3.3: Визначте та опишіть початкові етапи бухгалтерського циклу

Last updated
Save as PDF

Page ID: 2170

$ \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } $ $ \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} $$\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $\newcommand{\id}{\mathrm{id}}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$ $ \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}$ $ \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}$ $ \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}$ $ \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}$ $ \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}$ $ \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}$ $ \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}$ $ \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}$

Цей розділ про аналіз та облік операцій є першим з трьох послідовних розділів (включаючи процес коригування та завершення бухгалтерського циклу), що охоплює кроки в одному безперервному процес, відомий як бухгалтерський цикл. Бухгалтерський цикл - це покроковий процес обліку ділової діяльності та подій, щоб підтримувати фінансовий облік в актуальному стані. Процес відбувається протягом одного звітного періоду і почне цикл знову в наступному періоді. Період - це один операційний цикл бізнесу, який може становити місяць, квартал або рік. Огляд бухгалтерського циклу на малюнку 3.5.

Велике коло позначено, в центрі, Цикл бухгалтерського обліку. Велике коло складається з 10 менших кіл зі стрілками, що вказують від одного меншого кола до наступного. Менші кола позначені за годинниковою стрілкою: 1 Визначення та аналіз транзакцій; 2 Запис транзакцій до журналу; 3 Повідомлення інформації про журнал до книги; 4 Підготувати нескоригований пробний баланс; 5 коригування записів; 6 Підготувати скоригований пробний баланс; 7 Підготувати фінансову звітність; 8 Закриття записів; 9 Підготувати Пробний баланс після закриття; 10 зворотних записів (необов'язково). — Малюнок 3.5 Цикл бухгалтерського обліку. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)

Як бачите, цикл починається з виявлення та аналізу транзакцій і завершується реверсом записів (про що ми не висвітлюємо в цьому підручнику). Весь цикл призначений для того, щоб фінансові дані були організовані і легко доступні як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам інформації. У цьому розділі ми зосереджуємось на перших чотирьох кроках бухгалтерського циклу: виявлення та аналіз операцій, запис операцій у журналі, розміщення інформації журналу в бухгалтерській книзі та підготовка нескоригованого пробного балансу.

У процесі коригування ми розглядаємо кроки 5, 6 та 7 бухгалтерського циклу: записуємо коригувальні записи, готуємо скоригований пробний баланс та готуємо фінансову звітність. Під час завершення циклу бухгалтерського обліку ми переглядаємо кроки 8 та 9: закриття записів та готуємо пробний баланс після закриття. Як зазначено раніше, ми не охоплюємо реверсивні записи.

ЕТИЧНІ МІРКУВАННЯ

Перетворення зламаних рахунків подарункових карток у готівку

Подарункові карти - відмінний спосіб для компанії передпродати свою продукцію і створити грошовий потік. Однією з проблем подарункових карток є те, що шахраї використовують слабкий внутрішній контроль роздрібного продавця для обману клієнтів роздрібної торгівлі. Шахрай може зламати автозавантаження подарункових карт і зливати банківський рахунок клієнта, купуючи нові, фізичні подарункові картки через рахунок подарункової картки автозавантаження. Це справжня проблема, і внутрішній контроль для зменшення цього виду шахрайства полягає у використанні системи подвійної перевірки для переказу грошей з банківського рахунку на перезавантажуваний рахунок подарункової картки. Бухгалтери можуть допомогти своїй організації обмежити шахрайство з подарунковими картками, переглянувши внутрішній контроль своєї компанії над процесом подарункової картки.

Просте пояснення цього шахрайства полягає в тому, що шахрай отримає доступ до облікового запису електронної пошти фізичної особи за допомогою фішингу або іншими способами, наприклад, шахрай ставить реєстратор ключів на загальнодоступному комп'ютері або в пошкодженому загальнодоступному Wi-Fi. Особа використовує той самий пароль для перезавантажуваної подарункової картки, що і його обліковий запис електронної пошти, і шахрай побачить електронні листи про подарункову картку. Шахрай зв'язується з роздрібним продавцем, видаючи себе за фізичну особу, а роздрібний продавець створює код погашення подарункової картки в магазині, а шахрай або його співучасник піде в магазин, видаючи себе за фізичну особу, і придбає фізичні подарункові картки з кодом викупу. Банківський рахунок клієнта буде злитий, і клієнт буде засмучений. В іншому шахрайстві з подарунковими картками, кредитна картка особи вкрадена і використовується для придбання фізичних подарункових карток у роздрібної торгівлі. Цей вид шахрайства викликає проблеми для роздрібної торгівлі, оскільки репутація рітейлера пошкоджується через здійснення поганого внутрішнього контролю.

Чи використовує шахрай обманним шляхом придбані подарункові карти? Ні, існує цілий ринок для продажу подарункових карток на Craigslist, просто піти подивитися і подивитися, як легко купити знижку подарункові карти на Craigslist. Також існують такі компанії, як cardcash.com та cardhub.com, які купують та перепродають подарункові картки. Шахрай просто продає подарункові картки, і роздрібний продавець поняття не має, що він викуповує шахрайським шляхом придбані подарункові карти. Завдяки здійсненню належного внутрішнього контролю, бухгалтер може допомогти обмежити це шахрайство та захистити репутацію свого роботодавця.

Перші чотири кроки в бухгалтерському циклі

Першими чотирма кроками бухгалтерського циклу є (1) ідентифікація та аналіз операцій, (2) запис операцій у журнал, (3) розміщення інформації журналу до бухгалтерської книги та (4) підготовка нескоригованого пробного балансу. Ми починаємо з введення кроків та пов'язаної з ними документації.

Чотири коробки зі стрілками, що вказують від одного ящика до іншого. Коробки позначені зліва направо: 1 Визначення та аналіз транзакцій; 2 Запис транзакції до журналу; 3 Повідомлення інформації про журнал до книги; 4 Підготуйте нескоригований пробний баланс. — Малюнок 3.6 Обліковий цикл. Перші чотири кроки в бухгалтерському циклі. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)

Ці перші чотири кроки заклали основу для процесу запису.

Крок 1. Виявлення та аналіз транзакцій - перший крок у процесі. Це бере інформацію з оригінальних джерел або видів діяльності і перетворює цю інформацію в корисні фінансові дані. Оригінальне джерело - це відстежувана запис інформації, яка сприяє створенню господарської операції. Наприклад, рахунок-фактура вважається оригінальним джерелом. Діяльність включала б оплату працівника, продаж продукції, надання послуги, збір готівки, позику грошей та видачу акцій власникам компаній. Після того, як оригінальне джерело буде ідентифіковано, компанія проаналізує інформацію, щоб побачити, як вона впливає на фінансові записи.

Скажімо, Марк Саммерс з Supreme Cleaners (від Why It Matters) надає послуги з клінінгу замовнику. Він формує рахунок-фактуру на 200 доларів, суму, яку клієнт повинен, щоб йому можна було оплатити послугу. Цей товарний чек містить таку інформацію, як сума заборгованості клієнта, умови оплати та дати. Цей товарний чек є оригінальним джерелом, що містить фінансову інформацію, яка створює господарську операцію для компанії.

Крок 2. Другим кроком процесу є запис транзакцій в журнал. Це приймає аналізовані дані з кроку 1 і організовує їх у вичерпний запис кожної транзакції компанії. Операція - це ділова діяльність або подія, яка впливає на фінансову інформацію, представлену у фінансовій звітності. Інформація для запису транзакції надходить з оригінального джерела. Журнал (також відомий як книга оригінального запису або загальний журнал) - це запис усіх операцій.

Наприклад, в попередній транзакції Supreme Cleaners мав рахунок-фактуру на 200 доларів. Марк Саммерс повинен записати ці 200 доларів у своїх фінансових записах. Йому потрібно вибрати, які рахунки представляють цю транзакцію, чи буде ця транзакція збільшувати чи зменшувати рахунки, і як це впливає на рівняння бухгалтерського обліку, перш ніж він зможе записати транзакцію у своєму журналі. Йому потрібно зробити цей процес для кожної транзакції, що відбувається протягом періоду.

Рисунок 3.7 включає таку інформацію, як дата операції, рахунки, необхідні в записі журналу, і стовпці для дебетів і кредитів.

Порожня сторінка з бухгалтерського журналу. Верхній рядок має маркування «Загальний журнал». Нижче наведено чотири стовпці, позначені зліва направо: Дата, Назва рахунку, Дебет, Кредит. — Малюнок 3.7 Загальний журнал. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)

Крок 3. Третім кроком процесу є розміщення інформації журналу в облікову книгу. Проводка бере всі операції з журналу протягом певного періоду і переміщує інформацію до головної книги або книги. Як ви вже дізналися, залишки на рахунках можна наочно представити у вигляді T-рахунків.

Повернувшись до Supreme Cleaners, Марк визначив рахунки, необхідні для представлення продажу $200, і записав їх у свій журнал. Потім він візьме інформацію про рахунок і перенесе її до своєї головної книги. Усі рахунки, які він використовував протягом періоду, відображатимуться у головній книзі, а не лише на тих рахунках, на які вплинув продаж 200 доларів.

Два T-рахунки показані поруч. Лівий T-рахунок позначається як Дебіторська заборгованість. Він містить дебетовий запис у розмірі 200 доларів, який позначений 1 січня та дебетовий залишок у розмірі 200 доларів. Правильний T-акаунт має позначку «Дохід від очищення». Він містить кредитний запис у розмірі 200 доларів США, який позначений 1 січня та залишок кредиту в розмірі 200 доларів. — Малюнок 3.8 Головна книга у формі T-рахунку. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)

Крок 4. Четвертим кроком процесу є підготовка нескоригованого пробного балансу. Цей крок бере інформацію з головної книги та передає її на документ, що відображає всі залишки на рахунку та гарантує, що дебети та кредити за залишок за період (сума дебету та кредиту рівні).

Марк Саммерс з Supreme Cleaners повинен організувати всі свої рахунки та їх залишки, включаючи продаж 200 доларів, на пробний баланс. Він також повинен забезпечити збалансованість його дебетів та кредитів на кульмінації цього кроку.

Вищий чистий, пробний баланс, 30 квітня 2018 року. Залишок кожного рахунку, будь то дебет або кредит, вказано як XXX. Дебетові рахунки балансу перераховані як: Грошові кошти, Дебіторська заборгованість, Канцелярське приладдя, Передплачене страхування; Обладнання, Дивіденди, Витрати газу та Рекламні витрати. Рахунки кредитного балансу перераховані як: Кредиторська заборгованість, Незароблений дохід від прибирання, Загальні запаси та Дохід від прибирання — Малюнок 3.9 Нескоригований пробний баланс. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)

Важливо відзначити, що запис всього процесу вимагає сильної уваги до деталей. Будь-які помилки на ранніх стадіях процесу можуть призвести до некоректної звітності інформації про фінансову звітність. Якщо це відбувається, бухгалтерам, можливо, доведеться пройти весь шлях назад до початку процесу, щоб знайти свою помилку. Переконайтеся, що, виконуючи кожен крок, ви обережні і дійсно витратите час, щоб зрозуміти, як записувати інформацію і чому ви її записуєте. У наступному розділі ви дізнаєтеся, як використовується рівняння бухгалтерського обліку для аналізу операцій.

КОНЦЕПЦІЇ НА ПРАКТИЦІ

Криміналістичний облік

Коли-небудь мріяли про роботу в Федеральному бюро розслідувань (ФБР)? Як судовий бухгалтер, ця мрія може бути просто можливою. Судовий бухгалтер, серед іншого, розслідує фінансові злочини, такі як ухилення від сплати податків, інсайдерська торгівля та розтрата. Криміналістичні бухгалтери переглядають фінансові записи, шукаючи підказки, щоб принести звинувачення проти потенційних злочинців. Вони розглядають кожну частину бухгалтерського циклу, включаючи оригінальні вихідні документи, переглядаючи записи журналу, головні книги та фінансову звітність. Їх навіть можуть попросити дати свідчення про свої висновки в суді.

Щоб бути успішним судовим бухгалтером, потрібно бути деталізованим, організованим і природно допитливим. Ця позиція повинна буде відслідковувати кроки, які підозрюваний міг вжити для приховування шахрайської фінансової діяльності. Розуміння того, як працює компанія, може допомогти виявити шахрайські дії, які виходять з позиції компанії. Деякі з найкращих судових бухгалтерів відклали великих злочинців, таких як Аль Капоне, Берні Медофф, Кен Лей та Іван Боескі.

ПОСИЛАННЯ НА НАВЧАННЯ

Інструмент, який може бути корисним для підприємств, які шукають простіший спосіб перегляду своїх бухгалтерських процесів, - це складання фінансової звітності. Цю особливість можна знайти в декількох програмних системах, що дозволяють компаніям пройти бухгалтерський цикл від введення транзакції до побудови фінансової звітності. Прочитайте цю колонку Журнал бухгалтерського обліку на буровій фінансовій звітності, щоб дізнатись більше.