9.4: Управління командами

Last updated
Save as PDF

Page ID: 13691

Anonymous
LibreTexts

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цілі навчання

Зрозумійте, як створити командні норми, ролі та очікування.
Визначте ключі до проведення ефективних зустрічей команди.

Встановлення норм команди

Командні норми

Норми - це спільні очікування щодо того, як все працює в групі чи команді. Подібно до того, як нові співробітники вчаться розуміти та ділитися припущеннями, нормами та цінностями, які є частиною культури організації, вони також повинні вивчити норми своєї безпосередньої команди. Це розуміння допомагає командам бути більш згуртованими та працювати краще. Норми є потужним способом забезпечення координації всередині команди. Наприклад, чи допустимо спізнюватися на зустрічі? Наскільки ви готові бути на зустрічах? Чи прийнятно критикувати чужу роботу? Ці норми формуються рано протягом життя команди і впливають на те, чи є команда продуктивною, згуртованою та успішною.

Квадратні колеса вправи та групова дискусія

Іноді може бути складно розпочати розмову навколо правил та продуктивності команди. Наступна вправа може бути використана, щоб люди говорили про те, що працює, а що не працює в командах, в яких вони працювали, і як ваша команда може бути розроблена найбільш ефективно.

Малюнок 9.10

Михайло Врєгоп — велосипед, який може бігати тільки по спеціальних дорогах. — CC BY 2.0.

Те, що відбувається на цій картині, відображає, скільки організацій, здається, працюють. На аркуші паперу є кожен у вашій команді написати на цій формі і визначити якомога більше ключових питань і можливостей для вдосконалення, як ви можете. Після цього поговоріть про те, що ця ілюстрація може означати для вашої власної команди.

Командні контракти

Наукові дослідження, а також досвід роботи з тисячами команд показують, що команди, які здатні сформулювати та погоджувати встановлені основні правила, цілі та ролі та розробляти командний контракт навколо цих стандартів, краще оснащені для вирішення проблем. які можуть виникнути в команді (Katzenback & Smith, 1993; Porter & Lilly, 1996). Наявність командного контракту не обов'язково означає, що команда буде успішною, але це може служити дорожньою картою, коли команда відірветься від курсу. Наступні питання можуть допомогти створити змістовний командний контракт:

Цінності та цілі команди
- Які цінності нашої спільної команди?
- Яка мета нашої команди?
Командні ролі та лідерство
- Хто чим займається в цій команді? (Хто робить нотатки на засіданні? Хто встановлює порядок денний? Хто призначає завдання? Хто проводить зустрічі?)
- Чи є в команді формальний лідер?
- Якщо так, то які його ролі?
Прийняття рішень командою
- Як приймаються незначні рішення?
- Як приймаються основні рішення?
Командна комунікація
- З ким ви зв'язуєтеся, якщо не можете провести зустріч?
- Хто з ким спілкується?
- Як часто буде зустрічатися команда?
Продуктивність команди
- Що являє собою хорошу результативність команди?
- Що робити, якщо член команди наполегливо намагається, але, здається, не виробляє якісну роботу?
- Як буде боротися з поганою відвідуваністю та якістю роботи?

Командні зустрічі

Кожен, хто брав участь у команді, знає, що це передбачає командні зустрічі. Хоча мало людей насолоджуються ідеєю командних зустрічей, вони виконують важливу функцію з точки зору обміну інформацією та прийняття рішень. Вони також виконують важливу соціальну функцію і можуть допомогти побудувати згуртованість команди та функцію завдання з точки зору координації. На жаль, ми всі відвідували зустрічі, які були марною тратою часу, і мало що сталося, що не могло бути досягнуто, прочитавши електронний лист за 5 хвилин. Для проведення ефективних зустрічей це допомагає думати про зустрічі з точки зору трьох послідовних кроків (Haynes, 1997).

Перед засіданням

Значна частина ефективності зустрічі визначається ще до того, як команда збирається. Є три ключові речі, які ви можете зробити, щоб члени команди отримали максимальну віддачу від зустрічі.

Чи потрібна зустріч? Лідери повинні зробити ряд речей до зустрічі, щоб допомогти зробити її ефективною. Перше, що потрібно бути впевненим, що зустріч навіть потрібна. Якщо зустріч носить переважно інформаційний характер, запитайте себе, чи потрібно, щоб група повністю розуміла інформацію і чи будуватимуться майбутні рішення на цій інформації. Якщо так, може знадобитися зустріч. Якщо ні, можливо, просто спілкування з усіма в письмовому форматі заощадить дорогоцінний час. Подібним чином, зустрічі з прийняттям рішень мають найбільший сенс, коли проблема є складною та важливою, є питання справедливості, які потрібно вирішити, і потрібна прихильність рухатися вперед.

Створюйте та розповсюджуйте порядок денний. Порядок денний важливий для того, щоб допомогти інформувати запрошених про мету зустрічі. Це також допомагає організувати потік зустрічі і тримати команду в курсі.

Надішліть нагадування до початку зустрічі. Нагадування всім про мету, час та місце зустрічі допомагає кожному підготуватися. Той, хто відвідав зустріч команди лише для того, щоб виявити, що немає причин зустрічатися, оскільки члени не виконали свої узгоджені завдання, знає, що, як наслідок, продуктивність команди або моральний дух можуть бути негативно вплинуті. Слідкуйте за тим, щоб переконатися, що всі готові. Як член команди негайно повідомте інших, якщо ви не будете готові до своїх завдань, щоб вони могли визначити, чи слід відкласти зустріч.

Під час зустрічі

Під час зустрічі є кілька речей, які ви можете зробити, щоб переконатися, що команда починає і йде на шляху.

Почніть зустріч вчасно. Очікування членів, які спізнюються, карає лише тих, хто вчасно, і підсилює думку про те, що запізнюватися нормально. Початок зустрічі негайно посилає важливий сигнал про те, що ви шанобливо ставитеся до часу кожного.

Дотримуйтесь порядку денного зустрічі. Відхилення порядку денного повідомляє членам, що порядок денний не важливий. Це також ускладнює іншим відстежувати, де ви знаходитесь на зустрічі.

Малюнок 9.11

Раджив Патель - Сьогодні порядок денний - CC BY-NC 2.0.

Малюнок\(\PageIndex{12}\): Проведення зустрічей стоячи економить час, але зберігає інформацію, що тече по команді (Bluedorn, Turban, & Love, 1999). Ця техніка використовується компанією Johnson & Johnson Services Inc., Ritz-Carlton Company LLC, ThoughtWorks Inc., Agile Software, і Corning Inc Карліс Дамбранс - Зустрічі - CC BY 2.0.

Керуйте динамікою групи для повноцінної участі. Як ви бачили в цьому розділі, низка групової динаміки може обмежити функціонування команди. Слідкуйте за повною участю та залученням усіх членів команди, а також будь-яких потенційних проблем, таких як соціальна неприязнь, груповий конфлікт або групове мислення.

Підведіть підсумки зустрічі з пунктами дій. Обов'язково уточніть ролі членів команди, що рухаються вперед. Якщо завдання окремих осіб не зрозумілі, швидше за все, плутанина ролі виникне пізніше. Повинні бути чіткі зауваження від зустрічі щодо того, хто відповідає за кожен пункт дії та часові рамки, пов'язані з наступними кроками.

Закінчуйте зустріч вчасно. Це життєва сила важлива, оскільки вона показує, що ви поважаєте час кожного і організовані. Якщо потрібна інша зустріч, плануйте її пізніше, але не дозволяйте зустрічі закінчитися.

Після зустрічі

Слідкуйте за пунктами дій. Під час зустрічі учасники, ймовірно, сформулювали кілька пунктів дій. Цілком ймовірно, що вам потрібно буде стежити за пунктами дій інших.

Ключові виноси

Подібно до групового розвитку, соціалізація команди відбувається протягом життя команди. Етапи переходять від оцінки до прихильності до переходу ролі. Норми команди важливі для командного процесу і допомагають встановити, хто що робить для команди і як команда буде функціонувати. Створення командного контракту допомагає в цьому процесі. Ключі до вирішення в командному контракті - це командні цінності та цілі, ролі та лідерство в команді, прийняття рішень у команді, очікування спілкування в команді та те, як характеризується ефективність команди. Командні зустрічі можуть допомогти команді координувати та обмінюватися інформацією. Ефективні зустрічі включають підготовку, управління під час зустрічі та подальші дії за пунктами дій, що генеруються на зустрічі.

Вправи

Чи норми для більшості команд, до яких ви належали, були формальними чи неформальними? Як ви думаєте, що це вплинуло на ці команди?
Ви коли-небудь брали участь у створенні командного контракту? Поясніть, як ви думаєте, що це могло вплинути на те, як функціонувала команда.
Чи повинна особа, яка запитує зустріч, завжди готує порядок денний зустрічі? Чому чи чому ні?
Як ви вважаєте, проведення зустрічей команди стоячи є гарною ідеєю? Чому чи чому ні?

Посилання

Блюдорн, А.К., тюрбан, Д.Б., і Любов, М.С. (1999). Вплив форматів стоячих та сидячих зустрічей на результати зустрічі. Журнал прикладної психології, 84, 277—285.

Хейнс, М.Е. (1997). Ефективні навички зустрічі. Менло-Парк, Каліфорнія: Crisp.

Катценбек, Дж. Р., і Сміт, Д.К. (1993). Мудрість команд. Бостон, Массачусетс: Гарвардська школа бізнесу.

Портер, Т. В., і Ліллі, Б.С. (1996). Вплив конфлікту, довіри та прихильності до виконання завдань на ефективність команди проекту. Міжнародний журнал управління конфліктами, 7, 361—376.