1.10: Планування графіка проекту

Last updated
Save as PDF

Page ID: 16975

Adrienne Watt
British Columbia Institute of Technology via BCCampus

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Для того, щоб розробити наш графік, спочатку потрібно визначити заходи, послідовність їх у правильному порядку, оцінити необхідні ресурси та оцінити час, який знадобиться для виконання завдань.

Визначення діяльності

Процес визначення діяльності - це подальша розбивка елементів робочого пакету WBS. Він документує конкретні заходи, необхідні для виконання результатів, детально описаних у СБС. Ці заходи не є самими результатами, а окремими одиницями роботи, які повинні бути виконані для виконання результатів. Визначення діяльності використовує все, що ми вже знаємо про проект, щоб розділити роботу на заходи, які можна оцінити. Можливо, ви захочете переглянути всі уроки, отримані з подібних проектів, які зробила ваша компанія, щоб отримати гарне уявлення про те, що вам потрібно зробити на поточному.

Експертне судження у вигляді членів проектної команди з попереднім досвідом розробки заяв про обсяг проекту та WBS може допомогти вам визначити діяльність. Якщо вас попросять керувати проектом у новому домені, ви також можете використовувати експертів у цій галузі, щоб допомогти визначити завдання, щоб ви могли зрозуміти, які заходи будуть задіяні. Можливо, ви захочете створити список діяльності, а потім експерт перегляне його та запропонувати зміни. Крім того, ви можете залучити експерта з самого початку і попросити провести розмову з визначенням діяльності з ним або нею, перш ніж навіть скласти свій перший проект списку.

Іноді ви починаєте проект, не знаючи багато про роботу, яку ви будете робити пізніше. Планування рухомих хвиль дозволяє планувати та планувати лише ту частину, яку ви знаєте достатньо, щоб добре спланувати. Якщо ви недостатньо знаєте про проект, ви можете використовувати заповнювачі для невідомих частин, доки не дізнаєтесь більше. Це додаткові предмети, які ставляться на високих рівнях у WBS, щоб дозволити вам планувати невідоме.

Тематичне дослідження

Сьюзен і Стів вирішили зав'язати вузол, але у них немає багато часу, щоб спланувати своє весілля. Вони хочуть, щоб великий день був незабутнім. Вони хочуть запросити багатьох людей і забезпечити чудовий час. Вони завжди мріяли про червневе весілля, але це вже січень. Просто думати про всі деталі, що беруть участь, є переважною. Сьюзен мріяла про великий день з 12 років, але, схоже, є так мало часу для виконання всіх завдань. Коли вони вибирали папір для запрошень, пара зрозуміла, що їм потрібна допомога.

Сьюзен: Стів, нам потрібна допомога.
Стів: Не хвилюйтеся. Весільний планувальник моєї сестри був чудовим. Дозвольте мені зателефонувати їй. [Стів називає весільного планувальника Саллі.]
Весільний переполох: Привіт, Сьюзен і Стів.
Стів: Ми хочемо, щоб все було ідеально.
Сьюзен: Є так багато, щоб зробити! Запрошення, їжа, гості та музика.
Стів: О ні, ми навіть не забронювали місце!
Сьюзен: І це має бути зроблено правильно. Ми не можемо роздрукувати запрошення, поки не плануємо меню. Ми не можемо робити розсадження, поки у нас не буде RSVP. Ми не впевнені, яку групу отримати на прийом, або це повинен бути ді-джей? Ми просто переповнені.
Стів: Моя сестра сказала, що ви дійсно врятували її весілля. Я знаю, що вона дала тобі більше року на планування. Але я завжди мріяла про червневе весілля, і я не готовий відмовлятися від цього. Я знаю, що пізно, але Саллі, ти можеш нам допомогти?
Весільний планувальник: Візьміть це легко. У мене це під контролем. У нас є багато людей і заходів, щоб отримати під контроль. Вам дійсно слід було зателефонувати півроку тому, але ми все одно зробимо це весілля вчасно.

Багато роботи має бути зроблено до червня. Спочатку Саллі з'ясовує, яку роботу потрібно виконати. Вона починає складати список справ:

Запрошення
Квіти
Весільний торт
Меню вечері
Смуга

Оскільки в оформленні весілля беруть участь багато різних людей, потрібно багато планування, щоб узгодити всю роботу в потрібному порядку потрібними людьми в потрібний час. Спочатку Саллі переживала, що їй не вистачає часу, щоб переконатися, що все буде зроблено належним чином. Однак вона знала, що на її боці є потужні інструменти управління часом, коли вона взялася за роботу, і ці інструменти допоможуть їй синхронізувати всі необхідні завдання.

Для початку Саллі організувала всі заходи в структурі розбивки робіт. Наступна вправа представляє частину WBS Саллі, зроблену для весілля.

Вправа WBS

Організуйте наступні дії в СБС (рис. 10.1), щоб показати, як робочі елементи розкладаються на діяльність.

Магазин взуття
Створити список гостей
Майте пошиття та примірку
Магазин для сукні
Знайти громадського харчування
Задовольнити весілля
Зачекайте на RSVP
Надішліть запрошення поштою
Доопрацювання меню
Роздрукуйте запрошення
Оберіть букет

Малюнок 10.1 Структура розбивки робіт (WBS) на основі фази проекту.

Рішення для фізичних вправ:

Малюнок 10.2 Весільні вправи WSB Рішення. [Опис зображення]

Список діяльності

Тепер, коли визначення діяльності для робочих пакетів завершено, наступним завданням є заповнення списку дій. Список діяльності проекту - це перелік всього, що потрібно зробити для завершення вашого проекту, включаючи всі заходи, які повинні бути виконані для доставки кожного робочого пакету. Далі потрібно визначити атрибути активності. Ось де зберігається опис кожної діяльності. Вона включає в себе всю інформацію, необхідну для з'ясування плюс порядок виконання робіт. Будь-які дії попередника, діяльність наступника або обмеження повинні бути перераховані в атрибутах разом з описами та будь-якою іншою інформацією про ресурси або час, необхідні для планування. Три основні типи попередників - це фініш-початок (FS), старт-початок (SS) та фініш-до-фініш (FF). Найпоширеніший вид попередника - фініш-старт. Це означає, що одне завдання потрібно виконати, перш ніж можна буде розпочати інше. Коли ви думаєте про попередників, це те, про що ви зазвичай думаєте; одна річ повинна закінчитися, перш ніж почнеться наступне. Це називається finish-to-start, оскільки фініш першої активності призводить до початку другої діяльності (рис. 10.3).

закінчивши друк запрошень, ви можете почати доставляти їх за різними адресами — Малюнок 10.3: Приклад попередника finish-to-start (FS).

Попередник від початку до початку зустрічається трохи рідше, але іноді потрібно координувати дії, щоб вони починалися одночасно (рис. 10.4).

Малюнок 10.4: Приклад попередника «старт-початок» (SS).

Попередник «фініш-фініш» показує діяльність, яка закінчується одночасно (рис. 10.5).

Малюнок 10.5: Приклад попередника від обробки до фінішу (FF).

Можна мати попередників від початку до фінішу (SF). Це відбувається, коли дії вимагають, щоб інше завдання було розпочато, перш ніж наступник завдання може закінчити. Прикладом може бути те, що музиканти не можуть закінчити гру, поки гості не почнуть виходити з церемонії. Крім того, існують деякі конкретні типи попередників, які необхідно враховувати.

Зовнішні попередники

Іноді ваш проект буде залежати від речей поза роботою, яку ви виконуєте. Для весілля ми залежно від весільної вечірки перед нами, щоб бути поза залом прийому вчасно, щоб ми могли прикрасити. Оздоблення приймальні потім залежить від того, що як зовнішнього попередника.

Дискреційні попередники

Зазвичай це методи, орієнтовані на процес або процедури, або передової практики, засновані на минулому досвіді. У весільному прикладі Стів і Сьюзен хочуть, щоб подружки нареченої прибули на прийом до приїзду пари. Немає необхідності, це лише питання переваги.

Обов'язкові попередники

Ви не можете звернутися до запрошення, яке ще не було надруковано. Так що друк запрошень є обов'язковим попередником для їх адресації. Обов'язковими попередниками є ті види, які повинні існувати якраз через характер роботи.

Ліди та лаги

Іноді потрібно приділяти деякий додатковий час між заходами. Час відставання - це коли ви цілеспрямовано ставите затримку між завданням попередника і наступником. Наприклад, коли наречена і її батько танцюють, інші чекають деякий час, перш ніж приєднатися до них (рис. 10.6).

Малюнок 10.6 Відставання означає, що одне завдання чекає деякий час, перш ніж воно розпочнеться.

Час виконання - це коли ви даєте наступнику завдання деякий час, щоб розпочати роботу до завершення попередника (рис. 10.7). Таким чином, ви можете захотіти громадського харчування приготування десерт за годину, перш ніж всі їдять вечерю.

Почніть готувати десерт до того, як подається вечеря

Малюнок 10.7: Лід - це коли ви дозволяєте завдання розпочати роботу до того, як його попередник буде виконано.

Віхи

Усі важливі контрольні точки вашого проекту відстежуються як віхи. Деякі з них можуть бути перераховані у вашому контракті як вимоги успішного завершення; деякі можуть бути просто важливими моментами в проекті, які ви хочете відстежувати. Список віх повинен дати всім знати, які віхи потрібні, а які ні.

Деякі віхи для весілля Сьюзен та Стіва можуть бути:

Запрошення надіслано
Меню доопрацьовано
Розташування заброньовано
Сукні подружок нареченої приталені

Коли ви з'ясуєте, які заходи потрібно буде зробити, ви можете зрозуміти, що обсяг потрібно змінити. Коли це станеться, вам потрібно створити запит на зміну і відправити його через систему контролю змін.

Деякі речі, які можуть піти не так:

Весільний планувальник: Ми тільки що отримали програми назад з принтера, і всі вони помиляються.
Стів: Квартет скасовано. Того дня у них було ще одне весілля.
Сьюзен: Тітка Джейн повинна співати на службі, але після того, що сталося на похороні її дядька, я думаю, що хочу, щоб це зробив хтось інший.
Стів: Чи справді ми повинні мати пана флейти? Я починаю думати, що це може бути надмірним.
Сьюзен: Мабуть! Можливо, нам слід затриматися на друку запрошень, поки ці речі не будуть опрацьовані.
Весільний планувальник: Гаразд, давайте подумаємо про те, як саме ми хочемо це зробити. Я думаю, що нам потрібно бути впевненим у тому, як ми хочемо, щоб послуга йшла, перш ніж ми зробимо більше друку.

Процес секвенування діяльності

Тепер, коли ми знаємо, що нам потрібно зробити, щоб весілля було успішним, нам потрібно зосередитися на порядку роботи. Саллі сіла з усіма заходами, які вона визначила для весілля, і вирішила з'ясувати, як саме вони повинні відбутися. Ось де вона використовувала процес секвенування активності.

Список атрибутів діяльності, створений Саллі, мав більшість попередників і правонаступників, необхідних, написаних в ньому. Ось де вона подумала про те, що приходить першим, другим, третім тощо. список віх Саллі мав основні роботи, записані, і було кілька змін у сфері, яку вона виявила по дорозі, які були схвалені і готові піти.

Приклад списку віхи: Стів і Сьюзен попросили, щоб запрошення були надруковані принаймні за три місяці до того, щоб бути впевненим, що всі мають час на RSVP. Це віха у списку Саллі.

Приклад запиту на зміну: Коли Саллі зрозуміла, що Стіву та Сьюзен знадобиться ще один лімузин, щоб відвезти подружок нареченої до приймальні, вона поставила цю зміну через контроль змін, включаючи запуск всього матір'ю Сьюзен, і це було схвалено.

Створення діаграми Ганта

Діаграма Ганта - це тип гістограми, розроблений Генрі Ганттом, який ілюструє графік проекту. Діаграми Ганта легко читаються і зазвичай використовуються для відображення графіка діяльності. Ці діаграми відображають дати початку та завершення термінальних елементів та підсумкових елементів проекту. Термінальні елементи та елементи зведення складають структуру розбивки робіт проекту. Деякі діаграми Ганта також показують залежність відносин (тобто мережі пріоритетів) між видами діяльності.

Діаграми Ганта показують усі ключові етапи проекту та їх тривалість у вигляді гістограми, з часовою шкалою вгорі. Ключові етапи розміщуються на гістограмі послідовно, починаючи в лівому верхньому кутку і закінчуючи в правому нижньому кутку (рис. 10.8). Діаграму Ганта можна намалювати швидко та легко, і часто це перший інструмент, який менеджер проекту використовує, щоб надати приблизну оцінку часу, який знадобиться для виконання ключових завдань. Іноді корисно почати з цільового терміну завершення всього проекту, тому що незабаром стає очевидним, якщо шкала часу занадто коротка або надмірно довга. Детальна діаграма Ганта зазвичай будується після визначення основних цілей.

Малюнок 10.8 Діаграма Ганта для виробництва каталогів

У цьому прикладі на малюнку 10.8 ключовий етап K (Organize distribution) починається з тижня 23 так, що його кінцева точка збігається з ключовим етапом L (Distribute directory). Однак K може розпочатися вже на 17 тижні, як тільки ключовий етап J завершиться. Тому ключовий етап K, як кажуть, має «слабину». Ключовий етап H (Agree print contract) був поставлений до кінця на 12 тижні. Однак це може закінчитися вже на 22 тижні, оскільки ключовий етап I (Print directory) не починається до 23 тижня. Тому ключовий етап H, як кажуть, має «поплавок». Час плавання можна вказати на графіку, додавши лінію попереду бару до останньої можливої кінцевої точки. Slack and float показують вам, де є гнучкість у графіку, і це може бути корисно, коли вам потрібно отримати час, коли проект працює.

Ви можете додати іншу інформацію до діаграми Ганта, наприклад:

Віхи можуть бути позначені за допомогою такого символу, як ромб або трикутник.
Зустрічі проекту можуть бути позначені іншим символом, таким як коло.
Відгуки про прогрес могли бути позначені квадратом.

Для складного проекту ви можете вирішити створити окрему діаграму Ганта для кожного з ключових етапів. Якщо ви зробите це незадовго до початку кожного ключового етапу, ви зможете врахувати будь-які події в останню хвилину. Ці діаграми є корисним інструментом для моніторингу та контролю в міру просування проекту.

Діаграми Ганта відносно легко намалювати вручну, але це не пропонує однаковий рівень гнучкості під час моніторингу, який ви отримаєте від програмного пакету. Різні програми доступні для допомоги керівникам проектів у плануванні та контролі. Після введення даних програма допоможе вам працювати над сценаріями «що робити, якщо», показуючи, що може статися, якщо ключовий етап затримується або прискорюється. Це складніше, якщо ви працюєте вручну.

Створення схеми мережі

Багато керівників проектів використовують мережеві діаграми під час планування проекту. Схема мережі - це спосіб візуалізації взаємозв'язків проектної діяльності. Мережеві діаграми забезпечують графічне уявлення про завдання і те, як вони пов'язані один з одним. Завданнями в мережі є робочі пакети WBS. Всі завдання WBS повинні бути включені в мережу, оскільки вони повинні бути враховані в графіку. Залишення навіть одного завдання поза мережею може змінити загальну тривалість графіка, передбачувані витрати та зобов'язання щодо розподілу ресурсів.

Перший крок полягає в тому, щоб організувати завдання з вашого WBS в послідовність. Деякі завдання можуть бути виконані в будь-який час протягом усього проекту, де інші завдання залежать від вхідних даних іншого завдання або обмежені часом або ресурсами.

Малюнок 10.9: Взаємозв'язок між структурою розбивки робіт (WBS) та мережевою діаграмою.

WBS - це не графік, але він є основою для нього. Мережева діаграма - це графік, але використовується в основному для визначення ключової інформації про планування, яка в кінцевому підсумку переходить у зручні формати розкладу, такі як віхи та діаграми Ганта.

Схема мережі надає важливу інформацію команді проекту. У ньому представлена інформація про те, як пов'язані завдання (рис. 10.9), де знаходяться точки ризику в графіку, скільки часу знадобиться, як заплановано на завершення проекту, і коли кожне завдання потрібно починати і закінчувати.

У нашому прикладі весільного планувальника Саллі шукала б стосунки між завданнями і визначала, що можна робити паралельно і які заходи потрібно чекати, поки інші завершать. Як приклад, на малюнку 10.10 показано, як заходи, пов'язані з виготовленням запрошень, залежать одна від одної. Показ дій у прямокутниках та їх зв'язків у вигляді стрілок називається методом діаграмування пріоритетів (PDM). Такий вид діаграми ще називають діаграмою активності на вузлі (AON).

Інший спосіб показати, як пов'язані завдання, - це діаграма активності на стрілці (AOA). Хоча AON частіше використовується і підтримується всіма програмами управління проектами, PERT є найвідомішою діаграмою типу AOA і є історичною основою всіх мережевих діаграм. Основна відмінність полягає в тому, що діаграма AOA традиційно малюється з використанням кіл в якості вузлів, причому вузли представляють початкову і кінцеву точки стрілок або завдань. У мережі AOA стрілки зображують діяльність або завдання (рис. 10.11).

Малюнок 10.10: Приклад активності на діаграмі вузла (АОН).

Усі мережеві діаграми мають переваги показу взаємозалежностей завдань, часу початку та закінчення та критичного шляху (найдовшого шляху через мережу), але мережева діаграма AOA має деякі недоліки, які обмежують використання методу.

Малюнок 10.11: Приклад мережевої діаграми стрілки активності (AOA).

Три основні недоліки методу AOA:

Мережа AOA може показувати лише відносини «фініш-старт». Неможливо показати лід і відставання, за винятком додавання або віднімання часу, що ускладнює відстеження проекту.
Бувають випадки, коли фіктивні дії можуть відбуватися в мережі AOA. Манекен діяльність - це діяльність, яка показує залежність одного завдання від інших завдань, але з інших, ніж технічні причини. Наприклад, одне завдання може залежати від іншого, оскільки було б більш економічно ефективним використовувати однакові ресурси для двох; інакше два завдання можуть бути виконані паралельно. Манекен діяльності не має тривалості, пов'язаних з ними. Вони просто показують, що завдання має якусь залежність від іншого завдання.
Діаграми AOA не так широко використовуються, як діаграми AON просто тому, що останні дещо простіші у використанні, а всі програми для управління проектами можуть вмістити мережі AON, тоді як не всі можуть вмістити мережі AOA.

Критичний шлях

Критичний шлях описує послідовність завдань, які дозволили б виконати проект в найкоротші терміни. Він заснований на ідеї, що деякі завдання повинні бути виконані, перш ніж інші можуть початися. Діаграма критичного шляху є корисним інструментом для планування залежностей і управління проектом. Для того щоб визначити критичний шлях, необхідно прорахувати тривалість часу, який займе кожне завдання.

Давайте розглянемо приклад. Тривалість часу в тижнях для кожного ключового етапу оцінюється:

Таблиця 10.1 Етапи критичного шляху
Ключовий етап	Розрахунковий час в тижнях
A. Захищені кошти	0
Б. вести переговори з іншими установами	4
C. Форма консультативної групи	4
D. встановити план збору даних	6
E. Збір даних	4
F. Написати текст каталогу	4
G Ідентифікація принтера	2
H. узгодити друк контракту	2
I. Друкувати каталог	4
J. узгодити план розподілу	12
K. організувати розподіл	4
L. розподілити каталог	2

Ми дали ключовому етапу «Безпечні кошти» орієнтовний час нульових тижнів, оскільки проект не може розпочатися без наявності деякого фінансування, хоча кошторис надасть деталізацію на більш пізньому етапі. Етапи тепер можуть бути збудовані, щоб створити мережеву діаграму, яка показує, що існує три шляхи від початку до кінця і що лінії, що складають кожен шлях, мають мінімальну тривалість (рис. 10.12).

Якщо тепер ми простежимо кожен з можливих шляхів до «Розподілити каталог» (кінцева точка), враховуючи залежності, маршрут, який має найдовшу тривалість, відомий як критичний шлях. Це мінімальний час, за який можна буде завершити проект.

Малюнок 10.12: Діаграма критичного шляху

У цьому прикладі критичним шляхом є A-B—C—D—E—F—I—L, а найранішою датою завершення проекту є сума передбачуваного часу для всіх етапів критичного шляху — 28 тижнів — з моменту забезпечення фінансування. Всі ключові етапи на критичному шляху повинні бути завершені вчасно, якщо проект має бути завершений за графіком.

Якщо прогнозований загальний час набагато більше очікувань спонсора проекту, вам потрібно буде переглянути часову шкалу. Картування критичного шляху допомагає визначити діяльність, за якою потрібно стежити найбільш уважно.

Описи зображень

Малюнок 10.2 Опис зображення:

0.0 Весілля

1.0 Запрошення
- 1.1 Створити список гостей
- 1.2 Зачекайте на RSVP
- 1.3 Надішліть запрошення електронною поштою
- 1.4 Друк запрошень
2.0 Харчування
- 2.1 Знайти громадського харчування
- 2.2 Обслуговування весілля
- 2.3 Доопрацювання меню
3.0 Весільний
- 3.1 Магазин взуття
- 3.2 Пошиття та примірка
- 3.3 Магазин для сукні
- 3.4 Обираємо букет

[Повернутися до малюнка 10.2]

Текстові атрибуції

Цей розділ управління проектами є похідним від наступних текстів: