свою чергу, призвело до змін у тому самому способі, яким ми працюємо сьогодні.

Традиційне письмове ділове спілкування складалося з листів, заміток, брошур тощо, які поділяли одні й ті ж засоби масової інформації: папір. Сучасне письмове ділове спілкування складається з тих, а також, але зараз використовує цифрові засоби масової інформації. Перехід до цифрових методів зв'язку побачив розширені методи комунікації, такі як електронна пошта, обмін миттєвими повідомленнями, текстові повідомлення, публікація, спілкування в чаті тощо. Про них ми докладніше поговоримо далі.

практика питання

Уявіть себе в 1980-х роках робочої сили. Тут немає ні смартфонів, ні персональних комп'ютерів, ні інтернету. Ваша компанія має три місця, де базуються різні відділи. Вам потрібно повідомити весь персонал в письмовій формі про майбутні організаційні зміни якомога швидше.

Напишіть коротку відповідь, що описує, як ви швидко отримаєте послідовне повідомлення в організацію, використовуючи лише традиційні методи.

Відповідь: Попросіть когось ввести меморандум і відправити його або факсом комусь у кожному місці і попросити його розмістити повідомлення на дошках оголошень або розмістити копії пам'ятки в поштових скриньках сайту. Або напишіть пам'ятку і продублюйте її та надішліть поштою безпосередньо кожному працівнику.

Цифрова ділова комунікація не тільки побачила розширення комунікацій загалом, але й змінила спосіб роботи завдяки майже миттєвим способам комунікації. По-перше, оскільки ми зараз «завжди» на зв'язку, є тенденція завжди бути на роботі. Але ця зміна в спілкуванні також принесла деякі хороші новини, оскільки традиційні робочі години поступилися місцем гнучкому робочому часу для багатьох підприємств. По-друге, ми спостерігаємо перехід від прямих відносин звітування менеджера до працівника до більш орієнтованої на команду, «згладженої» організаційної структури спільної роботи. По-третє, де ми працюємо стали менш структурованими, а також з появою віртуальних робочих місць та віддалених співробітників.

ПІДКЛЮЧЕНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ DELL

Компанія Dell, відома комп'ютерами та електронікою, є яскравим прикладом впливу електронного зв'язку на сучасну практику роботи. Збільшення використання цифрових комунікаційних платформ для ведення роботи дозволило Dell розробити програму Connected Workplace. Ця програма сприяє співробітникам працювати віддалено, тобто співробітники можуть працювати з будь-якої точки світу, якщо вони мають доступ до Інтернету.

Деякі з північноамериканських співробітників Dell, які вирішили працювати віддалено, переїхали до гірськолижних районів Канади, щоб скористатися своїм мобільним статусом. Деякі співробітники працюють з неділі по четвер з 12:30 до 9:30 вечора, щоб краще координувати роботу з членами команди, що базуються в інших часових поясах. Це потім дозволяє їм проводити свій ранковий і вихідний вільний час на схилах. У 2012 році компанія Dell розширила свою програму «Гнучкість і мобільність» до сімдесяти трьох сайтів у двадцяти дев'яти країнах, що представляють двадцять п'ять відсотків відповідних працівників ^[1].

Цифрові методи зв'язку

Переваги цифрової комунікації для суспільства в цілому красиво виклав Мітчелл Капор ^[2]:

Цифрові комунікаційні засоби масової інформації за своєю суттю здатні бути більш інтерактивними, більш активними, більш егалітарними, більш децентралізованими та менш ієрархічними. Таким чином, типи суспільних відносин та спільнот, які можуть бути побудовані на цих ЗМІ, поділяють ці характеристики.

Для професійного бізнес-середовища чотири основні переваги методів цифрової комунікації полягають у наступному:

Спілкування відбувається миттєво і швидко розвивається.
Комунікація обширна.
Комунікація зручна.
Спілкування сприяє позитивним соціальним змінам.

Миттєве та швидке спілкування

Спілкування за допомогою цифрових методик відбувається миттєво. Як тільки відправник натисне клавіші Submit, Enter або Send, повідомлення стає доступним для аудиторії за лічені мікросекунди. Бізнес-вигода від миттєвого спілкування очевидна - незначна затримка цінної інформації, що надсилається приватним особам, клієнтам або організації. Відповідаючи на новий випуск продукту конкурента, інформування колег про статус проекту, планування зустрічі «всіх рук» та визнання скарги клієнта - все це відбувається майже миттєво.

Обширна комунікація

Ще одна перевага цифрового ділового спілкування полягає в тому, що вона обширна. Одне повідомлення електронної пошти або текстове повідомлення можна легко перенаправити тисячам співробітників одночасно. Повідомлення в соціальних мережах можуть побачити мільйони клієнтів. Ніколи раніше у нас не було «охоплення», яке може забезпечити єдиний цифровий зв'язок. Крім того, цифрові комунікації також можуть бути великими за своїм змістом; хоча надсилання друкованого сорокасторінкового звіту поштою має пов'язані витрати, надсилати той самий вміст у цифровому вигляді практично безкоштовно.

Зручне спілкування

Цифрова ділова комунікація зручна, яка сприяє кращому спілкуванню. Комп'ютерні програмісти можуть передавати інформацію своїй команді розробників кількома клацаннями миші, а це означає, що вони з більшою ймовірністю це роблять. Крім того, те, що цифрове спілкування є миттєвим і обширним, також сприяє зручності використання цих методів.

Спілкування заради змін

Нарешті, поява цифрового спілкування в бізнес-середовищі сприяло позитивним соціальним змінам і послужило зміні самого середовища. Завжди бути на зв'язку не може здатися вигодою на перший погляд, але якщо це фактори в більш гнучкий робочий час, співробітники можуть бути щасливішими на роботі. Показано, що робоча сила, орієнтована на команду, яка, як правило, сприяє обміну та підтримці між членами команди, сприяє більшій продуктивності та успіху працівників. І хто не цінує коротші - або навіть неіснуючі - поїздки? Віртуальні та віддалені офіси також були зараховані відчутною вигодою співробітникам.

практика питання

Що було б найкращою ілюстрацією переваг сучасного ділового спілкування?

Мені так набагато простіше складати і переглядати повідомлення за допомогою комп'ютера.
Я можу працювати зі своєю командою, де б я не знаходився - навіть з домашнього офісу - і мати гнучкий графік роботи.
Я можу створювати списки розсилки і використовувати їх повторно, щоб охопити всіх в моїй організації.

Відповідь: Я можу працювати зі своєю командою, де б я не знаходився - навіть з домашнього офісу - і мати гнучкий графік роботи.

Традиційні методи спілкування

Традиційні методи ділового спілкування, як правило, означають паперові повідомлення, такі як офіційні листи, брошури, звіти, пропозиції та нотатки. Виходячи з переваг використання цифрового зв'язку, розглянутих вище, чому ми хочемо продовжувати використовувати традиційні засоби?

Існує кілька причин, за якими ці традиційні способи спілкування все ж мають своє місце:

Уподобання читача
Зберігання та архівування
Безпека
Зручність
сприйняття

Уподобання читача

Одним з найважливіших елементів будь-якого типу спілкування є те, наскільки ефективним є повідомлення. Комунікація найбільш ефективна, коли повідомлення чітко сприймається передбачуваною аудиторією. Деякі люди вважають за краще читати інформацію з аркуша паперу, а не з екрану пристрою або вважають за краще читати роман з книги з жорсткою палітуркою в порівнянні з на планшетному пристрої. Людські почуття вступають у гру в спілкуванні, а дотик - дуже сильна людська риса. У спілкуванні вся справа в одержувачі замість відправника, тому, поставивши одержувача зв'язку першим, повідомлення буде більш ефективним.

Зберігання та архівування

Ще одна перевага традиційних методів зв'язку полягає в зберіганні документів. Багато організацій сьогодні вірять у наявність друкованого документа для резервного копіювання електронних записів. Відомо, що сервери та мейнфрейми аварійно завершують роботу з подальшою втратою даних. Незважаючи на те, що електронні листи, тексти та інші цифрові комунікації були визнані юридично обов'язковими, зберігання та архівування паперових документів продовжує залишатися важливими, оскільки електронне зберігання не є надійним.

Безпека

Третя перевага традиційних комунікаційних методів тісно пов'язана зі зберіганням даних: безпека даних. Порушення даних та зловмисні хакерські атаки показали, що жоден електронний запис не є повністю безпечним, навіть з брандмауерами та програмним забезпеченням кібербезпеки.

Зручність

Хоча зручність була перерахована вище як перевага цифрового зв'язку, це також перевага традиційного спілкування. Для того, щоб відкрити електронний лист або прочитати текст або відсканувати публікацію в соціальних мережах, ви повинні мати функціонуючий пристрій, підключений до Інтернету. Ми всі знаємо, що бувають випадки, коли ми не можемо бути в Інтернеті завдяки поганому покриттю сигналу або страшному мертвому акумулятору. Бувають навіть випадки, коли ми хочемо бути відключеними навмисно, щоб мати трохи перерви.

сприйняття

Нарешті, традиційні методи зв'язку можуть справити гарне враження і поліпшити сприйняття одержувачем відправника повідомлення. Скільки з нас вважають трохи переважним щодня пробиратися через гору електронної пошти, текстів та публікацій у соціальних мережах? Проста річ, як діловий лист на модернізованому стаціонарному, було показано, що відрізняє відправника від інших. Офіційна письмова пропозиція, що надсилається клієнту, зазвичай відкривається, на відміну від електронного листа, яке позначено пізніше або позначено як непрочитане. Рукописна записка майже завжди відкривається відразу через свою новизну.

Практика питання

Яка найважливіша причина того, що традиційні методи ділового спілкування все ще мають місце сьогодні?

Паперове спілкування зручніше електронних методів.
Компанії люблять мати резервну копію на паперовій основі для всіх записів.
Традиційні методи спілкування можуть віддавати перевагу аудиторії і тому бути більш ефективними.

Відповідь: Традиційні методи спілкування можуть віддавати перевагу аудиторії і тому бути більш ефективними.

«Глобальний вплив віддаленої роботи», Remote.co, вересень 2016 року. م
Капора, Мітчелл. Інформація про Фонд електронних кордонів, 1993. م