5.4: Інтерпретація інформації про точки продажу

Інформація про точки продажу - це інформація, яка збирається з ваших щоденних (або навіть погодинних) квитанцій. Перш ніж було доступне комп'ютеризоване обладнання, керівник аналізував продажі наприкінці кожного дня, використовуючи рукописні гостьові чеки. Загальна кількість клієнтів, середній розмір чека та суми кожного проданого запису були підраховані та записані. Супервайзер також обчислює загальний обсяг продажів, перевіряє готівку на загальну суму касових апаратів та завершить інші фінансові записи. Інформація з аналізу продажів використовувалася шеф-кухарем або менеджером ресторану для управління запасами, прогнозування обсягів продажів та оцінки популярності товарів.

Види обладнання для торгових точок

Сьогодні більшість звітів про точки продажів генеруються автоматично апаратним та програмним забезпеченням точки продажів (POS). Проста POS-система може являти собою єдиний касовий апарат, підключений до комп'ютерного терміналу, який зберігає дані, або він може бути більш складним з декількома терміналами, кишеньковими пристроями або планшетами, і навіть смартфонами, підключеними до системи за допомогою підтримуваних додатків, а також підключеними до принтерів в різних точках система, яка буде друкувати замовлення безпосередньо в зоні кухні або бару.

POS-системи складаються з ряду клем, підключених до центрального процесорного блоку (рис. 38). Щоб термінал обробляв транзакції, він повинен бути підключений до центрального блоку, в якому розміщено програмне забезпечення та пам'ять для обробки інформації. Може бути доступно кілька типів клем. Термінал попередньої перевірки використовується для введення замовлень, у нього немає грошового ящика. Багато терміналів попередньої перевірки тепер доступні в ручних бездротових моделям, або для цієї мети можна використовувати планшети або смартфони.

У деяких системах для введення і друку замовлень по таблиці використовується термінал попередньої перевірки. Потім друкована копія передається на кухню для передачі замовлення. В інших системах замовлення відправляється безпосередньо з машини попередньої перевірки на принтер на кухні або барі. Сервер не зобов'язаний переносити замовлення на лічильник пікапа.

Для розрахунку чеків гостей використовується окремий касовий термінал. Інформація також може бути автоматично відправлена на принтер журналу та робочу станцію менеджера. Журнальний принтер зазвичай знаходиться в захищеній зоні і забезпечує управління з детальним системним аудитом.

Малюнок 38: POS-термінали, підключені до центрального процесорного блоку (CPU)

POS-системи виробляють дуже докладні квитанції (рис. 39). Багатство інформації, зафіксованої машиною, дозволяє набагато детальніше аналізувати продажі, ніж це було можливо, коли гостьові чеки були написані від руки.

Малюнок 39: Гостьовий чек, виготовлений за допомогою POS-системи.

POS-інформація є потужним інструментом, який дозволяє аналізувати ефективність меню та переглядати меню, прогнозувати вимоги до робочої сили, прогнозувати вимоги до запасів, а також аналізувати ефективність та продажі персоналу. POS-системи мають можливість генерувати

• Звіти з аналізу продажів
• Звіти про працю, такі як години роботи, заробітна плата, кредити на харчування, кількість гостей, що обслуговуються на сервері, валовий продаж на сервер, середній розмір чека на сервер тощо
• Файли інвентаризації, які можуть бути використані програмним забезпеченням управління запасами для автоматичного відрахування товарів із запасів на основі стандартного рецепту для елемента меню
• Інші управлінські звіти, такі як щоденний звіт про доходи

Звіт про аналіз продажів

Звіт про аналіз продажів аналізує продажі за пунктами меню. Його можна обчислити для будь-якого періоду часу, включаючи годину, період прийому їжі (наприклад, сніданок, обід), день, тиждень або місяць. Детальна звітність дозволяє точно визначити пікові періоди. Ресторани швидкого харчування часто хочуть аналізувати продажі щогодини, щоб максимізувати використання робочої сили. Звіт включає в себе:

• Кількість проданих товарів за кожен період
• Індивідуальна і загальна вартість харчування для кожного пункту меню протягом періоду (на основі стандартних рецептів і стандартних витрат)
• Загальна вартість їжі за період (також називається очікуваною вартістю або ідеальною вартістю)
• Ідеальний відсоток витрат на їжу

Ідеальна вартість їжі

Ідеальна вартість їжі базується на фактичних проданих товарах. Він розраховується шляхом множення фактичної кількості реалізованих позицій на стандартну вартість їжі на одну позицію, потім підсумовування витрат по всіх позиціях меню. Ідеальна вартість їжі потім порівнюється з фактичними витратами на їжу. Стандартний рецепт і стандартна вартість повинні регулярно оновлюватися і перераховуватися, щоб порівняння було дійсним. Дві витрати повинні бути досить близькими. Незначні варіації можуть бути наслідком спеціальних закупівель оптових товарів або використання невеликих партій деяких предметів, які не поповнюються щотижня. Більші розбіжності можуть свідчити про відходи через розливи та псування, розкрадання, поганий контроль порції, зміни якості та виходу запасу (наприклад, через переварювання). Скарги клієнтів можуть призвести до того, що товар буде відкинутий без стягнення плати або приготування другого предмета.

Приклад

Ви помітили, що ваші фактичні витрати вище, ніж ідеальні витрати. Ви були дуже обережні щодо введення стандартних рецептів та витрат, щоб знати, що порівняння має бути дійсним. Ви підозрюєте, що поганий контроль порції може бути відповідальним. Ви можете взяти тарілку, готову до обслуговування, і масштабувати всі предмети на тарілці. Ви також можете перевірити вагу предметів, які надходять порційно від постачальника. Якщо у вашому рецепті вказано 250 г (8 унцій) курячої грудки без кісток, і постачальник надсилає вам курячі грудки, які в середньому 275 г, ваші витрати на їжу будуть вищими, ніж очікувалося.

Аналіз меню та інжиніринг

Звіти про аналіз продажів надають детальну інформацію, яка може бути дуже корисною при плануванні меню. У звітах можна проаналізувати прибутковість і популярність кожного товару. Потім ви можете використовувати результати для перегляду меню та внесення змін. Докладніше про те, як використовувати цю інформацію, зверніться до розділу цієї книги про інженерне меню.

Прогнозування вимог до запасів

POS-інформація також може бути використана для прогнозування інвентарних запасів та потреб персоналу. Якщо у вас є записи про продажі, які вказують на те, що за звичайний тиждень ви продаєте 84 порції лосося і 97 порцій філе стейку, ви можете подивитися на свій поточний інвентар і вирішити, скільки вам потрібно замовити на наступний тиждень. Рисунок 40 ілюструє цей сценарій.

Малюнок 40. Прогнозування вимог до запасів

Пункт меню	Понеділок	Вівторок	Середа	Четвер	П’ятниця	Субота	Неділя	Всього	% Мікс
Італійська піца	7	9	10	10	25	22	17	100	11,90%
Каджун курячий	8	9	9	12	10	13	12	73	8.69%
Стейк з філе	5	8	6	8	27	25	18	97	11.55%
Курячий стір фрай	10	7	9	6	10	15	11	68	8,10%
Креветки стир-фрай	5	5	6	11	8	8	6	49	5,83%
Лінгвіні	9	9	9	16	8	11	12	74	8,81%
Лінгвіні курка	12	19	13	8	15	10	17	93	11,07%
Феттучіні альфредо	11	13	12	18	16	19	22	111	13,21%
Лосось	4	16	13	5	18	11	17	84	10,00%
Шашлик курячий	15	11	10	11	9	19	16	91	10,83%
Всього	81	106	97	106	146	153	147	840	100%

Якщо у вас є докладні звіти, які вказують на суміш продажів за тиждень, ви можете більш точно передбачити необхідні обсяги запасів. У цьому прикладі (рис. 40) продажі, показані за весь тиждень, розбиті на щоденні підсумки. Якщо ви подивитеся на продажі стейків з філе, ви помітите, що вони не рівномірно розподіляються протягом тижня. Якщо у вас є доставка в п'ятницю, яка повинна тривати вас до понеділка, у вас повинно бути принаймні 70 стейків під рукою, щоб протриматися протягом вихідних.

Прогнозування кадрових потреб

Якщо у вас є докладні звіти, які вказують на рівні продажів за годинами, періодом їжі та днем, ви зможете легше визначити пікові дні та часи. На малюнку 41 наведено приклад.

Малюнок 41: Обсяг продажів по годинам і днях

Період прийому їжі	Пн	Туес	ср	Чт	пт	Сб	Сонце
5:00-6:00	56	72	48	54	53	119	123
6:00-7:00	94	156	117	119	94	121	131
7:00-8:00	145	183	156	173	156	163	165
8:00-9:00	89	87	101	115	203	207	177
9:00-10:00	73	66	54	78	177	177	96
10:00-11:00	45	42	47	37	72	74	45
Всього	502	606	523	576	755	861	737

Потрібно запланувати персонал для ресторану. Ви повинні знати, які часи є найбільш завантаженими і скільки штату вам знадобиться на кожен період. На малюнку 41 ви можете бачити, що понеділок та середа - ваші найповільніші дні, тоді як п'ятниця та субота - найзайнятіші. Існує також інша картина для пікових часів у будні дні проти вихідних. У суботу та неділю вночі гучність піків пізніше ввечері і піковий період набагато довше. Наприклад, у середу пік 156 гостей припадає на період з 19:00 до 20:00, тоді як у суботу пік - між 20:00 та 21:00.

Історичні дані, зібрані з місяця в місяць та з року в рік, корисні для прогнозування тенденцій та сезонних коливань продажів і, отже, потреб у персоналі. Він також може бути використаний для визначення того, чи показники продажів, які ви мали за минулий вівторок, показують незрозумілий блип, чи справді вівторок, як правило, кращий день для вашого ресторану, ніж понеділок чи середа.

Іншим використанням історичних даних є проектування продажів на свята та особливі випадки. Наприклад, минулого року у вас було 250 гостей на бранч на День матері. Якщо цього року ваші середні продажі зростуть на 10%, ви можете зробити висновок, що вам потрібно мати достатню кількість персоналу для обслуговування 275 гостей.

Керування персоналом

POS-інформація також може використовуватися для управління персоналом. Програма дозволить готувати звіти, які відстежують продажі кожного сервера. Можливо, ви зможете визначити середній розмір чека гостей, які обслуговує кожен сервер. Ви також можете відстежувати кількість алкоголю, закусок та продажу десертів, щоб побачити, чи ваші сервери сумують продавати ці товари. Якщо у вас є програма стимулювання для продажу певних пунктів меню або спеціальних пропозицій, ви можете відстежувати ефективність співробітника. Ці звіти можуть бути використані для зворотного зв'язку з персоналом про їх ефективність і запропонувати методи поліпшення їх продажів.

Резюме

Загалом, POS-система стала дуже ефективним інструментом для галузі збору та управління широким масивом інформації. Переваги, які принесла технологія, полягають у швидкому розрахунку та аналізі великої кількості даних, але всі ці системи все ще вимагають від тих, хто ними експлуатує та інтерпретує дані, мати тверде розуміння принципів ефективного управління кухнею та контролю витрат.