11.3: Управління людськими ресурсами та комплаєнс

Last updated
Save as PDF

Page ID: 12725

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цілі навчання

Як роль кадрового забезпечення відповідності персоналу збільшує цінність організації?

Відповідність людським ресурсам - це сфера, яка сягає від самого походження функції людських ресурсів - до адміністративних та регуляторних функцій. Комплаєнс продовжує залишатися дуже важливою сферою, якою керує HR, і існує безліч нормативних актів та законів, які регулюють трудові відносини. Фахівці з персоналу повинні вміти розуміти та орієнтуватися в цих законі, щоб допомогти своїм організаціям залишатися відповідними та уникнути необхідності платити штрафи або пені. Додаткова загроза репутаційної шкоди організації є ще однією причиною того, що HR повинен бути обізнаним і попередженим про будь-які потенційні прогалини в комплаєнсі.

Деякі з найпоширеніших прикладів законів та нормативних актів, які регулюють відносини роботодавця та працівника, включають наступне (SHRM.org):

Закон про дискримінацію за віком у сфері зайнятості (ADEA)
Закон про американців з обмеженими можливостями (ADA)
Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA)
Закон про сімейну та медичну відпустку (FMLA)
Закон про національні трудові відносини (NLRA)
Закон про коригування та перепідготовку працівників (WARN)

Закон про дискримінацію за віком у сфері зайнятості (ADEA) 1967 захищає осіб, яким виповнилося 40 років, від дискримінації в працевлаштуванні за віком. Ці заходи захисту поширюються як на співробітників, так і претендентів на роботу. Це також робить незаконним дискримінацію за віком стосовно будь-яких умов зайнятості, таких як найм, звільнення, просування по службі, звільнення, компенсація, пільги, робочі завдання та навчання.

Закон про американців з інвалідністю (ADA) 1990 забороняє приватним роботодавцям, державним та місцевим органам влади, агентствам зайнятості та профспілкам дискримінувати кваліфікованих осіб з обмеженими можливостями. ADA визначає фізичну особу з інвалідністю як особу, яка: 1) має психічні або фізичні порушення, які суттєво обмежують одну або кілька основних життєвих заходів, 2) має запис про такі порушення, або 3) вважається такими порушеннями. Роботодавець зобов'язаний зробити розумне пристосування до відомої інвалідності кваліфікованого заявника або працівника, якщо це не накладе «зайвих труднощів» на роботу бізнесу роботодавця.

Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA) 1938 встановлює мінімальну заробітну плату, оплату понаднормової роботи, облік та стандарти зайнятості молоді, що впливають на повний робочий день та неповний робочий день у приватному секторі та в федеральних, державних та місцевих органах влади. Спеціальні правила застосовуються до зайнятості штату та місцевого самоврядування, що передбачає протипожежну та правоохоронну діяльність, волонтерські послуги та компенсаційні вихідні замість грошової оплати понаднормової роботи.

Закон про сімейну та медичну відпустку (FMLA) 1993 дає право працівникам, які мають право, приймати до 12 тижнів неоплачуваної відпустки, захищеної роботою, протягом 12-місячного періоду за визначеними сімейними та медичними показаннями. FMLA застосовується до всіх державних установ, включаючи державних, місцевих та федеральних роботодавців, місцевих освітніх агентств (шкіл) та роботодавців приватного сектору, які працювали 50 або більше працівників протягом 20 або більше робочих тижнів у поточному або попередньому календарному році, включаючи спільних роботодавців та наступників охоплених роботодавців.

Національний закон про трудові відносини (NLRA) 1947 поширює права на багатьох працівників приватного сектору, включаючи право організовувати та торгуватися зі своїм роботодавцем колективно. Працівники, на яких поширюється акт, захищені від певних видів неправомірної поведінки роботодавця та профспілки і мають право намагатися створити профспілку там, де його немає.

Закон про коригування та перепідготовку працівників (WARN) 1988 року, як правило, охоплює роботодавців 100 або більше працівників, не рахуючи тих, хто працював менше шести місяців за останні 12 місяців, і тих, хто працює в середньому менше 20 годин на тиждень. Регулярні федеральні, державні та місцеві органи самоврядування, які надають державні послуги, не поширюються. WARN захищає працівників, їх сім'ї та громади, вимагаючи від роботодавців надати повідомлення за 60 календарних днів до закриття заводу та масових звільнень.

Це лише деякі з ключових нормативних федеральних статутів, нормативних актів та вказівок, які фахівці з людських ресурсів повинні зрозуміти, щоб підтвердити організаційну відповідність. Для отримання додаткової інформації про ресурси відповідності персоналу, Товариство управління людськими ресурсами (SHRM) на SHRM.org підтримує безліч ресурсів для HR-професіоналів та підприємств, які вони підтримують.

Щоб забезпечити успішне управління та нагляд за багатьма правилами та нормами відповідності, команда кадрів повинна використовувати найкращі практики для інформування та притягнення працівників до відповідальності за практики дотримання кадрових норм. Деякі з цих кращих практик включають освіту та навчання, документацію та аудит. Кожен з них описаний більш детально, і допоможе HR досягти своєї важливої мети - підтримання кадрового комплаєнсу для організації.

Освіта та підготовка у сферах дотримання та трудового права має вирішальне значення для забезпечення дотримання всіх чинних законів та нормативних актів. Ці закони можуть змінюватися з року в рік, тому кадровим фахівцям в організації необхідно стежити за тим, щоб вони займалися постійною освітою і навчанням. Це не просто обов'язково для HR-професіонала, щоб пройти навчання. У багатьох організаціях менеджери проходять навчання за ключовими правилами та положеннями (наприклад, FMLA або ADA, щоб назвати декілька), щоб вони мали основу знань при роботі з ситуаціями працівників та потенційними сферами ризику. Людські ресурси та менеджмент повинні співпрацювати, щоб забезпечити узгодження з питаннями відповідності, особливо коли існує ризик того, що ситуація з працівником переходить на територію регулювання відповідності. Див. Таблицю 11.1 для часткового переліку федеральних законів про працю за кількістю працівників, як показано на веб-сайті Товариства з управління персоналом.

Зверніться до таблиці 11.1: Федеральне трудове законодавство за кількістю працівників.

Федеральне трудове законодавство за кількістю працівників

Закон про допомогу американському платнику податків 2012 року

Закон про захист споживчих кредитів 1968 року

Закон про захист поліграфа працівника 1988 року

Закон про забезпечення пенсійного доходу працівника 1974 року (ERISA)

Закон про рівну оплату праці 1963 року

Справедливий і точний Закон про кредитні угоди 2003 року (ФАКТ)

Закон про справедливу кредитну звітність 1969 року

Закон про справедливі трудові стандарти 1938 року

Федеральний закон про страхові внески 1935 (соціальне забезпечення) (FICA)

Закон про переносимість та підзвітність медичного страхування 1996 року (якщо компанія пропонує пільги) (HIPPA)

Імміграційна реформа і закон про контроль 1986

Ці федеральні закони охоплюють всіх працівників всіх організацій. При визначенні покриття роботодавця може застосовуватися кілька інших факторів, наприклад, чи є роботодавець державним чи приватним, чи пропонує роботодавець медичне страхування, і чи використовує роботодавець третю сторону для проведення перевірок. Джерело: Веб-сайт SHRM, https://www.shrm.org/, доступ до 20 жовтня 2018 року.

Таблиця 11.1 (Зазначення Авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, за ліцензією CC-BY 4.0)

Документація правил і положень - у вигляді посібника для співробітників - може бути одним з найважливіших ресурсів, які HR може надати організації для зменшення комплаєнс-ризику. Посібник повинен регулярно оновлюватися і повинен деталізувати політику та процедури організації та способи ведення бізнесу. Юрисконсульт повинен переглянути будь-яку таку документацію перед її розповсюдженням, щоб переконатися, що вона актуальна та придатна для аудиторії.

Планування аудиту відповідності персоналу має бути частиною загальної стратегії компанії, щоб уникнути юридичних ризиків. Недотримання вимог може спричинити величезний фінансовий та репутаційний ризик для компанії, тому важливо провести аудити, які перевіряють контроль та готовність організації. Коли функція людських ресурсів бере на себе провідну роль у впровадженні аудитів та інших найкращих практик, вони створюють реальну цінність для організації.

Перевірка концепції

Які основні нормативні акти, які керують комплаєнс-роботою управління людськими ресурсами?
Що дає довідник співробітника організації?