3.12: Звіти

Звіт - це дуже технічний документ, який об'єктивно представляє інформацію - це як полярна протилежність есе, мемуару чи історії. Ніякого пуху. Низький на креативність. Будьте точні.

Уважно прочитайте Рекомендації ⁴⁶

Якщо ваш вчитель або начальник дав вам вказівки щодо вашого звіту, переконайтеся, що ви їх ретельно прочитали. Підказка надасть вам таку інформацію, як, чи повинен ваш звіт бути інформативним чи переконливим, ким має бути ваша аудиторія, і будь-які питання, які має вирішувати ваш звіт.

• У настановах також зазвичай вказуються вимоги до структури та формату звіту.
• Якщо у вас виникли питання щодо завдання, висловлюйтеся якомога швидше. Таким чином, ви не почнете працювати над звітом, тільки щоб дізнатися, що вам потрібно почати спочатку, тому що ви неправильно зрозуміли підказку звіту.

Типи написання звітів:

Типи звітів ⁴⁷ включають замітки, протоколи засідань, лабораторні звіти, звіти книг, звіти про хід роботи, звіти про обґрунтування, звіти про відповідність, щорічні звіти та політики та процедури. Інші типи звітів48 включають: техніко-економічні звіти, кредитні звіти, звіти про діяльність з продажу, звіти про особисті оцінки, звіти про інциденти, фінансові звіти тощо.

Довгі та короткі звіти

Від Джона Ланнона, «Технічна комунікація» ⁴⁹:

«У професійному світі особи, що приймають рішення, покладаються на два широкі типи звітів: деякі звіти зосереджені насамперед на інформацію («те, що ми робимо зараз», «те, що ми зробили минулого місяця», «те, що виявило наше опитування клієнтів», «що відбувалося на засіданні відділу»). Але крім простого надання інформації, багато звітів також включають аналіз («що ця інформація означає для нас», «які дії слід враховувати», «що ми рекомендуємо і чому»).

«Для кожного довгого (формального) звіту незліченна кількість коротких (неформальних) звітів призводять до обґрунтованих рішень з таких різноманітних питань, як найзручніші офісні крісла, які можна придбати найкращому рекруту, щоб найняти для навчання менеджменту. На відміну від довгих звітів, більшість коротких звітів не вимагають розширеного планування, швидко готуються, містять мало або взагалі не містять довідкової інформації та не мають передньої або кінцевої матерії (титульний аркуш, зміст, глосарій тощо). Але, незважаючи на їх лаконічність, короткі звіти надають інформацію та аналіз, які потрібні читачам».

Як написати звіт

Щоб мати ефективний звіт, завжди дотримуйтесь правильної процедури. Ви можете замовити звіт у експертів або поглянути на сім кроків до відмінного написання звіту, щоб бути експертом самостійно.

• Виберіть основну мету — будьте зосереджені та залучайте читачів з чіткістю.
• Аналізуйте свою аудиторію — змінюйте дані, словниковий запас та допоміжні матеріали залежно від цільових читачів. Якщо ви розумієте свою аудиторію, ви можете додати якийсь особистий штрих і задовольнити переваги конкретних людей.
• Працюйте над форматом звіту — дізнайтеся, як почати звіт та як його ефективно доопрацювати.
• Збирайте дані — додайте факти, цифри та дані, щоб додати достовірності.
• Структуруйте звіт - використовуйте формат написання лабораторії або прочитайте поради з примітки та написання звіту, щоб знати, як організувати елементи звіту.
• Забезпечте хорошу читабельність - полегшіть навігацію, додаючи візуальні ефекти, графіку, належне форматування з субтитрами та маркерними точками. Коротші абзаци краще, ніж довгі об'єми тексту.
• Виконайте редагування — після того, як ви підготували чернетку звіту, двічі перегляньте вміст. Тримайте його осторонь протягом день-двох, а потім знову попрацюйте, щоб досягти досконалості.

Скануйте звіт, щоб переконатися, що все включено і має сенс. Читайте звіт від початку до кінця, намагаючись уявити, що ви читач, який ніколи раніше не чув цієї інформації. Хороше запитання, яке слід задати собі: «Якби я був кимось, хто читав цей звіт вперше, чи відчував би я, що зрозумів цю тему після того, як закінчив читати?

Як написати звіт про інцидент ⁵⁰

Якщо ви охоронець або поліцейський, розгорнутий на місці інциденту, написання докладного і точного звіту є важливою частиною правильного виконання вашої роботи. Хороший звіт про інциденти дає ретельний звіт про те, що сталося, не глянувши неприємну інформацію або не залишаючи важливих фактів. Дуже важливо дотримуватися відповідного протоколу, чітко описати інцидент та подати відшліфований звіт.

МОЖЛИВИЙ ЗРАЗОК ІНТРО:

На (дата, час) звітності офіцер (ПІБ) був (відправлений, спостерігаючи, зв'язався) (до, хто) (місцезнаходження) і т.д. наприклад, 21 червня 2016 року, близько 2100 годин, звітний офіцер, Сміт був на чергуванні і отримав диспетчерський виклик для крадіжки зі зломом в 123 2nd St; в Санкт-Cloud, Mn. Після прибуття офіцер спостерігав, як слон розбив скло переднього вікна магазину електроніки, слон, пізніше ідентифікований як Рило, Генрі, помістив великий телевізор у своєму хоботі і намагався втекти з місця пішки.

Кроки:

• Почніть звіт якомога швидше. Напишіть його в той же день, коли інцидент, якщо це можливо. Якщо ви почекаєте день-два, ваша пам'ять почне ставати трохи нечіткою.
• Наведіть основні факти. У вашій формі можуть бути прогалини для заповнення інформацією про інцидент. Якщо ні, почніть звіт з пропозиції, чітко вказавши наступну основну інформацію:
  • Час, дата і місце події (будьте конкретні; напишіть точну адресу вулиці і т.д.).
  • Ваше ім'я та ідентифікаційний номер.
  • Імена інших членів вашої організації, які були присутні
• Включіть рядок про загальний характер події. Опишіть, що принесло вам на місці події. Якщо вам надійшов дзвінок, опишіть дзвінок і зверніть увагу, в який час ви його отримали. Напишіть об'єктивне, фактичне речення, що описує те, що сталося.
  • Наприклад, ви могли написати, що вас подзвонили за певною адресою після того, як людині повідомили про те, що він п'яний і безладний.
  • Зверніть увагу, що ви не повинні писати те, що, на вашу думку, могло статися. Дотримуйтеся фактів і будьте об'єктивними.
• Напишіть розповідь від першої особи, розповідаючи, що сталося. Напишіть хронологічну розповідь про те, що саме сталося, коли ви повідомили про місце події.
  • Використовуйте повні імена кожної людини, включеної в звіт. Визначте всіх осіб, коли вони вперше цитуються у вашому звіті, перерахувавши: ім'я, по батькові та прізвища; дату народження, расу, стать та посилатися на ідентифікаційний номер, виданий урядом.
  • Наприклад, коли згаданий вище поліцейський прибуває до резиденції, де йому зателефонували, він міг сказати: «Після прибуття офіцер спостерігав за чоловіком білого, тепер відомого як Доу, Джон Едвін; дата народження: 15.03.1998; Каліфорнійське водійське посвідчення 00789142536, кричачи і кричачи на жіночу білу, відому як Доу, Джейн, на передній галявині вищевказаного місця (адреса, вказана раніше). Офіцер розділив обидві залучені сторони і провів виїзні співбесіди. Містер Джон Доу сказав офіцеру, що він прийшов додому з роботи і виявив, що вечеря не для нього готується. Потім він заявив, що засмутився своєю дружиною місіс Джейн Доу за те, що вона не готувала для нього вечерю».
  • Якщо можливо, обов'язково вкажіть прямі цитати свідків та інших людей, причетних до інциденту. Наприклад, у вищезгаданому сценарії офіцер міг написати: «Джейн сказала мені: «Джонні був злий, тому що я не встиг вчасно обідати».
  • Включіть точний опис власної ролі в ході того, що сталося. Якщо вам довелося застосувати фізичну силу, щоб затримати когось, не замацуйте його. Повідомте, як ви впоралися з ситуацією та її наслідками.
• Будьте ретельними. Пишіть стільки, скільки зможете запам'ятати - чим більше деталей, тим краще. Не залишайте місця для людей, які читають звіт, щоб інтерпретувати щось неправильно. Не турбуйтеся про те, що ваш звіт буде занадто довгим або багатослівним. Важливо - повідомити повну картину того, що сталося.
  • Наприклад, замість того, щоб сказати «коли я приїхав, його обличчя було червоним», ви могли б сказати: «Коли я приїхав, він кричав, від подиху, а обличчя червоне від гніву». Другий приклад кращий за перший, тому що є кілька причин для того, щоб чиєсь обличчя було червоним, а не тільки те, що вони сердиті.
  • Або замість того, щоб сказати «після того, як я прибув на місце події, він звинуватив до мене», ви повинні сказати «коли я прибув на місце події, я зажадав, щоб обидві сторони припинили бойові дії. Зробивши вдих і подивившись на мене, він почав швидко бігати до мене і тримав руку вгору, ніби збирався мене вразити».
• Будьте точні. Не пишіть щось у звіті, що ви не впевнені, що насправді сталося. Повідомте чутки як чутки, а не як факт.
  • Крім того, якщо ви повідомляєте про те, що вам сказав свідок, ви повинні записати все, що ви пам'ятаєте про поведінку свідка. Якщо їх твердження призведе до суперечок пізніше, ваш звіт може виявитися корисним. Наприклад, було б корисно знати, що свідок виявився збудженим, розповідаючи вам, що сталося, або якщо вони здавалися дуже спокійними і рівномірними.
• Будьте зрозумілі. Не використовуйте квіткову, заплутану мову, щоб описати те, що сталося. Ваше написання повинно бути чітким і лаконічним. Використовуйте короткі, точкові, орієнтовані на факти речення, які не залишають місця для тлумачення.
• Будьте чесними. Навіть якщо ви не пишаєтеся тим, як ви впоралися з ситуацією, вкрай важливо, щоб ви написали чесний рахунок.

Полірування гарного звіту:

• Двічі перевірте основні факти. Переконайтеся, що основна інформація (написання імен, дати, час та адреси, номери номерних знаків тощо) збігається з тими, що вказані у звіті.
• Не намагайтеся переконатися, що заяви у вашому звіті відповідають заявам ваших колег. Індивідуально подані звіти гарантують, що виживає більше одного рахунку про інцидент. Звіти про інциденти можуть з'явитися пізніше в суді. Якщо ви зміните факти вашого звіту відповідно до фактів іншого, ви можете бути покарані.
• Редагуйте та вичитуйте звіт. Прочитайте його, щоб переконатися, що це послідовно і легко зрозуміти. Переконайтеся, що ви не залишили жодної інформації, яка повинна була бути включена. Шукайте очевидні прогалини в розповіді, які вам, можливо, доведеться заповнити.
• Видаліть будь-які слова, які можна розглядати як суб'єктивні або суджуючі, як слова, що описують почуття та емоції.

Надішліть звіт про інцидент. З'ясуйте прізвище людини або відділу, якому повинен бути відправлений ваш звіт.

ПРИКЛАД: ЗВІТ ПРО СТУДЕНТІВ

До: Уейда Кінга, завідувача кафедри

Від: Сібіл Прібе, доцент

Дата: 7 листопада 2013 р.

Тема: Доповідь про моїх учнів

ВВЕДЕННЯ:

Цей звіт про опитування показує результати трьох років моїх класних оцінок та виправдання учнів.

ДАТИ:

Це опитування було завершено в листопаді, протягом років, перерахованих на графіках, на кампусі Державного наукового коледжу Північної Дакоти у місті Уопетон, штат Північна Дакота; це місто розташоване в 48 милі на південь від Фарго, штат Північна Дакота.

ВИЗНАЧЕННЯ ПОПУЛЯЦІЇ:

Усі мої студенти були використані для цього звіту. Деякі були в класі весь час, деякі - ні. Деякі, можливо, були п'яні, а деякі, можливо, не були «все там», але о добре. Приблизний вік опитаних становив 21,5, тоді як проміжок віків коливався від 18 до 25. Сорок відсотків опитаних були самцями; решта - самки. Всі опитані студенти були студентами денної форми навчання; лише 5 з 50 опитаних були студентами, які не проживали в кампусі.

ВИКЛЮЧЕННЯ ЗІ ЗРАЗКА:

Старші за середні студенти та неповні батьки не є частиною вибірки цього опитування.

МЕТА ЗВІТУ:

За допомогою цього опитування я сподіваюся визначити, як учні роблять у моїх класах.

Дозвольте мені спочатку почати з пояснення варіантів вище, перш ніж я порівняю роки. Варіанти - починаючи від «студентів, які пройшли» до «студентів, які ніколи не прийшли в клас» - були створені після багатьох років, коли я журналював різні виправдання, які я отримав від студентів про їхні зусилля та відвідуваність у класі.

Почнемо з аналізу першого варіанту і найбільшого шматка кругової діаграми.

Коли я вперше почав відстежувати учнів, мій прохідний показник становив 61%, який ледве проходить (якщо використовувати 60-70-80-90 Grade Scale). Можна побачити, що в 2011 році цей показник трохи піднявся, а потім у 2012 році він різко збільшився. Я можу лише сприяти тому великому стрибку до відсутності «Іншого божевілля» того року. «Інша божевілля» перекладається на: хаос, пов'язаний з погодою, зростання студентської хвороби, дивні вібрації в певних класах (можливо, через те, що студенти висять) і т.д. у 2012 році також було набагато менше студентів, які намагалися розплатитися мені за хороші оцінки, так що це, очевидно, побічний ефект студентів проходження.

Говорячи про опціон «окупитися», він як не дивно підскочив з 10 до 16% в 2011 році, але потім рубав себе навпіл за 2012 рік. Я не впевнений, чому був такий стрибок між 2010 і 2011 роками, але скорочення з 2011 по 2012, здається, пов'язано зі зростанням проходження студентів.

Що стосується подарунків, то цей відсоток залишився відносно однаковим. Сон в класі зайнявся зануренням після 2010 року, і я не впевнений, чому (хоча я викладав більше пізно вранці того року, так що, можливо, є зв'язок). Нарешті, студенти, які ніколи не прийшли до класу, не закінчилися ні в чому до 2012 року, так що це заспокоює.

ЗАГАЛЬНІ ВИСНОВКИ:

Цей звіт показав мені всіляке різноманіття в тому, як мої учні підходять до класу і як наше оточення може вплинути на навчання студентів. Коли на кампусі було менше «божевілля», студенти прийшли в клас і здавали. Викладання пізніх ранкових занять допомогло тримати моїх учнів не спати, і коли менше студентів засинають або відсутні, вони також проходять!

Завдання або питання для розгляду

Ситуація: Ви охоронець або поліцейський, розгорнутий на місце події. Напишіть детальний та точний звіт про інцидент; переконайтеся, що дотримуйтесь інструкцій у розділі, щоб створити найкращий можливий звіт.

46 «Як написати звіт». У співавторстві Емілі Лістманн, магістр, освіта; 12 вересня 2019 року. https://www.wikihow.com/Write-a-Report За ліцензією CC-BY-NC-SA.

47 Нордквіст, Річард. «Що таке ділові та технічні звіти?» Думка Ко, Червень 8, 2019, thoughtco.com/написання звітів - 1692046.

48 «Як написати звіт». У співавторстві Емілі Лістманн, магістр, освіта; 12 вересня 2019 року. https://www.wikihow.com/Write-a-Report За ліцензією CC-BY-NC-SA.

49 Леннон, Джон М. «Технічна комунікація». Лаура Гурак, 14-е видання, Пірсон, 14 січня 2017 року.

50 «Як написати звіт про інцидент» був співавтором Клінтон М. Сандвік, доктор філософії. Оновлено: 10 травня 2019 року; https://www.wikihow.com/Write-an-Incident-Report; ліцензований CC-BY-NC-SA.