18.5: Доставка вашої презентації як єдине ціле

Завершивши інші три рівні координації, група визначиться з ключовим меседжем, ретельно досліджує допоміжний матеріал, розробить логічні висновки та створить реалістичні рекомендації. Тому все, що стоїть між вами та успіхом, - це фактична презентація - транспортний засіб, який несе факти та ідеї вашій аудиторії. Тут важливо визнати, що якщо завдання вимагало як письмового документа, так і усного виступу, то будьте впевнені, що одне ефективно доповнює інше. Хоча ви можете посилатися на письмовий документ під час усної презентації, усну презентацію слід планувати з урахуванням думки, що не всім надається письмовий документ. Тому усна презентація може бути єдиним змістом, який вони отримують. Оскільки ви не завжди будете знати, хто отримує письмовий документ, найкраще погоджувати презентацію так, ніби ніхто не має повного письмового документа, який може служити довідковим інструментом для отримання контенту, що вимагає подальшого пояснення або доступності до детальної інформації. У той же час, якщо всій аудиторії надається письмовий матеріал, майте на увазі різні особи, які приймають рішення, можуть перебувати в аудиторії. Наприклад, креативного директора можуть цікавити тільки ваші креативні концепції, тоді як віце-президента з фінансів можуть цікавити лише цифри.

Підготовка презентації в першу чергу зосереджена на здатності вашої групи розробити чіткий план і виконання доставки. План доставки включає такі важливі елементи, як (1) мета, (2) усний зміст, (3) плаття, (4) кімната, (5) візуальні ефекти, (6) доставка та (7) репетиція, щоб гарантувати, що презентація групи є захоплюючою та корисною для вашої аудиторії, а також варта їхнього часу.

призначення

Члени групи повинні тримати на передньому краї своєї думки відповідь на питання «Чи була досягнута загальна мета - інформувати чи переконувати?» Як група, практикуйтеся тримати мету презентації явною для аудиторії. Мета ніколи не повинна ставати прихованою під час презентації. Усвідомлення кожного члена групи мети має важливе значення для підтримки правильного виду доставки. Можна мати чудовий контент для презентації та пропустити всю мету презентації. Наприклад, скажімо, вашу групу попросили зробити презентацію про Facebook і про те, як вона може бути використана у фінансовій галузі. Ви можете скористатися інформативним або переконливим підходом. Однак, якщо аудиторія - банківські професіонали - відвідує презентацію, де контент зосереджений на Facebook, а не зосереджується на його використанні у фінансовій галузі, то мета не була досягнута.

План доставки допоможе вам оцінити, чи чітко спрямована мета презентації на основну аудиторію. Крім того, група може визначити, коли і наскільки чітко вони формулюють явну мету викладу. Мета доповнюється чітким попереднім переглядом, обізнаністю аудиторії про те, які рішення йдеться, і бажанням аудиторії отримати важливу інформацію в першу чергу.

пероральний вміст

До цього моменту більша частина взаємодії групи зі змістом була з точки зору читання та письма. Настав час усно взаємодіяти з вибраним контентом, щоб переконатися, що він був розроблений для цієї аудиторії, правильно структурований та чітко сформульований. План доставки - це час для оцінки вибору слова, ідіоми та протиотрути. Працюючи з цим контентом, переконайтеся, що він підходить до мети, і що ключове повідомлення є явним, щоб аудиторія добре запам'ятовувала його.

Введення членів групи, переходи та внутрішні резюме є важливими елементами плану доставки. Правильне введення учасників групи та вмісту не відбудеться автоматично. Тому важливо практикувати це, щоб визначити, чи краще вступ підходять на початку презентації, якщо імена потрібно підкреслювати через носіння тегів імен, або якщо імена краще використовувати як частину змісту переходу. Використання лише імені може бути неефективним у деяких розмовних ситуаціях. Тому групі важливо визначити, що належне введення члена групи включає поза назвою.

Крім того, будьте послідовними; тобто визначте, чи всі використовують лише ім'я або повне ім'я, чи потрібно їм знати ваші позиції, деяке походження, або ви можете просто заявити про це в письмовому форматі, наприклад, резюме команди. Мовний контент не корисний, якщо аудиторія не сприймає ваш авторитет.

Я одягаюся, щоб вбити, але зі смаком. ~ Фредді Меркьюрі

сукня

Як і у всіх презентаціях, усвідомлення вашого зовнішнього вигляду є важливим елементом доповнення змісту вашої промови. Не соромтеся говорити і практикувати відповідне плаття в групі. Важливо виглядати як група. Дійсно розглянути питання про визначення розмовної форми групи, вирішивши, наскільки формальний або неформальний дрес-код.

Як група, загальне запитання, на яке ви хочете відповісти, полягає в тому, що наше плаття дало точне перше враження, не відволікаючи від змісту? То які речі можуть відволікати? Найпоширенішими є кольори, зайняті візерунки, одяг, яку можна інтерпретувати як спокусливу, так і великі або дзвінкі прикраси. Як група визначити, який тип сукні є ефективним для координації довіри вашої групи.

Важливо враховувати культурні, професійні та регіональні норми. Крім того, важливо продумати вибір брендингу. Часто групи хочуть брендувати себе для аудиторії. Зовсім необов'язково імітувати свою аудиторію. Наприклад, презентація продажів членам журавлинної асоціації може спонукати групу носити червоний колір. Однак журавлинна асоціація може бути не єдиним продажем вашої групи, тому ви будете змушені задати питання: чи буде кожна аудиторія презентації продажів визначати колір, який ми акцентуємо в сукні? Коротше кажучи, не дозволяйте говорити випадку бренд вас. Просто знайте, що вважається професійним для цієї презентації. Ви витратили багато часу на підготовку контенту для цієї аудиторії, тому не применшуйте його.

споруди

Не завжди можливо практикувати доставку в фактичному приміщенні, де ви будете виступати з промовою.
Однак вкрай важливо, щоб ви активно планували доставку для кімнати, відтворюючи мовну обстановку. Якщо попередній доступ до кімнати недоступний, то вам потрібно буде зайнятися плануванням, задавши низку питань планувальника презентацій. Деякі загальні речі, які слід з'ясувати, включають розмір кімнати; якщо проектор доступний та його розташування в кімнаті; чи є платформа та/або стаціонарна лекція; чи є звукова система та скільки мікрофонів; де група буде сидіти перед введенням; чи буде записана презентація; яка наявність кімнати перед презентацією; і яка кількість місць і розсадження, щоб група могла планувати зону взаємодії.

включаючи (а) покращене розуміння - допомагає аудиторії зрозуміти те, що вони чують і бачать; (б) розширена пам'ять - служить візуальним підкріпленням; (в) вдосконалена організація - візуально відображає вашу організаційну стратегію; (г) посилена увага - захоплює та підтримує інтерес аудиторії; і (е) розширене послідовність - показує а не описує.

візуальні ефекти

Термін візуальні означає як нетехнологічні наочні посібники (роздаткові матеріали, плакати, діаграми тощо), так і до технології презентації. Візуальні ефекти не повинні виглядати так, ніби кілька осіб зробили їх, а як уніфіковані для презентації групи. Всі візуальні ефекти повинні плавно вливатися в промову. Всі учасники групи повинні чітко розуміти, які візуальні матеріали або документи були попередньо запитані (щоб ви не усували їх як непотрібні під час репетиції). Багато разів краще просто проектувати або відображати візуальні ефекти. В інший час візуальні ефекти можуть бути зібрані в пакет презентації для всіх учасників аудиторії. Bohn & Jabusch (1982) припускають, що існує кілька досліджених причин, чому наочні посібники покращують презентації, включаючи (а) покращене розуміння - допомагає аудиторії зрозуміти те, що вони чують і бачать; (б) розширена пам'ять - служить візуальним підкріпленням; (c) розширена організація - візуально відображає ваші організаційна стратегія; (d) посилена увага - захоплює та підтримує інтерес аудиторії; і (е) посилене послідовність - показує, а не описує.

доставка

Чотири способи доставки - запам'ятовуються, імпровізовані, рукописні та екстемпоральні - цінні в групових презентаціях. Однак найпоширеніший спосіб пологів - екстемпоральний. Раніше в розділі обговорювалася розробка сценарію. Етап перетворення сценарію в контур доставки - скорочену версію плану підготовки (DiSanza & Legge, 2012) - є важливою частиною планування доставки. Кінцева мета полягає в тому, щоб з'ясувати, як група може бути впевнена в тому, що вся презентація залишається разом і не просто існує частинами. Контур доставки може йти настільки далеко, щоб передбачити вокальні та жести інструкції. Контур доставки не створений для читання, тому група також повинна визначити, як будуть використовуватися нотатки доповідача. Контур доставки повинен бути надано кожному члену групи, щоб кожен був знайомий з усією презентацією. Важливо встановити плани на випадок надзвичайних ситуацій для того, хто представить вміст, якщо хтось відсутній в день презентації - ведучий, який застряг у ранковому трафіку, або професіонал, який мав затримку рейсу.

Ключовим є те, щоб усі члени групи залишалися розмовними у своєму стилі доставки. Це може бути найкраще досягнуто шляхом використання ефективних стратегій доставки, таких як відповідні жести, рух та постава; відповідна міміка, включаючи зоровий контакт; і відповідна голосова доставка - артикуляція, діалект, висота, вимова, швидкість та гучність. Учасники групи повинні оцінювати один одного на чутність і вільність.

Одним з важливих запорук успіху є впевненість у собі. Важливим ключем до впевненості в собі є підготовка. ~ Артур Еш

репетиція

Репетиції призначені для остаточного полірування ваших презентацій. Настав час зміцнити логістику того, скільки членів групи представляють, де вони будуть стояти, і найбільш підходящі переходи між кожним спікером. Учасники групи повинні зростати комфортніше один з одним за допомогою репетицій. Ключовим аспектом полірування є виявлення прогалин у змісті та отримання зворотного зв'язку щодо вмісту (усного та візуального), стилю та доставки. Репетиції - хороший час, щоб вдосконалити нотатки спікера та практикувати часовий ліміт. Кількість запланованих репетицій залежить від вашої групи та кількості наданого часу на підготовку. Найважливішим елементом для групи є адаптація свого розкладу репетицій на основі чесної оцінки мовних навичок, представлених в групі.

Єдина частина групової презентації, яку ви, можливо, не зможете відрепетирувати, - це відповідь на запитання та заперечення реальних учасників аудиторії. Тим не менш, ви можете передбачити типи питань і практикувати просту стратегію того, як ви будете response— повторюючи питання, заявивши, хто з групи відповість, і відповідаючи лаконічно. Чотири найпоширеніші типи питань - це подальші питання; питання, орієнтовані на дії, орієнтовані на те, що б ви зробили, якби; гіпотетичні питання, орієнтовані на різні сценарії; і питання, що шукають інформацію. Основним способом практики є придумати принаймні три питання, на які ви хотіли б відповісти, підготувати відповідь та практикувати її під час репетиції (ів).