7.6: Резюме

7.1 Визначення та опис компонентів облікової інформаційної системи

• Бухгалтерська інформаційна система являє собою сукупність бізнес-процесів , які фіксують операції за допомогою журналів і бухгалтерських книг ( паперової системи) або комп'ютерних файлів (за допомогою комп'ютеризованої системи) для відстеження грошей компанії та інших активів.
• Ключовими кроками в обліковій інформаційній системі є введення, обробка та виведення.
  • Вхідні дані: Це будь-який спосіб запису транзакції.
  • Обробка: Це метод об'єднання подібних видів інформації (наприклад, додавання всіх продажів готівкою разом, щоб отримати загальну суму , відокремлену від усіх кредитних продажів; а потім додати все, щоб знайти загальний обсяг продажів).
  • Вихідні дані: Виводиться будь-який спосіб, який використовується для відображення результатів обробки.
  • Вихідний документ: це запис про те, що транзакція відбулася; вона часто використовується на етапі введення.
  • Зберігання: Це будь-який метод, який використовується для збереження результатів, створених системою. Дані, які зберігаються, витягуються і використовуються на етапі введення, обробки або виведення. Додаткові дані та інформація також зберігаються під час цих процесів.

7.2 Опишіть та поясніть мету спеціальних журналів та їх важливість для зацікавлених сторін

• Ми використовуємо спеціальні журнали для відстеження аналогічних типів транзакцій.
• Ми використовуємо спеціальні журнали для економії часу, оскільки однакові типи транзакцій відбуваються знову і знову.
• Щоб вирішити, який спеціальний журнал використовувати, спочатку запитайте: «Чи беруть участь грошові кошти?» Якщо відповідь «Так», то скористайтеся або касовими квитанціями, або журналом грошових виплат.
• Журнал грошових надходжень завжди списує готівку, але може кредитувати майже що завгодно (насамперед продажі, дебіторська заборгованість або новий кредит від банку).
• Журнал грошових виплат завжди кредитує готівку, але може дебетувати майже все (кредиторська заборгованість, кредиторська заборгованість, повернення продажів та надбавки, витрати по телефону тощо).
• Журнал продажів завжди дебетує дебіторську заборгованість і завжди кредитує Продажі. Якщо компанія використовує метод безстрокового інвентаризації, вона також списує вартість проданих товарів та кредитує запаси.
• Журнал закупівель завжди списання закупівель (якщо використовується періодичний метод інвентаризації) або інвентаризації (якщо використовується метод безстрокових запасів) та кредитів Кредиторська заборгованість.
• Щомісячний залишок з кожного зі спеціальних журналів ми заносяємо в головну книгу наприкінці місяця.
• Ми проводитись з усіх журналів до допоміжних облікових записів щодня.
• Ми використовуємо загальний журнал для операцій, які ніде не підходять — як правило, для коригування та закриття записів, а також для повернення від продажу та/або повернення покупок.
• Дочірня бухгалтерська книга дебіторської заборгованості містить всі реквізити про індивідуальні рахунки.
• Загальна сума дочірньої книги дебіторської заборгованості повинна дорівнювати загальній сумі на рахунку головної книги дебіторської заборгованості.
• Дочірня бухгалтерська книга кредиторської заборгованості містить всі реквізити про окремі кредиторські рахунки.
• Загальна сума допоміжної книги кредиторської заборгованості повинна дорівнювати загальній сумі на рахунку головної книги кредиторської заборгованості.

7.3 Аналізуйте та публікуйте транзакції за допомогою спеціальних журналів

• Правила журналів касових надходжень: Використовуйте будь-який час отримання готівки. Завжди дебет Готівкові та кредитні дебіторська заборгованість або якийсь інший рахунок.
• Правила журналів виплат готівки: Кожного разу, коли видається чек, повинен бути кредит готівкою та дебет до AP або, як правило, витрати. Завжди кредитуйте готівку та дебет Кредиторська заборгованість або інший рахунок.
• Правила журналів продажів: Використовувати тільки для продажу товарів в кредит (коли клієнти стягують суму). Завжди дебет Дебіторська заборгованість та кредит Продажі та дебет Вартість проданих товарів та кредитування товарних запасів при використанні системи безстрокових запасів.
• Правила журналів закупівель: Використовувати тільки для придбання товарів (інвентаризації) в кредит (при нарахуванні суми). Завжди дебетуйте товарні запаси при використанні системи безстрокових запасів (або закупівель при використанні періодичної системи інвентаризації) та кредитної кредиторської заборгованості.
• Щодня проводите в допоміжні книги.
• Щомісяця, наприкінці кожного місяця, після загальної кількості всіх стовпців у кожному журналі, проводите до головної книги рахунки, які включають контрольні рахунки дебіторської заборгованості та кредиторської заборгованості (головної книги). Зауважте, що єдиним стовпцем, в якому ви не публікуєте загальну суму до рахунку головної книги, є стовпець Інші рахунки. Немає рахунку головної книги під назвою Інші рахунки. Як уже згадувалося, кожен запис у цьому стовпці розміщується окремо у відповідному обліковому записі.

7.4 Підготуйте допоміжну книгу

• Графік дебіторської заборгованості - це перелік всіх індивідуальних рахунків і залишків, що становлять дебіторську заборгованість.
• Графік кредиторської заборгованості - це перелік всіх індивідуальних рахунків і залишків, що становлять кредиторську заборгованість.

7.5 Опишіть кар'єрні шляхи, відкриті для осіб, які мають спільну освіту в бухгалтерських та інформаційних системах

• Аналітика даних, системи штучного інтелекту, облікові дані безпеки даних, блокчейн-додатки та криміналістичний облік - це деякі сфери, які забезпечують нові можливості кар'єри для фахівців з бухгалтерського обліку.
• Податки і надалі готуватимуться за допомогою програмного забезпечення, яке витягує інформацію з облікової інформаційної системи.
• Інтеграція бухгалтерського програмного забезпечення з управлінням запасами та електронними платежами, що використовується Walmart та Amazon, встановить нові стандарти автоматизації бізнес-процесів.
• Криміналістичний облік, безпека даних, штучний інтелект та аналітика даних - це всі сфери, для яких компанії та державні установи будуть шукати випускників бухгалтерського обліку, які також знають про інформаційні системи.

Ключові умови

облікова інформаційна система (АІС)

сукупність бізнес-процесів, які фіксують операції за допомогою журналів та бухгалтерських книг (для паперових систем) та комп'ютерних файлів (для комп'ютеризованих систем) для відстеження операцій компанії, обробки даних, пов'язаних з цими операціями, та отримання вихідних даних, корисних для внутрішніх та зовнішніх прийняття рішень та аналіз

кредиторська заборгованість допоміжної книги

спеціальна книга, яка містить інформацію про всіх постачальників та суми, які ми їм заборгували; загальна сума всіх рахунків у допоміжній книзі кредиторської заборгованості повинна дорівнювати загальній сумі контрольного рахунку кредиторської заборгованості у головній книзі

контроль дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість у головній книзі

облік дебіторської заборгованості

спеціальна книга, яка містить інформацію про всіх клієнтів та суми, які вони заборгували; загальна сума всіх рахунків у допоміжній книзі дебіторської заборгованості повинна дорівнювати загальній сумі контрольного рахунку дебіторської заборгованості у головній книзі

штучний інтелект

комп'ютеризовані системи, які вчать використовувати міркування та інші аспекти людського інтелекту для імітації деяких завдань, які виконують люди

аудиторський слід

покроковий слід доказів, що документують історію транзакції від її заснування та всі кроки, які вона пройшла до її завершення

великі дані

набори даних з онлайн-транзакцій та інших джерел, які настільки великі, що було створено нове програмне забезпечення та методи для їх аналізу та видобутку, щоб вони могли дати уявлення про тенденції та закономірності бізнесу

блокчейн

базова технологія Bitcoin побудована на; забезпечує єдиний спільний реєстр, який використовується всіма сторонами транзакції, що призводить до більш дешевих, безпечних та більш приватних транзакцій

журнал грошових виплат

спеціальний журнал, який використовується для обліку відтоку готівки; кожен раз, коли готівка залишає бізнес, зазвичай, коли ми видаємо чек, ми записуємо в цей журнал

журнал касових надходжень

спеціальний журнал, який використовується для обліку надходжень готівки; кожен раз, коли ми отримуємо чеки та валюту від клієнтів та інших осіб, ми записуємо ці грошові надходження в цей журнал

хмарні обчислення

використання Інтернету для доступу до програмного забезпечення та засобів зберігання інформації, що надаються компаніями (зазвичай стягується плата), а не на додаток до зберігання цих даних на жорсткому диску комп'ютера компанії або в паперовому вигляді

криптовалюта

цифрова валюта, яка використовує методи шифрування для перевірки переказу коштів, але працює незалежно від банку

дані

частини бухгалтерських операцій, що становлять вхід в облікову інформаційну систему

аналітика даних

аналіз величезної кількості даних, що генеруються всіма електронними операціями, що відбуваються в бізнесі

зберігання даних/інформації

спосіб збереження даних та інформації; може бути на папері, жорсткому диску комп'ютера або через Інтернет для збереження в хмарі

планування ресурсів підприємства (ERP)

система, яка допомагає компанії впорядкувати свою діяльність і допомагає керівництву швидко реагувати на зміни

експерт система

програмне забезпечення, побудоване на базі даних; програмне забезпечення задає питання і використовує відповідь, щоб задати наступне питання або запропонувати пораду

криміналістичний облік

використання бухгалтерських та комп'ютерних навичок для пошуку шахрайства та аналізу фінансової звітності в друкованому та електронному форматах

точки продажу

момент часу, коли відбувається операція купівлі-продажу

система точок продажу (POS)

комп'ютеризована система для запису та обробки продажу негайно, коли це відбувається, як правило, шляхом сканування штрих-коду товару

журнал закупівель

спеціальний журнал, який використовується для запису закупівель товарних запасів у кредит; він завжди знімає рахунок товарних запасів (якщо використовується метод безстрокового інвентаризації) або рахунок закупівель (якщо використовується періодичний метод)

журнал продажів

спеціальний журнал, який використовується для запису всіх продажів у кредит; він завжди списує дебіторську заборгованість та продажі кредитів, а якщо компанія використовує метод безстрокових запасів, вона також дебетує вартість проданих товарів та кредитує товарний запас

графік кредиторської заборгованості

таблиця із зазначенням кожної суми заборгованості та кому вона повинна бути сплачена; загальна сума графіка повинна дорівнювати загальній сумі кредиторської заборгованості у головній книзі

графік дебіторської заборгованості

таблиця із зазначенням кожного клієнта та суми заборгованості; загальна сума графіка повинна дорівнювати загальній сумі дебіторської заборгованості у головній книзі

джерело документ

паперовий документ або електронний запис, який надає докази того, що транзакція відбулася, і включає в себе відомості про операцію

спеціальний журнал

книга оригінального запису, яка використовується для запису операцій аналогічного типу на додаток до загального журналу

поворотний документ

паперовий документ, який починається як вихідний документ з однієї частини обліково-інформаційної системи (білінг надсилає рахунок замовнику), який стає вхідним в іншу частину облікової інформаційної системи після завершення наступного етапу процесу (дебіторська заборгованість отримує платіж зроблено за рахунком)