2.4: Процес написання з трьох частин

Що ви навчитеся робити: Визначте три частини процесу написання

Написання повідомлення, яке послідовно добре сприймається, може стати звичкою, але новим письменникам це може бути важко досягти. Процес написання трьох частин забезпечує найкращий результат кожного разу.

Хороші письменники планують свої повідомлення, часто використовуючи контур або замітки, зроблені перед написанням повідомлення. Відсутність плану перед написанням може здатися економією часу письменника, але це може заплутати письменника, як тільки вона почне, і це сповільнює приймача. Спілкування буде не найкращим чином таким чином. У цьому модулі розглядаються способи підвищення швидкості та чіткості спілкування. Маючи суцільний контур, фактичне написання зосереджується на фразуванні та виборі слова. У цьому модулі розглядається спосіб написання повідомлення з переглядом you-view. Нарешті, повідомлення переглядається та переглядається. Цей модуль надає інструменти остаточного очищення, які допоможуть вам вичитувати під час етапу перегляду.

Результати навчання

• Обговоріть важливість етапу планування в процесі написання
• Написати ділове повідомлення на основі контуру, використовуючи відповідні компоненти ділового повідомлення
• Перегляньте ділове повідомлення на тон, повідомлення та правильність

Планування бізнес-повідомлень

Хоча весь цей модуль стосується письма, більшість думок про те, що ви збираєтеся написати, відбувається перед тим, як скласти одне речення. Планування та окреслення - це те, де ваш аналіз та організація робляться, так що коли ви будете готові писати, все, про що вам потрібно турбуватися, це структура речення, вибір слова та тон - чого більш ніж достатньо!

Пам'ятайте ті шкільні дні, коли вчителі вимагали контурів, перш ніж ви могли почати писати свою роботу? Можливо, вони називали це частиною фази «попереднього написання». Виявляється, ці обриси - це життєві навички, а не просто зайнята робота. Як дорослі бізнес-комунікатори, ви все одно повинні взяти на себе зобов'язання окреслити. Контур служить дорожньою картою для того, що ви збираєтеся писати, і це допомагає порушити слабкі звички письма. Контури налаштовують письменника на успіх. На відміну від школи, їх не потрібно формально набирати та нумерувати; вони можуть існувати на блокноті або брухті збоку клавіатури. Тим не менш, використання функції окреслення текстового процесора - це чудовий спосіб зберегти свій контур в порядку, а різання та вставка полегшує перестановку вашого замовлення.

Спочатку визначте, як приймач цього зв'язку швидше за все відчуває до спілкування: позитивний, нейтральний або негативний. Зосередьтеся на тому, що відчуває себе приймач на основі ситуації приймача. Не враховуйте «Як я хотів би почути цю новину». Приймач не досліджував це повідомлення, можливо, не чув частини теми раніше, або має фон у вас є. Приймач може мати іншу відповідальність за роботу і може знадобитися фон, щоб повністю оцінити зв'язок. Внесіть все це в аналіз аудиторії. Це планування, яке ви переглядаєте. You-view думає про те, що приймач хоче і повинен зрозуміти. Чи не враховуйте власні почуття.

Планування є ключовим першим кроком у процесі написання, оскільки воно дозволяє письменнику почати думати про те, як буде створено та оцінено кінцевий продукт. Це перший крок у встановленні вашої підзвітності та надійності як письменника. Пам'ятайте, що коли ви пишете для корпорації чи організації, ваше письмо живе як юридична документація та довідка. Письменники несуть не менше відповідальності за свою роботу, ніж юристи та медичний персонал. Тверде планування призводить до надійних підсумкових документів.

Пропустити етап попереднього написання - це все одно, що взяти відпустку без попереднього вибору місця призначення: Якщо ви не знаєте, куди їдете, як ви туди потрапите? На щастя, попереднє написання може приймати різні форми, і є стратегії, які підходять кожному типу письменника.

Стратегії та процеси, що використовуються на стадії попереднього написання, не тільки допомагають письменнику сформулювати тему і закріпити ідеї, вони також служать своєрідною репетицією для решти процесу написання. Оскільки письменник використовує словниковий запас, пов'язаний з певною темою, він добре розбирається в темі і здатний висловлювати ідеї з більшою впевненістю, організованістю і ясністю. Все це наводить на думку старий жарт: «Як ви добираєтеся до Карнегі-Холу?» Відповідь, звичайно: «Практика. Практика. Практика».

Подібно до того, як музикант повинен практикувати свій інструмент для досягнення своєї мети, практика, здійснена на етапі попереднього написання, спрямовує письменника до певної мети. Ця мета полягає в тому, щоб розробити чітко визначену тему, яка в кінцевому підсумку буде викладена мовою стислої тези чи гіпотези.

Планування починається з реакції аудиторії, яка відображає організаційну структуру документа.

Раніше в цьому модулі були представлені три типи аудиторії: позитивна, нейтральна та негативна. Ці аудиторії можуть отримувати позитивні, негативні або переконливі повідомлення:

• Позитивні повідомлення - це рутинна або хороша новина. Приймач, швидше за все, реагує позитивно або нейтрально.
• Негативні повідомлення - погана новина. Приймач, швидше за все, відреагує негативно.
• Категорія, що перекривається, є переконливими повідомленнями. Очікується, що аудиторія потребуватиме заохочення діяти так, як бажає відправник. У деяких випадках ресивер більше схожий на позитивну аудиторію. В інших випадках ресивер більше схожий на негативну аудиторію.

Всі повідомлення містять три або чотири блоки:

1. Новини: Незалежно від того, хороші новини чи погані новини, повідомлення чітко висловлює свою точку зору. Там приймач повинен чітко розуміти новини однозначно.
2. Причини: розділ причин підтримує або пояснює новини. Це необхідна деталь, щоб допомогти зрозуміти або дії приймача.
3. Доброзичливість та дія: Це заключний абзац, де відправник надає коротке, щире зауваження, призначене для продовження робочих відносин. Заключний абзац не закінчується без будь-якої деталі або нагадування, пов'язаного з метою спілкування, або заклику до дії.
4. Буфер. Зазвичай це зустрічається лише в негативних та деяких переконливих повідомленнях. Буфер запускає повідомлення, де читач, швидше за все, знаходиться на негативній стороні континууму, розігріваючи читача до теми, але не виклавши весь результат повідомлення.

Залежно від реакції вашої аудиторії, ви будете розміщувати ці блоки в іншому порядку:

Позитивний контур повідомлення

Основний організаційний контур позитивного повідомлення використовує наведені вище блоки в тому ж порядку: новини, причини, а також доброзичливість і дії. Пам'ятайте, це контур написання всього повідомлення (другий крок в процесі написання). Блоки - це мітки розділу контуру, де письменник збирає нотатки та думки щодо цієї частини або абзацу. За допомогою цих нотаток письменник може написати все повідомлення, не зупиняючись, щоб шукати деталі.

У цьому прикладі позитивного повідомлення припустимо, що відправник підтверджує отримання дубліката відправлення і погодився надати кредит.

Організаційний блок	Призначення	Примітки до повідомлення
Новини	При позитивно схиленому приймачі головна ідея полягає в першому абзаці, першому реченні. Читач хоче знати деякі і сприйнятливий, тому письменник повинен просто сказати це:	заборгованість за кредитом 3/31
причини	Це тіло повідомлення, яке містить деталі, що підтримують новини	Рахунок-фактура додається. Кредит оброблений проти акту 234-2345
Доброзичливість і дія	Визнати і зусилля або відносини з одержувачем. Підтверджуйте будь-які зобов'язання.	Вона надіслала чіткі деталі. Повинні побачити квітневу заяву.

Негативний контур повідомлення

Загальний організаційний план негативного повідомлення використовує три блоки новини, причини, а також доброзичливість і дії. Він використовує ці організаційні блоки в іншому порядку, а також додає буферний блок. Пам'ятайте, що це контур написання всього повідомлення (крок 2 в процесі написання). За допомогою цих нотаток письменник може написати все повідомлення, не зупиняючись, щоб шукати деталі.

У цьому прикладі негативного повідомлення припустимо, що відправник доставляє погану новину про затримку обіцяної дати доставки книги. Приймач потребує цього, щоб підготуватися до двотижневої навчальної конференції, але не замовив його досить рано.

Розділ організації	Призначення	Примітки для написання повідомлення з...
Буфер	Починає повідомлення, перебуваючи на темі, але не чітко викладаючи новини. Важливо почати нейтрально, щоб уникнути високих очікувань читача.	Був клієнтом протягом багатьох років.
причини	Це тіло повідомлення, яке містить деталі, що підтримують новини. Причини повинні мати вас-погляд. Уникайте згадування політики або правил, оскільки це просто спонукає читача перейти на більш високий рівень управління.	Дуже популярна назва. гарна якість вимагає часу.
Новини	Погана новина викладається прямо, але м'яко. Запропонуйте будь-які компенсуючі новини, якщо це можливо. Уникайте вибачень. Це може викликати юридичну провину в екстремальних ситуаціях. У багатьох випадках компанія відправника не зробила нічого поганого. Якщо дійсно необхідно і узгоджується з політикою компанії, то вибачтеся.	книга затримується на 7 днів. орієнтуйтеся на її отримання додана безкоштовна доставка.
Доброзичливість і дія	Уникайте банального звучання, але висловлюйте зацікавленість у продовженні хороших відносин. Підтвердіть дату доставки.	минулий хороший досвід. доставка 5 квітня Зверніть увагу, що відсутні розділові знаки і великі літери. Це лише примітки, тому ці проблеми будуть очищені в наступних кроках.

Переконливий контур повідомлення

Найпростішим розумінням і підходом до переконливих повідомлень є визначення того, наскільки ймовірно, що одержувач дотримується побажань відправника. Якщо аудиторія позитивна, то дотримуйтесь цього плану. Для негативної аудиторії потрібно використовувати інший підхід.

Корисно накладати ці структури з маркетинговою концепцією обізнаності, інтересу, бажання та дії (AIDA).

Ця стратегія починається з відкриття позитивного або негативного повідомлення. Відкриття повинно включати відкриття, що захоплює увагу, наприклад, факт, питання або щось, щоб зацікавити одержувача. Далі, направте ваше письмо, щоб обговорити більш детальну інформацію, щоб зацікавити одержувача в цій ситуації. Бажання полягає в тому, як важлива допомога або дія одержувача. Нарешті, закриття включає конкретні дії, запитувані одержувачем.

Практика Питання

Жасмин дійсно відчувала себе погано через помилку в електронному листі, яке вона надіслала визнанням найкращих виконавців за попередній місяць. Вона працювала над цим останньою справою п'ятниці, перш ніж відправитися у відпустку. У своєму поспіху вона просто склала повідомлення безпосередньо в електронному листі без попереднього написання. Як тільки вона натиснула «відправити», вона зрозуміла, що заплутала імена співробітників та імена клієнтів для найкращих виконавців. Тепер її менеджер дзвонив їй, щоб поговорити про помилку. Ще гірше, її попросили принести свої нотатки на електронну пошту. Чи була Жасмин права думати, що її бос просив занадто багато, щоб попросити її записки?

• Ні. Схоже, її бос намагається бути корисним.
• Так. Прості повідомлення не потребують всієї зайвої роботи з планування. Це була просто проста помилка.
• Ні. Це перетвориться на велику негативну догану, тому необхідні документи.

Відповідь

Ні. Схоже, її бос намагається бути корисним.

Написання ділових повідомлень

Також корисно пам'ятати на цьому етапі, що ви насправді не починаєте з порожньої сторінки, навіть з першого чернетки. У вас є сировина вашого попереднього написання, окреслення та збору джерел під рукою, щоб побудувати з.

Від планування до написання

На цьому етапі процесу вже визначена мета і організація вашого повідомлення. Тепер потрібно скрафтіть слова і фразування для кожної частини повідомлення.

Який би контур ви не почали з, він може легко перетворитися на перший проект, просто вибравши область для атаки. Почніть конкретизувати його з повних пропозицій, повних думок та відповідних джерел.

Формат комунікації має значення. Формати листів і макет обговорюються в кінці цього модуля.

Перш ніж вивчати типи повідомлень, є навички, які потрібно мати в руках.

Навички письма

Рядок теми

Тематична лінія напрочуд важлива в ділових комунікаціях. Він зустрічається як у форматах електронної пошти, так і в замітках. Тематичні рядки - це міні-вступ до повідомлення. Однак вони не замінюють необхідності розгляду предмета в першому пункті повідомлення.

Що	Уникайте	Спробувати
Рядок теми	Щодо зустрічі наступного вівторка	Предмети, які потрібно принести на зустріч наступного вівторка
Перший рядок повідомлення	Принесеш ручки та олівці?	Чи будете ви принести ручки та олівці на зустріч наступного вівторка?

Тематичні рядки - це стислі введення до прямого, негативного або переконливого повідомлення

Що	Уникайте	Спробувати
Пряме повідомлення	Дати проведення конференцій	Будь ласка, підтвердіть дати конференції
Негативне повідомлення	Проблема!	Необхідне підтвердження Замовлення 3145
Переконливе повідомлення	Потрібен спікер	Розмовна можливість для вас

Перевірте, чи проходять ваші тематичні рядки простий список питань:

• Чи очевидна головна ідея з теми?
• Це більше фраза, ніж повне речення?
• Чи може одержувач судити про терміновість щодо того, чи повинні вони прочитати повідомлення зараз чи можуть залишити його на потім?
• Чи зможе одержувач знайти це повідомлення знову легко на основі вашої теми?

Побудова буферів

Буфери є специфічним компонентом негативних повідомлень. Вони дозволяють письменнику розпочати повідомлення, не розкриваючи повністю погані новини, які надходять. Буфери повинні бути більше, ніж незв'язаний привіт, такий як «Як щодо тих Бронкосів?» Вони повинні вести до теми, уникаючи негативних обертонів. У той же час буфер не повинен сприяти неправді або піднімати надії одержувача лише на те, щоб їх знищити. Наприклад, у письмовій формі до здобувача на роботу рядок теми «Ви наш найкращий кандидат» лише слідувати в тілі з «але, на жаль, нам потрібно було найняти зсередини компанії, щоб ви не отримали роботу» є непотрібним жорстоким. З іншого боку, «Ви один з багатьох вражаючих кандидатів», є чесним і належним чином безкоштовним, слугуючи буфером.

Тема буфера	Зразок	Причина «Ні»
Пункт Договору	Планування весілля на 250 людина - це цілком справа.	Більший бальний зал бронюється на цю дату.
Комплімент	Американське товариство раку надає чудову підтримку спільноті Centennial, MO.	Організація не може фінансувати благодійний турнір з гольфу цього року.
причини	Зі збільшенням процентних ставок спостерігається зниження на 5% нових дзвінків клієнтів.	Плануються перепризначення рахунків.

Негативні слова і тон

Ділові відносини схожі на всі відносини. Бувають злети і падіння. Іноді працівники, клієнти та інші повинні чути новини, які не до їх вибору. Дві важливі навички зберігають стосунки, доставляючи погані новини. У всіх ситуаціях відправник працює, щоб уникнути негативних слів і тонів. Ці слова і тон можуть затьмарити навіть найкраще послання, як сірі хмари в теплий літній день.

З негативними повідомленнями настає час, коли погана новина повинна бути заявлена. Кваліфікований письменник, який добре планує повідомлення, має цю частину повідомлення, що міститься в одній області спілкування. Однак, кажучи «ні», сенс повинен бути зрозумілим. Іноді найбільш дипломатична форма ясності досягається за допомогою кваліфікованого «мається на увазі ні». Розглянемо, як зрозуміло наступне, але уникайте негативного слова або тону.

Уникайте	Спробувати
23 квітня недоступний.	Номери доступні з 20 по 22 квітня або 24—29 квітня.
Змій не пускають в літак.	Будь ласка, ознайомтеся з нашою політикою щодо домашніх тварин, яка дозволяє котам, собакам та павичам. (Додайте «тільки», якщо потрібно - тільки коти, собаки та павичі.)

Ви-Переглянути

При визначенні позитивних повідомлень до категорії підходять як хороші новини, так і очікувані новини. Однак деякі очікувані новини можуть не порадувати одержувача. You-view в письмовій формі допомагає відправнику зберегти загальні хороші відносини з одержувачем. Розглянемо наступне:

Уникайте	Спробувати	Чому
Не паркуйтеся в Лот C. Він знову відновлюється.	У той час як Лот C спливає, слід використовувати лоти A та B.	Прямий об'єкт «ти» передбачається з вказівкою «не робити». Поєднання «ви» з «ні» в тому ж реченні, швидше за все, буде дратувати або відчувати звинувачення до одержувача, тим самим пошкоджуючи відносини. Створіть те, що можливо, а не те, що ні.
Я не можу дочекатися, щоб допомогти тобі.	Я з нетерпінням чекаю на допомогу вам.	Ось що хоче зробити відправник, але приклад затьмарює позитивне бажання негативом «не може». Якщо ви, як відправник, прагнете, то будьте готові, а не плутайте питання з негативом.
Позов йде, однак потрібна інша форма.	Ще одна форма потрібна до оформлення претензії.	«Однак» часто вважається негативним словом, оскільки воно суперечить тому, що відбувається раніше. Подібним чином працює слово «але».

Написання позитивного повідомлення

Розглянемо наступний приклад контуру, побудованого в процесі планування:

Новини	Потрібна цитата про компоненти безпеки
Деталь	4 ПК, 2 принтера, 1 бездротовий маршрутизатор. Потрібна деталізована вартість, гарантія/MTC, дата установки
Доброзичливість і дія	2 роки контракту на місці. Надія на 15 квітня.

З цим контуром повідомлення форматується як діловий лист або електронна пошта, як того вимагає ситуація.

Коментарі до Розділ	Як написано
Перший абзац: Почніть повідомлення з новин. Це позитивний меседж. Зосередьтеся на приймачі і зрозумійте, що все, що вона хоче знати, це «що мені потрібно зробити». Повідомлення відкривається з переглядом you-view. «Будь ласка» говорить «вам потрібно», але в позитивному ключі. Основну ідею знайти нескладно. Він не прихований непотрібними формулюваннями або преамбулою, які не просувають мету повідомлення.	Будь ласка, надайте ціну на оновлені системи безпеки.
Другий абзац: Використання абзаців поважає читача, забезпечуючи інтервал між білими, що полегшує читання повідомлення. Абзаци забезпечують логічні перерви, щоб допомогти в розумінні та утриманні. Маркери не існують, окрім як частини абзацу. Є введення в абзац, а потім списки. Списки легше на очах завдяки використанню пробілу. Вони допомагають в утриманні. Приймачу буде легко відзначати елементи як завершені. Елементи списку будуються паралельно.	З вашим знайомством з нашою системою, будь ласка, підтримуйте сумісність і цитати для наступних пунктів. 4 шт 2 принтери 1 бездротовий маршрутизатор У відповіді, будь ласка, зверніться до наступних питань: Скільки коштує загальна та деталізована вартість? Скільки коштує гарантія та обслуговування? Коли найраніша дата установки?
Заключний абзац: заохочує відносини з конкретною нотою доброї волі. Забезпечує чітке нагадування про необхідну дію.	Дякуємо за те, що з ними так легко працювати протягом останніх двох років. Якщо можливо, будь ласка, надайте цю цитату до 15 квітня. Якщо це буде пізніше, будь ласка, зателефонуйте, щоб повідомити нас.

Написання негативного повідомлення

Припустімо, що контур для цього негативного повідомлення, побудованого в процесі планування, є наступним. Зверніть увагу, що є помилка, де «april» не має великої літери. Для контуру, це просто чудово. Це організаційні замітки, які бачить тільки письменник:

Буфер	Довгі відносини умовностей середини квітня. Минулі відносини
причини	Новий персонал. Конкурентний місяць і тарифи
Новини	Дата конференції повинна рухатися раніше або назад на тиждень
Доброзичливість і дія:	Знижка. Повинні почути до 5 березня

З цим контуром повідомлення форматується як діловий лист або електронна пошта, як того вимагає ситуація.

Коментарі до Розділ	Як написано
Буфер: Перший абзац — Почніть повідомлення з примітки, яка стосується повідомлення, та, з якою обидва погоджуються. Не будьте настільки життєрадісними, щоб ввести в оману аудиторію, а також не задавайте темний тон, який може викликати додатковий трепет у когось ось-ось розчарується. Не відразу підтвердивши доступність, читач може почати готуватися до майбутніх новин.	Ваша організація була давнім партнером Aspen Lodge, і ми мали честь бути вашим місцем вибору для вашої щорічної квітневої конференції. Дякуємо за ваш нещодавній лист щодо доступності наступного місяця.
Причина: Другий абзац. Це так спокусливо писати причини для ні з точки зору відправника. «Ми всі повні». «Політика компанії говорить». Причини в негативному повідомленні пропонують читачеві спосіб побачити це з позицій письменника. Якщо повідомлення добре написано, до моменту надходження «ні» одержувач буде в повній згоді.	З такою теплою зимою ваш вибір Aspen Lodge залишається бажаним багатьма організаціями, які прагнуть прийти на захід. Лодж завжди популярний серед місцевих організацій через низькі ставки міжсезоння, а це означає, що послуги бронюють швидко і рано.
Причина продовжена: або другий, або третій абзац. Ось найскладніша частина повідомлення. Читач, ймовірно, очікує, що його відхилили. Відправник повинен зробити «ні» чітким, але не суворим. Це може бути зроблено безпосередньо або з мається на увазі ні. Це написання передбачає, що група завжди приходить і просила другий уїк-енд. Одне з ключових питань, на яке слід звернути увагу при доставці негативних повідомлень таким чином, полягає в тому, що ви можете працювати, щоб уникнути негативних слів настільки пильно, що вам важко зрозуміти повідомлення. У цьому випадку розмова про наявні вихідні залишає повідомлення досить зрозумілим.	Коли другі вихідні вже зарезервовані, ви б віддали перевагу першому чи третьому вихідному?
Заключний абзац: заохочує відносини з конкретною нотою доброї волі. Надайте чітке нагадування про необхідну дію.	Будь ласка, зателефонуйте до п'ятниці березня 31st, щоб підтвердити, який із двох вихідних, що залишилися, найкраще відповідає вашим потребам. Aspen Lodge швидко бронює, і ми сподіваємось, що цього року тут знову знайдуться хороші друзі, такі як компанія ABC. Оскільки ви були таким лояльним партнером, ми пропонуємо знижку 5% на будь-які вихідні, які ви в кінцевому підсумку виберете.

Написання переконливого повідомлення

За допомогою переконливих повідомлень аналіз аудиторії на етапі планування вкаже вам у правильному напрямку. Цей приклад контуру передбачає, що приймач потребує поштовху, щоб прийняти рішення, яке представлено. У цьому прикладі маркетингова команда планувала зробити деякі фокус-групи на Манхеттені серед важкодоступного споживчого сегмента (скажімо, дівчат-лівші, які люблять як в'язання гачком, так і гонки на мотокросі). Засіб, який знаходить та планувати учасників, важко знайти достатню кількість цих дівчат на Манхеттені, тому вони хочуть зациклюватися в партнерському закладі через річку в Нью-Джерсі. Це буде коштувати маркетинговій команді більше грошей, які вони очікували, але все одно не сподобаються, і це буде включати додаткові подорожі. Ось один із способів представити цю новину.

Буфер/Увага	Більш різноманітні учасники досліджень на Манхеттені та Ньюарку
Причини/Інтерес	Більш різноманітний набір учасників на двох локаціях
Новини	Ми не можемо знайти достатньо кваліфікованих людей на Манхеттені, тому ми додаємо наше місце розташування в Ньюарку
Доброзичливість і дія:	Подорожуйте між локаціями на автобусі Deluxe з чартерним автобусом без додаткових витрат

З цим контуром повідомлення форматується як діловий лист або електронна пошта, як того вимагає ситуація.

Коментарі до Розділ	Як написано
Буфер: Перший абзац— Почніть повідомлення з примітки, яка стосується повідомлення, той, який обидва погоджуються. Не будьте настільки веселими, щоб ввести в оману аудиторію, а також не задавайте темний тон, який може викликати додатковий гнів у когось ось-ось розчарується. Почавши з хороших новин, письменник може компенсувати будь-яке розчарування або роздратування поганими новинами.	Дякуємо, що довірили нам цього цікавого та складного рекрута. Ми закликаємо весь наш досвід, щоб переконатися, що ми знайдемо вас найкращих учасників для задоволення ваших потреб у дослідженнях та пошуку дівчат, які не тільки відповідають специфікаціям, але й представляють низку етнічних груп та рівнів доходу.
Причини: Другий абзац— Це так спокусливо писати причини для ні з точки зору відправника. «Ми всі повні». «Політика компанії говорить». Які причини в негативному повідомленні роблять, - це запропонувати читачеві спосіб побачити це з точки зору письменника. Якщо добре написано до моменту «ні» приходить одержувач буде в повній згоді.	Як ви знали з самого початку проекту, знайти учасників, які відповідають вашим специфікаціям, було б важко, і ми набираємось приблизно на півдорозі. Ми розмістили оголошення в газетах та в Інтернеті, і ми попросили курси мотокросу рекомендувати членам, які можуть претендувати.
Причини продовжили: Або другий або третій абзац— Ось найскладніша частина повідомлення. Читач, ймовірно, очікує якісь погані новини на даний момент. Відправник повинен зробити складність зрозумілою, але не суворою. Навіть з дією доброї волі, ймовірно, буде певна роздратування з боку приймача.	Тим не менш, ми, здається, зупинилися в пошуку людей, щоб прийти до нашого Манхеттенського об'єкта. Як ми бачимо, у нас є два варіанти. Ми можемо розслабити технічні характеристики, які можуть поливати ваші дані, або ми можемо звернутися до компанії-партнера в Ньюарку. Між двома об'єктами, ми вважаємо, що можемо повністю набрати ваше дослідницьке дослідження. Як ми обговорювали на етапі пропозиції, це спричинить додаткові витрати, і ми визнаємо, що ви не вбудували подорож до Ньюарка у свій графік. Тому ми взяли на себе сміливість забронювати розкішний автобус і водія за наш рахунок, щоб перемістити вашу команду зі своєї бази на Манхеттені до об'єкта в Ньюарку в дні, коли ви будете там.
Заключний абзац: заохочує відносини з конкретною нотою доброї волі. Надайте чітке нагадування про необхідну дію.	Будь ласка, повідомте нам, чи є це рішення прийнятним, чи хочете ви послабити специфікації учасників. Будь ласка, повідомте нам, чи можемо ми допомогти з чимось іншим, включаючи зміну проживання в готелі за допомогою нашої корпоративної знижки. Ми з нетерпінням чекаємо на розміщення вас та вашої команди для цього новаторського дослідження. Якщо я почую від вас до ранку в середу, я можу заблокувати будь-який варіант, який ви виберете, і рухатися вперед з роботою.

Практика Питання

Алекс мав свій блокнот під рукою з його планом написати постачальнику про поставки, які, здавалося, надходять пізніше і пізніше кожного тижня. Це стало справжньою проблемою, тому йому потрібно було отримати цей електронний лист перед наступною доставкою. Як Алекс використовує свій план, на чому він повинен зосередитися на етапі написання цього повідомлення?

• Алекс зосередиться на тому, щоб мати негатив у буфері, Новини та Дії областей повідомлення, щоб постачальник виправляв проблему якомога швидше
• Алекс зосередиться на навичках письма, таких як you-view, бути стислим і так далі
• Алекс зосередиться на тому, щоб переконатися, що він має деталі про останні три тижні запізнілих поставок.

Відповідь

Алекс зосередиться на навичках письма, таких як you-view, бути стислим і так далі

Перегляд ділових повідомлень

Після того, як ви написали своє повідомлення від початку до кінця, ви можете відчувати себе дуже пишається собою і готові перейти до наступного завдання. Ну, не зовсім. Настав час уточнити, вдосконалити та реорганізувати, щоб переконатися, що ваше повідомлення саме те, що ви хочете, щоб воно було.

Мистецтво переосмислення

Перегляд - це перестановка та тонка настройка повністю розробленого - якщо не повністю завершеного - проекту, щоб теза чи гіпотеза узгоджувалася з метою письменника, потребами та характеристиками аудиторії, розвитком аргументу та переконливим висновком.

Критичний крок

Перегляд, для багатьох письменників і вчителів письма, є найбільш відповідальним кроком у будь-якому процесі написання. Це також крок, який часто засмучує багатьох письменників, тому що важко підтримувати об'єктивність і зосередитися, коли так уважно дивиться на власну роботу.

Багато письменників вважають вигідним на цьому етапі, щоб хтось інший прочитав документ, над яким вони працювали, оскільки він занадто близький до думок та емоцій письменника. Пам'ятайте, що коли ви просите когось критикувати вашу роботу, ви не просите похвали за ваш блиск, а навпаки, просять зробити вашу роботу ще кращою та ефективнішою для своєї мети. Також майте на увазі, що тільки тому, що хтось робить пропозицію, не означає, що ви повинні прийняти її. Якщо ця людина не є вашим начальником, звичайно.

Необхідність перегляду підтверджує ймовірний сценарій того, що нічиє написання не є ідеальним, як представлено в останньому проекті. Готовність до перегляду означає, що письменник визнає динамічний характер спілкування і що потрібні ревізії, щоб чітко сформулювати ідеї і відповідати очікуванням аудиторії. Ефективне письмове вираження є результатом ретельних доопрацювань.

Практика Питання

Мейсон пишається всією роботою, яку він вклав у створення електронної пошти, оголошуючи весняну команду софтболу працівника. Він повинен визнати, що завершення етапу планування змусило його переглянути всі правила ліги та збори спочатку впевнений, що заощадив час, як він писав. Це змусило писати вітерець. Все це насправді не було таким складним, як він спочатку очікував. Чи може Мейсон відправити повідомлення зараз?

• Можливо.
• Так.
• Ні.

Відповідь

Ні.

Навички перегляду

Двоетапний процес перегляду

У процесі перегляду письменник робить дві речі:

1. Забезпечує, що кінцеві повідомлення досягають мети, визначеної на етапі планування. Це оцінка вмісту.
2. Забезпечує, що граматика і коректура крок виправляє будь-які помилки. Це гарантує, що формулювання легко читати для одержувача і що репутація письменника добре обслуговується професійним документом.

Навички коректури

Фрагменти

Коли завершуються остаточні читання повідомлення, короткі або довгі, переконайтеся, що є цілі пропозиції.

Run-ons

З іншого боку фрагментів - речення, які продовжуються і продовжуються і далі. Остерігайтеся запущеного речення.