Skip to main content
LibreTexts - Ukrayinska

2.3: Вибір слова та тон

  • Page ID
    11914
  • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

    Що ви навчитеся робити: Обговоріть вплив вибору слова та тону на ділове повідомлення

    Ви коли-небудь чули фразу «не стріляйте в месенджера», коли хтось звинувачує носія поганих новин у засмученні? Ця поширена метафорична фраза сходить до широкого використання сучасних телекомунікацій, коли повідомлення зазвичай доставлялися посланцями людини. Наприклад, під час війни посланця відправляли б з одного табору в інший. Якщо повідомлення засмучувало або описувало важке нещастя, приймачі можуть звинуватити посланника за такі погані новини і зняти свій гнів на нещасного месенджера.

    Організація, вибір слова та тон вашого повідомлення дозволяють отримувати та розуміти спілкування, зберігаючи позитивні ділові стосунки. Це тримає сучасний день месенджер (або відправник електронної пошти) від розстрілу (або звільнення) все при збереженні хороших ділових відносин. При правильному формулюванні та формулюванні ваші комунікації можуть покращити вашу репутацію та репутацію вашого бізнесу.

    Результати навчання

    • Обговорити стратегії створення письма, орієнтованого на читача
    • Обговоріть стратегії, щоб уникнути мови, яка може заплутати або виключити читачів
    • Обговоріть стратегії, щоб уникнути мови, яка демонструє упередженість щодо окремих осіб чи груп населення
    • Обговоріть стратегії покращення стислості в письмовій формі
    • Обговоріть стратегії підвищення чіткості в письмовій формі
    • Оцініть паралельну структуру пропозицій і уривків
    • Обговоріть відповідні способи позначення акценту в діловому письмі

    Написання для читача

    Аудиторія (ваш читач, якщо повідомлення написано) є приймачем ділового спілкування. Ця модель фокусується на виборі, який може зробити автор або відправник повідомлення, щоб найкращим чином передати своє повідомлення одержувачу. Якщо всі варіанти пов'язані з врахуванням потреб одержувача над потребами відправника, повідомлення, швидше за все, швидко досягне своєї мети.

    Щоб зрозуміти це поняття, подумайте про те, щоб навчитися міняти шину. Один із способів, яким люди могли дізнатися про зміну шини, - це опис у посібнику з експлуатації, надісланого виробником авто. Багато людей, з іншого боку, навчилися спостерігати або брати участь у процесі - набуваючи практичного досвіду. Що простіше? Для виробника (відправника) інформацію легко і дешево роздрукувати. Для шиномонтажника (ресивера) особистий помічник простіше, але дорожче. Відправнику необхідно знайти найкращий баланс.

    Або подумайте про пральну машину для одягу. Посібники, як правило, друкуються на недорогому папері, а зображення у градаціях сірого зображують елементи керування. Деякі компанії вирішили включити навчальні DVD-диски, які демонструють елементи управління. Який з цих прикладів більше орієнтований на приймач? Що ефективніше? Поставте спочатку приймач.

    дивитися його

    Будь ласка, перегляньте це дев'ятихвилинне відео про вплив та силу зосередження уваги на аудиторії. У цьому модулі це поняття називається you-view.

    https://youtu.be/egeyiUpFsaw

    You-view або покласти читача на перше місце, охоплює дві навички:

    1. Поставте потреби одержувача перед потребами відправника
    2. Почніть з того, що потрібно знати приймачу

    пошук втраченого вантажу

    Ліннет наполегливо працювала, щоб знайти втрачене відправлення. Нарешті, вона має достатньо інформації, щоб надіслати клієнту електронну пошту та надати оновлену інформацію про ситуацію. Вона починає писати свій проект: «Ви не повірите, скільки людей мені довелося зв'язатися, щоб знайти це для вас. Довелося зателефонувати в Техас, відправити копію в Даллас, а потім...» Стоп! Цілком імовірно, Ліннет думає, що клієнт буде вражений її зусиллями і відчує себе цінним клієнтом. Однак поки що нічого в цьому електронному листі не відповіло на основну потребу клієнта.

    Давайте перемотаємо назад і уявімо, що Ліннет написала свій початковий проект, зосередившись на отриманні основної потреби клієнта замість цього: «Я знайшов ваш продукт на депо в Техасі, і я запланував доставку на 30 березня». Лінетт задоволена цим проектом: він прямий і доставляє необхідну інформацію. Однак електронний лист не приймає ви-перегляд.

    Зауважте, як вона спочатку говорить про себе з використанням особистого займенника «Я»? У тонкому, але важливому поліпшенні Лінетт повинна написати: «Ваш товар планується до доставки 30 березня. Ваш продукт був у Техаському депо». Хоча обидві версії електронного листа повідомляють клієнту інформацію про доставку продукту, друга версія робить акцент на клієнта і робить клієнта найважливішим.

    Практика Питання

    Малік працював з Альбертом з тих пір, як він почав працювати в магазині три роки тому. Нещодавно Альберта підвищили до начальника Маліка. Вони планують сісти наступного тижня, щоб встановити цілі ефективності на рік. Малік намагається вирішити, як почати перше речення електронного листа, запитуючи, яку форму використовувати. Який з перерахованого нижче є найкращим вибором?

    • Альберт, йо! У вашій новій ролі начальника вони розповіли вам, які форми використовувати для наших зустрічей?
    • Альберт, не могли б ви перевірити, яку форму ви хочете, щоб я використовував для нашої зустрічі наступного тижня?
    • Альберт, Я просто збираюся використовувати ту ж форму, що і минулого разу з кількома оновленнями. Гаразд?
    Відповідь

    Альберт, не могли б ви перевірити, яку форму ви хочете, щоб я використовував для нашої зустрічі наступного тижня?

    Мова як перешкода

    У кожного з нас є різні способи говоріння і письма в залежності від обставин. Ви пишете подяку вашій тітці за шкарпетки, які вона надіслала набагато інакше, ніж ви пишете подяку після співбесіди з віце-президентом підрозділу. У діловому спілкуванні ключовим є вибір мови, яка є прямою та легкою для розуміння вашої аудиторії.

    Коли ви пишете, важливо враховувати розуміння вашої аудиторії порівняно з вашим власним. Наприклад, якщо ви пишете інформаційний бюлетень для клієнтів, ви б використовували набагато іншу мову, ніж якщо б ви писали оновлення статусу продукту для інженерів, які спочатку створили продукт.

    Коли ви пишете, слідкуйте за цими спільними мовними проблемами:

    • Кліше
    • жаргон
    • Сленг
    • Евфемізми
    • Подвійний спік

    Кліше

    Кліше, які ми використовуємо в повсякденній розмові (зелені від заздрості, стикаються з музикою, додають образу до травми тощо), можуть зробити ваше письмо нудним. Словник Мерріама-Вебстера визначає кліше як «банальна фраза або вираз; побита тема, характеристика або ситуація; щось (наприклад, пункт меню), що стало надмірно звичним або звичайним явищем».

    уникаючи кліше

    Розглянемо абзац і доопрацювання нижче.

    Оригінальний абзац

    Коли я почав думати про те, щоб отримати нову роботу, я був абсолютно незрозумілим. Я знав, що хочу зробити щось дійсно круте, але я загубився про те, що може відповідати законопроекту.

    Переглянутий абзац

    Коли я почав думати про те, щоб отримати нову роботу, я був переповнений моїми варіантами і не впевнений, що вибрати. Хоча я знав, що хочу зробити щось цікаве, я був невпевнений, що це може бути.

    Уникайте Спробуйте Чому
    Будь ласка, вирішіть це якнайшвидше. Будь ласка, вирішіть це до 30 березня. ASAP - це не час, коли ми розуміємо однаково. Можливо, ви думаєте, що ви отримаєте зворотний дзвінок завтра. Я міг би думати, що це дослідження та форми, необхідні, займуть тиждень, тому сім днів достатньо.
    Дякуємо за допомогу. Тепер просто штовхніть його через стовпи воріт. Дякуємо за допомогу. Тепер вам просто потрібно закінчити подачу документів, щоб обробити угоду. «Удар його через цілі повідомлення» є досить поширеним і досить зловживаним, але це спортивна довідка, яку багато хто може не зрозуміти. Незрозуміло, який крок необхідно зробити далі.

    жаргон

    Словник визначає жаргон як «технічну термінологію або характерну ідіому спеціальної діяльності або групи». Оскільки ці терміни використовуються в межах діяльності, групи або професії, вони, як правило, недостатньо зрозумілі поза цим контекстом. У контексті конкретної групи жаргон може допомогти членам групи посилатися на дуже спеціалізовані поняття, але ті, хто знаходиться поза групою, можуть вважати жаргон незрозумілим або можуть неправильно зрозуміти передбачуване значення.

    Наприклад, сантехніки можуть використовувати такі терміни, як лікоть, АБС, потовиділення труб, редуктор, заслінка, змія та шорсткість. Інші сантехніки зрозуміють ці терміни в контексті сантехніки, але для несантехніків ці терміни можуть мати різні значення або бути абсолютно безглуздими.

    Завжди майте на увазі свою аудиторію. Якщо ви звертаєтеся лише до членів спеціалізованої галузі, використання специфічного для поля жаргону сигналізує вашій аудиторії, що ви також є членом поля і може дозволити вам говорити про вищі або конкретні поняття. Однак якщо ви розмовляєте з більш широкою групою, яка не має спеціальних знань, використання жаргону лише відштовхне або заплутає вашу аудиторію. Якщо якісь технічні терміни абсолютно необхідні при розмові з аудиторією, обов'язково поясніть кожен термін та його контекст.

    Наприклад, якщо ви пишете загальновідомчу записку, було б прийнятним використовувати терміни, характерні для вашої компанії або відділу. Однак, якщо ви пишете інформаційний бюлетень для клієнтів, було б краще уникати жаргону і використовувати більш широку мову.

    Уникайте Спробуйте Чому
    Ваша допомога цінується.10-4. Ваша допомога цінується. Я точно знаю, що робити з претензією зараз. 10-4 почалася в поліцейських і військових колах як радіостенограма. Хоча багато хто може знати, що це означає «добре» або «я розумію», це не зрозуміло всім поза цими колами.
    Банкомат буде добре працювати в такій ситуації. Асинхронний режим передачі буде добре працювати в цій ситуації. Якщо приймач не з технічної сторони комунікацій, хтось міг подумати про банківській машині.

    Сленг

    Уникайте сленгу або ідіоматичних виразів у формальному діловому письмі або в академічному письмі. Сленг та ідіоматичні вирази роблять ваше письмо неформальним і менш надійним. Вони також можуть ускладнити розуміння вас неносіями англійської мови.

    Уникайте Спробуйте
    Ця візок більше не працювала. Це було все підтягнуто. Ця візок більше не працювала. Він мав зламане колесо і гнуту раму.
    Вона була мертва після всіх тих понаднормових минулих вихідних. Вона була виснажена після всього того понаднормового часу минулого тижня.

    Однак бувають випадки, коли сленг та ідіоматичні вирази можуть бути доречними, залежно від того, хто ваша аудиторія. Якщо ви пишете неофіційно або гумористично, сленг та ідіоматична мова можуть допомогти вам краще висловити себе.

    Якщо ви збираєтеся використовувати сленг, однак, переконайтеся, що ви використовуєте його правильно. Клієнти, які є «носіями мови» сленгу (тобто люди, які є частиною демографічної ви можете орієнтуватися за допомогою сленгу) може дуже легко помітити маркетолога, який не розуміє правильне використання сленгу термін.

    Евфемізми і подвійний розмова

    Евфемізми - це слова або фрази, які використовуються для більш ввічливого розмови на неприємні або табуйовані теми. Наприклад, замість того, щоб сказати, що ви залишаєте зустріч, щоб помочитися, ви можете сказати, що ви «йдете в туалет». Якщо ви говорите про людину, яка тільки що померла, можна сказати, що людина «пішла з життя».

    Doublespeak - це більш навмисна форма евфемізму, яка маскує значення слів так, що ідея, яку представляють слова, здається менш неприємною. Наприклад, акт припинення роботи для багатьох людей одночасно може називатися в doublespeak як скорочення або правильний розмір, або уряд скидає бомби може сказати, що він обслуговує ціль. Двомовна мова зазвичай використовується в бюрократії та політиці, і її слід уникати, коли це можливо. У діловому письмі (і всьому письмовому) слід уникати використання doublespeak.

    У діловому письмі ваша мета не повинна приховувати сенс, а чітко спілкуватися.

    Уникайте Спробуйте
    Відділ знаходиться в правильному розмірі. Наступної п'ятниці відбудеться зустріч для всього персоналу. У цьому відділі будуть звільнення. Наступної п'ятниці відбудеться зустріч для всього персоналу.
    Звіт про прибутки та збитки на кінець місяця показав негативний грошовий потік. Звіт про прибутки та збитки на кінець місяця показав збитки.

    Практика Питання

    Ед, районний менеджер, надіслав електронний лист менеджерам магазину. Менеджери магазинів вже чули, що недавній маркетинговий бліц демонстрував позитивні результати, але електронна пошта була заплутаною. Вони хотіли подякувати Еду за зусилля, але не були впевнені, чи електронна пошта була такою ж позитивною, як чутки, які вони чули. Електронна пошта майже звучала так, ніби Ед хотів, щоб вони зробили ще якусь роботу. Ед написав: «Ми впевнені, що отримали великий вибух за наш долар з цієї спеціальної газети. Ваша частка капіталу поту на це зробить остаточні цифри вітерцем». Чому менеджери магазину Еда повинні бути обережно схвильовані, а не в захваті від повороту?

    • Ед використав кілька слів, які мали негативне значення - асоціація вибуху з гарматами та асоціація поту з неприємними запахами
    • Ед завантажив своє повідомлення жаргоном, який був незрозумілим для менеджерів магазинів.
    • Ед використовував електронну пошту, а не зустріч віч-на-віч, щоб поділитися коментарями, і саме так доставляються погані новини. Хороші новини завжди один на один
    Відповідь

    Ед завантажив своє повідомлення жаргоном, який був незрозумілим для менеджерів магазинів.

    Упереджене безкоштовне написання

    Чому тема написання без упереджень слідує за сторінкою про прихований сенс? Бізнес-письменники працюють, щоб бути чіткими та прямими за змістом, і привернення уваги до деталей про расу, вік, країну походження, інвалідність та стать на робочому місці може спричинити свідомий або неусвідомлений упередження.

    Давайте розглянемо деякі приклади і способи їх виправлення. Просте правило для написання без упереджень полягає в тому, щоб розглянути питання про те, чи потрібно включати особисті дані, щоб зрозуміти суть.

    Уникайте Спробуйте
    Франклін - новий афро-американський бухгалтер. Франклін - новий бухгалтер.
    Для когось, хто наближається до виходу на пенсію, вона швидко вловила це нове програмне забезпечення. Вона швидко зловила на цьому новому програмному забезпеченні.
    Абдул має одні з найвищих рейтингів колл-центру, хоча його саудівський акцент сильний. Абдул має деякі з найвищих рейтингів колл-центру.
    Джон є одним з наших найактивніших співробітників, хоча він повинен користуватися інвалідним візком. Джон - один з найактивніших наших співробітників.
    Прибиральниця принесла нові мішки для сміття? Прибиральник приніс нові сміттєві пакети?
    Чи достатньо у нас робочої сили, щоб закінчити цей проект? Чи достатньо у нас робочої сили, щоб закінчити цей проект?

    Уникнення гендерних упереджень

    Писання несексистським способом вимагає вміння розпізнавати сексизм в першу чергу. Наступна перешкода полягає в тому, щоб з'ясувати спосіб усунути будь-який властивий сексизм, не порушуючи потік шматочка. Ось кілька прийомів, які допоможуть уникнути упередженості.

    Гендерні іменники

    Перший спосіб уникнути гендерних упереджень у вашому письмі - використовувати гендерно-нейтральні слова при зверненні осіб на різних посадах:

    Уникайте Спробуйте
    бізнесмен, бізнес-леді бізнес виконавчий
    голова, голова голова
    звичайна людина середньостатистична людина
    продавець, продавець продавець, продавець, маркетолог

    Гендерні займенники

    Наступне, про що слід знати, - це використання гендерних займенників. Хоча деякі все ще використовують його як родовий займенник, це свідчить про сильну упередженість до чоловічих особин. Замість цього ви можете використовувати «він чи вона» («його чи вона» тощо) як займенник для родового іменника:

    Уникайте Спробуйте
    Кожен співробітник повинен подати свій звіт до кінця дня. Кожен співробітник повинен подати свій звіт до кінця дня.
    При подачі звіту кожен співробітник повинен переконатися, що він включив вчорашні дані. При подачі звіту кожен співробітник повинен переконатися, що він включив вчорашні дані.

    Використання «він чи вона» - це нормальне рішення, але воно може стати незграбним у великих дозах: «Кожен працівник повинен перевірити у свого керівника, що його або її звіт був належним чином поданий». Крім того, багато людей не ідентифікують себе як чоловіки, ні жінки і використовують їх як займенник однини, щоб посилатися на себе. Таким чином, використання «він або вона» часто не найкраще рішення. Найкращим рішенням часто є перефразування речення, щоб мати підмет множини замість предмета однини.

    Уникайте Спробуйте
    Кожен співробітник повинен подати свій звіт до кінця дня. Всі співробітники повинні подати свої звіти до кінця робочого дня.
    При подачі звіту кожен співробітник повинен переконатися, що він включив вчорашні дані. При подачі звіту співробітники повинні переконатися, що вони включили вчорашні дані.
    Будь-який автор знає, що його перший проект твору не буде хорошим. Усі автори знають, що їхні перші чернетки не будуть хорошими.

    Однини вони

    Хоча вони, як правило, розглядаються як займенник множини, коли людина виявила бажання ототожнюватися з гендерно-нейтральними займенниками (вони/їхні/їхніми), граматично правильно використовувати їх як займенник однини (за Чиказький посібник стилю, один з переважаючих авторитетів з граматики та стилю).

    Однак є випадки, коли ви не можете просто зробити речення множиною. Наприклад, давайте розглянемо таке речення: «Хтось зателефонує вам для подальшого обговорення питання. Він або вона зателефонує завтра вранці з 9:00 до 10:00». Тільки одна людина буде робити дзвінок, тому ми не можемо зробити це речення множиною. У такій ситуації рішенням може стати повне опущення займенника: «Хтось подзвонить вам для подальшого обговорення питання. Ви можете очікувати дзвінка між 9:00 і 10:00 завтра вранці».

    Уникнення упереджень раси та етнічної

    Говорячи про расову чи етнічну групу, вирішити, який термін використовувати, може бути складним предметом, оскільки приписане значення певним термінам та міткам часто може змінюватися. Вибираючи між термінами для позначення групи, найкраще запитати члена цієї групи, що вони віддають перевагу.

    Як правило, у бізнес-обстановці, не згадуйте расову або етнічну приналежність людини, якщо це не має прямого відношення до ситуації.

    Уникнення упередженості інвалі

    Як правило, уникайте використання мічених іменників, коли говорять про людей з обмеженими можливостями. Намагайтеся використовувати емоційно нейтральні вирази, а не ті, які призначають роль, наприклад жертва.

    Уникайте Спробуйте
    інвалідів людям з обмеженими можливостями
    шизофренік людині з діагнозом шизофренія
    жертва СНІДу людина, хвора на СНІД
    людина, яка страждає на епілепсію людина з епілепсією

    Практика Питання

    Які упереджені терміни є в цьому пункті?

    Керівники та їх дружини запрошуються на визнання уїк-енд. Догляд за дітьми до 5 років доступний будь-якій працівниці, яка хоче мати післяобідній вихідний для турніру з вітрильного спорту. Обов'язково зустріньте короткого азіатського нагороди тренера біля дошки для дайвінгу головного причалу.

    Відповідь

    1) «їхні дружини» означає, що жінки не є керівниками. Спробуйте «Керівники та їхні подружжя. 2) Догляд за дітьми... доступний будь-якій працівниці...» означає, що догляд за дітьми керують лише жінки. Опустити «жіночий», щоб відкрити догляд за дітьми всім співробітникам. 3) «короткий» - це фізичний атрибут. Зосередьтеся замість цього на таких навичках, як «нагородами» або те, що людина носить як «чемпіонську куртку». 4) «Азіатський» додатково фокусується на фізичних атрибутах та расі. Найкраще це просто опустити.

    Коротке написання

    В основі бізнесу лежить ідея про те, що «час - гроші». Це може змусити вас повірити, що коротші повідомлення завжди кращі; однак стисле написання не просто швидке або коротке; саме написання врівноважує чіткість повідомлення з ефективністю.

    Практика Питання

    Уріель користується роботою помічника з людських відносин, яку він отримав відразу з коледжу, всього два місяці тому. Це перший раз, коли його менеджер попросив його створити повідомлення в масштабі всієї компанії. Він повинен нагадувати працівникам дрес-код, оскільки деякі одягаються недбало, а шльопанці можуть спричинити порушення коду здоров'я біля їжі. Для початку він витягнув свою книгу з англійської композиції коледжу. Він хоче зробити все можливе, щоб він досліджував правильне використання крапки з комою, щоб відокремити довгі набори слів у реченні, і він досліджує належні метафори, які слід використовувати, ілюструючи, як шльопанці схожі на ведмедів, що носять рукавички під час риболовлі. Яке найкраще пояснення того, як Уріель очолює неправильний шлях у своєму плануванні?

    • Уріель повинен скопіювати і вставити формулювання з керівництва співробітника на електронний лист і відправити його з належним цитуванням
    • Уріель знаходиться на правильному шляху в роботі над створенням метафори, про яку будуть говорити співробітники, оскільки це допоможе їм пам'ятати, щоб одягатися належним чином
    • Уріель повинен пам'ятати, що ділове написання лаконічно
    Відповідь

    Уріель повинен пам'ятати, що ділове написання лаконічно

    Довжина і складність речення

    При діловому письмі основна увага приділяється здатності читача швидко вбирати і реагувати на спілкування. Коротке ділове письмо використовує чисту, просту структуру речення для покращення розуміння та збереження. Це відрізняється від прози романів або такту поезії, в якій задоволення від складності речень є частиною досвіду. Бізнес-письмо використовує простіші речення, щоб бути більш стислими і, отже, менш імовірно, бути неправильно витлумаченими.

    прості речення

    Граматично існує три види речень. Це не особливо важливо для вас, щоб мати можливість ідентифікувати їх, щоб бути хорошим бізнес-письменником. Однак, знайшовши хвилинку, щоб подумати про те, як вони працюють і що вони роблять, допоможе вам стати більш лаконічним і зрозумілим.

    Прості речення складаються з єдиного незалежного речення:

    Фідо взяв. [Іменник і дієслово - це все, що потрібно, щоб зробити просте речення.]

    Вуса з'їли її тунця. [Це додає прямий об'єкт, «тунець», але це все одно просте речення.]

    Поллі сіла на її окуня і свистіла. [Це включає прийменникову фразу «на її окуні» та складне дієслово «сидів» та «свистив», але це все одно просте речення.]

    Складноречення складаються з двох (або більше, але це складно) незалежних речень, прикріплених комою та сполучником:

    Мухомор кинув м'яч, і Фідо дістав його. [«Мухомор кинув м'яч» міг стояти окремо як речення, як міг «Фідо взяв його». Саме ця структура робить це складним реченням.]

    Складні речення складаються принаймні з одного залежного речення, за яким слідує хоча б одне незалежне речення:

    Поки мухомор шукав м'яч, Фідо погнався за коником. [Незважаючи на те, що частина речення перед комою має підмет «Мухомор» та дієслово «дивився», додавання «поки» означає, що воно не може стояти самостійно як речення. «Фідо переслідував коника» може стояти окремо, тому це незалежний пункт.]

    Складноскладні речення - ви, ймовірно, можете зрозуміти це з назви та прикладу:

    Поки мухомор шукав м'яч, Фідо ганявся за коником, а Вуса виглядали нудно.

    Отже, чому це має значення?

    Використання складних і складних речень - це здорово! Однак переконайтеся, що ви не зрощуєте разом довгі рядки речень, які дуже важко слідувати. Крім того, вам слід змінювати типи речень для більш привабливого читання.

    Для того, щоб написати прості речення, які є доречними та ефективними в діловому спілкуванні, є кілька речей, про які слід пам'ятати.

    • Будьте обережні, щоб не зв'язати занадто багато ідей в одному реченні. Таке речення не тільки заплутане, воно також стає справді нудним для читання і не звучить дуже витончено:
      • Майкл копія відредагував звіт, і таблиці даних були складені, і графіка виглядала чудово.
        • Усі три ці заходи є частиною завершення звіту, але насправді вони не належать до одного речення.
      • Майкл копія редагував звіт, а решта команди склали таблиці даних. Графіка виглядала чудово.
        • Використовуючи коннектор, відмінний від і —у цьому випадку, while —речення насправді дає більше інформації: що редагування та компіляція копії відбувалися одночасно. Якщо ви підставите «після чого» на «час», ви насправді розповідаєте дещо іншу історію. Крім того, чудово, що графіка вражає, але ця ідея не належить до того ж речення.
    • Починаючи речення з залежного речення, іноді можна поховати важливу новину на задньому кінці речення. Не забороняється починати з залежних пунктів, але будьте дуже обережні, коли вирішите це зробити. Подумайте про емоції, які читач переживає, стикаючись з таким реченням:
      • Хоча ми зазнали похмурого першого кварталу через проблеми з ланцюгом поставок, і наша ціна акцій сильно коливалася завдяки коливанням на японському ринку, які змусили компанію почати орієнтуватися на співробітників на звільнення, виконавча команда рада повідомити, що ми на шляху прибутковий рік.
        • Це речення є майже жорстоким у кількості тривоги, яку повинен страждати читач, перш ніж дістатися до добрих новин. Вся суть цього речення полягає в тому, що у компанії все добре. Ура! Тому пропозиція повинна починатися з важливої частини.
      • Виконавча команда рада повідомити, що ми на шляху до прибуткового року, хоча ми страждали.
        • Існує зовсім інша відповідь, коли речення спочатку повідомляє важливі новини.
    • Зрозуміло - це добре; простий може бути приголомшливим розумом, тому варіюйте свої структури речень. Уявіть собі цілий звіт, повний цього:
      • Прибутки зросли. Це добре. Виробництво збільшилося на шість відсотків. Співробітники отримали премії в два з чотирьох кварталів. Запас розділений.
        • Незважаючи на те, що ви читаєте відмінні новини, ви збираєтеся кинути від монотонності, чи не так? Писати чисто і лаконічно не означає писати, як робот. Подумайте про те, як маленькі самородки інформації відносяться один до одного, і об'єднайте їх в реченнях, які а) мають сенс, б) поставте важливі новини на перше місце, а в) покажіть, що ви пишаєтеся тим, що добре пишете.
      • Ми раді повідомити, що прибуток збільшився, а наші акції розкололися. Це є результатом шестивідсоткового збільшення виробництва, і ми з радістю нагородили наших працьовитих співробітників преміями в два з чотирьох кварталів.
        • Мало того, що можна прочитати цей уривок, не дрімаючи, він також дає більше інформації, показуючи зв'язок між наданими бітами інформації.

    Нарешті, стежте за своєю словесністю. Коли ви пишете та редагуєте, запитайте себе, чи використовуєте ви кілька слів, коли є один цілком хороший, якого вистачило б. У той же час будьте обережні, перетворюючи одне речення на абзац, нанизуючи кожну ідею, яку ви коли-небудь мали. Висновки Годдарда (1989) свідчать про те, що довжина речення пов'язана з розумінням читача. Це дослідження свідчить про те, що від 20 до 25 слів є максимумом для твердого розуміння. Пам'ятайте, ваша мета - не робити свої речення короткими, ваша мета - чітко передати свої ідеї та уникати двозначності. Тим не менш, чим складніше матеріал, який ви обговорюєте, тим чіткішими та чіткішими повинні бути ваші речення.

    Довжина речення Швидкість розуміння
    8 слів 100%
    15 слів 90%
    19 слів 80%
    28 слів 50%

    Пам'ятайте, ваша мета - не робити свої речення короткими, ваша мета - чітко передати свої ідеї та уникнути двозначності, і ви можете зробити це, написавши речення з простою структурою речень.

    Уникайте Спробуйте Чому
    Я пишу, щоб сказати вам, що кіт з'їв мишу. Кіт з'їв мишу. Хіба не очевидно, що «я пишу»? Як інакше читач побачив би це?
    На даний момент часу вам потрібно заповнити нову заявку. Вам потрібно заповнити нову заявку. У якому ще часовому періоді ми могли б бути?
    У дуже небагатьох випадках сума була повернута. Рідко поверталася сума. Навіщо використовувати цілу фразу, коли єдине слово є правильним?

    Будьте обережні, щоб не повторюватися знову і знову і знову.

    Уникайте Спробуйте
    Абсолютно важливо, щоб ми швидко очищали ці лінії клієнтів. Ми повинні швидко очистити ці лінії клієнтів.
    Ці два пункти точно ідентичні, за винятком цінника, який ми додали. Ці два пункти ідентичні, за винятком цінника, який ми додали.
    Це справжній факт, що вона знову запізнилася. Це правда, що вона знову запізнилася. (Ще краще в більшості випадків:) Вона знову запізнилася.

    Нарешті, усвідомлюйте власні шкідливі звички. Чи використовуєте ви «також» занадто багато, щоб показати взаємозв'язок між ідеями? Ви занадто сильно обожнюєте складний тип речення? Чи використовуєте ви «один» (як у «Один сподівається зрозуміти значення цього речення.»), а потім застрягти в болоті займенників? Ви починаєте речення з «Що це таке, є.» Якими б не були ваші конкретні примхи, усвідомлюйте їх і подбайте про те, щоб шукати і виправляти їх, коли ви редагуєте свою роботу.

    Дізнатися більше

    Щоб отримати більше корисної інформації про те, як працюють речення, і щоб отримати деяку практику перед тим, як почати своє власне написання, ознайомтеся з цим читанням на Структура речення.

    Активний і пасивний голос

    Ви, напевно, чули про пасивний голос - можливо, у коментарі викладача англійської мови або в перевірці граматики текстового процесора. В обох цих випадках ви (швидше за все) відводилися від пасивного голосу. Чому це так? Чому пасивний голос так ненавидить? Зрештою, він уже використовується в цьому пункті (зараз двічі!). Коли пасивний голос використовується занадто часто, це може зробити ваше письмо плоским і чорним. Однак є деякі випадки, коли пасивний голос є кращим вибором, ніж активний.

    Так що тільки в чому різниця між цими двома голосами? Говорячи найпростішими словами, активне голосове речення пишеться у вигляді «А робить Б». (Наприклад, «Кармен співає пісню».) Пасивне голосове речення пишеться у вигляді «Б робиться А». (Наприклад, «Пісня співає Кармен».) Обидві конструкції граматично обгрунтовані і правильні. Давайте розглянемо ще пару прикладів пасивного голосу:

    АКТИВНИЙ ГОЛОС: Тамара втратила потенційний продаж у Північній Дакоті.

    ПАСИВНИЙ ГОЛОС: Потенційний продаж у Північній Дакоті був втрачений.

    Можливо, ви помітили щось унікальне в попередньому прикладі пасивного голосу: пасивний голос можна використовувати, щоб «приховати», хто виконав дію. Незважаючи на те, що ці речення повністю граматично звучать, ми не знаємо, хто втратив продаж, якщо ми читаємо лише пасивне речення. Це може бути хорошим способом зосередитися на способах вдосконалення стратегії компанії, а не зосереджуватися на ефективності однієї людини (і уникати виклику одного працівника в потенційно публічній обстановці). Якщо, однак, важливо, щоб Тамара втратила продаж, але ми хочемо зосередитись на втраті, а не на тому, хто її втратив, сказавши: «Потенційний продаж у Північній Дакоті був втрачений Тамарою»,

    Пасив створюється за допомогою дієслова to be (наприклад, пісня співається; вона була вражена ззаду). Бути сполучені нерегулярно. Його форми включають am, are, is, був, був, був, і буде, був, був, є і був.

    Ділове письмо відоме тим, що є прямим і точним у більшості ситуацій, тому вам слід віддавати перевагу активним, а не пасивним конструкціям дієслів. Але бувають випадки, коли занадто пряме може змусити вас звучати нечутливим. Розглянемо наступну відмову в проханні про підвищення:

    1. АКТИВНИЙ ГОЛОС: Ви не можете мати підвищення в цей час.
    2. ПАСИВНИЙ ГОЛОС: Підвищення не може бути дано в цей час.

    У цьому випадку мета використання пасивного голосу для пом'якшення негативу повідомлення зробила повідомлення більш уважним. Якщо ви намагаєтеся уникнути кидання когось під автобус, одна стратегія полягає в тому, щоб де-підкреслити актора або суб'єкта у реченні. Виведіть свою чутливу сторону, знаючи, як тактовно застосовувати пасивний голос. Зарезервуйте пасивні дієслова на той момент, коли потрібно сказати «ні» в повідомленні.

    дізнатися більше

    Для отримання додаткової інформації про те, як і чому користуватися пасивним голосом, перегляньте Використання пасивного голосу в посібнику з письма Lumen.

    Ясність

    Підбір слова і фразування призводить до успішної передачі сенсу від відправника до одержувача. Роблячи це добре, підвищує репутацію письменника. Репутація бізнесу також зростає - не кричущим чином, а закулісно. Подумайте про пораду, яку отримує домашній продавець перед відкритим будинком: випічка хліба або яблучний сидр кипить, щоб створити аромат, який змушує будинок відчувати себе більше як будинок. Цей невеликий крок може допомогти потенційному покупцеві зробити правильний вибір. Тверді навички письма роблять це для працівника. Співробітник отримує повагу та вдячність завдяки навичкам письма, які проектують довіру та впевненість.

    Точність

    Ділове спілкування має бути чітким, конкретним і наповненим змістом. Працюйте, щоб бути точним.

    Уникайте Спробуйте
    Здатний вітати багатьох клієнтів під час відвідування багаторядкового телефону. Здатний вітати 25 клієнтів на годину, керуючи вхідними телефонними лініями для шести районних менеджерів.
    Ваше замовлення було отримано і буде відправлено найближчим часом. Замовлення № 1234, отримане 1 серпня, кораблі 5 серпня. Ви повинні отримати замовлення 8 серпня.

    Звичайні слова

    Намагаючись підвищити свою репутацію, спокусливо захотіти використовувати складні слова, щоб виглядати розумним і витонченим. На жаль, це, як правило, затьмарює ваші ідеї та потенційно завдає шкоди вашому авторитету. Пам'ятайте, що фокус вашого письма повинен бути на читачеві, що розуміє повідомлення. Замість того, щоб зосереджуватися на «звучанні розумно», сконцентруйтеся на вираженні точного змісту точними, однозначними словами, щоб повідомлення передавалося чітко. Будьте точні, але зрозумілі.

    Уникайте Спробуйте
    Впевнений, здавалося, що адвокат намагався заплутати сенс. Впевнений, здавалося, що адвокат намагався переплутати сенс.
    Винагорода, яку отримує підрядник, порівнянна з часом і використовуваними матеріалами. Оплата, яку отримує підрядник, дорівнює часу і використовуваним матеріалам.

    Списки

    Списки можна використовувати декількома способами. Робота з нумерованими списками або маркованими списками - це швидкий спосіб привернути увагу до декількох елементів. Списки додають пробіли до документа, що допомагає читачеві. Вони додають акцент, оскільки виділяються на сторінці. Нумеровані списки використовуються, коли порядок або важливість має значення.

    Уникайте Спробуйте Чому
    Магазину потрібно кілька пунктів для обробки повернення коштів за неправильну виставлення рахунків. Якщо у вас є квитанція, нам це знадобиться. Після того, як знайдете квитанцію, обведіть невірний платіж і додайте анульований чек в конверт. Пам'ятайте, що штампований конверт повернення швидше поверне ваші гроші. Будь ласка, обов'язково додайте це.

    Для обробки вашого повернення, магазину потрібно кілька одиниць документації. Будь ласка, виконайте наступне:

    1. Знайти оригінал квитанції
    2. Обведіть неправильні пункти
    3. Знайдіть анульовану перевірку
    4. Заповніть самоадресний штампований конверт

    Включіть всі пункти з вашим запитом.

    Нумерований список забезпечує правильний порядок і структуру для читача. Це створює пробіли у повідомленні.
    Коли ви йдете в магазин, ви можете пам'ятати, щоб отримати предмети, які мені потрібні для мого рецепта? Забула дістати один апельсин, яйце для суміші (2), а червоне для глазурі, тому мені знадобиться одна пляшка червоного харчового барвника.

    У магазині, будь ласка, придбайте

    • один апельсин
    • два яєць
    • одна пляшка червоного харчового барвника
    Ймовірно, покупцеві потрібно лише знати, що купувати, а не навіщо його купувати.

    Практика Питання

    Чи можна покращити цей уривок для наочності? Виберіть найкраще поліпшення.

    А) Містер Анджело і його дружина хотіли:

    • Створіть своєрідну власність спільного використання, яка складалася з кемпінгу
    • Створіть покриття принаймні на достатній кількості гектарів землі, щоб люди могли виходити на вихідні
    • Втеча всіх близьких кварталів кемпінгу і є кілька місць для своїх іклів
    • Бігати і бути далеко від інших людей

    Б) Містер і пані Анджело хотіли створити кемпінг для собак. Щоб зберегти відчуття кемпінгу colo, вони планують включити:

    • 10 акрів площі на кемпінгу
    • фіксований намет на 6 осіб
    • Обмежене сусіднє використання
    Відповідь

    А) Містер Анджело і його дружина хотіли:

    • Створіть своєрідну власність спільного використання, яка складалася з кемпінгу
    • Створіть покриття принаймні на достатній кількості гектарів землі, щоб люди могли виходити на вихідні
    • Втеча всіх близьких кварталів кемпінгу і є кілька місць для своїх іклів
    • Бігати і бути далеко від інших людей

    Паралельне будівництво

    Паралельна побудова пропозицій, списків і навіть заголовків значно полегшує засвоєння читачем повідомлень. Іноді для нового письменника може бути простіше придумати передбачуваний ритм або формат, працюючи над тим, як досягти паралелізму. Подумайте про ритм поезії чи пісень і про те, як це полегшує запам'ятовування та передбачення слів. Як письменник, ви можете використовувати ту саму структуру на свою користь.

    Порівняйте два наступних речення:

    • Яра любить бігати, плавати, їздити на велосипеді.
    • Яра обожнює біг, плавання, катання на велосипеді.

    Друге речення було легше осягнути, ніж перше? У другому реченні використовується паралелізм. Всі три дієслова є дієслівниками, тоді як в першому реченні два є дієприслівниками, а один - інфінітив. Хоча сенс першого речення приходить через, легко подорожувати над невідповідними пунктами. Застосування паралелізму покращує стиль письма та читабельність, а також полегшує обробку речень.

    Порівняйте наступні приклади:

    • Не вистачає паралелізму: «Їй подобається готувати, бігати підтюпцем і читати».
      • Паралельно: «Їй подобається готувати, бігати підтюпцем і читати».
      • Паралельно: «Вона любить готувати, бігати, читати».
    • Відсутність паралелізму: «Він любить плавати і бігати».
      • Паралельно: «Любить плавати і бігати».
      • Паралельно: «Любить плавання і біг».

    Знову ж таки, наведені вище приклади поєднують дієприслівники та інфінітиви. Щоб зробити їх паралельними, речення слід переписати лише дієприслівниками або просто інфінітивами. Ви можете стверджувати, що перше речення правильне в тому, що «приготування їжі», «біг підтюпцем» та «читати» - все це граматично вагомі висновки до «Їй подобається». Однак, коли ви їх складаєте, відсутність паралелізму призводить до неправильного речення. Подумайте про це так: окремо брюссельська капуста, зефір та сардини смачні; разом вони будуть жахливими. Простий спосіб подумати про це - скласти своє речення на три окремі речення:

    Собака любить бігати.

    Собака любить грати в піску.

    Собака любить ходити в собачий парк.

    Пам'ятайте, як ми говорили про поезію чи пісню на початку цього розділу? З цих трьох речень видно, що вони «римуються» у всіх, крім останніх кількох слів. Щоб досягти паралелізму, визначте, де речення починають відрізнятися, в даному випадку після «до». Тому те, що приходить після «до», - це те, з чого слід скласти ваш список, щоб бути паралельним. Потім перевірте свій паралелізм, переконавшись, що кожен з пунктів представляє одну і ту ж частину мови. У цьому випадку кожен пункт - «бігти», «грати», «йти» - це дієслово теперішнього часу, тому паралелізм працює.

    Собака любить

    бігти.

    грати вибірка.

    сходити в собачий парк.

    Ось ще кілька прикладів паралелізму, в якому всі елементи мають різну довжину і тип:

    Джексон і Кріста готують вечерю, Девід і Рохеліо накривають стіл, а Оллі і Рон підбирають десерт. (Паралельні елементи - це незалежні речення, які можуть стояти окремо як речення.)

    Хуана шукала свій телефон під столом, зверху книжкової шафи, і всередині шафи. (Паралельні елементи - це прийменникові словосполучення.)

    Менді і Торренс дивилися «Хрещений батько», Мері Поппінс та документальний фільм про пеліканів. (Це може виглядати складно, але всі елементи списку є іменниками, тому речення паралельне. Також Менді і Торренс мають дивний смак в розвагах.)

    Практика Питання

    Який із наведених нижче прикладів найкраще використовує паралелізм?

    А) При плануванні подорожі обов'язково плануйте кожен з цих потенційних питань: пізній приліт в аеропорт, затримка часу польоту, тривале очікування при отриманні багажу, а також проблема з трафіком під час виходу з аеропорту.

    B) Довге очікування обслуговування клієнтів, почуття нечуваного, і поганий товар - це все загальні скарги, які надходять до нашого відділу обслуговування клієнтів.

    • А краще використовує паралелізм
    • А і В однаково паралельні
    • B краще використовує паралелізм
    Відповідь

    А краще використовує паралелізм

    Паралелізм також може стосуватися того, як ви говорите про подібні елементи в цілому. Якщо ви пишете дослідницьку роботу, яка включає посилання на кілька різних авторів, ви повинні бути послідовними в тому, як ви цитуєте їх. Наприклад, якщо говорити про Джейн Гудолл і Генрі Харлоу, то слід сказати «Гудолл і Харлоу», а не «Джейн і Харлоу» або «Гудолл і Генрі». Це те, що буде проходити через весь ваш папір. Ви повинні використовувати один і той же режим адреси для кожної людини, яку ви згадуєте. Підтримка паралелізму також може уберегти вас від ненавмисного упередженості. Посилаючись на трьох лікарів як доктора Джаміля Сміта, доктора Семюеля Еванса, і Кеті, ймовірно, не зроблять доктора Кетлін О'Рурк дуже щасливою.

    Паралелізм дійсно корисний, коли ви робите списки, таблиці або контури. Подумайте про різницю між цими двома версіями списку у внутрішньому звіті:

    ~Завдання, які потрібно виконати до кінця кварталу:

    • Складіть квартальні та сукупні дані про продаж
    • Треба попросити HR провести аудит зарплати
    • Представлення висновків правлінню
    • Джефф більше шукає офісні приміщення

    ~Завдання, які потрібно виконати до кінця кварталу:

    • Складіть квартальні та сукупні дані про продаж
    • Запит на аудит зарплат у HR
    • Представляємо висновки правлінню
    • Продовжити пошук офісних приміщень

    Який з них легше слідувати? Що є більш професійним у своєму зовнішньому вигляді? По суті, кожен раз, коли у вас є список - незалежно від того, чи він знаходиться в межах одного речення або має більший об'єм - вам слід зосередитись на паралелізмі.

    Акцент

    Правильна кількість акцентів у бізнес-комунікаціях може допомогти читачам легко отримати доступ до передбачуваного повідомлення. Однак те, що вважається відповідним акцентом, може різко відрізнятися в цей вік текстових повідомлень та соціальних медіа. Пам'ятайте, що ділові комунікації є частиною професійної обстановки. Поки люди пишуть повідомлення, ситуація залишається однією компанією, яка спілкується з іншою або клієнтом. Це не особисте спілкування, яке може включати емоції або символи емоцій.

    Уникайте Спробуйте Чому
    Компанія ABC любить можливість заповнити замовлення Pick n Pack. Компанія ABC цінує можливість заповнити замовлення Pick n Pack. «Любов» — це напружена людська емоція, а не емоція речі — компанії.
    Allied Sales так шкода і вибачається за неприємності, викликані затримкою доставки ваших домашніх тварин. Allied Sales відвантажив пізнє замовлення за свій рахунок з доставкою протягом ночі, щоб компенсувати пропущену відправку. Компанії може бути не все, що шкода, якщо замовник не дозволив достатньо часу. Перейдіть до рішення, а не збільшуйте фокус на тому, що пішло не так.
    Ваше замовлення цінується!!! Ваше замовлення цінується. Знак оклику явно є знаком особистого ентузіазму. Тим не менш, більшість ділових комунікацій - це те, що «річ» - компанія - а не спілкування людини. Введення цього символу в ділове письмо є відносно новим. Це може змусити письменника здатися незрілим на робочому місці.
    Будь ласка, ознайомтеся з корпоративним запитом. Є П'ЯТЬ ПИТАНЬ, НА ЯКІ ПОТРІБНО ВІДПОВІСТИ. Будь ласка, ознайомтеся з корпоративним запитом. Є п'ять питань, на які потрібно відповісти. Використання всіх великих літер тлумачиться як крик на когось. Цей ефект ще більше збільшується, коли він надходить у спадному повідомленні. Пишіть досить добре, щоб слова чітко передавали значення.
    Останнім часом співробітники помилково ввели дротові, а не перепідключені на замовлення послуг. Останнім часом співробітники помилково ввели дротові, а не перепідключені на замовлення послуг. Використання шрифту Italic забезпечує акцент без вражаючого впливу всіх великих літер.
    Вона хотіла, щоб її називали Сьюзен, а не Сью. Вона хотіла, щоб її називали Сьюзен, а не Сью. Використання жирного шрифту забезпечує акцент без вражаючого впливу всіх великих літер.
    Якщо кабель RX5 поставляється, EU45 повинен бути доставлений одночасно. Якщо кабель RX5 поставляється, EU45 повинен бути доставлений одночасно. Використання підкреслення шрифту забезпечує акцент без вражаючого впливу всіх великих літер.

    Практика питання

    Чому наступна електронна пошта може розлютити віддалених співробітників, до яких він був адресований?

    Я знаю, що ми новачки в спільній роботі. Багато з вас, можливо, раніше не працювали з віддаленим керівником. Там, де це можливо, я заповню форми та інформацію, якщо зможу подати їх до штаб-квартири для вас. Те, що сталося минулого тижня, було ПРОБЛЕМОЮ, коли лише один з чотирьох з вас відповів на прохання ВВЕСТИ ВАШІ БАЖАНІ ДНІ ВІДПУСТКИ. Без цієї інформації я не можу отримати резервну копію для команди.

    • Ніхто не хоче, щоб бос читав лекцію всім, коли принаймні один отримав це правильно.
    • Тепер всі переживають, що у них не буде днів відпустки, які вони хотіли.
    • Використання всіх капіталів змушує здаватися, що керівник кричить на співробітників.
    Відповідь

    Використання всіх капіталів змушує здаватися, що керівник кричить на співробітників.

    У наведених вище прикладах зверніть увагу на те, як курсивні, жирні або підкреслені шрифти надають подібний акцент. Будь-який з трьох однаково корисний, і вибір слід робити виходячи з того, що вважає за краще організація або письменник.

    Аналогія, яка найкраще відповідає акценту в повідомленні, - це думати про сіль у їжі. Деяка сіль надзвичайно корисна і покращує блюдо. Занадто багато солі відштовхує і може навіть нудити.