8.2: Ділові листи

Last updated
Save as PDF

Page ID: 56180

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Коли я можу написати діловий лист?

Доречно відправити діловий лист в будь-який час, коли ви хочете провести офіційну переписку. Ділові листи часто надсилаються компаніям, політикам та установам. Наприклад, якщо ви хочете написати лист своєму місцевому конгресмену про фінансування вашої школи, ви б озвучили свої занепокоєння в діловому листі. Коли ви просите компанію про відшкодування за несправний продукт, діловий лист набагато частіше, ніж випадковий електронний лист, щоб повернути вам гроші. А коли ви хочете дізнатися про відкриття вакансії, діловий лист допоможе отримати сприятливу відповідь.

Як написати діловий лист?

Головне пам'ятати про діловому листі - це те, що слід дотримуватися певного формату. Ділові листи завжди містять дату, адресу відправника, адресу одержувача, привітання, тіло та рядок закриття.

Найпоширеніший спосіб форматування ділового листа називається блоковим форматуванням. У форматуванні блоків все повинно бути вирівняним по лівому краю. Лист повинен бути одинарним інтервалом, з подвійним інтервалом між кожним абзацем. Не робіть відступів від початку кожного абзацу. Ви повинні вибрати шрифт з хорошою читабельністю, наприклад, розмір 12 Times New Roman або Arial.

Дата

Першим рядком вашого листа повинна бути дата закінчення листа. Використовуйте формат дати, прийнятний в країні одержувача. Наприклад, якщо ви пишете комусь у Сполучених Штатах, ви б відформатували дату як 1 січня 2010 року. Однак, якщо ви пишете комусь у Європі, ви б написали 1 січня 2010 року. Не скорочуйте місяць для будь-якого формату дати. Поставте порожній рядок після дати.

Адреса відправника

Наступним розділом вашого листа повинна бути адреса відправника; оскільки ви пишете лист, це і буде ваша адреса. Напишіть своє ім'я в першому рядку адреси. Напишіть свою адресу вулиці на другому рядку, а на третьому рядку - своє місто, штат та поштовий індекс. Залиште порожній рядок після вашої адреси. Ви також можете розмістити адресу відправника після підпису та друкованого імені на останньому рядку вашого листа; однак це стилістично і повністю залежить від вас.

Адреса одержувача

Далі потрібно включити в свій лист адресу одержувача, також званий внутрішнім адресою. Незалежно від того, який формат ви використовуєте, ця адреса завжди буде виправданим по лівому краю. Першим рядком внутрішньої адреси має бути ім'я одержувача. Якщо ви не можете дізнатися їх ім'я, ви можете залишити цей рядок поза увагою.

При написанні ділового листа завжди звертайтеся до одержувача за назвою. Наприклад, ви б написали «Президент Обама» замість «пан Обама» або «Барак Обама». Якщо ви не знаєте сімейний стан жінки, то можете звернутися до неї як до «пані». Якщо у людини кілька назв, спробуйте з'ясувати, до якого з них вони вважають за краще звертатися. Якщо ви не можете отримати цю інформацію, використовуйте назву найвищого рейтингу, яку вони мають. Наприклад, якщо хтось має докторську ступінь, а також є професором, ви можете звернутися до них як «доктор Джон Доу» або «Джон Доу, доктор філософії».

Якщо ви пишете комусь у компанії (наприклад, якщо ви писали, щоб дізнатися про потенційні можливості стажування), включіть назву компанії в наступному рядку. Якщо ви пишете фізичній особі, не пов'язаній з корпорацією, наприклад політику, вам не потрібно вказувати назву компанії. Наступним рядком повинна бути адреса вулиці одержувача. Рядок після цього повинен бути місто, штат і поштовий індекс. Якщо ви пишете комусь за межами країни, вкажіть країну одержувача у наступному рядку великими літерами. Залиште порожній рядок після адреси одержувача.

Привітання

Наступним рядком вашого листа має бути привітання. У привітанні буде написано «Дорогий», а потім те саме ім'я, яке ви використовували в адресі одержувача. Якщо ви звернулися до свого листа «Джон Доу, доктор філософії», ви можете написати «Шановний доктор Доу» у своєму привітанні. Якщо ви не знаєте ім'я одержувача, можна скористатися привітанням «До кого це може стосуватися». Ви також можете скористатися цим привітанням, якщо ви не знаєте стать одержувача. Використовуйте двокрапку (:) після привітання, а після неї залиште один порожній рядок.

Тіло

Перший абзац ділового листа дозволяє одержувачу знати, про що йде лист. Ви повинні почати свій лист з ввічливого вступного рядка, що пояснює, хто ви і чому ви пишете. Далі вкажіть мету вашого листа, але тримайте його лаконічно - ви поясните всі деталі в решті вашого листа. Помістіть порожній рядок між кожним абзацом тіла.

Наступні абзаци пояснять одержувачу всі відповідні деталі вашого листа. У цьому розділі тіла поясніть, чому важлива мета вашого листа, і надайте факти, які підтверджують вашу справу. Однак обов'язково тримайте свою мову лаконічним. Крім того, розділіть свої абзаци логічно. Якщо у вашому листі є два основні моменти, вам слід використовувати два абзаци тіла, щоб надати деталі та свої міркування.

Останній абзац тіла діє так само, як висновок паперу. Ви повинні повторити свою мету і включити коротке слово про те, чому це важливо. Ви повинні укласти діловий лист, подякувавши читачеві за витрачений час. Помістіть порожній рядок між останнім абзацом тіла та вашим закриттям.

Закриття

Закриття вашого листа має бути коротким. «Щиро» прийнято вважати офіційним закриттям, але якщо ви пишете трохи неформальний діловий лист, ви можете закінчити словами «Спасибі». Лише з великої літери перше слово закриття і слідуйте за ним комою (,). Залиште два рядки порожніми і введіть своє ім'я. Коли ви друкуєте лист, помістіть свій підпис між закриттям і вашим набраним ім'ям.

Корпуси

Нарешті, якщо ви хочете включити будь-які елементи до вашої літери, перерахуйте їх після слова «Корпуси» на один рядок нижче вашого набраного імені. Корпус може бути чим завгодно від резюме до зразка написання. Майте на увазі, що якщо ви хочете включити зразок роботи, яку ви зробили для компанії, ви повинні переконатися, що ви маєте право поділитися цією роботою з іншими.

Зразок ділового листа

18 січня 1926

Шерлок Холмс

Бейкер-стріт, 221B

Лондон

Неро Вулф

506 Західна 35-а вулиця

Нью-Йорк, Нью-Йорк 10001

США

Шановний пан Вулф:

Мене звуть Шерлок Холмс, і я приватний детектив, який працює з Лондона. Я прочитав про вашу роботу, і я хотів би отримати ваші поради з питання кримінальних справ. На даний момент я працюю над дуже складною справою про викрадення, в якій злочинець зажадав викуп. Я хотів би, щоб ваша думка про те, як зловити злочинця, отримати жертву, і врятувати сім'ю здоровенний гонорар.

Поки що я зібрав ряд підказок. Востаннє жертву бачили на східній стороні Лондона о 10 годині ранку в суботу 8 січня. Вона є котячим переконанням і часто відомо, що вранці виходить з дому, щоб полювати на мишей. Кажуть, що вона має гладке коричневе пальто, сапфірові очі та білі позначки на кожній з лап. У понеділок, 10 січня, в будинок сім'ї була доставлена машинописна купюра, яка вимагала суму в 1000 американських доларів. Сім'я має до кінця місяця доставити гроші.

Використовуючи ці докази, я дійшов висновку, що уродженець Британії, мабуть, вчинив злочин. Акцент на американських доларах явно відволікає увагу, але не хороший. Зрозуміло, що нашому злочинцю бракує досвіду. Я деякий час підозрював певного містера Моріарті, але він не дотримується його моделі поведінки, щоб піти за кішкою. Я посилаю копії декількох відомих лондонських газет для вас, щоб peruse— можливо, ви зловити те, що я пропустив.

Ваша допомога в цьому питанні була б найбільш корисною. Для сім'ї жертви дуже важливо, щоб справедливість була віддана, і я вважаю, що ваше професійне судження буде дуже корисним у моєму вирішенні цієї справи. Велике спасибі за ваш час щодо цього питання.

З повагою,

Шерлок Холмс

Додано: «Лондон Таймс», «Телеграф», «Лондонський вечірній стандарт».

Переглянути питання

Складіть план для тіла офіційного ділового листа. Включіть мету вашого листа в першому абзаці, а відповідні факти та деталі, що підтверджують вашу мету, у наступних параграфах. Переконайтеся, що ваш завершальний абзац відновлює вашу мету та підкріплює, чому це важливо.
Складіть офіційний діловий лист місцевому політику, який виступає за зміну вашої школи чи громади. Наприклад, ви можете написати своєму державному представнику, щоб висловити занепокоєння щодо фінансування бібліотеки вашої школи. Ви також можете написати своєму міському голові, щоб запропонувати проекти очищення громади. Напишіть про причину, яка вас цікавить!