Skip to main content
LibreTexts - Ukrayinska

1.3: Механіка бухгалтерського процесу

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    12277

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

    1.3.1 Журнал

    Фінансова звітність є ключовими цілями бухгалтерського процесу. Щоб підготувати їх наприкінці звітного періоду, окремі фінансові операції повинні бути проаналізовані, класифіковані та записані протягом усього періоду. Спочатку це відбувається в книзі записів під назвою журнал, де фінансові події, які називаються транзакціями, записуються в хронологічному порядку.

    Коли відбувається транзакція, впливають два або більше рахунків. Існує також сума в доларах, пов'язана з кожним з рахунків. Визначення, на які рахунки впливають, і наскільки, є першим кроком у створенні запису в журналі.

    Це зразок декількох рядків у журналі. Він має п'ять стовпців: Дата, Рахунок, Повідомлення. Реф., Дебет, Кредит.

    Дата Рахунок Дебет Кредит

    У журналі графа «Дебет» означає «лівий», а «Кредит» означає «правий». Є й інші знайомі тлумачення цих слів, тому не плутайте: терміни тут стосуються лише того, чи вводиться сума долара в лівій чи правій колонці.

    Ці слова також можуть використовуватися як дієслова: «списати рахунок» означає ввести його суму в лівій колонці. «Порахувати рахунок» означає ввести його суму в правій колонці.

    1.3.2 Правила дебету та кредиту

    Чи слід списати чи зараховувати певний рахунок, залежить від (1) типу рахунку та (2) збільшення чи зменшення рахунку.

    ПРАВИЛА ДЕБЕТУ І КРЕДИТУ

    для рахунків готівки та доходів та витрат

    Дебет ГОТІВКОЮ, коли ви його отримуєте Грошові збільшення
    Кредит ГОТІВКОЮ, коли ви виплачуєте його Грошові кошти зменшуються
    Дебетові ВИТРАТИ, коли ви їх несете Збільшення витрат
    КРЕДИТНИЙ ДОХІД, коли ви його заробляєте Зростає дохід

    1.3.3 Журналізація операцій

    Тепер ми перейдемо до однієї з найважливіших процедур в процесі ведення діловодства: записів журналу. Він передбачає аналіз та запис фінансових операцій у книзі записів, яка називається журналом. Фінансові події оцінюються та перекладені мовою бухгалтерського обліку за допомогою процесу журналізації.

    Виберіть два рахунки і, відповідно до правил дебету та кредиту для рахунків готівки, доходів та витрат, визначте, який рахунок дебетувати (лівий стовпець), а який кредитувати (правий стовпець). Дебетовий запис завжди вказується першим. Ніяких знаків долара в журналі не потрібно.

    Журналізація передбачає наступні етапи:

    1. Виберіть два (або більше) рахунки, на які впливає транзакція.
    2. Визначте, скільки, в доларах, впливає кожен рахунок. Часто суми даються; в іншому випадку суми повинні бути розраховані на основі наданої інформації.
    3. Виходячи з правил дебету та кредиту, вирішіть, який рахунок (и) списується, а який зараховується.
    4. Введіть дату лише в першому рядку операції.
    5. Введіть рахунок, який буде списано на першому рядку операції. Введіть його суму в стовпці «Дебет» в тому ж рядку.
    6. Введіть рахунок, який буде зараховано на другому рядку операції. Введіть його суму в стовпці «Кредит» на цьому ж рядку. ПРИМІТКА. Відступ у назві кредитного рахунку три пробіли.

    ЗРАЗОК ТРАНЗАКЦІЇ #1

    На 6/1 компанія заплатила орендну плату в розмірі 2000 доларів за червень місяць.

    Дата Рахунок Дебет Кредит ЧАСТКОВА ОПЕРАЦІЯ
    6/1 Витрати на оренду 2 000 ▲ Витрати на оренду - це рахунок витрат, який збільшується. Тому вона списується. Рахунок з сумою дебету вводиться першим.
    Дата Рахунок Дебет Кредит ЗАВЕРШИТИ ТРАНЗАКЦІЮ
    Кредит Витрати на оренду 2 000 ▼ Грошові кошти - це рахунок активів, який зменшується. Тому він зараховується. Далі вводиться рахунок з сумою кредиту.
    Готівковий 2 000

    ЗРАЗОК ТРАНЗАКЦІЇ #2

    На 6/5 клієнт заплатив 800 доларів готівкою за надані компанією послуги.

    Дата Рахунок Дебет Кредит

    ЧАСТКОВА ОПЕРАЦІЯ
    6/5 Готівковий 800

    ▲ Готівка - це рахунок активів, який збільшується. Тому вона списується. Рахунок з сумою дебету вводиться першим.
    Дата Рахунок Дебет Кредит ЗАВЕРШИТИ ТРАНЗАКЦІЮ
    6/5 Готівковий 800 ▼ Зароблені збори - це рахунок доходу, який збільшується. Тому він зараховується. Далі вводиться рахунок з сумою кредиту.
    Зароблені збори 800

    На практиці кожна угода слід відразу після попередньої, як показано тут.

    Дата Рахунок Дебет Кредит
    6/1 Витрати на оренду 2 000
    Готівковий 2 000
    6/5 Готівковий 800
    Зароблені збори 800
    6/8 Витрати на оплату праці 500
    Готівковий 500
    6/10 Готівковий 600
    Зароблені збори 600

    Цей же журнал триває від періоду до періоду. Ви не запускаєте новий журнал за новий звітний період (місяць або рік).

    1.3.4 Книга

    Книга - це друга бухгалтерська книга обліку, яка є списком окремих рахунків компанії в порядку категорії рахунків. Хоча журнал перераховує всі типи операцій хронологічно, облікові книги відокремлюють цю саму інформацію за рахунками та зберігають поточне сальдо кожного з цих рахунків.

    Кожен обліковий запис має власну сторінку бухгалтерської книги. Ім'я облікового запису відображається вгорі. Форма книги має шість стовпців: «Дата», «Товар», «Дебет», «Кредит», «Дебет», «Кредит». Перший набір стовпців «Дебет» та «Кредит» — це місце, де копіюються суми з журнальних операцій. Другий набір стовпців «Дебет» та «Кредит» — це місце, де зберігається загальна сума рахунку. Операційний баланс рахунку зазвичай відображається в стовпці «Дебет» або «Кредит», а не в обох.

    Нижче наведено зразок бухгалтерської книги для касового рахунку.

    Готівковий
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 12 000 12 000
    6/2 2 000 14 000
    6/3 3 000 11 000
    Копіювати суми з журналу (використовуйте будь-який стовпець) Колонки BALANCE (використовуйте одну з двох)

    ВАЖЛИВО: Інформація, введена в облікову книгу, завжди копіюється з того, що вже є в журналі.

    1.3.5 Постинг

    Процес копіювання з журналу в книгу називається проводкою. Робиться по одному рядку за раз з журналу. Ось покрокова інструкція для цього.

    1. Зверніть увагу на назву рахунку в першому рядку журналу. Знайдіть цей рахунок облікової книги.
    2. Скопіюйте дату з журналу до першого порожнього рядка цієї книги.
    3. Залиште стовпець «Елемент» порожнім у книзі на цьому етапі.
    4. Візьміть до відома суму на першому рядку журналу і графі, в якій він знаходиться.
    5. Скопіюйте цю суму в той самий стовпець у книзі в тому самому рядку, де ви ввели дату.
    6. Оновлення балансу рахунку. Візьміть до відома попередній баланс в останніх двох стовпцях книги, якщо такий є. Виконайте одну з наступних дій, виходячи з ситуації.
      1. Якщо попереднього балансу немає, а запис є дебетом, введіть ту саму суму в стовпці «Дебетовий баланс».
      2. Якщо попереднього балансу немає, а запис — Кредит, введіть таку саму суму в стовпці «Кредитний баланс».
      3. Якщо попередній залишок знаходиться у стовпці «Дебет», а запис — «Дебет», додайте дві суми та введіть загальну суму у стовпці «Дебетовий баланс».
      4. Якщо попередній залишок знаходиться у стовпці «Дебет», а запис — Кредит, відніміть суму кредиту з залишку та введіть різницю у стовпці «Дебетовий баланс». *
      5. Якщо попередній баланс знаходиться в стовпці «Кредит», а запис — Кредит, додайте дві суми та введіть загальну суму у стовпці «Баланс кредиту».
      6. Якщо попередній залишок знаходиться в стовпці «Кредит», а запис є Дебетом, відніміть суму дебету з балансу та введіть різницю в стовпці Баланс по кредиту. *

      * Примітка: Єдиним винятком із зазначеного є рідкісний випадок, коли один з наведених вище розрахунків призводить до негативного числа. Від'ємні суми не повинні відображатися в бухгалтерських книгах. Замість цього баланс буде відображатися в протилежному стовпці балансу.

    7. Поверніться до журналу і введіть «x» або галочку в стовпці PR, щоб вказати, що ви опублікували цей рядок.
    8. Повторіть процес для наступного рядка журналу.

    Кожного разу, коли рахунок з'являється у рядку журналу, його сума копіюється до відповідного стовпця у книзі цього рахунку. Загальна сума зберігається для кожного облікового запису і оновлюється щоразу, коли сума розміщується.

    Наступний приклад показує журнал з п'ятьма операціями, які включають готівку. У кожному рядку, де відображається Грошові кошти в журналі, сума в одному рядку копіюється в той самий стовпець у Касовій книзі, у першому стовпці «Дебет» або в першому стовпці «Кредит». Надскрипти використовуються тут для узгодження кожної суми готівки в журналі з її проводкою в обліковій книзі. Наприклад, перший дебет готівки в журналі за $6,000 копіюється до стовпця дебету в обліковій книзі (#1). Наступного разу, коли Cash з'явиться у журналі, це кредит на суму 2,000 доларів США, який копіюється до першого стовпця кредитної книги (#2).

    ЖУРНАЛ
    Дата Рахунок Дебет Кредит
    6/1 Готівковий х 6 000 1
    Зароблені збори 6 000
    6/2 Витрати на оренду 2 000
    Готівковий х 2 000 2
    6/3 Витрати на оплату праці 1 000
    Готівковий х 1 000 3
    6/4 Готівковий х 5 000 4
    Зароблені збори 5 000
    6/5 Витрати на оплату праці 1 000
    Готівковий х 1 000 5
    ГОЛОВНА КНИГА
    Дата Предмет Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 6 000 1 6 000
    6/2 2 000 2 4 000
    6/3 1 000 3 3 000
    6/4 5 000 4 8 000
    6/5 1 000 5 7 000

    Як показано в попередньому прикладі, перший запис у бухгалтерській книзі вказує, який із двох кінцевих стовпців зазвичай буде використовуватися для збереження балансу поточних рахунків. Для касового рахунку перший запис знаходиться в першому стовпці «Дебет», тому поточне сальдо починає накопичуватися у другому стовпці «Дебет». У першому рядку суми в двох стовпцях «Дебет» будуть однаковими. При цьому сума становить 6000 доларів в обох. Після першого запису в бухгалтерській книзі наступні дебетні операції додаються до попереднього дебетового сальдо, а наступні кредитні операції віднімаються з попереднього дебетового залишку.

    ОТРИМАННЯ РОБОТИ ВИКОНАНО

    Ви можете звернутися в банкомат, щоб зняти готівку з розрахункового рахунку. Перші кроки - вставити дебетову картку в банкомат і вибрати суму, яку ви хотіли б отримати. Якщо це все, що ви робите, ніякі гроші не вийдуть незалежно від того, як довго ви там стоїте. Для того щоб виконати роботу, вам також потрібно ввести свій PIN-код. Мета - зняти готівку, і якщо ви не виконаєте цей крок, цього не відбудеться.

    Аналогічно, є мета підготовки журналу та бухгалтерських книг - підтримувати поточну залишку кожного рахунку, який має ваш бізнес. Якщо ви введете операцію в журнал, ви починаєте добре, але якщо ви не завершите крок проводки запису журналу в облікові книги, правильні залишки не відбуватимуться.

    1.3.6 Нормальний баланс

    Останні два стовпці «Дебет» та «Кредит» у бухгалтерській книзі — це поточна сума (залишок) для кожного рахунку. Поточний баланс рахунку накопичуватиметься у стовпці «Дебетовий баланс» АБО «Кредитний баланс» (дві крайні праві колонки), але рідко обидва. Нормальний баланс - це також все, що потрібно для збільшення цього типу рахунку, або дебету, або кредиту. Звичайний баланс для рахунку - це стовпець, в якому зберігається його поточна сума.

    Нижче наведено приклад журналу та бухгалтерських книг. Спробуйте простежити, як цифри з журналу зліва відображаються в книгах праворуч і як визначаються поточні залишки в бухгалтерських книгах.

    ЖУРНАЛ
    Дата Рахунок Дебет Кредит
    6/1 Готівковий х 2 000
    Зароблені збори х 2 000
    6/2 Витрата витратних матеріалів х 300
    Готівковий х 300
    6/3 Готівковий х 500
    Зароблені збори х 500
    6/4 Витрата витратних матеріалів х 200
    Готівковий
    6/5 Готівковий х 800
    Зароблені збори х 800
    6/6 Витрата витратних матеріалів х 400
    Готівковий х 400
    6/7 Готівковий х 600
    Зароблені збори х 600
    РЕЄСТРІВ
    Готівковий
    Дата Предмет Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 2 000 2 000
    6/2 300 1 700
    6/3 500 2 200
    6/4 200 2 000
    6/5 800 2 800
    6/6 400 2 400
    6/7 600 3 000
    Зароблені збори
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 2 000 2 000
    6/3 500 2,500
    6/5 800 3 300
    6/7 600 3 900
    Витрата витратних матеріалів
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/2 300 300
    6/4 200 500
    6/6 400 900

    Перший запис у кожній бухгалтерській книзі (Дебет або Кредит) визначає, чи буде поточний баланс відображатися у стовпці «Дебет» або «Кредитний баланс». Якщо першим записом є дебет, поточне сальдо накопичується у стовпці «Дебетовий баланс». Дебет є «позитивним» для цього типу рахунків; будь-які наступні дебетні записи додаються, а кредитні записи віднімаються з поточного балансу. І навпаки, якщо першим записом є Кредит, поточний баланс накопичується в стовпці «Кредитний баланс». Кредит є «позитивним» для цього типу рахунків; будь-які наступні кредитні записи додаються, а дебетні записи віднімаються з поточного балансу.

    Сірий стовпець вище у кожній книзі представляє стовпчик балансу, який зазвичай залишатиметься порожнім.

    Загальна сума всіх дебетових залишків у бухгалтерських книгах ПОВИННА ДОРІВНЮВАТИ загальній сумі всіх кредитних залишків у бухгалтерських книгах. Якщо це не так, є помилка запису, яку потрібно знайти і виправити. У наведеному вище прикладі баланс бухгалтерської книги: 3,000 + 900 (дебетові залишки) = 3900 (залишок по кредиту).

    Ті самі бухгалтерські книги тривають від періоду до періоду. Ви не запускаєте нові облікові книги за новий обліковий період (місяць або рік).

    Щоб узагальнити дві книги записів, журнал спочатку записує всі види операцій хронологічно, в порядку послідовності часу. Книги відокремлюють ту саму інформацію за рахунками та зберігають залишок для кожного з цих рахунків.

    ВАЖЛИВО: Якщо ви робите записи в бухгалтерських книгах, ви повинні КОПІЮВАТИ з журналу.

    ЧИ МОЖУ Я МАТИ РЕЦЕПТ?

    У мене є відмінний рецепт шоколадного печива. Ось інгредієнти

    Знімок екрана 2020-05-25 о 21.11.11 PM.png

    У цей момент ви повинні заплутатися, або думати, що я божевільний. Печиво не може бути результатом цих інгредієнтів - вхідні дані не відповідають вихідним. Кожен, хто знає що-небудь про файли cookie, може це побачити.

    Те ж саме і з обліковим процесом. Неможливо мати правильну бухгалтерську книгу та/або залишки фінансової звітності, якщо дані в журналі мають помилки. Проте деякі студенти «знають» або копіюють з інших, якими мають бути правильні результати, незважаючи на неправильні записи в журналі. Це порушує процес проводки в книги, яка переносить те, що є в журналі.

    Правильніше, щоб помилка була перенесена на всі частини, ніж для однієї частини, щоб бути неправильною, а наступні частини - правильними. Для вашого інструктора з бухгалтерського обліку правильний баланс на основі несправного журналу настільки ж малоймовірний результат, як і шоколадне печиво з інгредієнтів тако. Це просто не може статися!

    Якщо в журналі є помилка, процедурно помилка повинна переноситися в бухгалтерські книги та фінансову звітність.

    1.3.7 Пробний баланс

    Загальна сума всіх дебетових залишків на рахунках бухгалтерської книги компанії завжди повинна дорівнювати загальній сумі всіх кредитних залишків. Пробний баланс — це список усіх рахунків компанії та його поточних залишків бухгалтерської книги (скопійовані з рахунків бухгалтерської книги). Пробний баланс може бути сформований в будь-який час, щоб перевірити, чи дорівнює загальне списання загальних кредитів. Це просто робочий аркуш для перевірки точності перед підготовкою фінансової звітності. Якщо обидва стовпці Total не рівні, виникає помилка, яку потрібно знайти і виправити.

    Наступний приклад - для компанії, яка має лише чотири рахунки. Пробний баланс зліва перераховує ці рахунки та відповідні їм залишки на кінець місяця, які копіюються з облікових записів праворуч.

    ПРОБНИЙ БАЛАНС

    Червень 30, 2018
    Рахунок Дебет Кредит
    Готівковий 3 000
    Звичайний запас 2 000
    Зароблені збори 1 900
    Витрата витратних матеріалів 900
    ВСЬОГО 3 900 3 900

    РЕЄСТРИ

    Готівковий
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 2 000 2 000
    6/2 300 1 700
    6/3 500 2 200
    6/4 200 2 000
    6/5 800 2 800
    6/6 400 2 400
    6/7 600 3 000
    Звичайний запас
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/1 2 000 2 000
    Зароблені збори
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/3 500 500
    6/5 800 1 300
    6/7 600 1 900
    Витрата витратних матеріалів
    Дата Пункт Дебет Кредит Дебет Кредит
    6/2 300 300
    6/4 200 500
    6/6 400 900