8.5: Нетікет - створення позитивного враження в Інтернеті

Сьогодні онлайн-спілкування стало основним засобом спілкування багатьох людей. Ймовірно, ви знайомі з різними онлайн-комунікаціями, такими як текстові повідомлення, обмін миттєвими повідомленнями та електронною поштою. Цей розділ буде присвячений електронній пошті. Електронна пошта стала дуже важливим засобом спілкування між друзями, членами клубів, студентськими або волонтерськими групами, а також викладачами та студентами.

Можливо, ви надсилали електронні листи чи інші онлайн-повідомлення протягом багатьох років. Можливо, ви думаєте: «Я знаю, як надіслати електронну пошту. Навіщо потрібні поради про те, як спілкуватися в Інтернеті?»

Причин кілька. По-перше, коли ви спілкуєтеся віч-на-віч з кимось, ви можете чітко дати зрозуміти, коли ви жартуєте або дражните своїм тоном голосу або виразом обличчя. Важко передавати такі емоції або ставлення в Інтернеті без використання смайликів, що може не підходити для деяких електронних листів. По-друге, ви завжди повинні враховувати свою аудиторію, коли ви відправляєте електронний лист. Скільки ваш призначений читач знає або повинен знати про електронну пошту, яку ви надсилаєте? Нарешті, чи замислювалися ви про те, хто ще може побачити цей лист і яке враження це може мати на них?

Професійний проти приватної електронної пошти

Чи існує таке поняття, як приватна електронна пошта? Хоча ви можете вважати повідомлення електронної пошти своєму найкращому другові «приватним», насправді не існує такого поняття, як «приватна» електронна пошта. У той момент, коли ви натиснете надіслати, ця електронна пошта виходить потенційно мільйонам читачів. Можливо, ви просто надсилаєте його своєму найкращому другові, але немає ніякого способу дізнатися, що ваш друг може зробити з цим повідомленням. Він або вона може розмістити його на Facebook, MySpace, або переслати його комусь, не питаючи вашого дозволу.

Професійна електронна пошта для студентів

Можливо, ви думаєте: «Я студент. Я не професіонал. Навіщо мені знати про написання професійного електронного листа?» Хоча ви можете не бути на ринку праці або мати роботу прямо зараз, бувають випадки, коли вам потрібно писати більш формально. Це слід вважати професійними електронними листами.

Коли ви надсилаєте електронний лист, ви маєте на увазі мету. Коли ви надсилаєте професійний електронний лист, ви хочете, щоб ваш читач звернув увагу на те, що ви написали. Якщо ваш читач вражений вашим добре написаним електронним листом, він або вона, швидше за все, буде уважно розглядати ваше повідомлення. Ось кілька порад, які допоможуть вам написати ефективні електронні листи.

1. Ваша електронна адреса: Складіть гарне перше враження.

Якби ви зателефонували своєму вчителю по телефону, чи почали б ви говорити, не вітаючи його чи її чи ідентифікуючи себе? Ви, напевно, не стали б, особливо якщо хотіли справити гарне враження. Ваша адреса електронної пошти та рядок теми є вашим привітанням, коли ви надсилаєте електронний лист.

Перше, що побачать ваші читачі - це ваша електронна адреса. Хоча це може бути цікаво мати милий або фанк адресу електронної пошти для ваших друзів, коли ви спілкуєтеся з вчителями або потенційними роботодавцями, фанк адреса електронної пошти може справити неправильне враження. Що ви думаєте про наступні адреси електронної пошти?

• Свербляча мавпа
• Найважчий хлопчик
• Солодка лисиця
• Свинячий камінь
• Мафіаман
• Біжить ножицями
• Цукрова дитина
• Даміцара
• Слюпіг

Поки вони розважальні, вони можуть провокувати думки, які виробляють неправильне враження. Подивіться на свою адресу електронної пошти. Що це говорить про вас?

Вкажіть своє ім'я в адресі електронної пошти. Ваше ім'я та прізвище, або ваше ім'я, початкове та прізвище.

2. Тема: Повідомте читача, про що ви пишете.

Тема вашого електронного листа повинна бути чіткою і змістовною. Ви повинні припустити, що ваша електронна пошта може бути однією з багатьох, які ваш читач отримує щодня. Якщо ви хочете, щоб він або вона відкрили та прочитали вашу електронну пошту, непогано вказати, про що ви пишете в рядку теми.

Людина, яку ви надсилаєте електронною поштою, може бути дуже зайнятою людиною. Він або вона може вирішити, чи відкривати вашу електронну пошту на основі теми.

Поширена проблема з предметними лініями полягає в тому, що вони, як правило, занадто розпливчасті. Ось кілька сюжетних рядків, яких слід уникати.

• Привіт
• Питання
• ____________ (порожній)
• Мій папір

Хороші сюжетні рядки вказують, яким саме буде зміст листа. Це полегшує вашому читачеві розставляти пріоритети та відповідати на вашу електронну пошту.

• Стаття про пам'ятник поліцейської школи
• Зустріч братства цієї п'ятниці
• Питання про іспит 2

3. Привітання: Почніть свою електронну пошту в дружній і ввічливій формі.

Завжди доречно почати свою електронну пошту з «Шановний...», а потім перерахувати назву та прізвище людини. (Наприклад: Шановний пан Джонсон; Шановний доктор Вільямс)

4. Зміст вашої електронної пошти: Добре написаний електронний лист буде добре сприйнятий вашим читачем.

Коли ви складаєте електронну пошту, використовуйте стандартні орфографії, пунктуації та великі літери. Вкажіть своєму читачеві, що ви їх поважаєте. Ви хочете, щоб ваше повідомлення було добре сприйняте вашим читачем. Якщо мова занадто випадковий, або якщо є орфографічні або граматичні помилки, то ви зробите неправильне враження на свого читача.

Зверніться до порад щодо граматики та письма у цій книзі, щоб переконатися, що ваша електронна пошта написана правильно.

Речення повинні бути короткими і добре написаними. Доказ читайте для наочності. Обов'язково дотримуйтесь правил граматики в Главі 10, щоб справити найкраще враження на вашого читача.

Абзаци у вашому електронному листі також повинні бути короткими і по суті. Читання екрана відрізняється від читання паперу; ви хочете зробити вашу електронну пошту легко слідувати. Короткі абзаци з порожнім рядком між абзацами полегшують читання.

Тон вашого електронного листа повинен бути ввічливим і ввічливим. Будьте доброзичливі та шанобливі, але не будьте занадто знайомі зі своїм читачем. Уникайте спроб жартувати або використовувати сарказм. Жарт або саркастичний коментар, швидше за все, буде неправильно витлумачений вашим читачем, оскільки важко передати «тон» у письмовій формі, особливо в короткому електронному листі. Краще бути занадто офіційним, ніж бути занадто випадковим. Пам'ятайте, у вас не буде шансу повторно зробити перше враження, яке ви робите в Інтернеті.

Нижче наведено кілька порад, які допоможуть вам справити гарне враження в Інтернеті.

1. Уникайте спокуси використовувати «написання тексту», наприклад «ttyl» (поговоріть з вами пізніше) «gr8» (чудово) або «R U збирається 2 mtg?».
   Ваш читач може не зрозуміти ваших скорочень; крім того, ваш читач може відчувати, що вам лінь писати слова або що ви не знаєте, як написати.
2. Не вводьте повідомлення усіма великими літерами.
   Це тлумачиться в онлайн-світі як крик, що, швидше за все, не те значення, яке ви маєте намір. НЕМАЄ НІЧОГО ГІРШОГО, НІЖ ЕЛЕКТРОННИЙ ЛИСТ КРИЧИТЬ ПОВІДОМЛЕННЯ У ВСІХ ШАПКАХ!!!! Це може вказувати вашому читачеві, що вам лінь витрачати час на використання стандартної великої літери, або це також може означати вашому читачеві, що ви не знаєте, як використовувати стандартну капіталізацію. У будь-якому випадку це не надсилання повідомлення, яке ви маєте намір надіслати.
3. Зміст вашого електронного листа повинен стосуватися однієї теми. Якщо у вас є кілька тем, які вам потрібно охопити, помістіть їх в окремі електронні листи.

Наступний лист є прикладом електронного листа, який охоплює занадто багато тем. Подивіться на наступний електронний лист. Скільки тем ви бачите?

Шановна пані Радвей,

Я пишу вам, тому що наступного тижня буду в Сан-Франциско на нашому середньостроковому іспиті. Я сподіваюся, що ви дозволите мені пройти тест перед тим, як я піду, щоб я не відставав від класу, коли повернуся після зимової перерви.

Мені також потрібно поговорити з вами про мою дослідницьку роботу про скасування рабства. Я знайшов кілька дуже хороших ресурсів, які будуть корисні в моїй статті, однак один з них є інтернет-джерелом, і він не дає ні автора, ні дати публікації для моєї довідкової сторінки. Чи нормально для мене просто перерахувати джерело з такою кількістю інформації, скільки я можу знайти на веб-сайті?

Я хотів дізнатися, чи зможемо ми використовувати багатофункціональну кімнату для зимової вечірки Археологічного клубу. Ми хотіли влаштувати вечірку в п'ятницю 18 січня з 5:30-8:00 вечора.

Дякую,

Жанна Тріферн

5. Закриття

Завершіть свою електронну пошту позитивно, ввічливо. Підпишіть свою електронну пошту, вказавши своє ім'я та прізвище, а якщо електронний лист надіслано вашому викладачеві, вкажіть назву курсу. Не думайте, що ваш читач буде знати, хто ви.

6. Завершальні штрихи: вичитуйте електронну пошту, перш ніж надсилати його.

Коректура - це чотириетапний процес. По-перше, ви хочете прочитати своє повідомлення, щоб переконатися, що ви включили всю відповідну інформацію і що ви склали чіткий і простий для читання електронний лист. Потім ви повинні перевірити орфографію, використовуючи опцію перевірки орфографії та граматики на вашому комп'ютері. Далі знову вичитуйте, щоб переконатися, що всі слова використані правильно. Наприклад, якщо ви використовували «там» замість «їх», деякі програми перевірки орфографії не вловить цю помилку. Це ваша відповідальність. Нарешті, після того, як ви переконалися, що у вас є граматично правильний, добре написаний електронний лист, перевірте адресу одержувача, щоб переконатися, що ваша електронна пошта йде до передбачуваного одержувача.

Складіть свою електронну пошту, вичитуйте його, щоб переконатися, що вона передає ваше повідомлення належним чином, а потім введіть адресу одержувача.

Деякі питання або питання слід вирішувати особисто. Якщо вам потрібно набрати 200 або більше слів, щоб пояснити або представити свою точку зору своєму читачеві, вам слід подумати про те, щоб взяти телефон або поговорити з ним або з нею особисто. Це особливо вірно, якщо у вас є серйозні проблеми, такі як оскарження класу або вам доведеться змінити графік роботи.

7. Плануйте заздалегідь: Зверніться до інструктора про подання завдань електронною поштою.

Деякі викладачі дозволяють подавати завдання як вкладення. Ніколи не припускайте, що ваш інструктор готовий прийняти завдання по електронній пошті, особливо якщо ви відправляєте його після того, як це було зроблено в класі. Завжди перевіряйте, перш ніж надсилати його.

Огляд: Професійний контрольний список електронної пошти

• Ваша електронна адреса — це доречно?
• Тема - Чи очевидний зміст вашого повідомлення?
• Зміст - Чи зрозуміла мета вашого повідомлення?
• Тон - Чи буде ваш читач мати гарне враження про вас на основі того, що ви написали?
• Закриття - Ви впевнені, що ваш читач буде знати, хто ви?
• Коректура - Ви двічі перевірили орфографію та граматику?

Наступний приклад електронного листа був написаний учнем своєму вчителю. Студент задається питанням про наступне завдання.

Напишіть папір про виправне питання. Ключовою складовою вашого дослідження для цієї роботи будуть два інтерв'ю з професіоналами в області виправлень з цього питання. Ваші співбесіди записуються в п'ятницю, 11 листопада. Градуйовані записи ups будуть повернуті вам у понеділок, 14 листопада. Ваш підсумковий документ повинен містити інформацію з ваших інтерв'ю та п'яти інших наукових джерел. Фінальний документ має бути в п'ятницю, 18 листопада.

Від: [e-mail]

Відправлено: Неділя Листопад 13, 2009

Кому: Джон Сміт

Предмет і ключові слова: привіт

Гей ей

вибачте, що містер s знову помилити вас, але ей.

добре перевірити це. для моєї теми... як щодо «використання неповнолітніх правопорушників для очищення вулиць

один хлопець, якого він ніби повісив з неправильним натовпом... в кінцевому підсумку зламати в комусь будинку і заколоти одного... він отримав 5 років. Інший хлопець гм... насправді знав його все життя... він втратив свою матір, і він повісив з неправильною короною, і він отримав себе в системі. І з цим я знайду 5 додаткових джерел, щоб піти з ним.

що ви думаєте? так. Якщо ти зможеш повернутися до мене якнайшвидше.

Вінні

Якби ви були вчителем, яке враження ви мали б від Вінні? Як би ви відповіли на цей лист? Чи бачите ви що-небудь про цей лист, що вчитель може вважати небажаним?

Особиста електронна пошта для студентів

Можливо, ви вже добре знайомі з процесом електронної пошти і можете використовувати його регулярно, щоб підтримувати зв'язок зі своїми друзями. Однак є деякі моменти, про які слід пам'ятати, коли ви надсилаєте електронний лист, незалежно від того, наскільки ви дружні та знайомі з одержувачем. Оскільки електронну пошту легко поширювати іншим, вам слід добре подумати про те, що ви розміщуєте в електронному листі, перш ніж надсилати його.

Ось кілька порад, про які слід пам'ятати, коли ви виходите в Інтернет

1. Знайте свою аудиторію!
2. Враховуйте вплив вашого повідомлення на читача. Ви можете знайти щось дуже смішне, але це може не мати такого ж впливу на вашого читача.
3. Будьте стримані. Електронні листи можуть легко стати загальнодоступними. Ваш електронний лист може бути пересиланий, скопійований, спільний доступ або відправлений комусь, кого ви не збиралися бачити, коли ви його написали. Перш ніж натиснути «відправити», подумайте про те, хто міг би побачити цей електронний лист. Ви скаржитеся на вчителя, однокласника чи свого начальника? Що б подумала тема вашого електронного листа, якби він чи вона побачили електронну пошту, яку ви збираєтеся надіслати? Ви б сказали це його обличчю?
4. Не пересилайте електронний лист, не отримавши дозволу від людини, яка його написала.
   Нижче наведено приклад ситуації, в якій електронний лист був пересланий без відома автора.
   У Сема була колишня подруга, яка по суті переслідувала його. Вона чекала його в гаражі, коли він вийде з класу, вона чекала його в залі після занять, з'являлася на його робочому місці, вночі чекала його біля дверей житлового будинку. Коли він сказав їй, що не хоче її бачити і що вони вже не пара, вона погрожує зателефонувати в поліцію і сказати, що він переслідує її. Насправді вона кілька разів дзвонила в поліцію. Вона робила його життя нещасним.
   Він надіслав вчителю по електронній пошті за порадою про те, як змусити її залишити його в спокої. Учитель запропонував переслати електронну пошту Сема адвокату за його порадою. Сем погодився. Коли адвокат відповів, вчитель переслав його Сему, не повідомивши адвоката, що вона збирається переслати його електронну пошту. Адвокат був дуже засмучений тим, що його електронна пошта була переслана, тому що він називав молоду жінку, про яку йдеться, як «whacko» і «небезпечно». Він не вважав свої коментарі професійними і не хотів, щоб їх оприлюднили.
5. Коли ви набираєте слово у всіх великих літерах, це вважається КРИКОМ на вашого читача. Уникайте криків в Інтернеті.
6. Як і у випадку з вашими професійними електронними листами, деякі речі краще повідомляти особисто, ніж в електронному листі. Якщо вам потрібно набрати 200 або більше слів, щоб пояснити свою ситуацію або точку зору своєму читачеві, вам слід подумати про те, щоб взяти телефон або поговорити з ним або з нею особисто.
7. Сайти соціальних мереж (наприклад, MySpace, Facebook, пов'язані в, і Twitter), весело і хороший спосіб підтримувати зв'язок з багатьма друзями. Однак пам'ятайте, що все, що ви надсилаєте або публікуєте, переходить у суспільне надбання і може бути отримано, навіть якщо ви видалите його пізніше. Ви не збираєтеся бути старшокласником назавжди. Навіть якщо зараз щось здається смішним і нешкідливим, це може бути причиною того, що вам відмовляють у вступі до коледжу за вашим вибором, або відмовили в роботі в наступному рік-двох. Перш ніж натиснути «відправити», подумайте про майбутнього роботодавця, який бачить те, що ви збираєтеся надіслати. Ви б пишалися тим, що ця людина бачить коментар або фотографію, яку ви публікуєте чи надсилаєте?

Нижче наведено приклад наслідків, які можуть мати публікації фотографій в Інтернеті.

Студентка коледжу проходила стажування в державному правоохоронному органі, розмістила на своїй сторінці у Facebook під своїм фото наступне:

«Я агент з (вона назвала агентство). Це робота! Зараз я працюю під прикриттям (вона назвала три справи, які зараз перебувають під слідством агентства). Коли я не перебираю поганих хлопців, я люблю падати п'яним. Мої улюблені бари - (вона назвала два місцеві бари)».

Коли її керівник стажування в цьому агентстві побачив сторінку стажера у Facebook, вона була в люті. Те, що ця молода леді опублікувала в Інтернеті, скомпрометовані три довгострокові таємні розслідування. Мало того, що її публікація скомпрометувала ці розслідування, але вона сказала, що вона є агентом, чого, звичайно, вона не була, вона також мала погане судження, щоб перерахувати бари, які вона відвідувала. Результат цієї проводки? Стажер отримав невдалу оцінку за стажування. Мало того, але вона фактично заважала собі коли-небудь влаштуватися на роботу в правоохоронних органах. Жоден правоохоронний орган не розгляне питання про наймання когось із таким поганим судженням.

Нижче наведено ще один приклад того, як інформація, яку обмінюється в Інтернеті, може бути передана комусь, крім передбачуваної аудиторії.

Старшокласник був надзвичайно розчарований, коли заступник директора школи скасував майбутній танець. Вона надіслала електронний лист своїм друзям, описуючи заступника директора як «сумку для душу». Хтось пересилає її електронну пошту заступнику директора. Учень був відсторонений на 2 тижні, і не дозволили відвідувати будь-які шкільні танці до кінця цього року.

Наведені вище приклади демонструють, наскільки погане судження може призвести до тяжких наслідків. В обох випадках особа, яка була предметом електронного спілкування, постраждала внаслідок свого поганого судження.