3.7: Листи

Цей розділ приніс вам Сібіл Прібе.

Папір означає більше, ніж електронна пошта.

Я написав і надіслав свою частку листів. Тому що я думаю, що папір означає більше, ніж електронна пошта. Потрібен додатковий час, щоб написати лист і відправити присоску. Підприємства знають про це.

ДОЗВОЛЬТЕ МЕНІ РОЗПОВІСТИ ВАМ ІСТОРІЮ:

У мене Volkswagen, тому я беру його в певний магазин, який спеціалізується на імпорті. Кілька років тому вони сказали мені, що мені потрібен новий масляний піддон, тому що нитки вийшли з моєї нитки, що спричинило його витік. Я нахмурився і дивувався собі, як це може статися, коли я не торкнувся масляного піддону. Ніколи. Єдиною людиною, яка могла б викликати нитки, щоб вийти, був би хтось, хто надмірно крутять його, чи не так? Технік. Отже, я заплатив $300 за нову каструлю, і коли я повернувся додому, я викопав свої минулі службові записи. Я виявив, що сервісний технік написав у минулому звіті, що він/вона перекрутив мій масляний піддон. Тьфу! Я скопіював цей звіт, зробив три копії свого листа і надіслав все це у відповідні місця — саме місце обслуговування, обслуговування клієнтів Volkswagen, і, чому б і ні - штаб-квартира Volkswagen. Через кілька днів я отримав кілька телефонних дзвінків, я отримав кілька вибачень, і чек на $300 з'явився в моїй поштовій скриньці незабаром після цього.

Той, хто каже вам, що надсилання листів нічого не робить, сповнений двояруса.

ДОЗВОЛЬТЕ МЕНІ РОЗПОВІСТИ ВАМ ІНШУ ІСТОРІЮ:

Коли моя сестра навчалася в середній школі і намагалася отримати свою першу роботу, вона взяла інтерв'ю в місцевому продуктовому магазині. Вона жахливо взяла інтерв'ю, тому що це був її перший раз, тому, розповівши цю історію на сімейному зібранні, наш дядько запропонував їй надіслати лист подяки. Вона зробила. Вона пояснила свою нервозність, дякувала йому за досвід, і... так, їй передзвонили! Вони запропонували їй концерт за сумісництвом!

Листи розрізняються за мотивацією та повідомленнями. Деякі листи пишуться без необхідності відповіді, деякі пишуться простим повідомленням «Привіт», а деякі літери суворі і мають бути таким чином.

Різниця між буквами

Головне, що відрізняє діловий лист від інших листів - це те, що діловий лист - це юридичний документ. Письменник може бути притягнутий до відповідальності за все, що написано в листі. Наприклад, якщо в діловому листі зазначено, що проект буде завершений до певної дати, проект юридично повинен бути завершений до цієї дати. Однак, якщо проект не може бути завершений до цієї дати, можна написати інший лист із зазначенням того, що проект відстає від графіка і чому. З цієї причини ділові листи повинні бути написані інакше, ніж листи, використовувані для особистого користування.

Діловий лист використовується в основному для запиту або надання інформації, пов'язання угоди, для залучення або продовження розмови та/або для обговорення попередніх переговорів. Діловий лист можна класифікувати як приватний; однак, він, як правило, не поширюється серед інших, а скоріше призначений для очей залучених учасників. Тому діловий лист повинен бути чітким, цілеспрямованим і по суті. При написанні ділового листа автору слід уникати вигукувань особистих історій.

Ділові листи ³⁶

Ділові листи - це письмові повідомлення людині або групі в рамках професійної обстановки. Ділові листи використовуються, коли письменник хотів би бути офіційним і професійним. Листи можуть відрізнятися по довжині залежно від мети письменника, мети та повідомлення листа. Лист може звертатися до будь-кого, включаючи, але не обмежуючись ними: клієнтів і клієнтів, менеджерів, агентств, постачальників та іншого ділового персоналу або організацій. Важливо пам'ятати, що будь-який діловий лист є юридичним документом між зацікавленими сторонами. Ці документи можуть зберігатися до семи років, тому важливо, щоб вся інформація була чесною і законною.

Форматування листів

• Використовуйте одинарний інтервал. Немає необхідності подвоювати простір ділового листа.
• Використовуйте простий формат зі шрифтом, який легко читається.
• Залиште порожній рядок між кожним абзацем. Це полегшує слідкування за змінами тем в листі.

ВВЕДЕННЯ

• Цей абзац повинен представити, чому ви пишете лист, і підсумувати ключові моменти в наступних параграфах.
• Включіть заяву, яка показує, що ви обізнані з аудиторією, до якої спрямований ваш лист.

ТІЛО

• Надайте довідку або історію щодо мети листа.
• Поговоріть про ключові моменти, які ви робите.
• Включіть обгрунтування важливості основних моментів.
• Перерахуйте будь-які важливі дати, обговорення та розмови, які є актуальними.
• Задавайте питання, якщо це необхідно.
• Діловий лист повинен бути лаконічним і чітким. Бути занадто багатослівним є найбільшим падінням у цій формі письма. Тримайте речення короткими і точними.
• Організуйте лист з найважливіших предметів по крайней мере.
• Зміст листа має бути переконливим і корисним.
• Тон листа повинен бути формальним і професійним.

ВИСНОВОК

• Підсумуємо основні моменти листа.
• Відновити проблему і вирішити, якщо це доречно.
• Увімкніть терміни.
• Надайте контактну інформацію (електронна пошта, номер телефону, факс тощо).

ЗАКРИТТЯ ПРИВІТАННЯ

Завжди закривайте лист. «Щиро» було б найбезпечнішим способом закрити діловий лист. На набраному діловому листі, слідуючи за закриттям, слід залишити пробіл для підпису свого імені ручкою. Це дозволить більш особисто торкнутися інакше м'якого листа. Це єдиний почерк на папері, тому переконайтеся, що підпис чітка. Під цим особистим підписом повинні бути введені вами ім'я та прізвище, щоб забезпечити зручне читання. Після цього можна включити все інше, що читачеві може знадобитися знати. Це може включати в себе що завгодно, починаючи від назви посади, ідентифікації, позначення того, що в нижній частині документа є копії, або іншу контактну інформацію, таку як адреса електронної пошти або номер телефону компанії.

Кілька інших загальних привітань, які вважаються професійними, включають:

• З повагою,
• З повагою,
• Кращий,

Поради щодо написання листів

• Звертайтеся лист до конкретної людини, коли це можливо, а не компанії, щоб воно не відкинулося.
• Використовуйте фірмовий бланк компанії, щоб зробити документ більш професійним, якщо документ пов'язаний зі справами компанії.
• Зберіть всю інформацію, яка вам знадобиться для вашого листа, і запишіть основний порядок, в якому ви плануєте висвітлювати цю інформацію. Організуйте свій матеріал в самому переконливому порядку.

ПРИКЛАД: РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ

Бібліотека Мілдред Джонсон

НДСК

701-555-2555

17 червня 2011

Людські ресурси

Деяка компанія

Місто Хіпі, ND 55000

Re: Рекомендаційний лист Етель Аардварк

Як співробітник Державного наукового коледжу Північної Дакоти, я мав можливість протягом останніх кількох років працювати з Етель Аардварк. Вона подає заявку на отримання статусу перебування на посаді, і я маю честь служити рекомендаційним листом.

Етель, безумовно, має пристрасть до викладання, і саме ця пристрасть підживлює деякі її ключові атрибути. Вона готова поглинати різні аспекти теми; вона буде слухати, витягувати коментарі/розуміння від членів групи і споглядати інформацію під рукою. Потім Етель переводить його на наступний рівень, де вона буде копати трохи глибше в тему, щоб зміцнити свою власну перспективу. Вона не просто приймає щось за номіналом, але має той дослідницький інстинкт, щоб «копати трохи глибше».

Етель НЕ є прокрастинатором, який я особисто вважаю критичною рисою при вирішенні аспірантури. Під час перерви, Етель може бути знайдена, що працює вперед над поліпшенням курсу, тому що вона любить, щоб все було зроблено і зроблено правильно. Вона вкладає гордість у свою роботу і дасть зусилля, необхідні для завершення якісного проекту.

Вона мотивована в його погоні за володінням і неодмінно досягне успіху. NDSCS пощастило б мати її як штатний член факультету. Якщо у вас є які-небудь інші питання, будь ласка, зв'яжіться зі мною.

З повагою,

Міс Жорсткий Гал, Бібліотекар

ПРИКЛАД: СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ

Аліса Прібе

555 70-я авеню Захід, #555

Фарго, НД 58555

Січень 30, 2013

Людські ресурси

c/o Флінт Комунікації

101 Північна 10-я вулиця

Люкс 300

Фарго, НД 58107

Шановний пане персону:

Пишу Вам, щоб подати заявку на відкриту посаду Художника-постановника. Я відмінний кандидат, володію сильними комунікативними навичками, я швидко навчаюся, і у мене весела, творча особистість.

Я отримав ступінь бакалавра мистецтв з англійської мови в Державному університеті Північної Дакоти. Я вибрав цей освітній шлях, тому що я сильний комунікатор і мені подобається висловлювати себе. Мої письменницькі здібності виняткові; хоча моя спеціальність - творче письмо, я також досягаю успіху в технічному письмі. Моя освіта не тільки дозволила мені відточити ці навички, але і мій досвід працевлаштування зіграв велику роль.

Наприклад, в Integreon, компанії, яка надає послуги з підтримки документів юридичним фірмам та іншим корпораціям, я провів майже три роки, спілкуючись з клієнтами (переважно адвокатами та юридичними секретарями) електронною поштою та телефоном. За допомогою цих обмінів я б слідкував за певним процесом: отримати запит на форматування, редагування або коректуру юридичного документа; делегувати запит відповідному колезі; переглянути зазначений запит; і повернути запит за бажаним терміном часу запитувача. Я навчився розуміти їхні потреби і відповідно виконувати свої запити.

Поліруючи свої комунікативні здібності, мені пощастило стати кваліфікованим у багатьох різних типах програмного забезпечення. Тренінгова команда в Integreon зробила дивовижну роботу зі своїми співробітниками. Більшість навчальних курсів були потрібні, тоді як інші були доступні, щоб розширити ваші навички роботи з комп'ютером та виконати більш широкий спектр запитів проекту. На кожній роботі, починаючи з мого часу роботи в Integreon, я мав колег співробітників підходити до мене і сказати мені, що мої навички роботи з комп'ютером та програмним забезпеченням вражають. Це справжнє свідчення як їхньої підготовки, так і моєї здатності швидко вчитися.

З багатьма типами програмного забезпечення мені вдалося створювати та розробляти різні документи. У компанії Warner and Company Insurance я створив буклет рецептів улюблених потлуків для співробітників. У Integreon я створив перший інформаційний бюлетень команди, який включав зображення, цитати, короткі розповіді, а також поради та хитрості. У юридичній фірмі Vogel я виступав як CoCaptain для United Way Drive і створив сертифікати на призи та картки «Кудос» для подяки співробітникам.

На цьому досвіді я навчився спілкуватися з клієнтами, щоб задовольнити їхні потреби, розширити свої комп'ютерні знання та навички, а також використовувати свої здібності для створення красивих документів для багатьох цілей. Будь ласка, зверніться до мого резюме для отримання додаткової інформації. Дякуємо за ваш час та розгляд. Я з нетерпінням чекаю від вас про те, як я можу стати активом для вашої компанії.

Дуже по-справжньому твій,

Аліса Прібе

ПРИКЛАД: ЛИСТ СКАРГИ

Сібіл Прібе

555 10-й пр. Північний

Вангануи, ND 58075

Лютий 3, 2016

Санфорд Здоров'я

801 Бродвей Н

P.O Коробка 2010

Фарго, НД 58122-0001

Шановний Санфорд Здоров'я,

Нещодавно я зареєструвався і увійшов на портал MySanfordChart, і спочатку я був приємно здивований тим, як приємно було мати доступ до моїх результатів тестування, записатися на прийом і повідомлення своїм лікарям. На жаль, нещодавно я зрозумів, що перший пункт, перерахований у розділі «Моя медична картка», - це не результати випробувань або резюме здоров'я... ні, це мій передбачуваний ІМТ.

Я надзвичайно ображений цим, не тільки тому, що перерахування його спочатку означає - якось - що це найважливіше, але що під цією вкладкою я повинен мати цілі, щоб виправити це? Що? Вибачте!? Дозвольте мені розповісти, чому це мене так сильно ображає: діаграма ІМТ архаїчна; ходять чутки, що фармацевтичні компанії створили її для того, щоб призначати пацієнтам препарати від їх «ожиріння». Навіть якщо він не був архаїчним і побудований фармацевтичними компаніями, діаграма ІМТ жодним чином не визначає здоров'я, оскільки вона не враховує м'язову масу.

По-друге, здоров'я більше, ніж вага. Існує навіть нещодавній рух про всю ідею: рух HAES = Здоров'я у кожному розмірі. Їсть менше, обмежуючи, призводить до відрижки. Постійне зосередження пацієнта на їх розмірах або вазі призводить до основних психічних проблем - одержимості їжею та фізичними вправами. Це не здорово. Дієти не працюють; дослідження показують, що лише 5% людей можуть утримувати вагу понад 5-річну позначку.

Ось два мої рішення: A) Видаліть будь-яку згадку про діаграму ІМТ з MySanfordChart, якщо пацієнт не має високого кров'яного тиску, діабету тощо І навіть тоді, не розміщуйте його у верхній частині області «Моя медична картка». Не дозволяйте їм зосередитися на цьому. Вони будуть щасливішими таким чином. Б) Якщо ви не можете видалити хрень ІМТ, то принаймні видаліть його зверху ОСОБЛИВО для таких пацієнтів, як я, які не мають жодних проблем, пов'язаних з «ожирінням».

Оскільки я хочу закінчити на позитивній ноті, дозвольте мені сказати, наскільки я обожнюю двох лікарів, які нещодавно подбали про мене: X у Вангетоні та Y у Фарго. Вони обидва настільки персоналізовані та швидкі для передачі інформації.

Дякую за читання, і я сподіваюся незабаром почути від вас стосовно MySanfordChart.

З повагою,

Сібіл Прібе

ПРИКЛАД: ЛИСТ ПОДЯКИ

Шановний доктор Джулі Джексон:

Велике спасибі за можливість сісти з вами та доктором Бобом, щоб обговорити лабораторію Assistantship в Гарварді. Я вдячний, що мене розглянули за посаду. Думаю, я буду активом для вашого відділу, особливо з огляду на мій досвід роботи з розсікаючими жабами.

Мені було приємно поспілкуватися з вами про те, наскільки ви обожнюєте телешоу Big Brother, і я дуже ціную природне освітлення, яке ви всі додали до лаунжу працівників; Я впевнений, що це спонукає людей тусуватися на деякий час довше, тим самим збільшуючи моральний дух.

Я з нетерпінням чекаю від вас.

З повагою,

Зельда Сміт

Завдання та питання для розгляду

Напишіть лист зі скаргою або компліментарним листом компанії за вашим вибором. Як мінімум, включають наступні критерії:

• Структура: відкриття, корпус, закриття/підпис
• Три причини - з доказами - щодо того, чому ви пишете
• Професійний тон

36 «Професійне та технічне письмо/Ділові комунікації/Листи». Вікіпідручники, Проект «Безкоштовний підручник». 26 березня 2016 року, 21:00 UTC. 11 травня 2016 р., 18:31.