3.2: Заголовки

Заголовки - це стандартні риси технічних документів, які виконують кілька важливих функцій:

• Надайте організаційний огляд документа
• Покажіть логічний розвиток ідей
• Показати ієрархічний зв'язок ідей (заголовки, підзаголовки)
• Дозволити читачеві сканувати і читати вибірково
• Підвищення читабельності документа за рахунок надання перерв і пробілів.

Ефективні заголовки використовують конкретну описову мову, щоб розповісти читачеві, чого очікувати від змісту кожного розділу. Уникайте «функціональних» заголовків під час написання технічних звітів. Заголовки функцій використовуються в документах, які мають послідовні структури, наприклад звіти наукових лабораторій, коли кожен розділ повинен виконувати певну функцію. Наприклад,

1. Вступ
2. Матеріали
3. Процедура/Методологія
4. Дані/Результати
5. Обговорення/Висновки
6. Посилання

Технічні звіти зазвичай не настільки строго організовані або передбачувані. Читачам буде набагато корисніше, якщо заголовки конкретно описують зміст кожного розділу, а не функцію.

Зверніть увагу на відмінності в двох змістах на малюнку 3.2.1, кожен з яких генерується автоматично з заголовків у відповідних документах. Який з них дає чітке уявлення про зміст доповіді?

Малюнок 3.2.1 На основі функцій проти описових заголовків. [Опис зображення]

Загальні принципи проектування заголовків

При оформленні заголовків у вашому документі майте на увазі такі загальні принципи:

• Ієрархічні відносини ідей: використовуйте розмір шрифту, сміливість, типографіку та колір, щоб вказати відносну важливість ідей та те, як вони взаємопов'язані. Загалом заголовки першого рівня більші та сміливіші, ніж заголовки другого та наступних рівнів.
• Послідовність: якщо ви використовуєте заголовки, кожен розділ повинен мати заголовок. Переконайтеся, що ваші заголовки на кожному рівні відповідають дизайну (шрифт, розмір, колір, відступи тощо) Використовуйте функцію STYLES в Word, щоб допомогти розробити та підтримувати ефективні та послідовні заголовки у всьому документі. Використовуйте послідовне, паралельне фразування, а також.
• Читабельність: залиште пасивний простір над і під заголовками. Завжди має бути трохи більше місця над заголовком, ніж під ним. Як загальний орієнтир використовуйте 2-4 заголовки на сторінці в коротких звітах. Уникайте зловживання заголовками.
• Специфіка: використовувати описові заголовки, які інформують читача про зміст кожного розділу. Уникайте розпливчастих заголовків і уникайте використання занадто великої кількості заголовків. Заголовки можуть використовувати числову систему, якщо підрозділів багато. Відповідно до Керівного звіту про терміни інженерних робіт (pdf), заголовки можуть бути пронумеровані лише арабськими цифрами - а не римськими цифрами чи літерами.

РЕЗЮМЕ: DO і NT правила при проектуванні заголовків

ЗРОБІТЬ наступне:

• Використовуйте шрифт без зарубок для ваших заголовків
• Використовуйте описові (а не функціональні) заголовки
• Переконайтеся, що над заголовком трохи більше пробілу, ніж під ним.
• Під заголовком повинен бути блок тексту
• Використовуйте функцію «Стилі» в MS Word для створення заголовків (див. Це корисне відео на тему «Як створити та налаштувати заголовки» за допомогою стилів

НЕ робіть таких дій:

• Чи не «складати» заголовки. Уникайте укладання одного заголовка безпосередньо під іншим. Заголовок схожий на заголовок глави; він повинен мати принаймні речення інформації під ним. Укладені заголовки можуть свідчити про неефективну організацію інформації.
• Не зловживайте заголовками. Майте на увазі, що кожне речення не вимагає свого заголовка, а також кожного абзацу. В ідеалі заголовок повинен мати хоча б один, часто кілька абзаців тексту під ним. Заголовок визначає РОЗДІЛ документа. Надмірне використання заголовків свідчить про неефективну організацію ідей, які потребують доопрацювання. Як загальний орієнтир, прагніть приблизно 2-4 заголовки та підзаголовки на сторінці.

• Не використовуйте заголовок для введення таблиці, малюнка або списку. Ви повинні мати текст під заголовком, який вводить і пояснює малюнок або таблицю. Список вимагає вступного речення, щоб пояснити, що це за список.

• Уникайте створення «самотніх заголовків» на будь-якому рівні документа. У наведеному нижче прикладі є 2 заголовки першого рівня, 2 заголовки другого рівня та 2 заголовки третього рівня. Наявність лише одного заголовка на рівні - це як мати лише один елемент у списку. Намагайтеся цього уникати.

• Уникайте створення «вдів і сиріт», залишаючи заголовок внизу сторінки без основного тексту під ним. Вставте жорсткий розрив сторінки перед заголовком, щоб уникнути цього.
• Не посилайтеся на заголовок як «це» в основному тексті під ним. Почніть своє речення так, ніби заголовка там не було. Ніколи не починайте новий розділ з займенником, який посилається на попередню ідею.
• Уникайте вручну розробляти заголовки, якщо ви не хочете, щоб вони відображалися у вашому Змісті.

Наведені нижче приклади ілюструють використання розмірів заголовків і типів шрифтів, з нумерованими заголовками і без, щоб показати взаємозв'язок ідей у звіті. Заголовки були створені за допомогою параметра «Стилі» в Word.

Заголовки першого рівня Заголовки першого рівня повинні бути найбільшими, і повинні бути виділені жирним шрифтом. Ви можете розглянути можливість використання ALL CAPS, але уникайте цього, якщо заголовки є уздовж. Рівень два заголовки Заголовки другого рівня повинні бути трохи менше або якимось чином відрізнятися від заголовків першого рівня. Ви можете розглянути можливість відступу заголовка та вирівнювання наступних блоків тексту. Заголовки третього рівня Заголовки третього рівня, якщо ви їх використовуєте, слід додатково розрізняти меншим розміром, курсивом і/або відступами. І так далі...

Використання функції «Стилі» в Word, а не просто робити текст більшим або жирним шрифтом вручну, пропонує вам можливі переваги. Наприклад, алгоритм, створений за допомогою стилів, дозволяє

• Створюйте та автоматично змісту з ваших заголовків та підзаголовків
• Створення закладок у документі.pdf
• Використовувати панель навігації Word
• Використовуйте функцію «контур» Words під час складання документа
• Увімкніть програмне забезпечення для читання екрану, щоб визначити ієрархі

Увімкнення програмного забезпечення для читання з екрана допомагає зробити ваші документи більш доступними. Створення автоматичного змісту заощадить вам купу часу! Крім того, зміст автоматично оновлюватиметься під час перегляду документа та додавання розділів, що допоможе, коли ви співпрацюєте з іншими авторами. Аналогічно, ви також можете створити автоматичну Таблицю фігур, якщо ви використовуєте функцію «Підпис». Навчання використанню інструменту форматування стилів значно полегшить написання звіту та дозволить вам легко та ефективно поєднувати розділи, написані різними членами команди. Використовуйте підручники в Word або шукайте поточні онлайн-відеоуроки, які показують, як використовувати ці інструменти.

Якщо ви вирішите нумерувати заголовки, наш Style Guide рекомендує використовувати десяткову систему (а не буквено-цифрову).

1. Заголовок першого рівня Під цим заголовком першого рівня ви знайдете текст про тему, описану в заголовку . Він буде йти на кілька рядків. Якщо є Розділ під номером «1», також буде розділ 2, щоб уникнути одиноких заголовків. 1.1. Заголовок другого рівня Цей розділ може вирівнюватися безпосередньо під попереднім заголовком або мати відступ. Це не буде самотній заголовок; цей розділ матиме більше одного заголовка на цьому рівні (1.2 і, можливо, 1.3). 1.1.1. Заголовок третього рівня Цей заголовок третього рівня має відступ, і менший або i n курсивом, щоб встановити його з заголовка другого рівня. Знову ж таки, якщо у вас є номер 1 1.1.1 заголовок, ви повинні мати номер 1.1. 2 і т.д. 1.1.2. Додатковий заголовок третього рівня Текст слід додавати під кожним заголовком. Уникайте покладених заголовків. 1.2. Додатковий заголовок другого рівня Текст, текст... 2. Додатковий заголовок другого рівня Більше тексту... Уникайте накладання заголовків один на інший без втручання тексту. Кожен заголовок повинен мати зміст під ним.

Вправа\(\PageIndex{1}\): Review questions

Дайте відповідь на наступні питання огляду:

1. Як орієнтир, скільки заголовків ви повинні використовувати на сторінці?
2. Який допустимий діапазон розмірів і стиль шрифту для заголовків?
3. Що таке «вдови та сироти» в контексті оформлення документів?
4. Які цілі можуть мати заголовки в документі?
5. Що таке «самотні заголовки»? Чи варто їх використовувати?
6. Що таке «складені заголовки?» Чи варто їх використовувати?
7. Яка різниця між заголовком «функція» та конкретним або «описовим» заголовком?
8. True або False: Ви повинні мати більше пробілів над заголовком, ніж під ним.
9. True або False: Заголовок може бути використаний для введення фігури або списку.

Подальша практика:

Перегляньте написаний вами документ, наприклад дослідницький есе, і подивіться, чи можете ви розділити його на логічні розділи, введені конкретними описовими заголовками.

Перегляньте заголовки PowerPoint для цієї глави.

Описи зображень

Малюнок 3.2.1 опис зображення:

Заголовки на основі функцій:

• Вступ
• Визначення проблеми
• Пропоноване рішення
• Переваги
• Висновок
• Рекомендація
• Посилання
• Таблиця 1
• Малюнок 1.

Описові рубрики:

• Питання безпеки гірськолижного підйомника
• Проблеми демонтажу в буксирних підйомниках
• Запропоноване рішення для ловця мотузки
• Переваги впровадження
• Вирішення питань безпеки
• Рекомендація
• Посилання.
• Таблиця 1. Розбивка витрат на установку однієї вежі.
• Малюнок 1. Пропонований пристрій для збереження

[Повернутися до малюнка 3.2.1]