5.4: Належна практика документації (GDP)

Незалежно від практики керівництва, які дотримуються, всі вони демонструють ту саму філософію практики документації, яку іноді називають належною практикою документації (GDP). FDA використовує абревіатуру ALCOA (атрибутивну, розбірливу, сучасну, оригінальну та точну) для опису важливості GDP. Ключем до ALCOA є ретельна документація для забезпечення відтворюваності та простежуваності.

Позиція FDA (і найбільш якісна система) щодо документації полягає в тому, «якщо це не записано, це не було зроблено». Належна документація має важливе значення в регульованій компанії від відкриття до рук замовника. Він надає контролюючим органам, адвокатам, патентним відомствам та видавцям експертної оцінки інформацію, необхідну для перевірки виробничого процесу продукту. Хоча регуляторні органи говорять вам, що ви повинні робити, вони не говорять вам, як. Сучасна належна виробнича практика (CGMP), наприклад, не є рецептом для виробництва, а керівними принципами. Цей розділ зосереджується на деяких загальних та важливих елементах документації, яка зустрічається як на регульованому, так і на нерегульованому робочому місці.

Документація служить трьом основним цілям:

1. Як інструмент проектно-планування, документація покращує комунікацію цілей та пріоритетів проекту.
2. Документація містить історичний запис про те, хто, що-коли-де-чому-як; що було зроблено, як це було зроблено, що було змінено, хто це зробив, коли це сталося і чому це було зроблено. Точні записи часто є найкращим захистом фірми в судових справах.
3. Це вимагається CGMP, ISO, QSR та GLP керівних принципів та правил, які чітко визнають, що документація має здоровий глузд.

Фраза «документація та простежуваність» знайома всім компаніям, які повинні дотримуватися правил FDA. Компанія повинна мати можливість надавати записи, щоб продемонструвати простежуваність всіх частин готової продукції, включаючи, але не обмежуючись ними, сировину, проміжні продукти та партії кінцевої партії. Кінцевий продукт може бути випущений тільки в тому випадку, якщо документація, яка простежила його від початку до кінця, завершена, продукт відповідав всім необхідним технічним характеристикам продукції, і він був виготовлений з дотриманням необхідних правил. Тому регульовані компанії мають системи, які забезпечують запис роботи, що відповідні документи завершені та що документи зберігаються в безпечному та легко витягуваному місці.

Документи, які архівуються, повинні бути легко витягнуті у випадках, коли клієнти ставлять під сумнів якість придбаного товару або коли компанія перевіряється або перевіряється регулюючим органом. У всіх випадках наслідки відсутності документації можуть бути важкими. Дійсно, саме виживання компанії залежить саме від цих документів. Документація, мабуть, перша і найбільш значуща вимога CGMP, необхідна в новій біотехнологічній компанії. Завдання полягає в тому, щоб встановити, з обмеженими ресурсами та невеликим персоналом, який може мати обмежений досвід роботи з CGMP, такий же ступінь відповідності CGMP, як і більші фармацевтичні компанії.

У деяких компаніях у міру розробки нового продукту для виробництва процес ведення обліку часто розглядається як гальмування прогресу проекту. Документація уповільнює і обтяжує щоденні операції через час, витрачений на заповнення та підписання форм, а потім ретельно їх архівування. Однак ярлика немає. Хоча різання кутів на ведення обліку може здатися вигідним спочатку, відсутність документації може спричинити затримки, викликаючи непотрібне повторення фундаментальних експериментів та процесів або призвести до помилкових висновків. Коли компанія виробляє фармацевтичну продукцію, вона виробляє два продукти: препарат і додані документи, які пішли на виготовлення препарату.

Таким чином, документація функції для: Записувати, що було зроблено, встановити право власності, надати працівникам конкретні інструкції про те, як виконати завдання, розробити специфікації продукції, продемонструвати процедуру була виконана правильно, записувати експериментальні параметри, надати докази trail, забезпечує простежуваність, встановлює договір між компанією і споживачем і встановлює договір між компанією і контролюючими органами.

Види документації

Документація має важливе значення у всіх сферах біотехнології, хоча конкретні типи документів та системи документації різняться залежно від типу робочого місця. Кожна компанія матиме набір документів для відображення їх потреб і вимог. Існує три широких класи документів.

1. Директивні документи інструктують співробітників про те, як виконувати завдання. Приклади включають стандартні операційні процедури та протоколи.
2. Документи збору даних записують дані, щоб надати докази того, що директивний документ був виконаний і виконаний правильно.
3. Документи зобов'язань викладають систему якості організації; цілі та стандарти, які вони зобов'язуються дотримуватися. Заяви про місію, заяви про бачення та заяви про якість - все це приклади документів про зобов'язання.

Лабораторні зошити

Ця документація дає можливість дослідникам реконструювати свою роботу, вирішувати проблеми, виявляти помилки та довести науковому співтовариству, що їх результати були належним чином отримані та точно повідомлені. Лабораторні блокноти можуть бути використані для встановлення патентної претензії, присвоєння кредиту на оригінальне відкриття, цілісності даних документів для публікації та усунення проблем. Тому важливо, щоб він був написаний незмивною чорнилом і був розбірливим, чітким та повним. Лабораторні дані можуть бути пред'явлені в судових процесах. Він може бути розглянутий будь-яким регулюючим органом, який його запитує. Цілісність ноутбуків важлива навіть у нерегульованих дослідницьких лабораторіях.

Ноутбук може бути використаний для документування даних для підтримки наукових публікацій, які використовували державне фінансування, можуть підтримувати заявку на патент або можуть підтримувати досліджувану нову заявку на лікарський засіб або нову заявку на ліки до FDA. Брудний лабораторний ноутбук, або один не підтримується з цілісністю, може призвести до втрати патенту, маючи грантове фінансування відкликано, необхідності погасити грантове фінансування, доведеться платити штрафи, втратити роботу і отримати випробувальний термін і тюремний термін.

Досліджуйте!

Прочитайте наступну новину статтю про наукові проступки вченого з ВІЛ. У чому звинувачується доктор Хан? Які деякі «помилки» він зробив, яких він міг би легко уникнути? З якими наслідками він стикається, коли його визнають винним у наукових проступках?

www.desmoinesregister.com/story/новини/злочин і суди/2015/07/01/донг-пю-ханзасудження-йова-держава-вчений-СНІД-вакцина-шахрайство/29560297/

Дізнатися більше можна тут: https://en.Wikipedia.org/wiki/Scientific_misconduct

Стандартні операційні процедури (СОП)

Люди на виробничих потужностях використовують інші документи, крім лабораторних зошитів. Стандартні операційні процедури (СОП), які описують, як виконувати завдання, мають важливе значення у виробничих приміщеннях. Процедура - це письмовий документ, який надає покроковий контур того, як виконується завдання. Більшість виробничих потужностей (і багато лабораторій) використовують процедури для інструктування персоналу про те, як виконувати процедури або завдання. Кожен дотримується однакових процедур, щоб забезпечити послідовне та правильне виконання завдань. СОП повинні бути написані так, щоб вони були чіткими, легкими у виконанні та могли вмістити незначні зміни в приладобудуванні. СОП, як правило, пишуться в командних реченнях, а не в розповіді. Розміщення і розподіл СОП контролюються і документуються, і вони переглядаються на періодичній основі.

Стандартні операційні процедури описують, що потрібно для виконання завдання, які проблеми можуть виникнути і як з ними боротися, як задокументувати, що завдання було виконано правильно, і, нарешті, хто кваліфікований або відповідальний за роботу.

СОП важливі з багатьох причин

1. Забезпечуйте послідовність кожного разу, коли виконується процедура або процес.
2. Служити нагадуваннями, щоб переконатися, що робота виконана належним чином
3. Використовується для навчання нових співробітників правильному способу виконання роботи
4. Зменшити можливість відмови, дозволивши співробітнику виконати будь-яке завдання

Форми

Форми часто пов'язані з СОП. Ці форми вимагають від особи, яка виконує завдання контролювати процес або процедуру в міру його виконання. Заповнення пробілів та ініціалізація кроків під час їх проходження гарантує правильність виконання кроків. На виробництві бланк часто має заготовки для запису інформації про ідентифікаційні/номери партій сировини, ваги, часу, температури та іншої інформації, необхідної для контролю якості кінцевого продукту. У деяких виробничих лабораторіях свідок повинен підписати ключові кроки.

Протоколи

Термін протокол може використовуватися для позначення процедури, яка буде виконана один раз і може застосовуватися до завдання або експерименту, який призначений для відповіді на питання або перевірки гіпотези. Протокол окреслює кроки, які слід дотримуватися при виконанні експерименту. СОП не призначені для того, щоб привести до відповіді на питання або перевірити гіпотезу. Протоколи в дослідницьких питаннях розглядаються постійно. У виробничих приміщеннях вирішуються питання, пов'язані з експлуатаційними характеристиками продукції, впливом зберігання (як короткострокового, так і довгострокового) на продукт, якістю продукту в різних умовах і т.д.

Звіти

Звіт - це формальний документ, в якому описуються результати виконаного завдання. У звіті узагальнено те, що було зроблено, ким, навіщо, дані (результати) та висновки. Доповідь пишеться в оповіданні, адресованому певному типу читача, з достатньою базовою інформацією та технічною інформацією для досягнення відповідної кількості інформації. Наприклад, звіти керівництву вищого рівня можуть не містити стільки конкретних деталей, скільки звіти, що стосуються регуляторів. Деякі доповіді публікуються в наукових журналах, наприклад, доповіді фундаментальних наукових досліджень. Інші звіти, наприклад, про розслідування, проведені в компанії, можуть бути опубліковані або не публікуватися, але повинні бути доступні інспекторам.

Досліджуйте!

Дізнайтеся про офіс доброчесності досліджень (ORI). Що вони роблять? Перейдіть за посиланням: http://ori.hhs.gov/case_summary. Виберіть випадок, який ви вважаєте цікавим, і підсумуйте висновки ОРІ та покарання.

Лабораторні звіти та наукові праці мають чотири типові функції

1. Щоб переконати інших людей прийняти вашу гіпотезу на основі даних, які ви представили.
2. Щоб опублікувати свої дані, методи, матеріали та результати для інших дослідників
3. Стати прийнятою частиною наукового співтовариства, вносячи свій внесок у сукупність знань
4. Надати запис досліджень для документації, зберігання та майбутньої довідки

Журнали

Журнали використовуються для ведення інформації про стан і обслуговування обладнання або приладів. Журнали, як правило, пов'язані зошити. Всякий раз, коли інструмент або одиниця обладнання використовується, калібрується, проводиться профілактичне обслуговування, а інструмент або предмет ремонтується, ця інформація записується в ноутбук.

Аналітичні документи лабораторії

Аналітичні лабораторні документи містять дані аналітичних тестів, які вимірюють деякі параметри в зразку. Клінічні лабораторії аналізують кров на клітинні компоненти, іони, ліки та рівень ферментів. Продукт є результатом тесту. Документація включає зразок, що перевіряється, і методику тестування. Елементи аналітичного лабораторного документа відрізняються від лабораторії до лабораторії і сильно залежать від нормативних актів - таких як CLIA (докладніше про це в наступному розділі!).

Системи нумерації

Ідентифікаційні номери використовуються для однозначної ідентифікації елементів. Ідентифікаційні номери використовуються для відстеження та використовуються для узагальненої інвентаризації; сировини, продукції, обладнання та навіть документів! Ідентифікаційні номери повинні ідентифікувати товар однозначно.

Етикетки

Етикетки ідентифікують інструменти, сировину, продукцію чи інші предмети. Формат етикетки та вміст суворо регулюються FDA. Чи можете ви знайти CFR для маркування ліків?

Форми ланцюга поставок

Ланцюг зберігання - це термін, який стосується ведення непорушеного запису про володіння зразком з моменту його збору шляхом доставки, отримання, зберігання, аналізу або розпорядження. Ланцюгові документи - це метод організації інформації про зразки. Встановлення процедур ланцюга зберігання є необхідним, оскільки результати тестування або аналізу можуть бути доказом у судових процесах. Кожному зразку присвоюється унікальний ідентифікаційний номер і вхід і вихід, як він обробляється. Щоб продемонструвати важливість форм ланцюга опіки, врахуйте, судовий вирок О.Дж. Сімпсона був заснований на неадекватній документації ланцюга зберігання доказів ДНК. Хоча наука про відбитки пальців ДНК була здоровою та суворою, погана документація того, хто обробляв зразки крові, коли, де і як, призвела до виправдувального вироку.

Навчальні записи

FDA вимагає задокументованої програми безперервного навчання для дотримання правил CGMP. Гарантія якості відповідає за перевірку того, чи впроваджена програма навчання CGMP і що вона є постійною програмою. На додаток до навчання CGMP, правила вимагають, щоб усі працівники були належним чином навчені своїм службовим функціям, незалежно від того, є вони новими найманими працівниками або існуючими працівниками, які вивчають нові методології чи експлуатацію нового обладнання. Навчання базується на власних письмових та затверджених СОП компанії. Він повинен бути добре задокументований і забезпечує необхідні інструменти та експертизу, необхідні для навчання співробітників.

Нормативні подання

Нормативні подання - це документи, призначені для задоволення вимог зовнішнього контролюючого органу. Фармацевтичні компанії повинні звернутися до FDA, показуючи свої попередні дослідження препарату, їх план клінічних випробувань та іншу відповідну інформацію, перш ніж вони зможуть почати польові випробування нового препарату на людях.

Пакетні записи (BPR)

Пакетне виробництво записів (BPR) є вимогою належної виробничої практики. Вони є точною копією відповідного головного виробничого та контрольного запису. BPRs ретельно розроблені таким чином, щоб вся відповідна інформація про процес була задокументована і продемонстрована в письмовій формі. BPRs повинні бути перевірені на точність і повинні бути підписані та датовані групою якості перед їх використанням у виробництві. BPR - це комбінація документа SOP та форми, оскільки вона спрямовує операторів у тому, як зробити продукт, і кожен крок має пробіли, які заповнюються під час виконання техніком дії.

Для критичних кроків свідок зобов'язаний спостерігати і підписуватися на БНР. Пакетні записи є юридичними документами і є частиною процесу перевірки відповідності. Відділ якості офіційно видає запис партії виробничій бригаді, і важливо, щоб заготовки заповнювалися під час виконання процедур. BPRs можуть знаходитися в центральному місці або поширюватися в різних районах за умови, що вони легко витягуються та подаються логічно та впорядковано. BPRs повинні зберігатися мінімум 1 рік після закінчення терміну придатності відповідної партії продукту.

Малюнок\(\PageIndex{1}\): Зміст пакетного запису (Кредит зображення Дж. О'Грейді, CC BY 4.0)

Електронна документація

Біотехнологічна сфера використовує різноманітну і складну суміш як паперової, так і електронної документації. Є багато переваг і недоліків для обох, але компанії, як правило, вибирають процес документації, який найкраще відповідає їх потребам, дотримуючись нормативних вимог. У відповідь на широке використання електронної документації та попит на систематичне регулювання такої документації, у 1997 році FDA випустив регламент 21 CFR Part 11 Електронні підписи; Остаточне правило, для вирішення цих проблем. У 2003 році FDA випустила свій остаточний «Керівництво для промисловості Частина 11, Електронні записи; Електронні підписи - сфера застосування».

Метою цих нормативних актів є заохочення фармацевтичних компаній до впровадження сучасних методів електронної документації, вимагаючи від них перевірки цих електронних методів як безпечні, надійні та настільки ж доступні для пошуку, як практика паперової документації. У наступній таблиці викладено деякі словникові запаси, що використовуються щодо 21 CFR Part 11.

21 CFR Частина 11

1. Аудиторський слід. Комп'ютер генерується часовою міткою слід.
2. Біометрія. Метод ідентифікації особистості фізичної особи.
3. Закрита система. Доступно тільки людям, яким потрібна система.
4. Електронний лабораторний ноутбук. Комп'ютерні програмні програми, призначені для використання в якості лабораторного ноутбука.
5. Електронні записи. Текст, графіка, дані, аудіоінформація, яка створюється, модифікована, підтримується, архівується, витягується або поширюється комп'ютерною системою.
6. Електронний підпис. Еквівалент рукописного підпису.
7. Програмне забезпечення для шифрування. Переводить інформацію в секретний код
8. Гібридна система. Використовує обидві системи; паперові та електронні.
9. Лабораторна інформаційна система управління (LIMS). Комп'ютерна система управління лабораторією

Досліджуйте!

Прочитайте наступну статтю про ненавмисні наукові проступки при використанні паперових лабораторних зошитів. З того, що ви дізналися в цій статті, які приклади ненавмисних наукових проступків? Як електронний блокнот може допомогти уникнути деяких підводних каменів наукових проступків за допомогою електронних зошитів?

Управління змінами в документації

Виробничий об'єкт повинен дотримуватися однакових процедур до листа з кожною партією виробленого продукту, і важливо, щоб всі допоміжні лабораторні аналізи також підтримували єдиний набір протоколів для надійного отримання послідовного результату. Це жорстке дотримання ретельно описаних процедур допомагає запобігти непослідовним результатам, але затьмарює поліпшення, які можуть допомогти поліпшити або впорядкувати процес. Коли зміни вносяться, зміни ретельно узгоджуються усіма залученими сторонами, і всі залучені повинні мати процедуру введення змін.

Як правило, запит на внесення змін до методів, зразків даних або інструкцій з калібрування може бути зроблений будь-ким, хто постраждав від запропонованої зміни. Запит оформляється в письмовій формі відповідно до встановленого компанією Порядку внесення змін. Комітет або менеджер із забезпечення якості зазвичай затверджує такий запит залежно від ієрархічної структури компанії та змін, що вносяться. Відділ забезпечення якості, як правило, відповідає за те, щоб усі копії застарілих документів архівувалися в електронному вигляді, а друковані копії видаляються та знищуються. Вони також відповідають за моніторинг діяльності, щоб гарантувати, що затверджені зміни включені в рутинну робочу діяльність лабораторії, і зміна не мала відомих шкідливих наслідків.

Зберігання та пошук документів

Дуже важливо, щоб усі файли, пов'язані з виробництвом продукції, зберігалися надійно та були легко доступні під час перевірок системи якості (наприклад, аудиторами FDA або ISO). Всі записи, коли вони не використовуються, повинні зберігатися в замкнених (і пожежобезпечних) складських приміщеннях. Безпека комп'ютерних даних буде підтримуватися стандартними операційними процедурами обробки даних для обмеження входу в інформацію комп'ютерних даних.

Як довго зберігаються записи, визначається нормативними актами, виготовленим продуктом та політикою компанії. Записи, які виникли та підтримуються як друковані копії, зберігаються протягом п'яти років та трьох років після випуску партії. Багато компаній перейшли на переклад паперу в електронний формат через п'ять років і трималися на невизначений термін. Записи, створені комп'ютером, зберігатимуться в такому вигляді на невизначений термін, з належною обережністю, щоб зберігати їх у безпечному, безпечному сховищі.

Підсумовуючи, всі отримані та використані матеріали, а також всі процедури та процеси, за якими слідує фірма, ретельно описуються та дотримуються, залишаючи паперовий слід, який ретельно архівується. Однак, обтяжливим це може бути для компанії; це важливо для забезпечення якості та захисту фірми від судових процесів. Крім того, цей паперовий слід потрібно багатьом регулюючим органам і є ключовим для доступу до міжнародних ринків.

Документ Регламент

Залежно від використовуваної системи якості (і правил, що стосуються цієї системи якості), існує багато різних типів вимог до документації системи якості. Нижче наведено дуже короткий огляд правил системи якості в системах CGMP та ISO 9000.

21 ЛЮТ 21

Розділ 21 Розділ 1 CFR містить всі правила, що стосуються безпечного виробництва харчових продуктів, ліків, медичних виробів, діагностичних та біологічних продуктів для використання людьми та тваринами під наглядом FDA. (fda.gov) Документація знаходиться під частиною 211.

Досліджуйте!

Перейдіть до бази даних CFR та знайдіть частину 211.

Який підрозділ охоплює записи? Як довго потрібно вести записи? Коротко опишіть кожен з записів і звітів 8 підчастин обкладинки.

Документація ISO 9001

Дійсна система якості, навіть добровільна, така як ISO 9001, вимагає суворої документації та дисциплінованого ведення обліку. Деякі види діяльності з ведення обліку, необхідні ISO 9000, включають, але не можуть обмежуватися, навчальні записи, політики, процедури, інструкції, протоколи, записи закупівель, дані випробувань, аудиторські записи та калібрувальні записи. Цей тип документації є частиною доказів, необхідних для того, щоб показати, що компанія дотримується вказівок ISO у своїй системі управління якістю і як така, є необхідним компонентом у підтримці своєї акредитації.

Процеси документування в організації можуть відрізнятися в залежності від розміру організації, сфери діяльності, складності її діяльності та багатьох інших факторів. Однак одне можна сказати точно, для сертифікації ISO 9001 ця документація повинна бути ретельною, повною та актуальною. Керівництво ISO 9001:2015 щодо документації дозволяє організації гнучкість у тому, як вона вирішує документувати свою систему управління якістю (СМК). ISO дозволяє кожній компанії визначити, яка документація необхідна для підтвердження ефективного планування, експлуатації та контролю її процесів, а також постійного підвищення ефективності її СМК. ISO9001:2015 пункт 4.4 Системи управління якістю та його процеси вимагають від організації «підтримувати документовану інформацію в обсязі, необхідному для підтримки роботи процесів та збереження документованої інформації в обсязі, необхідному для впевненості в тому, що процеси є здійснюється, як планувалося». (ISO, 2015). Керівництво щодо вимоги до документованої інформації для ISO можна знайти тут: http://www.iso.org/iso/documented_information.pdf

Перевірте свої знання!

Як менеджер з якості Proteins 'R Us, ви контролюєте відділ якості фармацевтичної фірми і були повідомлені адвокатом клієнта про те, що його клієнт зазнав серйозної шкоди від вашого антибіотичного продукту і мав намір подати до суду на відшкодування збитків. Поясніть, яким чином кожен з наступних документів може зіграти роль у захисті вашої фірми від цього судового розгляду:

1. Лабораторні блокноти R & D
2. Щомісячні звіти від НДДКР до керівництва вищого рівня
3. Журнали виробничого обладнання
4. Етикетка продукту
5. Ланцюг опіки форми
6. Записи про навчання виробничого персоналу
7. BPRs