5.20: Звіт

Last updated
Save as PDF

Page ID: 43927

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Звіт - це дуже технічний документ, який об'єктивно представляє інформацію - це як полярна протилежність есе, мемуару чи історії. Ніякого пуху. Низький на креативність. Будьте точні.

Типи звітів

Прогрес: пояснює свій прогрес за допомогою проекту або курсових матеріалів
Інцидент: пояснює, що сталося під час інциденту
Періодичні: звіти, що видаються через рівні проміжки часу.
Аналітичний: ділиться статистикою, прогнозами та рішеннями, щоб людина/група могла оцінити план дій
Пропозиція: звіти про\(^{135}\) вирішення проблем, які містять огляд та рішення

Як написати звіт\(^{136}\)

Щоб отримати ефективний звіт, спробуйте виконати наступні дії:

Виберіть основну мету — будьте зосереджені та залучайте читачів з чіткістю
Аналізуйте свою аудиторію — змінюйте дані, словниковий запас та допоміжні матеріали залежно від цільових читачів. Якщо ви розумієте свою аудиторію, ви можете додати якийсь особистий штрих і відповідати уподобанням конкретних людей
Робота над форматом звіту — дізнайтеся, як почати звіт та як його ефективно доопрацювати
Збирайте дані - додайте факти, цифри та дані, щоб додати достовірності
Структуруйте звіт — вони виглядають як витягнута пам'ятка
Забезпечте хорошу читабельність - полегшіть навігацію, додаючи візуальні ефекти, графіку, належне форматування з субтитрами та маркерними точками. Коротші абзаци краще, ніж довгі об'єми тексту
Займіться редагуванням.

Скануйте звіт, щоб переконатися, що все включено і має сенс. Читайте звіт від початку до кінця, намагаючись уявити, що ви читач, який ніколи раніше не чув цієї інформації.

Хороше запитання, яке слід задати собі: «Якби я був кимось, хто читав цей звіт вперше, чи відчував би я, що зрозумів цю тему після того, як закінчив читати?

Хочете приклад?

Підроблений звіт про прогрес підробленої компанії

До: Джон Бугер, Фланк штату Белл

Від: Сібіл Прібе,\(^{137}\) власник T&P

Дата: 29 липня 2015

Тема: Звіт про прогрес щодо розширення та створення лінії одягу

Далі наведено другий звіт про хід роботи щодо розширення та створення нашої лінії одягу. Робота пройшла задовільно в липні відповідно до планів, які ми виклали і затвердили в травні.

ОГЛЯД ВИКОНАНИХ РОБІТ

У моєму останньому звіті (1 червня) ми повідомили, що ми успішно отримали пропозиції з модною компанією в Міннеаполісі (JuneBug Inc.), щоб почати розробку нової лінії джинсів. Розширення проекту також подбала JuneBug Inc. оскільки вони відкрили свій склад дизайнерських футболок для нашої компанії. Заявка, яку ми отримали від них на нову лінійку джинсів, включала розширення на дизайнерські футболки.

Щоб її розбити, роботи, виконані з 1 травня по 1 липня, включали:

Розсилання пропозицій різним постачальникам ліній одягу футболок та джинсів
Підготовка поточного магазину товарів, маючи надзвичайно успішний розпродаж
Проведення двох зустрічей співробітників, щоб дати їм обізнаність про створення та розширення
Отримано відгуки співробітників про те, як ефективно продавати нові товари
До 25 червня ми отримали різні партії дизайнерських футболок від JuneBug. Загалом ми отримали 50 футболок лише в цій партії. Ми недооцінили їх швидку доставку цих предметів, тому деякі працівники проводили понаднормові години у вихідні, рухаючись навколо нашого плану поверху, щоб звільнити місце для нових товарів.
Теґування та парочистка дизайнерських футболок
Створення плакатів з метою сприяння новому розширенню футболок
Наймання тимчасової особи для переміщення плану поверху в найближчі місяці

ПРОБЛЕМИ З РОЗШИРЕННЯМ

Як згадувалося вище, у нас все ще мало місця для нових товарів, а нова лінійка джинсів ще навіть не потрапила сюди. Ми вже намагалися вирішити цю проблему, зв'язавшись з нашим представником планувальника підлоги, і вона замовила нових організаторів для наших футболок і джинсів, які, швидше за все, помістяться в магазині, не викликаючи серйозної коригування плану поверху. Якщо організатори, які вона відправляє, не працюють з планом поверху магазину, можливо, доведеться звернутися до вас з приводу додаткового кредиту на розширення магазину на горище. Сама мансарда порожня, стіни просто потрібно було б обробити і пофарбувати.

Інші можливі проблеми:

Як я вже згадував у звіті 1 червня, ми сподіваємось мати величезну розпродаж нової лінії джинсів, але якщо товар не такий популярний, як ми сподіваємось, нам, можливо, доведеться переглянути розширення магазину, а також використовувати JuneBug Inc. як нашого дистриб'ютора.

РОБОТА ЗАЛИШИЛАСЯ

Нам потрібно не тільки перевірити ідею ремонту горища для простору (як резервну копію для питання простору на головному поверсі), але нам також потрібно отримати замовлення джинсів від JuneBug Inc. на останньому конференц-дзвінку з ними вони заявили, що як тільки вони отримали нашу точну кількість кожного розміру та стилю, вони обробляв би наші проекти. Ми також замовили власні конструкції (JuneBug Bottoms), і цей порядок повинен бути здійснений протягом наступних двох місяців, тому питання простору - це те, що ми повинні вирішити зараз.

Інші роботи залишилися:

Реклама JuneBug днища
Проводьте зустрічі співробітників та пристосування як стилів JuneBug Bottoms, так і наших власних дизайнів
Розфарбуйте східну стіну магазину розмірами та відповідними їм назвами стилів: Енні (0-2), Лела (4-6), Менді (8-10), Керрі (12-14), Бетті (16-18), Торі (20)

ВИСНОВОК

До 15 вересня я сподіваюся, що зможу надіслати вам ще один звіт про хід роботи. На той час ми повинні були отримати організаторів від нашого дизайнера плану поверху, і ми зможемо повідомити вам, чи працюватимуть ці організатори, чи потрібно заглянути в користування мансардою тощо, як згадувалося раніше. До 15 вересня ми також матимемо більше контактів з JuneBug Inc. і знаємо точні дати відвантаження та доставки як їх джинсових конструкцій, так і наших джинсових конструкцій. І, нарешті, магазин буде пофарбований тоді, щоб звільнити місце для нового розширення магазину джинсової лінії.

Ще раз дякую за довіру до нашої компанії. Будь ласка, зв'яжіться зі мною з будь-якими питаннями.

\(^{135}\)Оооо, подивіться на перекриття між жанрами тут!

\(^{136}\)Лістманн, Емілі (у співавторстві). «Як написати звіт». Вікіхау. http://www.wikihow.com/Write-A-Report 12 вересня 09. Ліцензований CC-BY-NC-SA.

\(^{137}\)Приклад Сібіл Прібе; він ліцензований CC-BY-NC-SA.