12.5: Закриття проекту
- Page ID
- 14446
Цілі навчання
- Опишіть процедури закриття договорів.
- Опишіть елементи та мету процесу постпроектного рецензування.
- Визначте типи документів, які слід архівувати.
- Визначте цілі святкування закриття проекту.
Членам команди, які були схвильовані проектом на ранніх стадіях, може бути важко зберегти свою увагу, щоб завершити проект. Можливо, вони вже з нетерпінням чекають наступного проекту. Доведення проекту до кінця вимагає іншого стилю управління, який фокусується на деталах, а також на аналізі прийнятих рішень.
Контракти закупівель
Останній етап циклу закупівель проекту включає оплату рахунків і закриття договорів закупівлі.
Договори з постачальниками
Постачальники надають товари, які повинні відповідати стандартам якості. Команда проекту повинна перевірити записи зроблених поставок і визначити, що вони були прийнятною якістю. Якщо будь-які товари були відхилені за низьку якість або не доставлені, остаточний платіж коригується відповідним чином.
Перфорація списки і тести продуктивності
Якщо постачальник надає послугу або будує щось для проекту, зазвичай є пункти, які повинні бути виправлені або помилки, які повинні бути виправлені до завершення контракту. На програмному проекті тести продуктивності виконуються на програмному забезпеченні, як правило, людьми, які будуть використовувати програмне забезпечення, і будь-які очікування продуктивності, які не виправдаються, відзначаються. Іноді очікування не були враховані в проектному обсязі робіт, а іноді виконання не відповідало очікуванням, встановленим в обсязі. Якщо пункти не входили в обсяг робіт і власник хоче, щоб робота була виконана, то власник зазвичай видає наказ про зміну. Якщо очікування були в обсязі робіт, підрядник все одно несе відповідальність за виконання робіт.
За проектом будівництва нового будинку власник може пройти через будинок, шукаючи незначні елементи, не завершені підрядником. Перед закриттям договору будь-які незначні предмети, які потрібно відремонтувати або завершити, поміщаються в список перфораторів, який є списком усіх предметів, знайдених власником, які ще належить зробити. Потім команда проекту працюватиме над усіма пунктами списку, будуючи невеликий графік для завершення роботи, що залишилася.
Якщо кількість позицій у списку перфораторів занадто велика або обсяг робіт значний, команда проекту продовжує працювати над проектом. Після того, як список перфораторів стає меншим, керівник проекту починає закривати проект, підтримуючи лише достатню кількість персоналу та обладнання для підтримки команди, яка працює над списком ударів.
Передача Замовнику або Спонсору
Якщо продукт проекту - це будівля, програмна система або щось, що повинно експлуатуватися та підтримуватися кимось іншим, він повинен бути переданий людям, які будуть нести відповідальність за це після завершення проекту. Вони можуть провести власну перевірку, щоб визначити, чи виконала проектна група своїх цілей щодо якості та що всі елементи проекту є завершеними. Ці тести продуктивності, як правило, визначені в оригінальному проектному контракті.
Остаточні платежі
Остаточний платіж зазвичай становить більше простого відсотка від роботи, яка залишилася виконати. Завершення проекту може включати виправлення найскладніших проблем, які непропорційно дорогі для вирішення, тому остаточний платіж повинен бути достатньо великим, щоб мотивувати постачальника надати проекту високий пріоритет, щоб проект міг бути завершений вчасно.
Якщо постачальник виконав всі договірні зобов'язання, включаючи виправлення проблем і проведення ремонту, як зазначено в перфолисті, проектна група підписує договір і подає його в бухгалтерію для остаточної оплати. Постачальник повідомляється про те, що останній платіж є остаточним і завершує договірну угоду між постачальником і проектом.
Понаднормові, необхідні для завершення проекту та отримання остаточного платежу
Постачальник автоматизації будівель виділив додатковий персонал і виплатив їм понаднормову заробітну плату, щоб усунути проблеми та вирішити їх, щоб будівля могла відкритися вчасно. Коли команда проекту залишилася задоволена, вони затвердили систему і остаточний платіж.
Оцінки після проекту
Перш ніж команда буде розпущена і почне зосереджуватися на наступному проекті, проводиться огляд, щоб зафіксувати уроки, які можна витягти з цього проекту, який часто називають нарадою з вивчених уроків або документом. Команда досліджує, що пройшло добре, і фіксує процеси, щоб зрозуміти, чому вони пройшли добре. Команда запитує, чи можна передати процес іншим проектам. Команда також досліджує, що не пройшло добре і що люди навчилися з досвіду. Процес полягає не в тому, щоб знайти провину, а навчитися.
Управління якістю - це процес постійного вдосконалення, який включає навчання з минулих проектів та внесення змін для вдосконалення наступного проекту. Цей процес задокументований як доказ того, що використовуються методи управління якістю. Деякі організації мають формальні процеси для зміни робочих процесів та інтеграції уроків, отриманих з проекту, щоб інші проекти могли отримати користь. Деякі організації є менш формальними у підході і очікують, що люди перейдуть на досвід і перейдуть досвід до свого наступного проекту та діляться тим, що вони дізналися з іншими, дуже неформально.
Оцінка профілю проекту
Одним з перших заходів було створення профілю проекту, щоб визначити, де найімовірніше виникнуть виклики. Якщо використовувався індекс складності Дарналла-Престона (DPCI), кожна з оцінок складності розглядається та порівнюється з реальними подіями, що відбулися під час проекту. Команда досліджує зміни рівня складності протягом життя проекту та те, як команда керувала складністю протягом життя проекту. Навчання на цій вправі розвиває досвід, який корисний для створення наступного профілю проекту. Рейтинг DPCI коригується, якщо необхідно, для довідкових цілей щодо майбутніх проектів.
Ефективність довіри та вирівнювання
Керівництво проекту розглядає вплив довіри або відсутності довіри до проекту та ефективність зустрічей щодо вирівнювання при формуванні довіри. Команда визначає, які проблеми могли бути передбачені та пом'якшені, а які не можна було розумно передбачити. Які сигнали були пропущені командою, які вказували на виникнення проблеми? Що могла зробити команда, щоб краще прогнозувати та запобігти проблемам довіри?
Управління розкладом
Початковий графік заходів і мережева схема порівнюються з фактичним графіком подій. Події, які спричинили зміни в графіку, переглядаються, щоб побачити, як використання резервів на випадок надзвичайних ситуацій та пом'якшувало порушення, спричинене цими подіями. Початкові оцінки часу надзвичайних ситуацій переглядаються, щоб визначити, чи були вони адекватними, а оцінки тривалості та плавання були точними. Ці заходи необхідні команді проекту для розвитку експертизи в оцінці елементів графіка в майбутніх проектах - вони не використовуються для обвинувачення.
Управління бюджетом
Огляд кошторису бюджету на вартість запланованих робіт порівнюється з фактичними витратами. Якщо кошториси часто відрізняються від фактичних витрат, розглядається вибір методу оцінки.
Пом'якшення ризиків
Після завершення проекту оцінки ризику можуть бути переглянуті і зіставлені з подіями, які фактично відбулися. Чи відбувалися на проекті події, які були непередбачені? Які підказки існували, які, можливо, дозволили команді передбачити ці події? Чи був проект непередбачених ситуацій достатнім для покриття непередбачених ризиків? Навіть якщо нічого не пішло не так в цьому проекті, це не є доказом того, що зменшення ризику було марною тратою грошей, але корисно порівняти вартість уникнення ризику з вартістю несподіваних подій, щоб зрозуміти, скільки коштує уникнути ризику.
Контракти закупівель
Продуктивність постачальників і постачальників перевіряється, щоб визначити, чи повинні вони все ще бути включені до списку кваліфікованих постачальників або постачальників. Вибір договору для кожного переглядається, щоб визначити, чи було рішення про розподіл ризику обґрунтованим і чи спрацював вибір стимулів.
Задоволеність клієнтів
Розглядаються відносини з клієнтом і обговорюються рішення про включення клієнта в проектні рішення і узгодження зустрічей. Клієнту надається можливість висловити задоволення і визначити сфери, в яких слід вдосконалюватися. Часто старший менеджер з організації проводить співбесіду з клієнтом для розробки зворотного зв'язку про ефективність команди проекту.
Звіти
Результати післяпроектних оцінок узагальнюються у звітах для зовнішнього та внутрішнього використання.
Зацікавлені сторони
Загальний звіт, який надає огляд проекту, створюється для надання зацікавленим сторонам резюме проекту. Звіт містить оригінальні цілі та завдання та заяви, які показують, як проект досяг цих цілей та завдань. Підсумовуються показники за графіком та бюджетом та надається оцінка задоволеності клієнтів. Версія цього звіту може бути надана клієнту як зацікавлена сторона і як інший засіб отримання зворотного зв'язку.
Керівництво вищої ланки
Звіт вищому керівництву містить всю інформацію, надану зацікавленим сторонам у короткому резюме. У звіті визначені практики та процеси, які можна вдосконалити, або уроки, які були засвоєні, які можуть бути корисними для майбутніх проектів.
Документ Архівний
Документи, пов'язані з проектом, повинні зберігатися в безпечному місці, де їх можна буде отримати для подальшого використання. Підписані договори або інші документи, які можуть бути використані в податкових перевірках або судових позовах, повинні зберігатися. Організації матимуть правові політики зберігання та пошуку документів, які застосовуються до проектних документів і повинні дотримуватися. Деякі проектні документи можуть зберігатися в електронному вигляді.
Слід подбати про зберігання документів у формі, яку можна легко відновити. Якщо документи зберігаються в електронному вигляді, слід використовувати стандартні правила іменування, щоб документи можна було сортувати та групувати за іменами. Якщо документи зберігаються в паперовому вигляді, слід визначити термін придатності документів, щоб вони могли бути знищені в якийсь момент в майбутньому. Нижче наведено документи, які зазвичай архівуються:
- Статутні документи
- Заява про сферу
- Оригінальний бюджет
- Змінити документи
- Рейтинги DPCI
- Короткий зміст менеджера - отримані уроки
- Остаточний рейтинг DPCI
Святкування проекту
Символічне закінчення проекту може стати фінальним святкуванням, що ознаменує закінчення проекту і, можливо, розпуск команди. Закінчення великого проекту часто є часом для роздумів. Члени проектної команди та зацікавлені сторони, як правило, вклали багато часу та емоційної енергії в успіх проекту. Через цю інвестицію та через тісні стосунки, які розвиваються під час проекту, закриття проекту часто сумно. Менеджери проектів слідкують за оновленнями в середовищі команди проекту та використовують святкування та визнання команди, щоб покращити наслідки закриття проекту.
Це можливість покращити задоволеність клієнтів та задоволеність членів команди. Нагороди або таблички визнання можуть видаватися особам, які зробили видатний внесок у проект. Святкування та перегляд викликів та успіхів проекту створює позитивну пам'ять про проект та підсилює навчання, яке може бути перенесено на майбутні проекти. Групи або команди можуть бути визнані, і випадки, коли довіра між членами команди зробила позитивну різницю, можуть бути винагороджені.
Клієнта можуть похвалитися за внески під час планування та виконання проекту.
Ключові виноси
- Щоб закрити контракти, системи проходять випробування, перевіряються матеріали та складаються перфоратори робіт, що підлягають виконанню.
- Метою постпроектного огляду є вивчення рішень, які були прийняті з частковим знанням, з тим, як проект насправді розвивався, щоб перейняти досвід та вдосконалити майбутні рішення. Він також використовується для виявлення процесів, які можна вдосконалити.
- Оригінальні проектні документи, такі як статут, заяву про обсяг та бюджет, зберігаються. Документи, розроблені під час проекту, такі як угоди про зміну, зберігаються. Огляди Postproject, включаючи резюме отриманих уроків та остаточний опис профілю проекту - рейтинг DPCI - зберігаються.
- На святкуванні закриття проекту позитивна поведінка присуджується окремим особам, а групи та клієнт або спонсор запрошуються виступити, щоб забезпечити почуття задоволення.
Вправи
- Чому постпроектний огляд цінний для майбутніх проектів?
- Які документи потрібно архівувати?
- Чому проект повинен мати святкування закриття?
Інтерналізуйте свій досвід навчання, підготувавшись до обговорення наступного.