1.8: Огляд планування проекту
- Page ID
- 16952
Після того, як проект був визначений і призначена проектна команда, ви готові вступити в другу фазу життєвого циклу управління проектом: детальний етап планування проекту.
Планування проекту лежить в основі життєвого циклу проекту і розповідає всім, хто бере участь, куди ви йдете і як ви збираєтеся туди дістатися. Етап планування - це коли плани проекту документуються, визначаються результати проекту та вимоги, а також створюється графік проекту. Він передбачає створення набору планів, які допоможуть вашій команді пройти етапи реалізації та закриття проекту. Плани, створені на цьому етапі, допоможуть вам керувати часом, витратами, якістю, змінами, ризиками та пов'язаними з ними проблемами. Вони також допоможуть вам контролювати персонал і зовнішніх постачальників, щоб гарантувати, що ви виконаєте проект вчасно, в рамках бюджету та в рамках графіка.
Фаза планування проекту часто є найбільш складним етапом для керівника проекту, оскільки вам потрібно зробити освічену здогадку про персонал, ресурси та обладнання, необхідні для завершення вашого проекту. Вам також може знадобитися планувати свої комунікації та закупівельну діяльність, а також укладати контракти з будь-якими сторонніми постачальниками.
Метою етапу планування проекту є:
- Встановлення бізнес-вимог
- Встановіть вартість, графік, перелік результатів та дати доставки
- Встановлення планів ресурсів
- Отримати схвалення керівництва і перейти до наступного етапу
Основними процесами планування проекту є:
- Планування обсягу - визначення вимог до проекту для полегшення створення структури розбивки робіт
- Підготовка структури розбивки робіт — розписання розбивки проекту на завдання і підзадачі
- Розробка графіка проекту — перерахування всього графіка заходів та деталізація послідовності їх виконання
- Планування ресурсів — вказуючи, хто буде виконувати яку роботу, в який час, і чи потрібні якісь спеціальні навички для виконання завдань проекту
- Бюджетне планування — визначення бюджетних витрат, які будуть понесені при завершенні проекту
- Планування закупівель - орієнтація на постачальників за межами вашої компанії та субпідрядів
- Управління ризиками — планування можливих ризиків та врахування додаткових планів на випадок надзвичайних ситуацій та стратегій пом'якшення наслідків
- Планування якості — оцінка критеріїв якості, які будуть використані для реалізації проекту
- Планування комунікацій — розробка стратегії комунікації з усіма зацікавленими сторонами проекту
Фаза планування уточнює цілі проекту, які були зібрані на етапі ініціації. Вона включає планування кроків, необхідних для досягнення цих цілей шляхом подальшого визначення конкретних заходів та ресурсів, необхідних для завершення проекту. Тепер, коли ці цілі були визнані, вони повинні бути чітко сформульовані, деталізуючи поглиблений аналіз кожної визнаної мети. При такій ретельній перевірці наше розуміння мети може змінитися. Часто сам акт спроби описати щось точно дає нам краще розуміння того, на що ми дивимося. Ця артикуляція служить основою для розробки вимог. Це означає, що після того, як мета була чітко сформульована, ми можемо описати її конкретними (вимірними) термінами та визначити, що нам потрібно зробити для її досягнення. Очевидно, що якщо ми зробимо погану роботу по формулюванню мети, наші вимоги будуть неправильно спрямовані, і отриманий проект не буде представляти справжньої потреби.
Користувачі часто починають описувати свої цілі якісною мовою. Керівник проекту повинен працювати з користувачем, щоб надати кількісні визначення цим якісним термінам. Ці кількісні критерії включають графік, вартість та заходи якості. У випадку цілей проекту ці елементи використовуються як вимірювання для визначення задоволеності проекту та успішного завершення. Суб'єктивні оцінки замінюються фактичними числовими атрибутами.
Приклад 1
Веб-користувач може попросити швидку систему. Кількісна вимога повинна бути всі екрани повинні завантажуватися менш ніж за три секунди. Опис часового ліміту, протягом якого повинен завантажуватися екран, є специфічним і відчутним. З цієї причини ви будете знати, що вимога була успішно виконана, коли мета буде виконана.
Приклад 2
Припустимо, ваша компанія збирається виготовити святкову партію eggnog. Ваше об'єктивне твердження може бути заявлено таким чином: Christmas Cheer, Inc. вироблятиме два мільйони випадків святкового eggnog, які будуть відправлені нашим дистриб'юторам до 30 жовтня, загальною вартістю 1,5 мільйона доларів або менше. Об'єктивні критерії в цьому твердженні чітко викладені, і успішне виконання можна легко виміряти. Зацікавлені сторони будуть знати, що цілі виконуються, коли два мільйони справ будуть виготовлені та відправлені до встановленого терміну в межах зазначеного бюджету.
При формулюванні цілей проекту слід керуватися правилом SMART:
- Конкретні — вникайте в подробиці. Цілі повинні бути конкретними і написаними чіткими, стислими і зрозумілими термінами.
- Вимірюваний — використовувати кількісну мову. Потрібно знати, коли ви успішно виконали завдання.
- Прийнятний — узгоджений із зацікавленими сторонами.
- Реалістично — з точки зору досягнення. Цілі, які неможливо досягти, не є реалістичними і не досяжними. Цілі повинні бути зосереджені в реальності.
- На основі часу - терміни, а не тривалості. Цілі повинні мати часові рамки з призначеною їм кінцевою датою.
Якщо ви будете дотримуватися цих принципів, ви будете впевнені, що ваші цілі відповідають кількісним критеріям, необхідним для вимірювання успіху.
Текстові атрибуції
Цей розділ управління проектами є похідною від наступного тексту: