Skip to main content
LibreTexts - Ukrayinska

8.3: Опишіть внутрішній контроль в організації

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    2367

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

    Використання внутрішнього контролю значно відрізняється в різних організаціях різного розміру. У випадку з малим бізнесом впровадження внутрішнього контролю може бути складним завданням через обмеження витрат або через те, що невеликий штат може означати, що один керівник або власник матиме повний контроль над організацією та її діяльністю. Власник, відповідальний за всі функції, має достатньо знань, щоб уважно стежити за всіма аспектами організації та може належним чином відстежувати всі активи. У менших організаціях, в яких делегуються обов'язки, необхідно розробити процедури, щоб забезпечити належне відстеження та використання активів.

    Коли власник не може мати повного нагляду та контролю над організацією, необхідно розробити системи внутрішнього контролю. Коли діє відповідна система внутрішнього контролю, вона взаємопов'язана з усіма аспектами діяльності суб'єкта господарювання. Відповідна система внутрішнього контролю пов'язує відділи бухгалтерського обліку, фінансів, операцій, кадрів, маркетингу та продажів всередині організації. Важливо, щоб управлінська команда, а також співробітники визнавали важливість внутрішнього контролю та їх роль у запобіганні втрат, моніторингу ефективності та плануванні на майбутнє.

    Елементи внутрішнього контролю

    Сильна система внутрішнього контролю заснована на однакових послідовних елементах:

    • встановлення чітких обов'язків
    • належна документація
    • адекватне страхування
    • відокремлення активів з-під зберігання
    • поділ обов'язків
    • використання технологій

    Встановлення чітких обов'язків

    Правильно розроблена система внутрішнього контролю чітко диктує відповідальність за певні ролі всередині організації. Коли є чітке постановка відповідальності, питання, які розкриваються, легко простежуються і відповідальність покладена там, де вона належить.

    Як приклад уявіть, що ви є менеджером найкращого йогурту Галактики. На будь-яку зміну у вас працюють три співробітника в магазині. Один співробітник призначається керівником зміни, який здійснює нагляд за операціями двох інших співробітників на зміну і гарантує, що магазин представлений і функціонує належним чином. З двох інших співробітників один може нести повну відповідальність за управління касовим апаратом, а інші обслуговують клієнтів. Коли доступ до індивідуального касового апарату має тільки один співробітник, якщо є перевищення або нестача готівки, це можна простежити до одного співробітника, який відповідає за касовий апарат.

    Належна документація

    Ефективна система внутрішнього контролю підтримує належну документацію, включаючи резервні копії, для відстеження всіх транзакцій. Документація може бути паперовими копіями або документами, які генеруються і зберігаються комп'ютером, наприклад, на флеш-накопичувачах або в хмарі. З огляду на можливість виникнення якогось виду природних (торнадо або повені) або техногенних (підпалів) катастроф, навіть самий основний з підприємств повинен створювати резервні копії документації, які зберігаються за межами майданчика.

    Крім того, будь-яка документація, що генерується щоденними операціями, повинна управлятися відповідно до внутрішнього контролю. Наприклад, коли найкращий йогурт Galaxy закривається щодня, один співробітник повинен закрити та узгодити грошовий ящик, використовуючи попередньо пронумеровані форми в ручці, щоб гарантувати, що жодна форма не може бути змінена або змінена іншим працівником , який може мати доступ до готівки. У разі помилки співробітник, відповідальний за внесення змін, повинен спочатку внести будь-які зміни на бланку. Якщо є спеціальні замовлення на торти або іншу продукцію, бланки замовлення повинні бути попередньо пронумеровані. Використання попередньо пронумерованих документів забезпечує гарантію того, що всі продажі фіксуються. Якщо бланк не пронумерований, можна підготувати наказ, а працівник може потім забрати гроші, не дзвонивши замовлення в касу, не залишаючи запису про продаж.

    Адекватне страхування

    Страхування може бути значною вартістю для організації (особливо покриття відповідальності), але це необхідно. При адекватному страхуванні активу, якщо він буде втрачений або знищений, стороння сторона відшкодує компанії збитки. Якщо активи втрачені внаслідок шахрайства або крадіжки, страхова компанія розслідує збитки та висуне кримінальні звинувачення проти будь-якого працівника, якого визнали причетним. Дуже часто роботодавець буде вагатися, щоб переслідувати кримінальні звинувачення проти працівника через ризик позову або поганої розголосу. Наприклад, працівник може припустити, що припинення було пов'язане з віком і збирається подати до суду на компанію. Крім того, може виникнути ситуація, коли компанія зазнала збитків, таких як крадіжка, і вона не хоче повідомляти широкій громадськості , що в її системі безпеки є потенційні недоліки.

    Якщо страхова компанія висуває звинувачення від імені компанії, це захищає організацію, а також виступає стримуючим фактором, якщо співробітники знають, що страхова компанія завжди буде переслідувати крадіжку. Наприклад, припустимо, менеджер найкращого йогурту Galaxy вкрав 10 000 доларів готівки протягом двох років. Власник магазину йогуртів, швидше за все, подасть страховий позов, щоб стягнути 10 000 доларів, які були вкрадені. При належному страхуванні страхова компанія відшкодує магазину йогурту гроші, але потім має право стягнути звинувачення та стягнути свої збитки з працівника, який був спійманий на крадіжці. Власник магазину не матиме контролю над зусиллями страхової компанії стягнути $10,000 і, ймовірно, буде змушений звільнити співробітника, щоб зберегти страховий поліс.

    Відокремлення активів з-під зберігання

    Відокремлення активів з-під зберігання гарантує, що особа, яка контролює актив, також не може вести бухгалтерський облік. Ця дія заважає одному співробітнику брати дохід від бізнесу та вводити транзакцію на облікові записи, щоб приховати її. Наприклад, одна людина всередині організації може відкрити конверт, який містить чек, але інша людина введе чек в облікову систему організації. Що стосується найкращого йогурту Galaxy, один співробітник може порахувати гроші в ящику каси наприкінці ночі та примирити їх із продажами, але інший працівник перерахує гроші, підготує банківський депозит та забезпечить внесення депозиту в банку.

    Поділ обов'язків

    Правильно розроблена система внутрішнього контролю гарантує, що щонайменше двоє (якщо не більше) людей беруть участь у більшості транзакцій. Метою поділу обов'язків є забезпечення наявності перевірки і балансу на місці. Один загальний внутрішній контроль полягає в тому, щоб один працівник розміщував замовлення на інвентаризацію, а інший працівник отримував замовлення, як він доставляється. Наприклад, припустимо, що співробітник «Найкращого йогурту Galaxy» розміщує замовлення на інвентаризацію. Крім необхідного інвентарю, працівник замовляє додаткову коробку штучних коробок. Якщо цей працівник також отримує замовлення, він або вона може забрати шматочки додому, і магазин все одно заплатить за них. Підписання чеків - ще один важливий аспект поділу обов'язків. Як правило, людина, яка виписує чек, також не повинен підписувати чек. Крім того, особа, яка розміщує замовлення на постачання, не повинна писати чеки для оплати рахунків за ці поставки.

    Використання технологій

    Технологія зробила процес внутрішнього контролю простішим і доступнішим для всіх підприємств. Є дві причини того, що використання технологій стало більш поширеним. Перший - це розробка більш зручного обладнання, а другий - зниження витрат на охоронні ресурси. У минулому, якщо компанія хотіла систему безпеки, їй часто доводилося звертатися до зовнішньої охоронної фірми, а витрати на забезпечення та моніторинг системи були непомірними для багатьох малих підприємств. В даний час системи безпеки стали відносно недорогими, і не тільки у багатьох малих підприємств зараз їх є, вони зараз зазвичай використовуються власниками житлових будинків.

    Що стосується застосування ресурсів безпеки, деякі підприємства використовують камери спостереження, орієнтовані на ключові напрямки діяльності організації, такі як касовий апарат та ділянки, де виконується більшість робіт. Технологія також дозволяє компаніям використовувати захист паролем на своїх даних або системах, щоб співробітники не могли отримати доступ до систем і змінювати дані без авторизації. Підприємства також можуть відстежувати всі дії співробітників в системі інформаційних технологій.

    Навіть якщо бізнес використовує всі елементи сильної системи внутрішнього контролю, система настільки ж хороша, як і нагляд. Оскільки обов'язки, штат і навіть технології змінюються, системи внутрішнього контролю потребують постійного перегляду та вдосконалення. Перевірки внутрішнього контролю, як правило, проводяться не внутрішнім керівництвом, а внутрішніми аудиторами, які забезпечують неупереджену перспективу того, де працює контроль і де їх можна вдосконалити.

    Цілі внутрішнього контролю в урядовому органі

    Внутрішній контроль поширюється не тільки на державні та приватні корпорації, а й державні установи. Часто уряд контролює одне з найважливіших активів сучасності: дані. Незахищена фінансова інформація, включаючи податкові дані, соціальне забезпечення та державні ідентифікаційні дані, може призвести до крадіжки особистих даних і навіть може надати ізгоям доступ до даних, які можуть поставити під загрозу безпеку нашої країни. Державні установи вимагають від своїх підрядників належного внутрішнього контролю та дотримання належних етичних кодексів.

    ЕТИЧНІ МІРКУВАННЯ

    Етика в державних підрядниках

    Державні установи - це не єдині організації, необхідні для здійснення належного внутрішнього контролю та кодексів етики. У рамках ділових відносин між різними організаціями державні установи також вимагають від підрядників та їх субпідрядників запровадження внутрішнього контролю для забезпечення дотримання належної етичної поведінки. Рада Федерального регулювання придбання (FAR) викладає положення відповідно до FAR 3.10, 7, які вимагають від державних підрядників та їх субпідрядників впровадження письмового «Кодексу ділової етики та поведінки підрядників» та належного внутрішнього контролю забезпечити дотримання кодексу етики. Також необхідна програма навчання співробітників, розміщення плакатів гарячої лінії генерального інспектора агентства та система внутрішнього контролю для сприяння дотриманню встановленого кодексу етики. Підрядники повинні розкривати порушення федерального кримінального законодавства, пов'язані з шахрайством, конфліктом інтересів, хабарництвом або порушеннями безоплатних; порушеннями цивільного Закону про фальшиві вимоги; і значні переплати за договором, що не виникли внаслідок платежів за контрактом фінансування. 8 Такий внутрішній контроль допомагає забезпечити належне управління організацією та її діловими відносинами.

    Щоб визнати значну потребу у внутрішньому контролі всередині уряду, а також забезпечити та забезпечити дотримання вимог, Офіс підзвітності уряду США (GAO) має власні стандарти внутрішнього контролю в рамках федерального уряду. Усі державні установи підлягають управлінню відповідно до цих стандартів, і однією з цілей ГАО є проведення аудитів установ для забезпечення належного контролю та дотримання. Стандарти внутрішнього контролю в федеральному уряді розташовані в публікації, яка називається «Зелена книга», або Стандарти внутрішнього контролю в Федеральному уряді.

    ПОСИЛАННЯ НА НАВЧАННЯ

    Державні організації мають свої потреби у внутрішньому контролі. Прочитайте GAO «Зелену книгу», щоб дізнатися більше про ці процедури внутрішнього контролю.

    Цілі внутрішнього контролю в некомерційній

    Некомерційні організації (NFP) мають такі ж потреби у внутрішньому контролі, як і багато традиційних комерційних організацій. У той же час існують унікальні виклики, з якими стикаються ці сутності. Виходячи з цілей та статутів організацій NFP, у багатьох випадках ті, хто керує організаціями, є волонтерами. Як волонтери, лідери НФП можуть не мати такого ж досвіду підготовки та кваліфікації, як ті, хто займає аналогічну комерційну позицію. Крім того, керівник волонтерів часто розділяє час між організацією та повноцінною кар'єрою. З цих причин внутрішній контроль у NFP часто не реалізується належним чином, і може бути більший ризик втрати контролю. Проміжок контролю виникає, коли є відхилення від стандартного протоколу управління, що призводить до збою у процесах або системах внутрішнього контролю та/або запобігання шахрайству. Невдача виникає в ситуації, коли результати не досягли заздалегідь поставлених цілей або виправдали очікування.

    Некомерційні організації мають додаткову категорію фінансів, які потребують захисту, крім своїх активів. Вони повинні забезпечити, щоб вхідні пожертви використовувалися за призначенням. Наприклад, багато коледжів та університетів класифікуються як організації NFP, а пожертвування є значним джерелом доходу. Однак пожертвування часто спрямовуються на конкретне джерело. Наприклад, припустимо, що випускник Альфа-університету хоче зробити пожертвування в розмірі 1 000 000 доларів на бізнес-школу для студентських стипендій. Внутрішній контроль буде відстежувати, що пожертвування, щоб гарантувати, що він сплачував стипендії для студентів бакалаврату в бізнес-школі і не використовувався для будь-яких інших цілей в школі, щоб уникнути потенційних юридичних питань.

    Визначення та застосування принципів внутрішнього контролю при отриманні та видачі грошових коштів

    Грошові кошти можуть бути основною частиною багатьох господарських операцій. Уявіть собі казино в Лас-Вегасі або великий продуктовий магазин, такий як Publix Super Markets, Wegmans Food Markets або ShopRite; в будь-якому з цих налаштувань мільйони доларів готівкою можуть переходити в руки протягом декількох хвилин, і це може пройти через руки тисяч співробітників. Внутрішній контроль гарантує, що всі ці грошові кошти надходять на банківський рахунок суб'єкта господарювання. Перший контроль - моніторинг. Камери не тільки стратегічно розміщені по всьому магазину, щоб запобігти крадіжкам магазинів і злочинності з боку клієнтів, але камери також розташовані по всіх областях, де готівка змінює руки, наприклад, над кожним касовим апаратом або в казино над кожним ігровим столом. Ці камери постійно контролюються, часто виїзні на центральному місці персоналом, які не мають ніякого відношення до співробітників, які обробляють готівку, і всі кадри записуються. Цей ретельний моніторинг ускладнює неправомірне використання готівки.

    Крім того, доступ до готівки жорстко контролюється. У продуктовому магазині кожен працівник має свій власний грошовий ящик із встановленою сумою готівки. У будь-який момент будь-який співробітник може звірити продажі, зафіксовані в системі, з залишком готівки, який повинен бути в ящику. Якщо доступ до шухляди обмежений одним працівником, цей працівник несе відповідальність, коли готівка відсутня. Якщо один конкретний працівник постійно не вистачає готівки, компанія може розслідувати і стежити за працівником уважно, щоб визначити, чи нестачі пов'язані з крадіжкою або якщо вони випадкові, наприклад, якщо вони стали наслідком помилок у підрахунку змін. У казино кожен раз, коли відбувається транзакція, і коли відбувається зміна зміни для дилерів, готівка підраховується в режимі реального часу. Співробітники казино, розсіяні по ігровому майданчику, постійно стежать за грою, на додаток до тих камер спостереження за лаштунками.

    Технологія відіграє важливу роль у підтримці внутрішнього контролю, але інші принципи також важливі. Якщо працівник робить помилку, пов'язану з готівкою, наприклад, робить помилку в транзакції на касовому апараті, працівник, який допустив помилку, як правило, не може виправити помилку. У більшості випадків менеджер повинен переглянути помилку та усунути її перед внесенням будь-яких коригувань. Ці зміни реєструються, щоб гарантувати, що керівники не очищають помилки для конкретних працівників за схемою, яка може означати змову, яка вважається приватною співпрацею або угодою насамперед для обманної, незаконної чи аморальної причини чи мети. Обов'язки також відокремлюються для підрахунку готівки на руках та забезпечення точності записів. Часто в кінці зміни керівник або співробітник, крім відповідальної за готівку, несе відповідальність за підрахунок готівки в межах грошового ящика. Наприклад, в продуктовому магазині зазвичай працівник, який перевіряв клієнтів на зміну, потім підраховує гроші в реєстрі і готує документ, що передбачає підрахунки за зміну. Потім цей працівник подає підрахований лоток керівнику, наприклад, головному касиру, який потім повторює процес підрахунку та документації. Два рахунки повинні бути рівними. Якщо є невідповідність, його слід негайно дослідити. Якщо магазин приймає чеки та платежі кредитною/дебетовою карткою, ці способи платежів також включені в процес перевірки.

    У багатьох випадках продажі також були задокументовані або паперовою стрічкою, або комп'ютеризованою системою. Кінцева мета - визначити, чи рівні суми продажів за зміну грошових коштів, чеків та операцій з кредитною/дебетовою карткою. Наприклад, якщо в реєстрі зміни були продажі $800, то документація підрахованих готівки і чеків, плюс документація кредитної/дебетової картки також повинні додати до $800.

    Незважаючи на збільшення використання кредитних карт споживачами, наша економіка все ще рухається готівкою. Оскільки грошові кошти відіграють дуже важливу роль у суспільстві, необхідно докласти зусиль для її контролю та забезпечення того, щоб вона потрапила до належних областей всередині організації. Витрати на розробку, підтримку та моніторинг внутрішнього контролю є значними, але важливими. Враховуючи мільйони доларів готівки, які можуть пройти через руки працівників у будь-який день, висока вартість може бути цілком варто, щоб захистити потік готівки всередині організації.

    ПОСИЛАННЯ НА НАВЧАННЯ

    Внутрішній контроль настільки ж важливий для неприбуткових підприємств , як і в комерційному секторі. Дивіться цей посібник для неприбуткових підприємств для створення та підтримки належних систем внутрішнього контролю, наданих Національною радою некомерційних організацій.

    ПРОДУМАЙТЕ ЦЕ

    Наймання затверджених постачальників

    Один внутрішній контроль, який часто мають компанії, - це офіційний список «затверджених постачальників» для закупівель. Чому важливо мати затверджений список постачальників?

    Виноски