2.5: Програмне забезпечення для обробки текстів
- Page ID
- 11930
Що ви навчитеся робити: Використовуйте загальне програмне забезпечення для обробки текстів для написання ділових повідомлень
Існує велика різноманітність програмного забезпечення для обробки текстів, що використовується для ділового спілкування. Макет ділового документа, як правило, простий, але не помиляйтеся простим через відсутність структури. Є очікування щодо верстки сторінки та форматування. Microsoft Word та Google Docs є двома найпоширенішими програмами для обробки текстів. У цьому розділі представлено огляд того, як використовувати ці програми для створення ділового листа.
Результати навчання
- Обговоріть загальні рекомендації щодо створення професійно відформатованого документа
- Використовуйте Microsoft Word для створення візуально привабливого та доступного документа
- Використовуйте Google Docs, щоб створити візуально привабливий і доступний документ
Форматування ділового письма
Для того, щоб правильно відформатувати документ, ми повинні спочатку зрозуміти основні компоненти цього документа. Ці навички - включаючи інтервали, акцент тощо - це ті самі навички, що використовуються в електронних листах, замітках, бізнес-звітах та документах про працевлаштування.
Два найбільш широко використовуваних прикладів програмного забезпечення для обробки текстів - Microsoft Word і Google Docs. І Word, і Google Docs надають бізнес-письменнику інструменти форматування, необхідні для створення професійних документів.
Технічні характеристики основного листа, пам'ятки або формату електронної пошти:
- Абзаци не мають відступів
- Міжрядковий інтервал дорівнює 1,0 (або 1,15) в абзаці
- Міжрядковий інтервал становить 2 між абзацами
- Ліве поле вирівнює/вирівнюється, що означає, що воно виглядає як пряма лінія
- Праве поле є рваним (вирівняний по лівому краю абзац) або прямою лінією (абзац блоку)
- Розмір шрифту 10 або 12 залежно від типу шрифту (Arial та Times New Roman є загальними шрифтами, оскільки вони універсальні на платформах ПК та Mac)
Формат ділового листа
Є численні інтернет-джерела, що описують формат ділового листа. Багато підприємств мають специфічні формати комунікацій, що надходять від своїх організацій, і, звичайно, ці формати мають пріоритет. Ймовірно, попередньо надрукований фірмовий бланк з логотипом компанії та адресою доступні. Сьогодні звичайним явищем є включення електронної пошти компанії та адреси веб-сайтів в адресний блок або заголовок.
Коли ви почнете використовувати як Word, так і Google Docs, ви ознайомитеся з шаблонами, які допомагають у багатьох питаннях інтервалів. Цей розділ походить із широко визнаного джерела, Purdue OWL (Інтернет-лабораторія письма). Існує кілька поширених стилів: Блок, Модифікований блок та Напівблок. Ці інструкції стосуються найбільш поширених частин ділового листа з використанням формату блоку.
- Адреса відправника
- Дата
- Внутрішня адреса
- Привітання
- Тіло
- Закриття
- Корпуси або навісне обладнання
Бізнес-нагадування та формат електронної пошти
Зі збільшенням використання електронної пошти, замітки рідше зустрічаються на робочому місці. Для бізнес-письменників думати про формати нагадувань та електронної пошти як те ж саме не надто далеко. Звертайте пильну увагу на рядок теми як в електронних листах, так і в замітках. Як обговорювалося в попередніх розділах, тема теми відіграє вирішальну роль у наданні вказівок для читача щодо терміновості, теми та дій, які слід вжити. У електронному листі або замітці використовуйте жирні заголовки абзаців для сканування. Це допомагає вам залишатися організованими, і читачі люблять це, тому що це допомагає їм легко вибрати найважливішу інформацію.
Для отримання додаткової інформації про те, як відформатувати пам'ятку, перегляньте цей документ про стандартне форматування заміток або Модуль 3: Сторінка Writed Communication's на замітках.
Практика Питання
Бос Джулі просто попросив Джулі оновити форматування щоквартального листа постачальника. Які найімовірніші настройки потрібні Джулі?
- Подвійний міжрядковий інтервал, немає зайвих рядків між абзацами. 1/2 дюймовий відступ (або 5 пробілів) на початку кожного абзацу.
- Один міжрядковий інтервал, Подвійні рядки між абзацами. Відступу немає.
- Чиказький стиль, який є модифікованою версією MLA.
- Відповідь
-
Один міжрядковий інтервал, Подвійні рядки між абзацами. Відступу немає.
Стиль
Форматуючи будь-яке письмове повідомлення, важливо в кінцевому підсумку отримати документ, який приємний для ока. Ось кілька швидких порад щодо того, щоб ваш документ виглядав добре. Щоб отримати додаткові поради, зверніться до розділу Формат: Зробіть ваше повідомлення запрошуючим.
Білі пробіли
Прогалини між словами, пробіли між абзацами. Прогалини між реченнями.
Коли ви бачите блок тексту, розбийте його на більш короткі абзаци, речення, слова або пункти.
Ліплення, як ви йдете.
Ви, дорогий письменник, формуєте зміст свого змісту словами, але формуєте презентацію форматуванням.
За пробілом.
—Деміан Фарнворт [1]
Для бізнес-письменників вибір білого простору не є такою вільною формою, як скульптура, але існують стандартні конвенції щодо застосування та вибір ділового письма, які допомагають читачеві. Стандартні конвенції відображаються в останньому розділі цього модуля.
Зверніть увагу, як цитата з Farnworth має короткі рядки і використовує пробіли, що показують, щоб розбити текст. Ритм слів представлений візуально. У діловому письмі абзаци, так само, як і пропозиції, зберігаються відносно лаконічно. Немає встановленої довжини, але письменники, як правило, уникають абзаців одного речення. Письменники також прагнуть уникати абзаців, які призводять до довгих, безперервних блоків тексту. Незалежно від довжини, кожен абзац матиме тематичне речення з такою ж підтримкою, скільки потрібно - ні більше, ні менше.
Списки
Списки є відмінними інструментами з двох причин: вони створюють пробіл і створюють візерунок, який читачеві легко зрозуміти і згадати. Існує два типи списків: нумеровані (нумеровані) і марковані.
Використовуйте нумеровані списки, коли порядок або важливість мають значення:
| Уникайте | Спробуйте |
| Етапи приготування тосту: | |
| Щоб зробити тости, спочатку підключіть тостер. По-друге, засуньте хліб в проріз. По-третє, натискаємо на важіль підсмажування. |
|
У цьому прикладі має значення порядок кроків, щоб зробити тост. Натискання на важіль підсмажування не дає ніякого значення без хліба, завантаженого в проріз. Також зверніть увагу, наскільки простіше було зрозуміти і зберегти стовпець «Спробувати».
| Уникайте | Спробуйте |
| Причини, за якими магазин залишається відкритим пізніше: | |
| Причини, по яких магазин залишається відкритим пізніше, полягають у тому, що, по-перше, дослідження показують, що прибуток від магазину збільшується на 3%. По-друге, клієнтам подобається аптека, відкрита ввечері для надзвичайних ситуацій. По-третє, асоційований менеджер живе поруч, тому трохи їздити на роботу не викликає занепокоєння. |
|
Зверніть увагу, що перевага асоційованого менеджера, ймовірно, не була такою важливою для додаткових годин магазину, як продажі та переваги клієнтів.
Використовуйте марковані списки, коли елементи мають однакову цінність.
| Овочі, які можна змішувати в магазинних салатах: | |
| Овочі, які можна змішувати в магазинних салатах, - це салат, помідори, морква або шпинат |
|
У цьому прикладі зверніть увагу, що будь-який з овочів може бути використаний. Один пункт не важливіший за інший. При цьому не має значення, в якому порядку вибираються предмети.
Елементи списку можуть бути одним словом довгим, фразою довгим або довгим реченням. Кожен з них повинен бути побудований з паралельною організацією (див. попередній розділ про паралельне будівництво).
Елементи списків можуть закінчуватися пунктуацією або без, якщо вони всі однакові. Зверніть увагу на послідовність у списках вище.
Рубрики
Заголовки надають значну допомогу в довших повідомленнях або звітах як спосіб керівництва читачем та надання пробілу для розділення ідей та повідомлень. Більшість програмних програм мають рівні заголовків, вбудовані в стиль, який автор може вибрати. Використання цього попередньо відформатованого стилю забезпечує узгодженість у всьому повідомленні.
Шрифт із зарубками проти Sans Serif
При виборі типу шрифту перше, що потрібно вирішити, чи потрібен вам шрифт із зарубками або без зарубок. Що таке зарубки? Зарубка - це дрібні штрихи шрифту (як показано на малюнку 1).
Малюнок 1: Шрифти із зарубками проти Sans Serif
Хоча на цю тему ведуться деякі дискусії, загальні рекомендації такі:
- Під час написання для друкованих засобів масової інформації використовуйте шрифт із зарубками для основного тексту та шрифт без зарубок для заголовків.
- Під час написання для цифрових носіїв використовуйте шрифт без зарубок для основного тексту, і ви можете використовувати шрифт із зарубками або без зарубок для заголовків.
Тип шрифту впливає на вибір розміру шрифту. Для більшості ділового письма оптимальний розмір шрифтів - 10 або 12.
Майкрософт Ворд
На цій сторінці наведено вказівки щодо використання ключових функцій Microsoft Word для створення бізнес-комунікацій. Якщо ви можете уявити макет сторінки, є спосіб для програмного забезпечення зробити це. Якщо інструкції не знайдені нижче, ймовірно, хтось зробив відео на YouTube саме те, що ви хочете зробити.
Початок роботи в Word
Наступне шестихвилинне відео (https://youtu.be/tD8Gj7vkh-0) демонструє, як використовувати Microsoft Word для створення листа. Версії програмного забезпечення змінюються з часом, тому менше турбуйтеся про деталі і більше про те, як вводиться інформація. Кожна нова версія зберігає основні функції всіх версій перед нею, тому вона все одно буде проста у використанні з кількома налаштуваннями. Є деякі відмінності при роботі на ПК проти продукту Apple. Ці інструкції для ПК, але основна ідея та ж.
Інтервал між рядками та абзацами у Word
Бізнес-комунікації, на відміну від написання, призначеного для академічної обстановки, використовують один міжрядковий інтервал, як показано на зображеннях нижче. Обидва типи документів використовують вирівнювання по лівому краю або виправдання, тоді як ділові документи можуть мати невиправданий правий край (який залишає кінці рядків рваними) або повністю виправдані блоки, які є приємними та акуратними як праворуч, так і ліворуч, але можуть зробити деякі фанки речі з внутрішнім інтервалом для досягнення акуратності.
Щоб змінити міжрядковий інтервал, виділіть рядки, які потрібно змінити. Потім перейдіть на вкладку Головна і знайдіть кнопку міжрядкового інтервалу в розділі «Абзац». Кнопка міжрядкового інтервалу запускає спадне меню, за допомогою якого ви можете вибрати міжрядковий інтервал.
Цифри у випадаючому меню міжрядкового інтервалу відображають, наскільки збільшиться міжрядковий інтервал відносно розміру рядка. Наприклад, міжрядковий інтервал 1 означає, що міжрядковий інтервал буде таким же великим, як один рядок, міжрядковий інтервал 2 означає, що міжрядковий інтервал буде розміром двох рядків тощо.
Можливо, ви помітили, що за замовчуванням Word додає пробіл між кожним абзацем. Ви можете змінити розмір цього простору або повністю усунути його, змінивши інтервал між абзацами. У меню міжрядкового інтервалу передбачено параметр «Додати пробіл перед абзацом» або «Видалити пробіл після абзацу».
Практика Питання
Александар сів за офісний комп'ютер, щоб виправити щомісячний лист постачальника і зрозумів, що йому потрібно починати з нуля. Цифровий файл якось був втрачений (або ніколи не збережений), і все, що у нього було, - це паперова копія. Працюючи в Word, де Александар знайде настройки, які допомагають йому правильно отримати свій міжрядковий інтервал і відступ?
- Вибір команд «Формат» > «Інтервал між рядками».
- На стрічці позначено Абзац
- За допомогою клавіші [enter] і [пробіл] неодноразово.
- Відповідь
-
На стрічці позначено Абзац
Верхні та нижні колонтитули
Верхні та нижні колонтитули є верхнім та нижнім розділами документа відповідно. Вони відформатовані як окремі розділи від основного документа і часто використовуються для зберігання виносок, номерів сторінок, заголовків та іншої інформації.
Ваша компанія, ймовірно, має правила та правила щодо вмісту верхніх і нижніх колонтитулів, а також для місця розміщення номерів сторінок. Є кілька стандартних рекомендацій, які слід зазначити:
- Номери сторінок йдуть в верхньому або нижньому колонтитулі. Після того, як ви вирішите, куди поставити номер сторінки, Word буде стежити за ним за вами.
- Ділові листи не мають заголовків, і вони отримують номери сторінок тільки в тому випадку, якщо вони йдуть на три і більше сторінок.
- Нижні колонтитули, що містять номери сторінок, можуть починатися з першої сторінки.
- Верхні та нижні колонтитули у звітах див. у розділі Модуль 6.
Елементи керування верхнім і нижнім колонтитулами знаходяться в групі Верхній і нижній колонтитули вкладки «Вставка». (Вставка> Верхній і нижній колонтитули)
Параметри верхнього і нижнього колонтитула кожен містить меню, що випадає. Натисніть один з вбудованих параметрів, щоб вставити його, або виберіть Редагувати заголовок (або Редагувати нижній колонтитул), щоб відредагувати верхній (або нижній колонтитул).
Верхній колонтитул буде представлений пунктирною лінією. Перебуваючи в режимі верхнього/нижнього колонтитула (коли видно пунктирні лінії), ви не можете редагувати основний текст. Ви можете повернутися до редагування основного тексту, вибравши опцію Закрити верхній і нижній колонтитули в правій частині стрічки.
Малюнок 2: Підвал
Інформація в верхньому або нижньому колонтитулі повторюється в кожному верхньому або нижньому колонтитулі документа, якщо ви не позначите пункт «Інша перша сторінка», що дозволяє форматувати першу сторінку інакше, ніж решта документа. Ви також можете створити перерву в документі, де верхній і/або нижній колонтитули змінюються для розміщення нового розділу.
Малюнок 3: Перша сторінка
Малюнок 4: Друга сторінка
Перевірка орфографії та граматики
Ви, напевно, бачили червоні хвилясті лінії, що вказують на неправильно написане слово під час введення документа. Іноді ці червоні лінії корисні, рятуючи вас від незручної помилки. В іншому випадку вони дратують і відволікають. У цьому розділі ми розповімо, як працює перевірка орфографії та як ви можете найкраще використовувати її на свою користь.
Інструмент перевірки орфографії порівнює кожне введене слово зі словником або базою даних слів Word. Якщо слова немає в цьому словнику, слово позначається неправильно написаним червоним підкресленням. Це означає, що слова, які правильно написані, можуть бути позначені як неправильно написані, особливо торгові марки, спеціалізовані галузеві або наукові терміни, а також слова іншою мовою. За допомогою невеликого налаштування ви можете навчити Microsoft Word (та інших програм Office), як написати рідкісні слова та імена, які ви регулярно використовуєте. Таким чином, справжні помилки не втрачаються в морі червоних підкреслень.
Більшість програмного забезпечення для обробки текстів автоматично вмикається перевірка орфографії та граматики, тому ваші помилки позначені під час роботи. Однак ви також можете запустити перевірку орфографії та граматики вручну, натиснувши клавішу F7 або знайшовши перевірку орфографії та граматики на вкладці «Огляд» на стрічці.
Довжина речення та кількість слів
Раніше в цьому модулі підкреслювалося лаконічне написання. Звідки ви знаєте свою середню довжину речення? Word має функцію, яка допомагає відстежувати довжину речень. Ось як:
- Перейдіть до Файл> Параметри > Перевірка і знайдіть «При виправленні орфографії та граматики в Word».
- Тепер поставте галочку навпроти пункту «Показувати статистику читабельності».
Деякі онлайн-форми також вимагають від вас дотримуватися певної кількості слів або все, що ви вводите, буде відрізано програмуванням форми. На вкладці «Огляд» на стрічці є опція підрахунку слів, яка показує кількість символів (з пробілами або без них), слів і рядків.
Документи Google
Робота в Google Документах схожа на роботу в Microsoft Word. Єдина вимога полягає в тому, що для збереження та обміну документами вам потрібен логін Google. На цій сторінці наведено рекомендації щодо використання ключових функцій, необхідних для створення ділового спілкування в Google Docs. Якщо ви можете уявити макет сторінки, є спосіб для програмного забезпечення зробити це. Якщо інструкції не знайдені нижче, ви можете бути впевнені, що хтось зробив підручник YouTube про те, що ви хочете зробити.
Початок роботи в Google Документах
Інтервал між рядками та абзацами в Google Документах
Бізнес-комунікації, на відміну від більшості написання коледжу чи середньої школи, використовують один міжрядковий інтервал, як показано на зображеннях нижче. Документи використовують суцільне вирівнювання ліворуч. Вирівнювання по правому краю може бути заблоковано, як видно або рвано.
Змініть вигляд абзаців
Ви можете редагувати текст, абзаци, інтервали та шрифт за допомогою панелі інструментів у верхній частині документа.
- На комп'ютері відкрийте документ в Google Документах.
- Виділіть рядки, які потрібно змінити.
- Натисніть Формат > Інтервал між рядками.
- Виберіть параметр міжрядкового інтервалу.
Практика Питання
Кеті сіла за офісний комп'ютер, щоб виправити щомісячний лист постачальника і зрозуміла, що їй потрібно буде почати з нуля. Цифровий файл якось був втрачений (або ніколи не збережений), і все, що вона мала, - це паперова копія. Працюючи в Google Docs, де Кеті знайде налаштування, які допоможуть їй отримати її міжрядковий інтервал і відступ правильно?
- На стрічці позначено Абзац
- Вибір команд «Формат» > «Інтервал між рядками».
- Використовуючи клавішу [enter] і [пробіл] неодноразово
- Відповідь
-
Вибір команд «Формат» > «Інтервал між рядками».
Верхні та нижні колонтитули
Верхні та нижні колонтитули - це верхня та нижня розділи документа відповідно. Вони є окремими розділами від основного документа і часто використовуються для зберігання виносок, номерів сторінок, заголовків та іншої інформації.
Ваша компанія, ймовірно, має правила та правила щодо вмісту верхніх і нижніх колонтитулів, а також для місця розміщення номерів сторінок. Є кілька стандартних рекомендацій, які слід зазначити:
- Номери сторінок йдуть в верхньому або нижньому колонтитулі. Після того, як ви вирішите, куди поставити номер сторінки, Word буде стежити за ним за вами.
- Ділові листи не мають заголовків, і вони отримують номери сторінок тільки в тому випадку, якщо вони йдуть на три і більше сторінок.
- Нижні колонтитули, що містять номери сторінок, можуть починатися з першої сторінки.
- Верхні та нижні колонтитули у звітах див. у розділі Модуль 6.
Додавання верхніх, нижніх колонтитулів та номерів сторінок
У Google Docs ви також можете додавати дати, заголовки або імена до кожної сторінки документа за допомогою колонтитулів.
Додавання або зміна колонтитулів:
- Відкриття документа в Google Документах
- Натисніть Вставка > Заголовок і номер сторінки
- Виберіть Верхній або Нижній колонтитул
- Введіть текст у верхній або нижній колонтитули
Якщо ви хочете, щоб верхній або нижній колонтитули на першій сторінці відрізнялися від інших сторінок, перевірте Інший верхній і нижній колонтитул першої сторінки. Цей параметр доступний лише для першої сторінки; ви не можете створити унікальний верхній або нижній колонтитули для кожної сторінки.
Щоб додати номери сторінок в якості верхнього або нижнього колонтитула, виберіть Номер сторінки у спадному меню замість заголовка або нижнього колонтитула.
Перевірка орфографії та граматики
Перевірка граматики Google Docs інтегрована з функцією перевірки орфографії. Функція перевірки граматики підкреслює слова, які движок програми позначає як можливі граматичні помилки. Наприклад, перевірка граматики, ймовірно, підкреслить «його», якщо двигун вважає, що ви ввели неправильну форму слова в контексті речення. Відкрийте діалогове вікно «Ви мали на увазі...» для слова, а потім виправте слово, якщо виправлено виправлення. Функція перевірки орфографії працює так само, як і в Word для помилок, за винятком того, що правильні написання слова представлені в діалоговому вікні «Змінити орфографію на».
Довжина речення
Раніше в цьому модулі підкреслювалося лаконічне написання. Документи Google мають функцію, яка допомагає відстежувати довжину речень.
Відкрити лічильник слів можна двома різними способами:
- Клацніть на вкладку у верхній частині сторінки під назвою Інструменти. Знайдіть Word Count в випадаючому меню і натисніть на нього.
- Використовуйте комбінацію клавіш. Для користувачів ПК натисніть Ctrl+Shift+C. Для користувачів Mac натисніть Command+Shift+C
Після того, як ви відкриєте лічильник слів, з'явиться діалогове вікно зі списком кількості сторінок, слів, символів і символів, за винятком пробілів у вашому документі.
- Фарнворт, Деміан. «Як різко поліпшити ваше письмо з пробілом.» nd. Веб. 13 червня 2018 року. ✅