6.2: Порівняйте та порівняйте вічні та періодичні системи інвентаризації

Last updated
Save as PDF

Page ID: 2208

$ \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } $ $ \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} $$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

Існує два способи, за допомогою яких компанія може враховувати свої запаси. Вони можуть використовувати вічну або періодичну систему інвентаризації. Давайте розглянемо характеристики цих двох систем.

Характеристика систем безстрокової та періодичної інвентаризації

Безстрокова система інвентаризації автоматично оновлює та записує рахунок запасів кожного разу, коли відбувається продаж або купівля запасів. Ви можете вважати це «записом, як ви йдете». Визнання кожної купівлі-продажу відбувається відразу після продажу або покупки.

Періодична система інвентаризації оновлює та записує рахунок запасів у певний, запланований час наприкінці операційного циклу. Оновлення та розпізнавання можуть відбутися наприкінці місяця, кварталу та року. Існує розрив між продажем або купівлею інвентарних запасів і тим, коли діяльність інвентаризації визнається.

Загальноприйняті принципи бухгалтерського обліку (GAAP) не містять необхідної системи запасів, але система періодичних запасів використовує рахунок закупівель для задоволення вимог до визнання за GAAP. Вимоги МСФЗ дуже схожі. Основна відмінність полягає в тому , що активи оцінюються за чистою реалізаційною вартістю і можуть бути збільшені або зменшені у міру зміни значень. Відповідно до GAAP, як тільки значення зменшуються, їх не можна знову збільшити.

Фото заводського поверху, що показує штабелі ящиків. — Малюнок 6.8 Системи інвентаризації (Кредит: «Без назви» Марчіна Вічарі/Flickr, CC BY 2.0)

ПРОДОВЖЕННЯ ЗАСТОСУВАННЯ

Операції мерчендайзингу

Gearhead Outfitters - це роздрібний продавець обладнання, пов'язаного з відкритим небом, таким як одяг, взуття, рюкзаки та туристичне спорядження. Тому одним з найбільших активів на балансі Gearhead є запаси. Правильне подання запасів у книгах компанії призводить до ряду проблем бухгалтерського обліку, таких як:

Який метод обліку товарно-матеріальних запасів доречний?
Як часто слід підраховувати інвентар?
Як буде цінуватися інвентар в книгах?
Чи є якийсь із запасів застарілим, і якщо так, то як він буде враховуватися?
Чи весь інвентар включений в книги?
Чи включені предмети в якості інвентарю в книги, яких не повинно бути?

Правильне застосування принципів бухгалтерського обліку є життєво важливим для ведення точних книг і записів. У бухгалтерському обліку запасів важливими є принцип узгодження, оцінка, відсічення, повнота та припущення витрат. Чи відповідає Gearhead вартість продажу з самим продажем? Чи включалися лише інвентаризації, які належали компанії на дату закінчення періоду? Чи підрахувала Gearhead весь інвентар? Можливо, деякі товари перебували в дорозі (на вантажівці для продажу щойно зробленої, або на шляху до Gearhead). Яке правильне припущення витрати для Gearhead для точного обліку запасів? Чи повинен він використовувати метод першого в, перший вихід, або останній, перший вихід?

Це всі проблеми бухгалтерського обліку, з якими стикається Gearhead стосовно запасів. Оскільки запаси представлятимуть одну з найбільших статей на балансі, життєво важливо, щоб управління Gearhead дбайливо ставилося до рішень, пов'язаних з обліком запасів. Маючи на увазі такі міркування, як валовий прибуток, оборот запасів, задоволення попиту, системи точок продажу та своєчасність бухгалтерської інформації, які ще проблеми з бухгалтерським обліком можуть виникнути щодо процесів обліку запасів компанії?

Порівняння систем інвентаризації

Існують деякі ключові відмінності між вічними та періодичними системами інвентаризації. Коли компанія використовує безстрокову систему інвентаризації та здійснює покупку, вона автоматично оновлює рахунок товарних запасів. У рамках періодичної системи інвентаризації закупівлі оновлюватимуться, тоді як товарний запас залишатиметься незмінним, поки компанія не підрахує та не перевірить залишок запасів. Цей підрахунок і перевірка зазвичай відбуваються в кінці річного звітного періоду, який часто припадає на 31 грудня року. Залишок рахунку товарних запасів відображається на балансі, тоді як рахунок закупівель відображається у Звіті про прибутки та прибутки при використанні методу періодичних запасів. Вартість проданих товарів відображається у Звіті про прибутки та прибутки за методом безстрокових запасів.

У записі журналу відображається дебет товарних запасів за $ та кредит до кредиторської заборгованості за $ під заголовком «Безстроковий», після чого дебет Покупки за $ та кредит до кредиторської заборгованості за $ під заголовком «Періодичний».

Повернення або надбавка за безстроковими системами інвентаризації оновлює товарний запас для будь-якої зниженої вартості. Під періодичними системами інвентаризації оновлюється тимчасовий рахунок «Повернення покупок та надбавки». Повернення та надбавки за покупки - це обліковий запис contra, який використовується для зменшення покупок.

У записі журналу відображається дебет до кредиторської заборгованості за $ та кредит на товарний запас за $ під заголовком «Безстроковий», а потім дебет до кредиторської заборгованості за $ та кредит на повернення та надбавки за $$ під заголовком «Періодичні».

Коли знижка на покупку застосовується за безстроковою системою інвентаризації, товарний запас зменшується на суму знижки. У рамках періодичної системи інвентаризації, Знижки на придбання (тимчасовий, протилежний рахунок), збільшується на суму знижки та товарний запас залишається незмінним.

У записі журналу відображається дебет до кредиторської заборгованості за $ та кредити до грошових та товарних запасів, як для $ $ під заголовком «Безстрокова», а потім дебет до кредиторської заборгованості за $ та кредитів на готівку та знижки на купівлю, кожен за $ під заголовком «Періодичні».

Коли продаж відбувається за безстроковими системами інвентаризації, потрібні два записи: один для визнання продажу, а інший - для визнання вартості продажу. Щодо вартості продажу, товарний запас та вартість проданих товарів оновлюються. При періодичних системах інвентаризації ця вартість запису на продаж не існує. Визнання вартості товару відбувається лише в кінці періоду, коли вносяться коригування та закриваються тимчасові рахунки.

У записі журналу відображається дебет до дебіторської заборгованості за $ та кредит на Продажі за $, а потім кредит на Вартість товарів, проданих за $, та кредит на товарний запас за $ під заголовком «Безстроковий», після чого дебет дебіторської заборгованості за $ та кредит на продажі за $ під заголовком» Періодичні».

Коли відбувається повернення продажів, системи безстрокових запасів вимагають визнання стану запасів. Це означає зменшення COGS та збільшення товарного запасу. У системах періодичних запасів визнається лише прибутковість продажу, але не запис стану запасів.

У записі журналу відображається дебет на повернення продажів та надбавки за $ та кредит до дебіторської заборгованості за $, а потім кредит на товарний запас за $ та кредит на вартість товарів, проданих за $, під заголовком «Безстроковий», а потім дебет на повернення продажів та надбавки на $ та кредит на Дебіторська заборгованість за $ під заголовком «Періодична».

Надбавка на продаж та знижка на продаж дотримуються однакових форматів запису для вічних або періодичних систем інвентаризації.

У записі журналу відображаються дебети з повернення продажів та надбавок за $, кредит до дебіторської заборгованості за $, списання готівки та знижки на продаж, кожен для $, і кредит до дебіторської заборгованості за $, все це під заголовком «Безстрокова та періодична».

Коригування та закриття записів для системи безстрокових запасів

Ви вже вивчали коригування записів та процес закриття в попередніх обговореннях, але мерчандайзингова діяльність вимагає додаткового коригування та закриття записів запасів, знижки на продаж, повернення та надбавки. Тут ми коротко обговоримо ці додаткові записи закриття та коригування, оскільки вони стосуються системи вічних запасів.

Наприкінці періоду система вічних запасів матиме оновлений рахунок товарних запасів; єдине, що залишається зробити, це порівняти фізичний підрахунок запасів з тим, що є в книгах. Фізичний підрахунок інвентаризації вимагає від компаній робити ручну «перевірку запасів» інвентаризації, щоб переконатися, що те, що вони записали на книгах, відповідає тому, що вони фізично мають на складі. Відмінності можуть виникнути через неправильне управління, усадку, пошкодження або застарілі товари. Усадка - це термін, який використовується, коли запаси або інші активи зникають без ідентифікованої причини, наприклад, крадіжки. Для вічної системи інвентаризації слід коригувати запис, щоб показати цю різницю. Цей приклад передбачає, що товарний запас завищений у бухгалтерських записах і його потрібно скорегувати вниз, щоб відобразити фактичну вартість на руках.

У записі журналу відображається дебет на Вартість проданих товарів за $ та кредит на товарний запас за $ з позначкою «коригувати товарний запас на книгах».

Якщо фізичний підрахунок визначає, що товарні запаси занижені в бухгалтерських записах, товарні запаси потрібно збільшити за допомогою дебетового запису, а COGS буде зменшено за допомогою кредитного запису. Регулювальним записом є:

У записі журналу відображається дебет на товарний запас за $ та кредит на Вартість проданих товарів за $ з позначкою «коригувати товарний запас книг».

Щоб підсумувати потенційний процес коригування, після того, як товарний запас був перевірений фізичним підрахунком, його балансова вартість коригується вгору або вниз, щоб відобразити фактичні запаси на руках, з супутнім коригуванням на COGS.

Не тільки коригування товарних запасів повинно відбутися наприкінці періоду, але потрібно закрити тимчасові рахунки мерчандайзингу, щоб підготувати їх до наступного періоду. Тимчасові рахунки, що вимагають закриття, - це продажі, знижки на продаж, повернення продажів та надбавки та вартість проданих товарів. Продажі закриються тимчасовими рахунками залишку кредиту до резюме доходів.

У записі журналу відображається дебет Продажі за $ та кредит до резюме доходу за $.

Знижки на продажі, повернення продажів та надбавки, а також вартість проданих товарів закриються тимчасовими дебетовими рахунками балансу до резюме доходів.

У записі журналу відображається дебет до резюме доходу для $ та кредитів на знижки на продаж, повернення продажів та надбавки та вартість проданих товарів, кожен для $.

Зверніть увагу, що для періодичної системи інвентаризації кінець періоду коригування вимагає оновлення до COGS. Щоб визначити вартість проданих товарів, бізнесу доведеться подивитися на початковий залишок запасів, покупки, повернення покупок та надбавки, знижки та кінцевий залишок запасів.

Формула для обчислення COGS така:

Вартість проданих товарів дорівнює початковим запасам плюс чисті закупівлі мінус кінцеві запаси.

де:

Чисті покупки дорівнюють (брутто) закупівлі мінус знижки на покупку мінус повернення покупки і надбавки.

Після встановлення балансу COGS проводиться коригування товарних запасів та COGS, а COGS закривається для підготовки до наступного періоду.

Таблиця 6.1 узагальнює відмінності між системами безстрокового та періодичного інвентаризації.

Безстрокове та періодичне порівняння транзакцій

Транзакція	Безстрокова система інвентаризації	Періодична система інвентаризації
Придбання інвентарю	Запис вартості на рахунок запасів	Запис вартості на рахунок покупок
Повернення покупки або допомога	Запис для оновлення інвентарю	Запис на покупку Повернення та надбавки
Знижка на покупку	Запис для оновлення інвентарю	Запис на придбання знижок
Продаж товарів	Запишіть два записи: один для продажу та один для вартості продажу	Запишіть один запис на продаж
Повернення продажів	Запишіть дві записи: один для повернення продажів, один для вартості поверненого запасів	Запис один запис: повернення продажів, вартість не визнана
Посібник на продаж	Однакові в обох системах	Однакові в обох системах
Знижка на продаж	Однакові в обох системах	Однакові в обох системах

Таблиця 6.1 Існує кілька відмінностей у розпізнаванні рахунків між безстроковими та періодичними системами інвентаризації.

Є переваги та недоліки як у вічної, так і періодичної системи інвентаризації.

КОНЦЕПЦІЇ НА ПРАКТИЦІ

Точки-оф-продажу системи

Удосконалення в точкових системах продажу (POS) спростили колись виснажливе завдання управління запасами. POS-системи з'єднуються з програмами управління запасами, щоб зробити дані в режимі реального часу доступними для оптимізації бізнес-операцій. Вартість управління запасами зменшується за допомогою цього інструменту підключення, що дозволяє всім підприємствам залишатися в курсі технологій, не «розбиваючи банк».

Однією з таких POS-систем є Square. Square приймає багато типів платежів і оновлює облікові записи кожного разу, коли продаж відбувається через хмарну програму. Square, Inc. розширила свої пропозиції продуктів, включивши Square for Retail POS. Цей вдосконалений продукт дозволяє підприємствам негайно з'єднати витрати на продаж та інвентаризацію. Бізнес може легко створювати замовлення на купівлю, розробляти звіти про вартість проданих товарів, керувати запасами запасів та оновлювати знижки, повернення та надбавки. За допомогою цієї програми клієнти мають гнучкість платежів, і підприємства можуть приймати поточні рішення, щоб позитивно вплинути на зростання.

Переваги та недоліки системи безстрокового інвентаризації

Безстрокова система інвентаризації дає оновлення в режимі реального часу та підтримує постійний потік інвентаризаційної інформації, доступної для осіб, які приймають рішення. З розвитком технологій точок продажу запаси оновлюються автоматично і передаються в облікову систему компанії. Це дозволяє менеджерам приймати рішення щодо закупівель запасів, запасів та продажів. Інформація може бути більш надійною, з відомими точними витратами на покупку, цінами продажу та датами. Хоча періодичний фізичний підрахунок запасів все ще потрібен, вічна система інвентаризації може зменшити кількість разів необхідні фізичні підрахунки.

Найбільші недоліки використання безстрокових систем інвентаризації виникають через обмеження ресурсів на вартість і час. Це дорого підтримувати автоматичну систему інвентаризації в актуальному стані. Це може заборонити меншим або менш усталеним компаніям інвестувати в необхідні технології. Час зобов'язання навчати та перекваліфікувати персонал для оновлення інвентаризації є значним. Крім того, оскільки фізичних підрахунків запасів менше, показники, записані в системі, можуть кардинально відрізнятися від рівнів запасів на фактичному складі. Компанія може не мати правильних запасів запасів і може приймати фінансові рішення на основі неправильних даних.

Переваги та недоліки системи періодичної інвентаризації

Періодична система інвентаризації часто менш витратна і трудомістка, ніж системи безстрокового інвентаризації. Це пояснюється тим, що не відбувається постійного ведення обліку запасів або навчання і перепідготовки співробітників для ведення системи. Складність системи ускладнює виявлення обґрунтування витрат, пов'язаного з функцією інвентаризації.

Хоча як періодичні, так і вічні системи інвентаризації вимагають фізичного підрахунку запасів, періодична інвентаризація вимагає більшої кількості фізичних підрахунків. Це оновлює рахунок запасів частіше, щоб фіксувати точні витрати. Знання точних витрат раніше в бухгалтерському циклі може допомогти компанії залишатися на бюджеті і контролювати витрати.

Однак необхідність частого фізичного підрахунку запасів може призупиняти ділові операції кожного разу, коли це робиться. Є більше шансів на усадку, пошкодження або застарілі товари, оскільки інвентар не постійно контролюється. Оскільки постійного моніторингу немає, може бути складніше приймати миттєві бізнес-рішення щодо потреб у запасах.

Хоча кожна система інвентаризації має свої переваги та недоліки, більш популярною системою є вічна система інвентаризації. Можливість мати дані в режимі реального часу для прийняття рішень, постійне оновлення запасів, а також інтеграція в точкові системи, переважують витрати і тимчасові інвестиції, необхідні для підтримки системи. (Хоча наше основне покриття зосереджено на визнанні за системою безстрокових запасів, Додаток: Аналіз та запис операцій для закупівель та продажів товарів Використовуючи систему періодичних запасів обговорює визнання в рамках системи періодичних запасів.)

ПРОДУМАЙТЕ ЦЕ

Порівняння систем інвентаризації

Ваша компанія використовує безстрокову систему інвентаризації для контролю своїх операцій. Вони перевіряють інвентар лише раз на півроку. На 6-місячному фізичному підрахунку працівник помічає кілька предметів інвентаризації відсутні та багато пошкоджених одиниць. У записах компанії він показує залишок запасів у розмірі 300 000 доларів. Фактична фізична кількість значень інвентаризації в $200,000. Це суттєва різниця в оцінці і поставила під загрозу майбутнє компанії. Як менеджер, як ви можете уникнути цієї великої розбіжності в майбутньому? Чи принесе користь компанії зміна систем інвентаризації? Ви обмежені якимись ресурсами