9.1: Структура внутрішнього контролю

Last updated
Save as PDF

Page ID: 11738

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Внутрішній контроль

Ефективна структура внутрішнього контролю включає план організації компанії та всі процедури та дії, які вона вживає для:

Захистіть свої активи від крадіжок і відходів.
Забезпечити дотримання політики компанії і федерального законодавства.
Оцініть ефективність роботи всього персоналу для сприяння ефективній роботі.
Забезпечити точні та достовірні експлуатаційні дані та бухгалтерські звіти.

Вивчаючи основні процедури та дії ефективної структури внутрішнього контролю, пам'ятайте, що навіть невеликі компанії можуть отримати вигоду від використання деяких заходів внутрішнього контролю. Запобігання крадіжкам і відходів - це лише частина внутрішнього контролю.

У загальних рисах метою внутрішнього контролю є забезпечення ефективної діяльності бізнесу, що дозволяє бізнесу ефективно досягати поставлених цілей.

Елемент YouTube був виключений з цієї версії тексту. Ви можете переглянути його в Інтернеті тут: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=168

Компанії захищають свої активи шляхом (1) розділення обов'язків працівників, (2) призначення конкретних обов'язків кожному працівнику, (3) обертанням робочих завдань працівника та (4) за допомогою механічних пристроїв.

Сегрегація обов'язків працівників Сегрегація обов'язків вимагає, щоб хтось, крім працівника, відповідального за охорону активу, повинен вести облікові записи цього активу. Також співробітники поділяють відповідальність за пов'язані операції так, щоб робота одного співробітника служила перевіркою роботи інших співробітників.

Коли компанія розділяє обов'язки співробітників, це мінімізує ймовірність того, що працівник зможе викрасти активи та приховати крадіжку. Наприклад, працівник не міг вкрасти готівку у компанії, і крадіжка залишається непоміченою, якщо хтось не змінить касові записи, щоб покрити дефіцит. Для зміни записів працівник, який краде готівку, також повинен вести касовий облік або бути в змові з працівником, який веде касовий облік.

Покладання конкретних обов'язків на кожного працівника Коли відповідальність за ту чи іншу робочу функцію покладається на одного працівника, той працівник несе відповідальність за конкретні завдання. У разі виникнення проблеми компанія може швидко виявити відповідального співробітника.

Коли компанія дає кожному співробітнику конкретні обов'язки, вона може простежити втрачені документи або визначити, як була зафіксована та чи інша транзакція. Також співробітник, відповідальний за поставлене завдання, може надати інформацію про це завдання. Відповідальність за конкретні обов'язки дає людям почуття гордості та важливості, що зазвичай змушує їх хотіти виконувати в міру своїх можливостей.

Ротація робочих завдань співробітників Деякі компанії обертають робочі завдання, щоб перешкодити працівникам брати участь у довгострокових схемах, щоб викрасти у них. Співробітники розуміють, що якщо вони крадуть у компанії, наступні співробітники, призначені на їхні посади, можуть виявити крадіжку.

Часто компанії мають політику, що всі працівники повинні взяти щорічну відпустку. Ця політика також перешкоджає крадіжці, оскільки багато нечесних схем руйнуються, коли працівник не відвідує схему щодня.

Використання механічних пристроїв Компанії використовують кілька механічних пристроїв, щоб допомогти захистити свої активи. Перевірте протектори (машини, які перфоратують суму чека в чек), касові апарати та годинник часу ускладнюють працівникам зміну певних документів та записів компанії.

Ведення діловодства. Компанії повинні вести повний і точний бухгалтерський облік. Один або кілька ділових документів підтримують більшість бухгалтерських операцій. Ці вихідні документи є невід'ємною частиною структури внутрішнього контролю. Для оптимального управління вихідні документи повинні бути пронумеровані послідовно.

Найкращий метод забезпечення таких бухгалтерських записів - найняти та навчити компетентних та чесних осіб. Періодично керівники оцінюють ефективність працівника, щоб переконатися, що працівник дотримується політики компанії. Неточні або неадекватні бухгалтерські записи служать запрошенням до крадіжки нечесними співробітниками, оскільки крадіжку можна приховати легше.

Співробітники. Політики внутрішнього контролю ефективні тільки тоді, коли співробітники їх дотримуються. Щоб гарантувати, що вони виконують свою політику внутрішнього контролю, компанія повинна найняти компетентних та надійних працівників. Таким чином, виконання ефективного внутрішнього контролю починається з часу і сил, які компанія витрачає на найм співробітників. Після того, як компанія наймає співробітників, вона повинна навчати цих співробітників і чітко повідомляти їм політику компанії, наприклад, отримання належного дозволу перед здійсненням грошових виплат. Нерідко письмові посадові інструкції встановлюють обов'язки і обов'язки співробітників. Початкове навчання співробітників повинно включати чітке пояснення їх обов'язків і способів їх виконання.

Компанії повинні здійснювати адекватне страхування від нещасних випадків на активах. Ця страховка відшкодовує компанії втрату негрошового активу, такого як спеціалізоване обладнання. Компанії також повинні мати вірність облігацій на співробітників, які обробляють готівку та інші оборотні інструменти. Ці облігації гарантують, що компанії відшкодовуються збитки внаслідок крадіжки грошових коштів та інших грошових активів. З обох страхування від нещасних випадків на активах і вірності облігацій на співробітників, компанія може відшкодувати принаймні частину будь-яких втрат, що відбувається

Законодавчі вимоги. У державних корпораціях структура внутрішнього контролю компанії повинна задовольняти вимогам федерального закону. У грудні 1977 року Конгрес прийняв Закон про іноземну корупційну практику (FCPA). Цей закон вимагає від державної корпорації розробити та підтримувати ефективну структуру внутрішнього контролю та вести точні бухгалтерські записи. Цей закон відбувся частково тому, що бухгалтерські записи компанії прикривали хабарі та відкати, зроблені іноземним урядам або урядовцям. FCPA зробив цей конкретний вид хабарництва незаконним. Закон Сарбейнса-Окслі з'явився в 2002 році після скандалів за участю Enron, World Com і CPA фірми Артура Андерсона. Це відео було кілька років тому, але дасть вам веселий підсумок Сарбейнса-Окслі та скандалу Енрона.

За даними Комітету спонсорських організацій Комісії Treadway, існує п'ять компонентів структури внутрішнього контролю. Коли ці компоненти пов'язані з операціями організації, вони можуть швидко реагувати на зміни умов. Компонентами є:

Управління середовищем. Середовище контролю є основою для всіх інших елементів структури внутрішнього контролю. Середовище контролю включає багато факторів, таких як етичні цінності, філософія менеджменту, цілісність працівників корпорації та керівництво, надане керівництвом або радою директорів.
Оцінка ризиків. Після того, як суб'єкт господарювання ставить цілі, необхідно оцінити ризики (такі як крадіжка та розтрата активів) із зовнішніх та внутрішніх джерел. Дослідження ризиків, пов'язаних з кожною метою, дозволяє керівництву розробити засоби контролю цих ризиків.
Контрольна діяльність. Для усунення ризиків, пов'язаних з кожною метою, керівництво встановлює контрольну діяльність. Ці заходи включають процедури, які повинні дотримуватися працівники. Приклади включають процедури захисту активів шляхом розділення обов'язків працівників та інших засобів, про які ми говорили раніше.
Інформація та комунікація. Інформація, що стосується прийняття рішень, повинна збиратися та повідомлятися своєчасно. Події, які дають ці дані, можуть надходити з внутрішніх або зовнішніх джерел. Комунікація по всьому суб'єкту господарювання важлива для досягнення цілей керівництва. Співробітники повинні розуміти, що від них очікується і як їхні обов'язки співвідносяться з роботою інших осіб. Також важлива комунікація із зовнішніми сторонами, такими як постачальники та акціонери.
Моніторинг. Після того, як структура внутрішнього контролю буде створена, фірма повинна стежити за її ефективністю, щоб вона могла внести зміни до виникнення серйозних проблем. При тестуванні компонентів структури внутрішнього контролю компанії грунтують свою ретельність на ризику, присвоєному цим компонентам.

Щоб оцінити, наскільки добре співробітники виконують свою роботу, багато компаній використовують внутрішній аудиторський персонал. Внутрішній аудит полягає у дослідженні та оцінці відповідності співробітників політикам та процедурам компанії. Компанії наймають внутрішніх аудиторів для проведення цих аудитів. Навчені політиці компанії та обов'язки внутрішнього аудиту, внутрішні аудитори періодично перевіряють ефективність контролю та процедур у всій компанії.

Внутрішні аудитори заохочують ефективність роботи всієї компанії та попереджають про поломки в структурі внутрішнього контролю компанії. Крім того, внутрішні аудитори дають рекомендації щодо вдосконалення структури внутрішнього контролю компанії. Всі компанії та некомерційні організації можуть скористатися внутрішнім аудитом. Однак внутрішній аудит особливо необхідний у великих організаціях, оскільки власники (акціонери) не можуть бути залучені особисто до всіх аспектів бізнесу.

Внутрішній контроль - це загальна відповідальність всіх членів організації. На жаль, незважаючи на те, що компанія реалізує всі ці функції у своїй структурі внутрішнього контролю, крадіжки все одно можуть відбутися. Якщо співробітники нечесні, вони зазвичай можуть придумати спосіб крадіжки у компанії, тим самим обійти навіть найефективнішу структуру внутрішнього контролю. Важливо пам'ятати, що вартість внутрішнього контролю не повинна переважувати вигоду для компанії.

Принципи бухгалтерського обліку: перспектива бізнесу. Автор: Джеймс Дон Едвардс, Університет Джорджії та Роджер Германсон, Університет штату Джорджія. Надано: Джеймс Дон Едвардс, Університет Джорджії та Роджер Германсон, Університет штату Джорджія. Проект: Глобальний текстовий проект. Ліцензія: CC BY: Зазначення авторства

Спів CPA співає з днем народження Сарбейнса-Окслі. Автор: DBCPR. Розташований за адресою: Youtu.be/N2YLBkourtw. Ліцензія: Всі права захищені. Умови ліцензії: Стандартна ліцензія YouTube
Пісня внутрішнього контролю професора Боза. Автор: Бозанд Кейсі. Розташований за адресою: Youtu.be/8JY2DWQegry. Ліцензія: Всі права захищені. Умови ліцензії: Стандартна ліцензія YouTube