3.5: Електронна пошта

Last updated
Save as PDF

Page ID: 43177

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цю главу приніс вам Сібіл Прібе і відредаговані фрагменти цієї Вікіпідручника ³¹.

Електронна пошта - це виправлена версія листа. Ми все ще повинні використовувати привітання та закриття; ми повинні бути короткими, і, так, є «зворотні адреси», так само, як є вкладення, як раніше були корпуси.

Електронна пошта - це новий лист. Я повторюю це тому, що це не нове або старе текстове повідомлення. Це не Snapchat. Це не Фейсбук. Це все ще має бути - особливо якщо цільовою аудиторією є вчитель або начальник - професійною формою спілкування.

Отже, в основному деякі ті ж принципи, які ми дізнаємося про написання листів, можуть бути використані при вивченні того, як написати повідомлення електронної пошти. Подумайте на кілька секунд про свою аудиторію. Потім подумайте ще кілька секунд. Переконайтеся, що ви пишете ім'я людини з великої літери, використовуйте правильні розділові знаки та правильно пишете слова. Додавання закриття - це бонус!

Глибше занурення

Історично електронна пошта була неформальним способом спілкування з іншими працівниками. Електронна пошта перетинає грань між неформальним спілкуванням та офіційною діловою взаємодією.

Спілкування по електронній пошті може бути важко мати справу в бізнес-обстановці через неможливість сказати емоції або тон набраного тексту. Слід використовувати обережність при написанні електронних листів у професійній бізнес-обстановці.

Майте на увазі наступні поради при складанні електронного листа.

Обмежте використання електронної пошти на робочому місці конкретною інформацією та темами.
Перегляньте електронну пошту для юридичних наслідків, оскільки будь-які письмові документи в діловому середовищі можуть бути використані в суді.
Використовуйте професійну мову і тон.
Зверніть увагу на свою аудиторію і враховуйте їх фон при написанні.

Аудиторія: Призначений проти ненавмисного

Кожен документ, який створюється зазвичай створений для когось конкретно. Цей хтось буде вашою цільовою аудиторією, для вашого стилю письма, і вміст буде адаптований до їх привабливості. Повідомлення електронної пошти, на відміну від деяких інших ділових документів, не обмежуються лише однією людиною або цільовою аудиторією.

Всі аспекти ваших бізнес-документів повинні враховувати всі, хто потенційно може прочитати його. Забезпечуючи це, ви врятуєте себе і навіть, можливо, збережете свою роботу.

Як згадувалося вище, ви ніколи не знаєте, хто буде читати вашу документацію, тому якщо ненавмисний читач, який не має права читати або використовувати ваш документ, вирішить використовувати його, вони можуть поставити себе та інших в значну небезпеку.

Завершення спілкування

Дослідження показали, що читач здатний запам'ятати речі, сказані в кінці спілкування, більше, ніж в будь-якій іншій частині спілкування. Для того щоб правильно закінчити спілкування, важливо дотримуватися рекомендацій, представлених нижче.

Повторіть свій основний момент. Обов'язково підкреслюйте свій головний момент у своєму висновку. Це дозволяє читачеві замислитися над головним моментом в останній раз.
Підсумуйте свої ключові моменти. Хоча цей настанов схожий на вищезгаданий, коли ви підсумовуєте, ви гарантуєте, що ваша аудиторія розуміє всю вашу комунікацію.
Зверніться до мети, зазначеної раніше у вашому повідомленні. Загальноприйнято констатувати мету на початку спілкування. Посилання на свою мету в кінці спілкування загострює фокус вашого спілкування.
Зосередьтеся на ключовому почутті. У деяких повідомленнях може бути важливо заохотити свого читача. Тому зосередження уваги на почутті допоможе зосередити увагу вашого читача.
Розкажіть своїм читачам, як отримати більше інформації. Визнаючи, що їм може знадобитися майбутня комунікаційна допомога, буде заохочувати вашого читача.
Приємно скажіть своїм читачам, що робити далі. Надання вказівок допоможе привести читача в потрібному напрямку.
Дотримуйтесь застосовних соціальних конвенцій. Прикладами цього є листи, що закінчуються виразом подяки, і твердження про те, що працювати з читачем було приємно.

ПРИКЛАД: «ПОГАНЕ» ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ

Я використовував джерело, я мав його в моїй роботі цитується сторінка в кінці моєї роботи. І ваше право я не розрівнявся або чітко сказав, що я стверджував, що я був вашим стереотипним качок, але я думав протягом всієї моєї роботи я був досить чітким, перераховуючи всі причини, чому я був каком, і вказав, як я відповідав багатьом стереотипам, які найчастіше даються качкам. Тоді в моєму висновку я хотів залишити своє читання з чимось подумати, тому я сказав, як я відчував це, хоча я ваш стереотипний качок, який не визначає, хто я як людина цілком. Я дійсно тільки заробив 50 балів з 100 за цей папір? Я хотів би знати, чому ви відчуваєте себе таким чином?

ПРИКЛАД: ПРОФЕСІЙНЕ ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ

Шановна Сібіл Прібе,

Я нарешті розумію, що саме ви хотіли в Р4 з котируваннями. Я припускаю чомусь, що ніколи раніше не натискав. Я дуже засмучений собою за те, що раніше не розумів цю концепцію. Тим більше, що я вклав приблизно 20 годин в цей проект, а потім «БАМ», він був повністю втрачений через злодія рюкзака, залишивши мені рівно 12 годин на день, щоб повністю почати спочатку з нуля.

Я виправлю цю помилку в моїй папері для власного задоволення. І я припускаю, що немає такої речі, як виправлення кредиту, крім мого власного задоволення, знаючи, що я зробив все можливе.

Я думаю, що є недолік у розміщенні цитат навколо матеріалу, хоча. Я відчуваю, що все, що я дізнаюся, в певному сенсі походить від когось іншого, або вже було зроблено раніше; отже, чи варто ставити цитати на все, що ми коли-небудь робимо або говоримо? Я не намагаюся бути розумною дупою. І я розумію різницю між вимогами до котирування P4 (зараз) проти все зроблено (цитуйте все це). Я просто даю трохи їжі для роздумів.

-Тоні М.

Завдання та питання для розгляду

Напишіть електронний лист президенту нашого коледжу, даючи йому/їй знати переваги та підводні камені відвідування NDSCS. Як мінімум, включають наступні критерії:

Якась структура: інтро, тіло, висновок
Три переваги/підводні камені
Професійний тон

31 «Професійне та технічне письмо/Ділові комунікації/Електронна пошта». Вікіпідручники, Проект «Безкоштовний підручник». 22 травня 2016 року, 20:17 UTC. 25 травня 2016 р., 18:49