1.2: Визначте користувачів облікової інформації та як вони застосовують інформацію

Кінцева мета бухгалтерського обліку - надання інформації, корисної для прийняття рішень. Користувачі облікової інформації, як правило, діляться на дві категорії: внутрішні і зовнішні. Внутрішні користувачі - це ті, хто в організації використовує фінансову інформацію для прийняття щоденних рішень. Внутрішні користувачі включають керівників та інших співробітників, які використовують фінансову інформацію для підтвердження минулих результатів і допомагають внести корективи в майбутню діяльність.

Зовнішні користувачі - це ті, хто не входить в організацію, які використовують фінансову інформацію для прийняття рішень або оцінки ефективності діяльності суб'єкта господарювання. Наприклад, інвестори, фінансові аналітики, кредитні офіцери, урядові аудитори, такі як агенти IRS, та ряд інших зацікавлених сторін класифікуються як зовнішні користувачі, при цьому вони все ще зацікавлені у фінансовій інформації організації. (Зацікавлені сторони розглядаються більш детально в Поясніть, чому бухгалтерський облік важливий для зацікавлених сторін бізнесу.)

Характеристика, користувачі та джерела інформації про фінансовий облік

Організації вимірюють фінансові показники в грошовому вираженні. У Сполучених Штатах долар використовується як стандартна основа вимірювання. Вимірювання фінансових показників у грошовому вираженні дозволяє керівникам порівнювати показники організації з попередніми періодами, з очікуваннями та іншими організаціями або галузевими стандартами.

Фінансовий облік є однією з широких категорій при вивченні бухгалтерського обліку. Хоча деякі галузі та типи організацій мають різні способи підготовки та передачі фінансової інформації, бухгалтери , як правило, використовують ті самі методології, які називаються стандартами бухгалтерського обліку, для підготовки фінансової інформації. У Вступі до фінансової звітності ви дізнаєтеся, що фінансова інформація в основному передається через фінансову звітність, яка включає звіт про прибутки та прибутки, звіт про власний капітал, баланс та звіт про рух грошових коштів та розкриття інформації. Ці фінансові звіти забезпечують узгодженість інформації від періоду до періоду і, як правило, порівнянну між організаціями. Конвенції також гарантують, що надана інформація є одночасно достовірною і актуальною для користувача.

Практично кожна діяльність та подія, яка відбувається в бізнесі, має пов'язану вартість або вартість і відома як транзакція. Частина відповідальності бухгалтера полягає в кількісній оцінці цих видів діяльності та подій. У цьому курсі ви дізнаєтеся про багато видів операцій, які відбуваються в межах бізнесу. Ви також вивчите наслідки цих операцій, включаючи їх вплив на фінансове становище суб'єкта господарювання.

Бухгалтери часто використовують комп'ютеризовані системи обліку для обліку та узагальнення фінансових звітів, які пропонують багато переваг. Основною перевагою комп'ютеризованої системи обліку є ефективність, за допомогою якої операції можуть бути зафіксовані та узагальнені, а також підготовлені фінансові звіти. Крім того, комп'ютеризовані системи обліку зберігають дані, що дозволяє організаціям легко витягувати історичну фінансову інформацію.

До поширених комп'ютеризованих систем обліку відносяться QuickBooks, яка призначена для невеликих організацій, і SAP, яка призначена для великих і/або багатонаціональних організацій. QuickBooks користується популярністю у менших, менш складних об'єктів. Це дешевше, ніж більш складні програмні пакети, такі як Oracle або SAP, а навички QuickBooks, які бухгалтери, розроблені у попередніх роботодавців, як правило, застосовні до потреб нових роботодавців, що може скоротити як час навчання, так і витрати, витрачені на акліматизацію нових працівників до програмної системи роботодавця. Крім того, ознайомлення із загальним програмним пакетом, таким як QuickBooks, допомагає забезпечити мобільність зайнятості, коли працівники хочуть знову вийти на ринок праці.

Хоча QuickBooks має багато переваг, як тільки операції компанії досягнуть певного рівня складності, їй знадобиться базовий пакет програмного забезпечення або платформа, така як Oracle або SAP, яка потім налаштовується для задоволення унікальних інформаційних потреб суб'єкта господарювання.

Інформація про фінансовий облік носить здебільшого історичний характер, хоча компанії та інші суб'єкти також включають оцінки у свої бухгалтерські процеси. Наприклад, ви дізнаєтеся, як використовувати оцінки для визначення витрат на безнадійну заборгованість або витрати на амортизацію активів, які будуть використовуватися протягом багаторічного терміну служби. Тобто бухгалтери готують фінансові звіти, які підсумовують те, що вже відбулося в організації. Ця інформація забезпечує те, що називається значенням зворотного зв'язку. Благо звітування про те, що вже відбулося, полягає в достовірності інформації. Бухгалтери можуть з неабиякою долею довіри точно звітувати про фінансові результати діяльності організації, пов'язані з минулою діяльністю. Значення зворотного зв'язку, пропоноване бухгалтерською інформацією, особливо корисно для внутрішніх користувачів. Тобто перегляд того, як організація виконувалася в минулому, може допомогти керівникам та іншим працівникам приймати кращі рішення щодо майбутньої діяльності та коригування.

Однак фінансова інформація має обмеження як інструмент прогнозування. Бізнес передбачає велику кількість невизначеності, і бухгалтери не можуть передбачити, як організація буде працювати в майбутньому. Однак, спостерігаючи історичну фінансову інформацію, користувачі інформації можуть виявити закономірності або тенденції, які можуть бути корисними для оцінки майбутніх фінансових показників компанії. Збір та аналіз низки історичних фінансових даних корисний як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам. Наприклад, внутрішні користувачі можуть використовувати фінансову інформацію як інструмент прогнозування для оцінки того, чи відповідають довгострокові фінансові показники організації її довгостроковим стратегічним цілям.

Зовнішні користувачі також використовують історичну модель фінансових показників організації як інструмент прогнозування. Наприклад, при вирішенні питання, чи позичати гроші організації, банк може зажадати певну кількість років фінансової звітності та іншої фінансової інформації від організації. Банк проведе оцінку історичних показників, щоб прийняти зважене рішення про здатність організації погасити кредит і відсотки (вартість позики грошей). Аналогічним чином потенційний інвестор може подивитися на минулі фінансові показники бізнесу, щоб оцінити, чи варто вкладати гроші в компанію. У цьому сценарії інвестор хоче знати, чи забезпечить організація достатню та послідовну віддачу від інвестицій. У цих сценаріях фінансова інформація надає цінність процесу розподілу дефіцитних ресурсів (грошей). Якщо потенційні кредитори та інвестори визначать, що організація є гідною інвестицією, гроші будуть надані, і, якщо все піде добре, ці кошти будуть використані організацією для отримання додаткової вартості зі швидкістю, більшою, ніж альтернативне використання грошей.

Характеристика, користувачі та джерела інформації управлінського обліку

Як ви дізналися, інформація управлінського обліку відрізняється від інформації фінансового обліку в декількох аспектах. Бухгалтери використовують формальні стандарти бухгалтерського обліку у фінансовому обліку. Ці стандарти бухгалтерського обліку називаються загальноприйнятими принципами бухгалтерського обліку (GAAP) і є загальним набором правил, стандартів та процедур, яких публічно торгуються компанії повинні дотримуватися при складанні своєї фінансової звітності. Раніше згадана Рада зі стандартів фінансового обліку (FASB), незалежна, некомерційна організація, яка встановлює стандарти фінансового обліку та звітності як для підприємств державного, так і приватного секторів у Сполучених Штатах, використовує керівні принципи GAAP як основу для своїх система прийнятих методів і практик бухгалтерського обліку, звітів та інших документів.

Оскільки більшість управлінських облікових заходів ведеться для внутрішніх цілей і додатків, управлінський облік не готується з використанням комплексного, прописаного набору умовностей, аналогічних тим, які вимагає фінансовий облік. Це пояснюється тим , що управлінські бухгалтери надають інформацію управлінського обліку, яка призначена для обслуговування потреб внутрішніх, а не зовнішніх користувачів. Насправді інформація про управлінський облік рідко ділиться з тими, хто не входить в організацію. Оскільки інформація часто включає стратегічні або конкурентні рішення, інформація управлінського обліку часто ретельно захищена. Бізнес-середовище постійно змінюється, і керівники та особи, що приймають рішення в організаціях, потребують різноманітної інформації для перегляду або оцінки питань з різних точок зору.

Бухгалтери повинні бути пристосованими та гнучкими у своїй здатності генерувати необхідну інформацію для прийняття управлінських рішень. Наприклад, інформація, отримана з комп'ютеризованої облікової системи, часто є відправною точкою для отримання інформації управлінського обліку. Але бухгалтери також повинні мати можливість витягувати інформацію з інших джерел (внутрішніх та зовнішніх) та аналізувати дані за допомогою математичного програмного забезпечення, керованого формулами (наприклад, Microsoft Excel).

Інформація управлінського обліку як термін охоплює багато видів діяльності всередині організації. Підготовка бюджету, наприклад, дозволяє організації оцінити фінансові показники на майбутній рік або роки і планувати коригування масштабу операцій відповідно до прогнозів. Бухгалтери часто керують процесом бюджетування, збираючи інформацію з внутрішніх (кошториси з відділів продажів та інжинірингу, наприклад) та зовнішніх (торгові групи та економічні прогнози, наприклад) джерел. Потім ці дані збираються та представляються особам, які приймають рішення в організації.

Приклади інших рішень, які вимагають інформації про управлінський облік, включають, чи повинна організація ремонтувати або замінювати обладнання, виробляти продукцію внутрішньо або купувати товари у зовнішніх постачальників, а також наймати додаткових працівників або використовувати автоматизацію.

Як ви дізналися, інформація управлінського обліку використовує як фінансову, так і нефінансову інформацію. Це важливо, оскільки існують ситуації, коли суто фінансовий аналіз може призвести до одного рішення, а розгляд нефінансової інформації може призвести до іншого рішення. Наприклад, припустимо, фінансовий аналіз вказує на те, що той чи інший продукт є збитковим і більше не повинен пропонуватися компанією. Якщо компанія не вважає, що клієнти також купують додатковий товар (ви можете згадати цей термін з вивчення економіки), компанія може приймати неправильне рішення. Наприклад, припустимо, що у вас є компанія, яка виробляє і продає як комп'ютерні принтери, так і змінні картриджі. Якби компанія вирішила усунути принтери, то вона також втратила б продаж картриджів. У минулому в деяких випадках усунення одного компонента, наприклад принтерів, призвело до того, що клієнти переходили на іншого виробника для своїх комп'ютерів та іншого периферійного обладнання. Зрештою, організації потрібно враховувати як фінансові, так і нефінансові аспекти рішення, і іноді наслідки не інтуїтивно очевидні на момент прийняття рішення. На малюнку 1.3 наведено огляд деяких відмінностей між фінансовим та управлінським обліком.

Рисунок 1.3 Порівняння звітів між фінансовим та управлінським обліком. (Зазначення авторства: Авторське право Райс Університет, OpenStax, на умовах ліцензії CC BY-NC-SA 4.0)