7.6:7.1 Вибір проекту - Управління проектами для навчальних дизайнерів

Last updated
Save as PDF

Page ID: 83950

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

7.1 Вибір проекту

Відвідайте Аудіозаписи для аудіоверсії цього розділу.

НАВЧАЛЬНІ ЦІЛІ

Опишіть різницю між місією, цілями та завданнями організації.
Опишіть, чим відрізняються місії в залежності від типу організації.
Визначте економічні терміни, які використовуються для вибору проектів.
Опишіть вплив фінансування, терміни та неофіційні міркування на вибір проекту.
Визначте чемпіона проекту та його роль.

Проекти вибираються з різних причин і не всі вони очевидні. Менеджер проекту повинен розуміти, чому проект був обраний над іншими варіантами, щоб він або вона могли вирівняти команду для обґрунтування вибору, зробленого вищим керівництвом.

Зображення Департаменту бізнесу, інновацій та навичок Великобританії

Місія Організації

Місія організації - це заява про те, чому вона існує. Наприклад, поліцейський відділ може мати свою місію, зазначену на дверях кожної патрульної машини - захищати та служити. Грамотно написана місія коротка і має наступні розділи:

призначення організації
Первинні зацікавлені сторони
Відповідальність організації перед зацікавленими сторонами
Пропоновані продукти або послуги

Заява про місію Департаменту IP&T BYU

Завданням кафедри навчальної психології та технології є підвищення рівня навчання шляхом вдосконалення викладання та викладання. У партнерстві з іншими відділ буде (1) шукати знання, які покращують інструкцію, (2) застосовувати знання та технології для вирішення навчальних завдань та (3) надавати студентам знання та навички в навчальних розробках, дослідженнях, оцінці та вимірюванні. ¹

Організації можна віднести до категорії прибутку, а не для отримання прибутку, а державних. Бізнес, який створюється для отримання прибутку для своїх власників та акціонерів, повинен враховувати вартість кожного проекту та скільки прибутку він, ймовірно, принесе. Заява про місію некомерційної організації, як благодійна організація, підкреслювала б послугу, яку вона надає. Некомерційна організація повинна контролювати свої витрати, щоб вона не перевищувала її фінансування, і вона завжди шукає фінансування і конкурує з іншими неприбутковими організаціями за фінансування з тих же джерел. Державна установа, як департамент поліції, схожа на неприбуткову організацію, але її джерелами фінансування зазвичай є податки та збори. Його місія включала б його обов'язки перед громадянами, яких вона представляє. Урядові організації конкурують за фінансування з боку вищих рівнів влади. Проекти, швидше за все, будуть фінансуватися, якщо пропозиція по проекту тісно узгоджується з місією організації. Менеджер проекту повинен знати про цю місію, будуючи команду та вирівнюючи її за метою проекту.

Цілі та завдання

Старші адміністратори організації вирішують, як досягти місії організації, вибираючи цілі. Наприклад, директор некомерційного дошкільного закладу, який забезпечує недорогу освіту для дітей бідних, одиноких батьків може поставити собі за мету покращити свою репутацію якості. Мета - це кінець, на який спрямовані зусилля. Директор зустрічається зі своїми співробітниками, і вони розглядають кілька шляхів досягнення цієї мети. Вони вирішують шукати сертифікацію національно відомої групи, яка оцінює якість дошкільних програм. Отримання даної атестації є об'єктивним.

У цьому тексті ми розрізняємо терміни цілі і завдання. Мета повинна мати вимірний результат. У цьому прикладі легко виміряти, чи отримує організація сертифікацію, яка є відмінною характеристикою мети. Використання цих термінів не стандартизовано в галузі або в бізнесі, але ми будемо послідовні в цьому тексті. Щоб визначити, чи є твердження метою чи об'єктом, просто запитайте, чи є вимірний результат. Пошук сертифікації є метою, яка може бути досягнута, розглядаючи його як проект, який має вимірний результат і обмежені часові рамки.

Рисунок 7.1 Взаємозв'язок між місією, цілями та завданнями

Економічні критерії відбору

Якщо місія організації полягає в тому, щоб заробити гроші, вона намагатиметься максимізувати прибуток компанії, збільшуючи гроші, що надходять або зменшуючи гроші, що виходять. Рух грошей проекту називається грошовим потоком. Гроші, що надходять, - це позитивний грошовий потік, а гроші виходять негативні. Компанія може максимізувати прибуток, підвищуючи свою операційну ефективність або виконуючи проекти. Компанія повинна збирати гроші для фінансування проектів. Компанії можуть залучити гроші трьома способами:

Зайняти його (державні організації, такі як міста і школи, можуть продавати облігації, що є формою запозичення).
Фінансувати проект з наявного заробітку.
Продати додаткові акції або частки власності в компанії.

Якщо компанія позичає гроші, вона повинна повернути позичену суму плюс додаткові відсотки. Відсотки - це відсоток від суми кредиту, який не був погашений. Погашення кредиту і відсотків зазвичай виплачується щоквартально або щорічно. Щоб претендувати на відбір, проект, який покликаний зробити або заощадити гроші, повинен мати можливість зробити наступне:

Погашайте кредити, якщо гроші повинні бути позичені для фінансування проекту
Збільшення майбутніх прибутків для акціонерів
Зробіть акції компанії більш цінними

Коли топ-менеджери в комерційній компанії вирішують, які проекти фінансувати, вони повинні розглянути ці економічні питання.

Проста окупність

Щоб допомогти менеджерам вибирати між проектами, вони можуть використовувати нескладне вимірювання під назвою простий paybac k. Якщо метою проекту є поліпшення грошового потоку - зробити його більш позитивним або менш негативним - покращений позитивний грошовий потік щороку застосовується до початкової вартості (негативного грошового потоку) проекту, щоб визначити, скільки років знадобиться, щоб погасити початкову вартість. Передбачається, що після цієї дати поліпшений грошовий потік може бути використаний для інших цілей або виплачений власникам. Наприклад, якщо компанія позичить 100 000 доларів для фінансування проекту, а проект збільшує грошовий потік на 20 000 доларів на рік, проста окупність складе п'ять років, як показано на малюнку 7.2.

Малюнок 7.2 Проста окупність

Грошовий потік з кожного року підсумовується в рядку сукупного грошового потоку. Коли сукупний грошовий потік стає нульовим або позитивним, це означає, що початкова вартість була погашена збільшеним доходом або заощадженнями, створеними інвестицією.

Компанії можуть використовувати просту окупність, щоб встановити відсічення для розгляду проекту. Наприклад, керівництво могло заявити, що не будуть розглядатися проекти, які мають окупність більше трьох років. Для проектів, які відповідають цьому критерію, проекти з більш короткими простими термінами окупності мали б перевагу в процесі відбору. Некомерційні або державні організації, швидше за все, схвалюють проекти з більш тривалими простими термінами окупності, оскільки вони не порівнюються з іншими некомерційними або державними установами на основі їх прибутковості.

Внутрішня норма прибутку

Компанії, місія яких полягає в отриманні прибутку, зазвичай намагаються отримати більше прибутку, ніж їхні конкуренти. Просто погасити кредит недостатньо. Якщо проект передбачає купівлю та встановлення обладнання для отримання прибутку, керівники можуть використовувати інший метод, який називається внутрішньою нормою прибутку (IRR). IRR - це як внутрішня процентна ставка, яку можна використовувати для порівняння прибутковості конкуруючих проектів. Для розрахунку IRR компанія щороку враховує грошовий потік за очікуваний термін експлуатації продукту проекту. Він передбачає, що частина річних грошових потоків буде негативною і що вони можуть змінюватися з року в рік через інші фактори, такі як втрата виробництва під час переходу, періодичне обслуговування та продаж уживаного обладнання. Наприклад, компанія приймає рішення про модернізацію виробничої лінії новим обладнанням на основі нової технології. Вони знають, що початковий грошовий потік - показаний у нульовому році - буде негативним через витрати на конверсію. Вони знають, що нове обладнання має очікуваний термін служби шести років, перш ніж нові технології застаріють, і в цей час вони можуть продати його за певну рятувальну вартість. Входи до розрахунку IRR - це чистий грошовий потік за кожен рік, де принаймні один з них є негативним і принаймні один з них позитивний. Результатом є відсоток, який вказує на те, наскільки добре цей проект виконує як інвестицію. (Див. Рис. 7.3.)

Малюнок 7.3 Внутрішня норма прибутковості вимірює прибутковість інвестиції.

Термін служби обладнання є частиною розрахунку IRR. Якщо керівник проекту знає, що керівництво має намір продати обладнання через шість років, члени команди можуть бути обізнані про це рішення, якщо це впливає на їх вибір.

Інші критерії відбору

Окрім заробітку грошей, є багато інших причин для вибору проекту, включаючи наступні:

Йдемо в ногу з конкурентами
Відповідність законодавчим вимогам, таким як безпека або охорона навколишнього середовища
Поліпшення публічного іміджу організації

Терміни реалізації проекту можуть бути дуже важливими. Проект може бути обраний в певний час року з наступних причин:

Накопичення профіциту бюджету на кінець року
Збільшення премії керівника за рік або квартал
Кінцевий термін перевірки фінансування або сертифікації

Якщо керівник проекту повинен внести зміни в графік у певний момент проекту, які можуть вплинути на дату його завершення, важливо знати, чи був обраний проект через терміни.

Чемпіони та суперники проекту

Окрім того, щоб знати, чому був обраний проект, важливо знати, які керівники вищої ланки підтримали або виступили проти вибору проекту та чи виступав керівник проекту за це чи ні. Оскільки більшість проектних команд складаються з людей, які не звітують керівнику проекту, але звітують перед іншими керівниками підрозділів, вони можуть бути недоступні, коли вони вам потрібні, якщо їх начальник вважає, що інші проекти важливіші. Якщо конкретний керівник запропонував проект і активно виступав за його схвалення, ця людина може стати джерелом підтримки, якщо проект зіткнеться з неприємностями і потребує додаткових ресурсів. Чемпіон проекту, який іноді називають виконавчим спонсором, є впливовою людиною, яка готова використати свій вплив, щоб допомогти проекту досягти успіху.

Для виявлення адвокатів і противників проекту можна ознайомитися з публічними документами (при їх наявності), такими як протокол зборів, на яких проект був затверджений. Далі керівник проекту може скористатися своєю неофіційною мережею довірених колег, щоб отримати свою думку. Ці обговорення повинні бути неформальними та не записуватися. Ці думки можуть бути неточними, але важливо знати, які непорозуміння існують щодо проекту. Якщо керівники в організації призначаються спонсорами проекту, чемпіоном проекту може бути інша людина.

Проект Чемпіонів Підтримка Навчання Працівників

Велика організація найняла інструкторську команду дизайнерів для підвищення ефективності роботи співробітників. Проект зайняв більше року, щоб завершити і зіткнувся з деякими невдачами через опір з боку середнього керівництва. Під час проекту деякі керівники відділів були розчаровані часом, необхідним для оцінки, інтерв'ю та впровадження тестів проектної команди, що перервало нормальний хід бізнесу. Деякі висновки проектної групи також вказували на необхідність спеціалізованої підготовки, яка поклала більше навантаження на окремі відділи, а керівники відділів відмовилися від цього додаткового навантаження.

Однак, завдяки пріоритетності керівника організації щодо покращення ефективності, команда проекту мала підтримку та повноваження продовжувати. Якби вище керівництво не посилило зусилля проектної групи, керівники відділів значно гальмували б прогрес проекту. Зрештою, проект був успішним, і керівники відділів зрозуміли, що тимчасове засмучення статус-кво дало експоненціальні вигоди організації в цілому.

КЛЮЧОВІ ВИНОСИ

Заява про місію декларує мету організації та визначає основні зацікавлені сторони, пропоновані продукти або послуги та відповідальність перед зацікавленими сторонами. Цілі - це заяви про напрямок діяльності організації, а цілі - це заходи, які досягають цих цілей з вимірними результатами.
Прибуток організації існують для отримання прибутку для своїх власників, перебуваючи в конкуренції з іншими компаніями. Некомерційні організації спрямовані на надання послуги тій чи іншій групі. Державна установа схожа на неприбуткову організацію, але її джерелами фінансування, як правило, є податки, збори та фінансування з боку більш високого рівня уряду, і вона несе відповідальність перед громадянами, яких вона представляє.
Два економічних інструменту оцінки та порівняння проектів - проста окупність і внутрішня норма прибутку. Проста окупність - це розрахунок року, коли сукупний дохід або економія за рахунок витрат грошей на проект буде відповідати або перевищувати початкову вартість проекту. Внутрішня норма прибутковості - це розрахунок середнього відсотка збільшеного грошового потоку за термін експлуатації продукту проекту.
Вибір проекту залежить від наявності коштів, що залежить від того, яким чином кожен тип організації отримує гроші за проекти. Кошти можуть бути доступні в певний час, і вибираються проекти, які можуть скористатися цією можливістю. Проекти можуть бути ініційовані з причин, які не вказані, а вивчення джерела фінансування та ймовірної мотивації чемпіонів проекту може забезпечити краще розуміння шансів проекту на успіх.
Чемпіон проекту — впливова людина, яка готова використати свій вплив, щоб допомогти проекту досягти успіху. Корисно знати, чому чемпіон проекту хоче, щоб проект досяг успіху, і бути впевненим у досягненні цієї мети, навіть якщо вона не заявлена.

^{[1] http://graduatestudies.byu.edu/node/2335}