4.3: Внутрішні дані

Що ви навчитеся робити: Обробляти інформацію з внутрішніх джерел

Barron визначає внутрішні дані як: ^[1]

Інформація, факти та дані, доступні в інформаційних системах компанії. Внутрішні дані, як правило, недоступні стороннім особам без явного дозволу компанії.

Хоча це визначення здається простим, складність збору та аналізу цих типів даних може бути складнішою, ніж можна подумати. Обробка даних з внутрішніх джерел вимагає терпіння, старанності і уважності. Є дві основні проблеми:

1. Акт збору інформації про власну організацію не обходиться без політичних і етичних міркувань. Коли людина з однієї частини організації шукає дані про іншу - або про підприємство в цілому - це може мати наслідки для добробуту та безпеки обставин людей. Подумайте про продавця, який має їх обсяг вивчається HR-аналітик або бухгалтер запитують про те, як швидко їх поділ обробляє рахунки-запит на організаційні явища може бути нарахованою подією.
2. Дані можуть бути динамічними і часто важко знайти. Деякі дані відносно прості і можуть бути захоплені вчасно, або збір та публікація даних здійснюється стороннім елементом. Наприклад, вивчення Apple з їх 10-K є простим; однак дізнатися більше про свою культуру від людей, які зараз там працюють, набагато складніше, як ілюструє ця стаття Business Insider UK тут. Причини, за якими організація буде настільки близькою до своєї культури, зазвичай виправдовуються конкурентним ландшафтом, в якому вона працює.

подумайте про це

Як би ви звернулися до збору даних про свою організацію, якби працювали в конкурентній та ретельно захищеній галузі?

Для наших цілей тут правильний підхід до обробки ваших даних полягає в тому, щоб запитати себе на початку дослідження: «чи є якась частина цього проекту, яка може бути проблематичною для будь-яких зацікавлених сторін?»

Отже, що таке стейкхолдер? Зацікавлена сторона - це той, хто має особливий інтерес до організації; люди, які працюють в організації, є чіткими зацікавленими сторонами, як і клієнти, акціонери, постачальники та постачальники. Коротше кажучи, проводити (короткий, мінімум) аналіз зацікавлених сторін перед вашим дослідженням є розумним. Хоча ці типи аналізу можуть стати їх власними поглибленими звітами, ваша мета тут - вирішити політичні, дернові та стратегічні чутливості щодо збору ваших даних; ваш аналіз зацікавлених сторін не повинен бути досконалим або вичерпним, але вважайте це важливою частиною обробки ваших даних.

https://youtu.be/LFHlal9fwkU

Навчальні результати

• Визначте типи первинних джерел і внутрішніх даних
• Обговорити методи збору та аналізу внутрішніх даних
• Створення книг і форматування даних у Microsoft Excel
• Створюйте книги та форматуйте дані в Google Таблицях

Первинні джерела

Ітака Коледж бібліотека визначає первинні джерела як: ^[2]

[Прямі] або з перших рук докази про подію, об'єкт, [або особу, і можуть включати] історико-правові документи, свідчення очевидців, результати експериментів, статистичні дані, творчі статті, аудіо- та відеозаписи, виступи та предмети мистецтва. Інтерв'ю, опитування, польові роботи та Інтернет-комунікації через електронну пошту, блоги, списки та групи новин також є першоджерелами.

Практика Питання

Який з перерахованих нижче найкраще визначає термін первинне джерело?

• Соціальні медіа
• докази з перших рук про подію, предмет або особу.
• Нові акаунти інциденту.

Відповідь

докази з перших рук про подію, предмет або особу.

Внутрішні дані

Внутрішні дані — це дані про вашу організацію, отримані з внутрішніх первинних джерел. Звіт HR про оборот і наймання або фінансові показники з бухгалтерського обліку або фінансів є поширеними прикладами. Зверніть увагу, що стаття в бізнес-журналі про управління талантами вашої організації буде вторинним джерелом, навіть якщо вона посилалася на внутрішні дані — спочатку первинне джерело. Внутрішні дані, як правило, недоступні за межами організації, якщо організація не має права створювати такі звіти, наприклад, компанії, що торгуються публічно, повинні подавати різноманітні звіти до Комісії з цінних паперів та бірж США (SEC). Залежно від розміру вашої організації, її власні публічні подання можуть бути чудовим джерелом матеріалу для ваших бізнес-звітів.

Давайте поглянемо на 10-K Apple, це звіт, який публічно торгуються компанії повинні щорічно робити про свої організації. Щорічні 10-K звіти Apple можна знайти в Інтернеті.

Хоча дані Apple публікуються публічно для великих фірм, орієнтованих на інвесторів (тобто «публічно торгуються»), подібні дані будуть цікавими та значущими для інших компаній у будь-якому бізнес-середовищі. Ми можемо стверджувати, що найбільш фундаментальними даними є фінансові показники, але інші дані, такі як ті, що стосуються практики найму працівників, біографії керівництва та іншої більш якісної інформації, все одно виявляться корисними. У цьому ми можемо стверджувати, що кількісні та якісні дані є бажаними; обидва потрібні для отримання найкращої картини реальності ситуації даної фірми.

Збір внутрішніх даних

Збір даних про власну організацію - явище набагато складніше, ніж ми можемо підозрювати. Залежно від вашого проекту або бізнес-звіту, політика заходу може бути досить суттєвою. Внутрішні дані можуть надходити з різних джерел і відділів - зі звітів про продаж, фінансових документів, інформації про людські ресурси або в іншому місці.

Якщо ми повернемося до справи Марти, ми пам'ятаємо, що її проект передбачає вивчення впливу Людського фонду на людей, які є бездомними в центрі Чикаго. Її фонове читання, безумовно, передбачало б перегляд будь-яких наявних даних у її власній організації. Залежно від того, де вона сидить і для кого вона працює, ці дані можуть бути легко доступними, або їх використання може спричинити необхідність певної міждивізійної або принаймні команди - привілеїв та доступу. Сподіваємось, вона зможе отримати в свої руки внутрішню інформацію, таку як кількість учасників Людського фонду, знайти інформацію про те, як довго особи беруть участь у програмі, або отримати цифри про вартість програми компанії тощо.

Дослідження в галузі соціальних наук

Доступ є ключовою концепцією в дослідженнях соціальних наук. Антропологи, які часто занурюються в субкультури, щоб спостерігати за своїм життям, ймовірно, розуміють проблеми доступу краще, ніж більшість інших дослідників. Якщо вони не мають хорошого доступу до групи, їх здатність проводити дослідження порушена. Антропологи, які вивчають бездомне населення в Чикаго, можуть жити серед них деякий час. Оскільки це недоцільно для Марти, вона вирішує проводити дослідження більше як соціолог, який, як правило, використовує опитування і менше потребує прямого, тривалого доступу. Однак опитування можуть бути важкими у використанні, оскільки вони можуть бути виконані неправильно, неповністю або не зовсім. Коли ви берете участь у «Як ми зробили?» опитування після телефонного дзвінка служби підтримки клієнтів або іншого сервісного заходу, ви берете участь в соціологічних дослідженнях.

дивитися його

Перегляньте наступні два відео, в яких обговорюється збір антропологічних та соціологічних даних:

https://youtu.be/J5aglbgTEig

https://youtu.be/QwhK-iEyXYA

Зверніть увагу на різницю в ставленні і цілях. Хоча це пояснення трохи спрощено, антрополог зацікавлений у спостереженні та розумінні культури; соціолог опитує та тестує ідеї за допомогою менш особистих, але більш структурованих інструментів. Для наших цілей ми можемо розглянути, як обидва типи збору даних, так і обидва типи ставлення до даних, корисні для написання бізнес-звітів. Мета полягає в тому, щоб якомога більше зрозуміти проблему. Залежно від вашого доступного часу, використання декількох методів є розумним.

Практика Питання

Загалом, соціологи, як правило, використовують опитування для вивчення організацій, тоді як антропологи схильні до ________.

• дивитися здалеку.
• покладатися на вторинні джерела.
• вбудовувати себе в організацію.

Відповідь

вбудовувати себе в організацію.

Аналіз даних

Ваш аналіз даного набору даних, як внутрішнього, так і зовнішнього, базується на зібраних даних. Антропологія, як правило, розглядає такі типи даних:

• типи взаємодій, які часто називають «транзакціями», якими займається населення
• теми і теми угод
• виникнення/повторення операцій
• напруженість між тим, що група представляє як «правду», проти спостережень, які дослідник чи аналітик сприймає по-різному

Антропологи намагаються встановити зв'язки та сенс, пов'язуючи ці дані з історіями та розповідями про певну культуру чи досвід. В інтерв'ю CBS News доктор Женев'єва Белл, антрополог, обговорює свій інтерес до людей і те, як їх вивчають, «про проведення часу з ними». ^[3] Хоча ці дані іноді можуть здаватися «м'якими» або занадто залежними від інтерпретації дослідника, цей тип дослідження дуже корисний для більшості ділових обставин. За умови, що письменник бізнес-звіту або дослідник знає про їх упередженість (ах), і подумав про етику своїх досліджень (тобто аналіз зацікавлених сторін), тип отриманих аналізів може бути дуже корисним.

Набори соціологічних даних можуть бути схожими, але аналіз буде більш кількісним і розбитий на категорії і змінні для статистичного аналізу. Опитування є найпоширенішим інструментом отримання соціологічних даних. Ви, природно, були б знайомі з багатьма з них, наприклад, опитування задоволеності клієнтів, висловлюючи свою думку навколо певного продукту. Зазвичай вас просять висловити думку за шкалою Лікерта: щось на кшталт «7 означає, що ви надзвичайно задоволені, 1 означає, що ви надзвичайно незадоволені». Залежно від того, наскільки детально ви хотіли б, щоб ваш аналіз був, робота зі статистичними наборами даних може стати досить складною. Існують також питання щодо кількісної оцінки поведінки та думки людини. Очевидно, що 7 однієї людини, ймовірно, будуть відрізнятися від інших, навіть якщо вони досить концептуально схожі. Для наших цілей ми рекомендуємо вам підкреслити простоту аналізу бізнес-даних. Професійні соціологи, навчені таким навичкам, як багатовимірний аналіз, можуть допомогти, коли це потрібно, але, як правило, цей тип аналізу є непотрібним для щоденного прийняття рішень та поширення інформації.

Якщо ви вирішили аналізувати набори даних за допомогою статистичних методів, маніпулювання даними через сторонню платформу, таку як Qualtrics або Survey Monkey, може бути корисним. Розробляйте прості опитування та використовуйте дуже прості шкали Лайкерта, щоб допомогти кількісно оцінити ваші дані. Зверніть увагу, що опитування представляють якісні дані у кількісному вигляді; будьте обережні, представляючи ці типи даних як точні та репрезентативні людських настроїв чи поведінки.

Практика Питання

Яке розуміння якісного антропологічного дослідження може бути застосовано до досліджень у бізнесі?

• Вчимося міркувати свій вихід з будь-якої ситуації.
• Розуміння того, що кожен має упередження, і зазвичай краще визнати їх, ніж робити вигляд, що вони не існують.
• Розуміння різноманітності доступних методів обстеження та коли використовувати які.

Відповідь

Розуміння того, що кожен має упередження, і зазвичай краще визнати їх, ніж робити вигляд, що вони не існують.

Робота в програмі Microsoft Excel

Уявіть, що у вас багато бізнес-даних. Можливо, у вас є імена та адреси для списку розсилки. Можливо, у вас є дані про запаси або квартальні значення продажів. Вся ця інформація могла зберігатися в документі Word, але Microsoft Office насправді має надзвичайно корисну програму для організації, зберігання і навіть маніпулювання даними: Microsoft Excel.

Навчання використанню Microsoft Excel є одним з найбільш корисних і універсальних навичок на робочому місці, які ви можете придбати, і створення робочого аркуша в робочій книзі - це перший крок. Багато навичок, які ви вивчили для Microsoft Word, також можуть бути застосовані до Microsoft Excel, такі як базове форматування тексту та розширення файлів. Розширення файлу для книги Microsoft Excel є.xlsx, хоча версії Excel до 2003 можуть використовувати.xls.

На цій сторінці ми зосередимося на маніпуляціях з даними, а не на зовнішньому вигляді робочого аркуша. Крім того, хоча на цій сторінці наведено лише один метод виконання кожного завдання, існує кілька способів досягнення однієї мети. Щоб отримати більш детальну інструкцію, ознайомтеся з цим онлайн-курсом , що охоплює основи Microsoft Excel.

Використання Excel

Перш ніж користуватися робочою книжкою, корисно знати кілька ключових термінів.

1. осередок. Це область, куди ви будете вводити дані.
2. Ряд. Рядки - це клітини, вирівняні по горизонталі.
3. Колонка. Стовпці - це осередки, вирівняні
4. Робочий аркуш. Робочий аркуш - це одна сторінка в робочій книзі. Як і вкладки в інтернет-браузері, вкладки в робочій книзі Excel показують різні сторінки або робочі аркуші. У робочій книзі може бути включено багато робочих аркушів. На цьому скріншоті робоча книга має лише один аркуш та одну вкладку, яка позначена Sheet1. На вибраній вкладці відображається вибраний робочий аркуш. Натискання кнопки + додасть ще один робочий аркуш. Коли ви зберігаєте книгу в Excel, всі робочі аркуші в цій книзі зберігаються.

Стилі коми

Іноді ви також можете використовувати певний стиль коми з цифрами, введеними в робочий аркуш Excel. Наприклад, ви можете захотіти, щоб «1234» відображалося як набране або з комою на кшталт «1,234».

Стилі коми легко змінити в Excel, використовуючи опцію швидкого вибору в групі Номер на стрічці. Просто натисніть на кнопку «Стиль коми» в групі «Номер».

При натисканні кнопки стилю коми типовим стилем коми є відображення чисел з комою у тисячах і включає два знака після коми (наприклад, «1200» стає «1,200.00). Це також змінить видимі стилі комірок в області «Стиль» стрічки, щоб ви могли легко вибрати різні параметри для коми та формату відображення.

Нижче перераховані три найпоширеніші варіанти коми та формату відображення.

1. Кома: Кома з двома десятковими крапками (наприклад, 1,234,00)
2. Кома [0]: Кома без десяткових крапок (наприклад, 1,234)
3. Валюта: Кома з двома десятковими крапками та знаком долара (наприклад, $1,234,00)

Формат комірки

Як згадувалося раніше, Excel буде за замовчуванням використовувати певні стилі під час створення нового робочого аркуша. Зокрема, це включає спосіб відображення цифр та чи автоматично включаються коми. У цьому розділі ми розглянемо зміну цих значень за замовчуванням.

Коли ви вводите цифри в книгу Excel, вона часто за замовчуванням відповідає певному формату. Наприклад, якщо ви введете «12/15/17", Excel перетворить це на «15.12.2017», припускаючи, що ви вводите місяць, день та скорочений рік. Аналогічно, «3/4» буде відображатися на «4-березня», четвертий день березня. Однак можливо, що ви, можливо, вводили дроби, тому «3/4» означало замість цього вказати три чверті.

Якщо це так, вам потрібно буде відформатувати свої комірки, щоб правильно відображати інформацію, яку ви вводите. Коли це можливо, подумайте про форматування комірок, перш ніж вводити дані. В іншому випадку Excel може перетворити деякі записи, і вам потрібно буде повторно ввести цю інформацію.

1. Почніть з виділення клітин, які ви плануєте використовувати.
2. Виберіть Формат випадаючого списку з Клітини групи стрічки.
3. Виберіть Формат комірок варіант у нижній частині спадного меню.

Флеш-заливка

Як і багато сучасних програмних програм, Excel призначений для розпізнавання певних закономірностей. Наприклад, можливо, ви створюєте таблицю, яка містить прізвище та ім'я учасників тренінгу компанії. Після того, як всі імена були введені в два окремі стовпці, ви розумієте, що хочете, щоб один стовпець правильно відображав повне ім'я. Простий спосіб досягти цього без необхідності вручну повторювати весь список - використовувати Flash Fill.

1. Створіть новий стовпець для об'єднаної інформації, яку ви хочете відобразити.
2. У першій комірці введіть ім'я, яке ви бажаєте відобразити. На наших скріншотах це був би «Джон Сміт».
3. Почніть вводити наступний фрагмент даних у наступній комірці. Excel повинен автоматично пропонувати параметр Flash Fill.
4. Якщо пропозиція Flash Fill відповідає тому, як ви хочете, щоб інформація відображалася, просто натисніть клавішу Enter, а решта стовпця повинна заповнюватися автоматично.

Flash Fill особливо корисна, якщо ваші дані спочатку знаходяться в різних формах, але ви хочете, щоб остаточна інформація відображалася однаково. Наприклад, у нашому списку учасників деякі імена були написані великими літерами, у всіх шапках або не мали великої літери. Іноді вам може знадобитися вручну оновити більше одного варіанту, але Excel виявить ваш шаблон.

Flash Fill повинна бути автоматично ввімкнена в Excel, але якщо це не так, ви можете увімкнути її за допомогою меню «Файл» > «Параметри» > «Додаткові». Ви також можете включити або вимкнути Flash Fill за допомогою комбінації клавіш Ctrl+E, Майте на увазі, що версія Excel для Mac не має Flash Fill.

Дані SUM

Одним з основних застосувань Excel є організація та маніпулювання числовими даними. Часто ви можете скласти всі цифри в стовпці або рядку. Excel має формули та команди для автоматичного додавання даних, і найпростіший спосіб використовувати цю функцію - кнопка AutoSum.

1. Після того, як ваші номери будуть організовані в рядок або стовпчик, клацніть на комірці, де ви хочете, щоб загальна сума відображалася. На скріншоті нижче це був А13.
2. Натисніть кнопку AutoSum з групи Редагування стрічки.
3. Excel виділить комірки, які він складається, і застосує формулу SUM.
4. Натисніть Enter, щоб прийняти виділені комірки і побачити загальну вартість ваших даних.

Зверніть увагу, що можна підсумувати відразу кілька стовпців (або рядків). Виділіть усі комірки, які ви хочете відобразити SUM, і натисніть AutoSum. Excel буде індивідуально складати стовпці.

Сортування даних

1. Виберіть стовпець або рядок, який потрібно сортувати.
2. На кнопці Сортування та фільтр у групі Редагування на стрічці натисніть кнопку Сортувати.
3. У меню виберіть спосіб сортування даних. Наприклад, від A до Z або Z до A. Зверніть увагу, що від A до Z еквівалентно найменшому до найбільшого, а Z - A еквівалентно найбільшому до найменшого.

Фільтрація даних

Після введення даних в Excel також є можливість фільтрувати, або приховати деякі частини даних, виходячи з зазначених користувачем категорій. При використанні параметра «Фільтр» дані не втрачаються; вони просто приховані від перегляду.

1. Виберіть стовпець або рядок, який потрібно сортувати.
2. На кнопці Сортування та фільтр у групі Редагування на стрічці натисніть кнопку Фільтр.
3. Коли з'явиться меню «Фільтр», ви можете вибрати, які категорії даних слід приховати, і зняти виділення з відповідних кнопок. Наприклад, ви можете скасувати виділення кнопки поруч із великою, і ви більше не побачите великих комірок у вашій таблиці.

Функції

Excel може виконувати різні дійсно приємні функції аналізу даних для вас. Ми вже торкнулися того, як можна фільтрувати дані. Але ви також можете шукати інші з'єднання або екранувати велику кількість комірок, щоб визначити, як часто щось відбувається.

ГРАФТІФ

COUNTIF - це спосіб попросити Excel підрахувати, скільки разів на вашому робочому аркуші з'являється певна інформація. Наприклад, можливо, ви хочете знати, як часто «сорочки» з'являються в інвентарному списку. Все, що вам потрібно зробити, це попросити Excel порахувати кількість осередків, які містять слово «сорочка».

1. Визначте, які комірки ви хочете переглянути Excel. У нашому прикладі ми розглянемо A2 хоч A13.
2. Натисніть на клітинку, в якій ви хочете, щоб ваш рахунок відображався.
3. Введіть формулу для рахунку
   = COUNTIF (A2: A13, «сорочка»)

Тут ви говорите Excel, які клітини слід досліджувати - від A2 до A13 - і що шукати: «сорочка». Зверніть увагу, що ваш текст повинен точно збігатися з тим, що набрано в осередках, а якщо ви шукаєте конкретне слово, його потрібно укладати в лапки (так «сорочка» замість сорочки).

4. Натисніть Enter, і ваші результати з'являться.

ЯКЩО

Ще однією часто використовуваною функцією в Excel є функція «IF». У цьому випадку ви просите Excel щось шукати, а потім сказати вам, чи щось сталося. Наприклад, можливо, ви хочете порівняти, чи були ваші щомісячні витрати під ваш щомісячний бюджет. Саме такий сценарій ми і розглянемо в нашому прикладі.

У цьому випадку давайте просто попросимо просту відповідь «так» або «ні». Дивлячись на скріншот нижче, ви можете побачити, як на робочому аркуші є всі дані під рукою. Шукаємо, чи менше інформація в стовпці C, ніж інформація в стовпці B. Ми хотіли б, щоб стовпець D відобразив відповідь (так чи ні).

1. Клацніть на D2 і введіть функцію «IF» для того, що ви хочете порівняти та зробити Excel.
   = ЯКЩО (C2<B2, «Так», «Ні»)

2. Вам не потрібно вручну вводити формулу в інші комірки в D. Замість цього ви можете скопіювати та вставити формулу з D2 у D3, D4 тощо. Кожен раз, коли ви робите це, формула повинна автоматично оновлюватися з правильним номером комірки для порівняння.

Як бачите, в D осередках починають відображатися «Так» або «Ні». «Так» означає, що витрати в графі С були меншими, ніж щомісячний бюджет, внесений в графу В. «Ні» означає, що витрати були вищими за бюджет. Так само, як і в функції COUNTIF, потрібно укладати текст в лапки.

Практика Питання

Емі щойно отримала робочий аркуш від автоматизованого кол-центру. Їй цікаво подивитися, скільки дзвінків зміг обробити Майк, найновіший співробітник. Яку функцію Excel вона повинна використовувати для визначення цієї інформації?

• «ЯКЩО»
• «ГРАФ»
• Фільтр

Відповідь

«ГРАФ»

Практика Питання

Ренді намагається визначити, чи скарги клієнтів все ще активні в системі відстеження, а потім чому. Після того, як він отримає аркуш із усіма скаргами та їхнім статусом, він спочатку хоче вказати на електронній таблиці, які з них все ще активні, з новим стовпцем, який показує «так» або «ні». Яку функцію Excel він повинен використовувати для цього?

• Фільтр
• «ГРАФ»
• «ЯКЩО»

Відповідь

«ЯКЩО»

Кластерні діаграми стовпців

Excel використовується не тільки для організації та обробки даних і формул. Він також може бути використаний для візуального представлення даних у вигляді діаграм і графіків. На цій сторінці ми працюватимемо над створенням базової діаграми, кластеризованої стовпчастої діаграми, а потім зміною стилю діаграми.

Кластерну стовпчасту діаграму іноді називають гістограмою, оскільки вона показує дані, організовані у твердих формах, таких як стовпи. Кластерна стовпчаста діаграма організовує ці стовпи вгору і вниз, тому вони є «стовпцями». З іншого боку, кластерна гістограма організовує ці стовпи зліва направо, тому вони є «смугами». Гістограми є корисними діаграмами, коли дивиться на зміни від місяця до місяця або між співробітниками.

Першим кроком до створення будь-якої діаграми є впорядкування ваших даних. Це, безумовно, гарна ідея включити заголовки в першу комірку кожного стовпця. За замовчуванням кластерна стовпчаста діаграма буде кластерувати дані за стовпцями у вашій таблиці, тому намагайтеся мати це на увазі під час налаштування робочого аркуша.

1. Після організації даних виберіть комірки, які ви хочете включити в діаграму. Це повинно бути не менше двох стовпчиків.
2. Клацніть на вкладці «Вставка» і знайдіть групу Діаграми стрічки.

3. «Кластерна стовпчаста діаграма» насправді є рекомендованою діаграмою. Натисніть на цю діаграму.

4. Коли ви виберете діаграму, ви побачите кольорові поля навколо даних, які з'єднуються з різними категоріями діаграми.

Практика Питання

Лоренцо повернув дані про товар, організовані по місяцях. Якщо він бажає візуально побачити, який місяць мав найбільшу віддачу, що йому робити?

• Сортування даних
• Автопідсумовування даних
• Створення кластерної стовпчастої діаграми

Відповідь

Створення кластерної стовпчастої діаграми

Стилі діаграм

Після того, як ви створили діаграму, або якщо вам надається робочий аркуш, який містить діаграму, дуже легко змінити стиль діаграми.

1. Натисніть на діаграму, яку ви хочете змінити. Вкладка «Дизайн» повинна з'явитися в області стрічки.
2. Натисніть кнопку Змінити тип діаграми

3. Натисніть на тип діаграми, який ви хотіли б.

З цього ж вікна ви також можете перемикати дані, які складають діаграми. Наприклад, ви можете перемикати дані з рядка на стовпець або змінити, які дані розташовані на осі x або y.

Умовне форматування

Як ми вже дізналися, Excel має широкий спектр простих у використанні інструментів для організації, сортування та іншого маркування інформації. Згадайте, коли ми застосували стилі до комірки, щоб вказати хорошу інформацію чи інформацію, яку потрібно перевірити. У Excel також є можливість автоматичного нанесення такої розмітки за допомогою умовного форматування.

При умовному форматуванні ви надаєте Excel правило, наприклад «менше 10», і програма просканує ваші дані і виділить всі осередки, які відповідають цьому правилу. Є кілька правил вже доступні, але ви також можете створювати і застосовувати свої власні правила і візуальні підказки.

1. Виберіть комірки, рядки або стовпці, які ви хочете мати умовне форматування.
2. У групі «Стилі» натисніть кнопку «Умовне форматування»
3. Виберіть стиль форматування, який ви хотіли б. Тут у нас є Виділіть правила комірки.
4. Виберіть конкретний тип правила, яке ви хочете використовувати, а потім застосуйте цільове значення. Тут ми вибрали Менше ніж.

5. Форматування з'явиться автоматично, щоб ви могли бачити, як воно буде виглядати. Зверніть увагу, що Excel автоматично надасть значення, але ви можете змінити його вручну.
6. Натисніть OK, якщо ви хочете застосувати форматування. В іншому випадку при виході з меню форматування воно зникне.

Один важливий інструмент, про який слід пам'ятати, - це вміння вводити власні правила. Це може включати застосування форматування до певних діапазонів дат, до певного тексту (наприклад, імен) або навіть порожніх клітинок. У цьому випадку ви також встановлюєте формат, тому замість виділення комірок ви можете вибрати перекреслення тексту або змінити шрифт, змінити розмір або жирний текст.

Практика Питання

Маріса щойно отримала великий аркуш з останніми п'ятьма роками імен від щомісячних поштових відправників. Вона хоче швидко визначити, скільки дублікатів є в списку. Що їй робити?

• Умовно форматувати за допомогою «Правило підсвічування комірки">"Дублювати значення»
• Вручну пошук по тексту дублікатів адрес
• Умовно формат з її власним певним правилом для конкретних адрес

Відповідь

Умовно форматувати за допомогою «Правило підсвічування комірки">"Дублювати значення»

Робота в Google Таблицях

Таблиці Google дуже схожі на Microsoft Excel. Мабуть, найбільша різниця між ними - онлайн-функціональність Google Sheets, яка дозволяє співпрацювати в режимі реального часу. Крім того, оскільки Google Таблиці є безкоштовним онлайн-інструментом, ви можете бути впевнені, що кожен, з ким ви працюєте, має або може отримати доступ до Google Таблиць, якщо у них є Інтернет.

У Google Таблицях створення електронної таблиці, маніпулювання даними, тип використання та результати дуже схожі на використання в Microsoft Excel. Нижче наведено скріншот сирого і невикористаного Google Sheet. Зверніть увагу на однакову орієнтацію стовпців і рядків, різні способи регулювання відображення числових даних за допомогою кнопок рядка меню, а також кнопки формул уздовж верхньої панелі (рис. 1).

Навчання використанню Таблиць також корисно для вивчення Excel; обидва використовують один і той же тип організації даних та маніпулювання, а створення робочого аркуша майже ідентичне. Багато навичок, які ви вивчили для Excel, також можна застосувати до Google Таблиць, наприклад, базове форматування тексту. Розширення файлів для Google працюють по-різному, і, можливо, сильною стороною Google Таблиць над Microsoft є можливість співпрацювати в хмарі в режимі реального часу на даному аркуші.

На цій сторінці ви дізнаєтеся основи використання Google Таблиць, зосереджені на перестановці інформації в таблиці та зміні елементів стилю.

Практика Питання

Яка, мабуть, найкраща функція Google Таблиць?

• Інтеграція з іншими офісними програмами.
• Співпраця в режимі реального часу
• Візуально простий і зручний у використанні.

Відповідь

Співпраця в режимі реального часу

Створення нової таблиці

Ви можете відкрити Google Таблиці, увійшовши в Google Диск у будь-якому веб-браузері або перейшовши безпосередньо на сторінку sheets.google.com. Опинившись там, ви потрапите на головний екран Google Таблиць (рис. 2).

Щоб створити новий Google Sheet, натисніть на порожню плитку з великим зеленим символом + (як показано у верхньому лівому куті малюнка 2). Це відкриє новий аркуш, ідентичний чистому аркушу, показаному на малюнку 1.

Використання таблиць Google

Більшість з того, що ви бачите, дуже схоже на Excel. Можливо, Excel має більше функціональних можливостей, і його, ймовірно, слід використовувати, якщо потрібен великий хрускіт даних - сторінки та сторінки даних. Для аналізу незначних даних або візуального перегляду блок-схем або інших даних Google Таблиці, ймовірно, краще, ніж Excel. Це вірно, особливо якщо врахувати надійні функції спільного використання, які постачаються з Google Диском. Microsoft Office також має доступ до Інтернету, розміщений у хмарі. Наша рекомендація полягає в тому, щоб експериментувати з обома для ваших дослідницьких потреб.

Як і Excel, Таблиці мають такі точні терміни:

1. осередок. Це область, куди ви будете вводити дані.
2. Ряд. Рядки - це клітини, вирівняні по горизонталі.
3. Колонка. Стовпці - це осередки, вирівняні
4. Робочий аркуш. Робочий аркуш - це одна сторінка в робочій книзі. Як і вкладки в інтернет-браузері, вкладки в робочій книзі Google Таблиць показують різні сторінки або робочі аркуші. У робочій книзі може бути включено багато робочих аркушів. На цьому скріншоті робоча книга має лише один аркуш та одну вкладку, яка позначена Sheet1. На вибраній вкладці відображається вибраний робочий аркуш. Натискання кнопки + додасть ще один робочий аркуш. Збереження відбувається автоматично в Google; коли ви будуєте більше аркушів, всі вони будуть збережені в цій книзі.

Додатки

Хоча більшість таблиць Google майже ідентичні Microsoft Excel, є помітні відмінності. Основна відмінність, на якій ми зупинимося тут, - це доповнення Google Таблиць, доступ до яких можна отримати у спадному меню (рис. 4).

Сильною стороною Google Диска та офісного пакету Google великий, є додавання сторонніх доповнень. Вони варіюються від стилів, які можуть змінювати зовнішній вигляд даного аркуша (див. Рис. 5), до додавання макросів або інструментів, які допомагають у оцінці або іншому типі аналізу даних. Залежно від ваших даних і цілей використання даних, ви можете вибрати з буквально тисяч варіантів. Якщо ви шукаєте той чи інший функціонал, то можете скористатися рядком пошуку в правому верхньому куті вікна доповнень (рис. 5).

Ці доповнення можуть бути використані для різних цілей, більшість з яких обертаються навколо додавання або «вискакування» функціональності в саму електронну таблицю.

Галерея шаблонів вершин

Галерея шаблонів вершин (показано в нижньому рядку рисунка 5) дає вам можливість використовувати кілька попередньо побудованих шаблонів, починаючи від інструментів управління проектами/планування водоспаду, до бюджетних листів і навіть форм опитування.

Малюнок 6. Шаблони доступні через Vertex Галерея шаблонів

Для потреб ваших бізнес-досліджень слід врахувати кілька ключових сильних сторін Google Таблиць. Майкл Ансальдо з PC World написав, що користувачі повинні враховувати Таблиці, коли ключові аспекти вашого проекту є наступними: ^[4]

1. Вартість: Google безкоштовний у використанні, що може бути особливо корисним для менших або новіших команд, де гроші часто набагато жорсткіші.
2. Співпраця: Google Таблиці краще підходять для співпраці між декількома сторонами, особливо якщо вам потрібно писати на одній електронній таблиці в режимі реального часу з різних комп'ютерів і місць. Використання спільної електронної таблиці може скоротити час і плутанину.
3. Інтеграція Google. Google створив безліч інструментів, які надають унікальні функції, і ці інструменти можуть легко інтегруватися з Google Таблицями.
4. Відстеження змін. Google Таблиці автоматично відстежує історію версій документа, а також відстежує, хто вніс зміни (доки користувач ввійшов в обліковий запис).

У своїй статті Ансладо розширює корисність інтеграції Google: ^[5]

Завдяки тісній інтеграції з Google, Таблиці можуть імпортувати всі види даних з інших сервісів Google та Інтернету в цілому. Перекласти вміст комірки можна за допомогою функції GOOGLETRANSLATE (), а можна отримати поточну або історичну інформацію про цінні папери з Google Finance за допомогою функції GOOGLEFINANCE (). А за допомогою функцій Sheets IMPORTFEED та IMPORTDATA ви можете отримувати інформацію з Інтернету безпосередньо в свою електронну таблицю.

підсумовуючи

Як Microsoft Excel, так і Google Таблиці є відмінними інструментами для роботи з електронними таблицями. Обидва мають схожу функціональність, і використовують формули для «хрускоту» кількісних даних. Можливо, для написання бізнес-звітів Google Таблиці можуть бути кращими, особливо якщо є необхідність співпрацювати над одним і тим же аркушем в режимі реального часу.

1. Весь бізнес, "Внутрішні дані». Словник Баррона. Веб. 12 червня 2018 року. ←
2. Бібліотека коледжу Ітаки. «Первинні та вторинні джерела». Веб. бібліотека.ithaca.edu/sp/предмет/первинний. 18 червня 2018 року. ←
3. Новини CBS. «Культурний антрополог Intel розповідає про життя та технології"16 травня 2013.Web. https://youtu.be/ntnyl2V0U9g. 18 червня 2018 року. ←
4. Ансальдо, Майкл. «Microsoft Excel проти Google Таблиці: 4 ключові способи Таблиці перевершують Excel». Світ ПК. 28 вер 2015 р. Веб. 12 червня 2018 року. ←
5. Там же .