13.3: Види наочних посібників

У минулому прозорі плівки, що відображаються з накладними проекторами, плакатами та фліп-чартами, були поширеними наочними посібниками, але вони здебільшого були замінені комп'ютерними технологіями. Для багатьох людей термін «наочні посібники» для презентацій або виступів є синонімом PowerPoint (часто довгий, сухий, болючий PowerPoint при цьому), але це лише один з видів наочного посібника. Слід розглянути всі доступні варіанти, щоб визначити, що буде найбільш ефективним і доречним для вашої презентації.

Якщо ви носите одяг, який вам не підходить, ви жертва моди. Ви повинні носити одяг, який змушує вас виглядати краще. ~ Вів'єн Вествуд

особиста зовнішність

Деякі люди вирішили одягатися як частину своєї презентації, і це може допомогти задати тон мови або посилити певний момент. Спікер може вибрати носити светр ручної роботи в розмові про в'язання, щоб надихнути інших почати хобі. Інший оратор може обрати форму пожежника у промові про приєднання до місцевої волонтерської пожежної служби, намагаючись звернутися до поваги, яку більшість людей мають до людей у формі.

Якщо ви не одягаєтеся стосовно вашої теми, ви повинні одягатися відповідним чином для вашої аудиторії та місця проведення. Презентація професійній аудиторії або на професійній конференції піддасться відповідному діловому вбранню. Якщо ви даєте презентацію своєму місцевому загону Girl Scout, найкращий вибір може бути більш повсякденним одягом. Кожен раз, коли ви робите демонстрацію, переконайтеся, що ви одягнені належним чином, щоб дати демонстрацію. Доповідачеві складно показати, як правильно надягати скелелазіння, якщо вона носить спідницю в день презентації.

Окрім одягання відповідно до вашої аудиторії та теми, аудиторія буде приймати судження про вас ще до того, як почнеться ваша презентація. Ваше плаття, манери, те, як ви вітаєте аудиторію, коли вони приїжджають, як вас вводять, і перші слова з ваших вуст впливають на ваш авторитет і здатність спілкуватися зі своєю аудиторією. Переконайтеся, що ви спокійні та привітні до своєї аудиторії, коли вони приїжджають і вітають їх професійно. Ваш авторитет і професіоналізм страждають, коли аудиторія прибуває, і ви зайняті боротьбою навколо спроби закінчити підготовку (Дуарте, 2010).

об'єкти та реквізит

Предмети та реквізит, такі як велосипедний шолом для виступу про безпеку велосипеда або фактичний зразок продукту, який ви намагаєтеся продати, можуть значно покращити вашу презентацію. Бачачи фактичний елемент часто полегшить вашій аудиторії зрозуміти ваш сенс і допоможе вам зв'язатися зі своєю аудиторією на емоційному рівні. Реквізит може використовуватися як частина демонстрацій (розглянуто нижче) або як окремий елемент, на який ви посилаєтеся у своїй промові.

Є кілька важливих міркувань щодо використання реквізиту у вашій презентації. Якщо у вас велика аудиторія, показ реквізиту в передній частині місця може означати, що учасники аудиторії не можуть бачити елемент. Альтернативою цьому є передача предмета навколо, хоча Янг і Тревіс (2008) радять обережно передавати предмети навколо під час вашої промови, оскільки більшість людей будуть бачити об'єкт після того, як ви перейшли на свою розмову. Наявність вашого реквізиту з вашої презентації, або як вона передається навколо порушення уваги вашої аудиторії, або завдяки тому, що ваш реквізит видно, коли ви не говорите про це, відволікає вашу аудиторію та повідомлення. Щоб максимально ефективно використовувати реквізит у вашій презентації, уважно продумайте, як об'єкт буде видно всій вашій аудиторії, коли ви говорите про нього, і переконайтеся, що він поза увагою, коли ви не є.

Демонстрація

Демонстрація може служити двом різним цілям у промові. По-перше, його можна використовувати, щоб «вау» аудиторії. Демонструючи особливості вашого нового продукту, ілюструючи катастрофічний збій погано зав'язаного вузла, або запуск пробки через кімнату під час хімічного експерименту - це всі способи привернути увагу аудиторії. Демонстрація не повинна бути хитрою, але повинна додати цінності вашій презентації. Коли все зроблено добре, це може бути незабутнім моментом з вашої промови, тому переконайтеся, що він посилює центральне повідомлення вашої розмови.

Демонстрація також може бути використана для того, щоб показати, як щось робиться. Люди мають різні стилі навчання, і демонстрація процесу може допомогти візуальним учням краще зрозуміти концепцію, яку викладають. Подумайте на мить

різниця між читанням інструкцій про те, як виконувати СЛР, спостерігати за тим, як хтось виконує СЛР, і спробою СЛР на тренувальному манекені. Як свідчить величезна кількість онлайн-відео, що ілюструють, як щось зробити, є велика цінність у перегляді під час вивчення нового завдання.

Якщо ваша презентація включає процес, де бачення покращить розуміння, подумайте про включення демонстрації.

Оскільки у вас є обмежений час для презентації, переконайтеся, що ваші демонстрації стислі, добре відрепетировані та видимі для всієї аудиторії. Будьте готові до того, що демонстрація не вдасться і мати резервний план на місці. Краще рухатися вперед з презентацією, ніж турбуватися про спробу зробити вашу демонстрацію ідеальною або фіксованою. Однак, якщо ви надаєте демонстрацію свого нового продукту, переконайтеся, що він максимально вільний від помилок. Якщо ви не можете бути позитивними, продукт буде працювати, як очікувалося, краще пропустити демонстрацію.

плакати і фліп-чарти

Якщо ви представляєте невеликій аудиторії, близько десятка людей, ви можете використовувати плакат, а не PowerPoint. У центрі уваги вашого плаката має бути підтримка вашого основного повідомлення, і його можна залишити позаду, щоб нагадати тим, хто відвідує вашу презентацію після того, як ви пішли. Плакати повинні виглядати професійно (наприклад, не рукописними), бути видимими для всіх в кімнаті та дотримуватися правил оформлення, описаних далі в цьому розділі. Перед презентацією ви повинні запитати, чи повинні бути розвішані плакати або бути вільно стоять. Для плакатів, які будуть вішатися зі стіни, вистачить міцного плаката або матових дощок. Якщо ваш плакат буде вільно стоячи або якщо ви збираєтеся використовувати один і той же плакат для декількох презентацій, вам слід розглянути можливість використання триразової табло.

Інші текстові наочні посібники включають білі дошки та фліп-чарти. Обидва можуть бути використані для написання або малювання під час презентації, і їх слід використовувати з кількома застереженнями. Написання під час вашої презентації фактично забирає

ваш час розмови, тому переконайтеся, що враховуйте це у свій час розмови. Говорити та писати одночасно може бути складним, оскільки аудиторії буде важко обробляти те, що вони чують, коли вони також намагаються прочитати те, що ви пишете. Крім того, якщо ви пишете, вам потрібно бути обережним, щоб не відвертатися спиною до своєї аудиторії, що ускладнює їх чути вас і для вас, щоб зв'язатися з вашою аудиторією. Розбірливий почерк, який можна побачити на відстані, має першочергове значення, тому використання такого роду наочних посібників слід обмежити невеликою аудиторією. Хоча деякі оратори пишуть і малюють, щоб виділити важливі моменти, це вимагає величезної кількості навичок і практики. Для тих, хто має менш розвинені навички, фліп-чарти найкраще обмежуватися ситуаціями, коли вхід аудиторії необхідний для направлення або продовження презентації (Duarte, 2008).

Душа ніколи не мислить без картини. ~ Аристотель

аудіо та відео

Велика кількість оцифрованого аудіо та відео тепер доступна для включення та вбудовування у вашу презентацію. Виберіть короткі кліпи; Янг і Тревіс (2008) рекомендують всього 10- 20 секунд, але це частково буде залежати від тривалості презентації, мети презентації, а також змісту кліпу і релевантності. Ви не повинні мати презентацію в основному складається з аудіо/відео кліпів. Виберіть лише кліпи, які підкріплюють повідомлення або служать відповідним сегментом у вашій наступній темі.

При включенні аудіо або відео у свою промову існує кілька технічних міркувань. Важливо, щоб кліп був належним чином відкликаний, щоб почати саме там, де ви хочете, щоб він почав грати. Це відволікає як від уваги вашої аудиторії, так і від вашого авторитету, коли ви кидаєтеся з технологіями під час виступу. Також важливо, щоб ваш формат файлу можна було відтворювати на комп'ютері, який ви використовуєте. Оскільки не всі комп'ютери будуть відтворювати всі формати файлів, обов'язково протестуйте відтворюваність і гучність звуку перед презентацією. Знову ж таки, повертаючись до надання професійного вигляду від вашої першої взаємодії з аудиторією, ви повинні випрасувати технічні деталі, перш ніж вони увійдуть в кімнату. Як і у випадку з демонстрацією, якщо ваш кліп не відтворюється належним чином, рухатися далі, а не намагатися виправити проблему. Буріння з технологіями - це марна трата дорогоцінного часу вашої аудиторії.

роздатковий матеріал

Існує багато шкіл думки про використання роздаткових матеріалів під час презентації. Найпоширенішою практикою є те, що ведучі надають копії своїх слайдів PowerPoint учасникам до або після презентації. Це настільки поширене явище, що деякі академічні та професійні конференції вимагають, щоб доповідачі представили свої слайди до початку заходу, тому копії слайдів можуть бути зроблені для кожного учасника. Незважаючи на цю переважну тенденцію, вам слід уникати використання слайдів як роздаткових матеріалів, оскільки вони служать різним цілям. Використання слайдів презентації в якості роздаткового матеріалу як короткозмінює ваші слайди, так і не вдається як роздатковий матеріал.

Роздаткові матеріали найкраще використовувати для доповнення змісту вашої розмови. Якщо ви надаєте статистичні дані, ваш слайд може показувати лише відповідну статистику, зосереджуючись на висновку, який ви хочете, щоб ваша аудиторія зробила. Ваш роздатковий матеріал, з іншого боку, може містити повну таблицю даних. Якщо вам потрібно показати складну діаграму або діаграму, роздатковий матеріал буде більш розбірливим, ніж намагатися втиснути всю цю інформацію на слайд. Оскільки вам потрібно спростити дані, щоб зробити їх зрозумілими на слайді, роздатковий матеріал може містити докази вашого повідомлення таким чином, який є розбірливим, деталізованим, складним та демонструє повагу до часу та інтелекту аудиторії (Tufte, 2003).

Вам не потрібно включати все в свою розмову, і вам не потрібно упаковувати всю інформацію в свої слайди. Напишіть роздатковий документ з такою кількістю деталей, як ви хочете, і тримайте слайди простими. Ведучі часто відчувають необхідність відобразити всі дані та інформацію, яку вони мають, щоб вони виглядали обізнаними, поінформованими та ретельно підготовленими. Ви можете допомогти полегшити це почуття, створивши роздатковий матеріал з усіма детальними даними, які ви хочете, що залишає ваші слайди відкритими, щоб зосередитися на вашому ключовому повідомленні (Reynolds, 2008).

Є багато правдивих тверджень про складні теми, які занадто довгі, щоб поміститися на слайді PowerPoint. ~ Едвард Туфте

Створення відповідного роздаткового матеріалу займе додатковий час для ведучого, але це призведе до винесення документа, який буде стояти самостійно, і слайд-шоу, яке фокусується на ефективному візуальному контенті. Duarte (2008) і Tufte (2003) рекомендують роздаткові матеріали тільки для щільної, докладної інформації. Рейнольдс (2008) розширює цю ідею, відзначаючи, що ваш роздатковий матеріал повинен бути достатньо повним, щоб стояти на вашому місці, оскільки ви не будете там, щоб представити інформацію або відповісти на запитання.

Коли поширювати роздатковий матеріал також сильно обговорюється. Настільки поширена практика надання роздаткових матеріалів на початку презентації, що може здатися неправильним порушувати конвенцію. Важливо розуміти, однак, що якщо люди мають перед собою папір, поки ви говорите, їхня увага буде розділена між роздатковим матеріалом, іншими вашими наочними посібниками та вашими словами. Щоб протистояти цьому, ви можете розглянути питання про розповсюдження роздаткових матеріалів, оскільки вони потрібні під час презентації та надання часу людям, щоб переглянути їх, перш ніж продовжувати (Vasile, 2004). Це може бути не життєздатним варіантом для коротших презентацій, і переривання потоку презентації може бути важко відновити. Якщо наявність документів перед аудиторією не є абсолютно критичним для успіху презентації, роздаткові матеріали повинні бути розподілені в кінці презентації.

слайдер

Slideware є загальним терміном для програмного забезпечення використовується створення і відображення слайд-шоу, таких як Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive презентація, Zoho Show та інші. Складається з окремих слайдів, спільно відомих як слайд-палуба, слайд-дека є де-факто стандартом для презентаційних наочних посібників, незважаючи на критичні зауваження та скарги щодо формату. По правді кажучи, проблема не в програмному забезпеченні, а в використанні програми. У центрі уваги більшої частини цієї глави будуть пропозиції та кращі практики для створення ефективних слайдів колоди, які будуть мати високий вплив і уникнути багатьох скарг slideware недоброзичливців. Перед цим обговоренням існує два різних стилів презентації слайдів, які слід згадати.

Картина - це вірш без слів. ~ Горацій

Печа Куча

Печа Куча - це метод представлення за допомогою слайд-деки з 20 слайдів, які відображаються протягом 20 секунд на слайд, автоматично просуваються і, як правило, не містять тексту (Duarte, 2008). Цей метод розпочався в 2003 році як спосіб стримувати тривалість презентацій архітекторів і продовжує зростати в популярності, але все ще зарезервований переважно для людей креативних індустрій (Lehtonen, 2011). Через обмежувальний формат презентації в стилі Печа Куча допомагають спікеру практикувати редагування, темп, спілкуватися з аудиторією, зосереджуватися на повідомленні та використовувати зображення замість слів (Beyer, 2011).

Prezi

Хоча не зовсім slideware, Prezi є цифровим презентаційним програмним забезпеченням, яке відривається від стандартної презентації слайд-палубі. Це вимагає від користувачів намітити свої теми, перш ніж додавати в першу чергу зображення орієнтованого контенту (Panag, 2010). Замість того, щоб гортати слайд-деку, ведучий збільшує та зменшує презентацію, щоб візуально продемонструвати з'єднання, недоступні в інших слайд-програмах. Дизайн програмного забезпечення піддається більш швидко змінюваним візуальним ефектам. Це допомагає тримати глядача залученим, але також піддається надмірному заповненню порожнього полотна зображеннями (Yee & Hargis, 2010).

Швидко рухаються зображення Prezi і, часом, незвичайний рух можуть змусити користувачів запаморочитися або дезорієнтуватися. Ретельна робота необхідна під час планування та практики, так що точка розмови не вау-фактор програмного забезпечення Prezi, але щоб ваші візуальні ефекти покращили вашу презентацію. Найкращий спосіб дізнатися більше про цей новий інструмент - відвідати веб-сайт Prezi, щоб переглянути приклади (http://prezi.com/explore/).
Якщо ви вирішили використовувати Prezi в корпоративному середовищі, ви повинні настійно розглянути один з платних варіантів з єдиною метою видалення логотипу Prezi з презентації.