9.1: Оцінка витрат
- Page ID
- 14366
Цілі навчання
- Охарактеризуйте методи оцінки витрат.
- Визначити вплив фази та складності проекту на вибір методу оцінки.
- Опишіть спосіб об'єднання кошторису витрат з графіком для створення бюджету.
Оцінка витрат для порівняння та вибору проектів
Під час концептуального етапу, коли відбувається вибір проекту, економічні фактори є важливим фактором при виборі між конкуруючими проектами. Для порівняння простих окупностей або внутрішніх ставок прибутковості між проектами складається кошторис вартості кожного проекту. Оцінки повинні бути досить точними, щоб порівняння були значущими, але кількість часу та ресурсів, що використовуються для складання кошторисів, повинні відповідати розміру та складності проекту. Методи, що використовуються для оцінки вартості проекту на етапі відбору, як правило, швидше і споживають менше ресурсів, ніж ті, що використовуються для створення детальних оцінок на пізніх етапах. Вони більше спираються на експертне судження досвідчених менеджерів, які можуть скласти точні оцінки з менш детальною інформацією. Оцінки на ранніх стадіях вибору проекту зазвичай робляться з використанням оцінок, заснованих на попередніх проектах, які можуть бути скориговані - масштабуються - щоб відповідати розміру та складності поточного проекту або застосовуючи стандартизовані формули.
Аналогічний кошторис
Кошторис, який базується на інших проектних кошторисах, є аналогічною кошторисом. Якщо подібний проект обійдеться в певну суму, то розумно припустити, що поточний проект обійдеться приблизно в стільки ж. Мало хто проекти мають точно такий же розмір і складність, тому кошторис необхідно коригувати вгору або вниз, щоб врахувати різницю. Вибір проектів, які є подібними та необхідною кількістю коригування, залежить від судження особи, яка складає кошторис. Зазвичай це судження базується на багаторічному досвіді оцінки проектів, включаючи неправильні оцінки, які вивчали досвід експерта.
Аналогічна оцінка для ходу Джона
У прикладі ходу Джона попросив друга поради щодо вартості його переїзду. Його друг відповів: «Я переїхав з квартири, трохи меншої за вашу минулого року, і відстань була приблизно такою ж. Я зробив це з чотирнадцятифутовим вантажівкою. Це коштувало близько 575 доларів за оренду вантажівки, колодки, ручну вантажівку, мотузку, коробки та газ». Через схожість проектів, початкова оцінка Джона вартості переїзду була менше 700 доларів, і він вирішив, що вартість буде доступною і проект може йти вперед.
Менш досвідчені менеджери, які зобов'язані складати аналогічні кошториси, можуть переглянути документацію, яка є в попередніх проектах. Якщо ці проекти оцінювалися за допомогою індексу складності Дарналл-Престона (DPCI), менеджер може швидко визначити проекти, які мають подібні профілі до розглянутого проекту, навіть якщо ці проекти управлялися іншими людьми. Порівняння початкових оцінок з кінцевими витратами проекту на кількох попередніх проектах з однаковими рейтингами DPCI дає менш досвідченому менеджеру перспективу, що для придбання методом проб і помилок знадобиться багато років. Він також надає довідки, які менеджер може використовувати для обґрунтування кошторису.
Параметрична оцінка
Якщо проект складається з заходів, які є загальними для багатьох інших проектів, середні витрати доступні на одиницю. Наприклад, якщо запитати у будівельної компанії, скільки коштувало б побудувати стандартне офісна будівля, вони попросять розмір будівлі в квадратних футах і місто, в якому буде побудовано будівлю. З цих двох факторів - розміру та місця розташування - оцінювач компанії може прогнозувати вартість будівлі. Такі фактори, як розмір і розташування - це параметри - вимірювані фактори, які можна використовувати в рівнянні для обчислення результату. Оцінювач знає середню вартість квадратного фута типової офісної будівлі та коригування місцевих витрат на робочу силу. Інші параметри, такі як якість обробки, використовуються для подальшого уточнення кошторису. Оцінки, які обчислюються шляхом множення вимірюваних параметрів на значення витрат на одиницю, є параметричними оцінками.
Параметрична оцінка ходу Джона
Щоб оцінити розмір вантажівки, необхідного для переміщення Джона, параметр, який використовує компанія з прокату вантажних автомобілів, - це кількість спалень, як показано нижче.
Малюнок 9.1 Кількість спалень, що використовуються для параметричної оцінки вартості
Транспортна компанія передбачає, що кількість спалень є важливим параметром у визначенні того, наскільки велика вантажівка потрібна для переїзду. Для переїзду Джона у нього є двокімнатна квартира, тому він вибирає чотирнадцятифутовий вантажівка. Після визначення розміру для оцінки вартості оренди вантажівки використовуються інші параметри, такі як відстань і дні.
Оцінка витрат на ініціювання проектів
Після вибору проекту часто потрібні більш точні оцінки для залучення коштів та узгодження контрактів з постачальниками на етапі ініціації.
Оцініть під час фази ініціації руху Джона
Джон нагадав, що його друг також розповів йому, як утомливо було робити всю упаковку, завантаження та водіння себе, а деякі предмети були пошкоджені, коли вантаж змістився всередині вантажівки під час поїздки. Джон вирішує зателефонувати на користь двох друзів, Діона і Карліти, щоб допомогти йому упакувати в Чикаго і найняти деяку кваліфіковану робочу силу, як це необхідно, щоб завантажити вантажівку належним чином.
Аналіз ставок постачальника
Якщо послуги або товари надаватимуться постачальниками, вартість цих послуг може бути визначена шляхом подачі запиту на пропозицію (RFP). RFP описує роботу, послугу або продукт, який повинен надати постачальник, та необхідний рівень якості. RFP надсилається списку постачальників, які мають кваліфікацію — відповідають стандартам надійності та спроможності — для виконання цього виду робіт. Вони відповідають пропозицією про завершення робіт, описаних в RFP, включаючи кошторис вартості. Деякі державні організації зобов'язані використовувати кваліфікованого постачальника з найнижчою ставкою. Інші організації не зобов'язані приймати найнижчу ставку, але зазвичай зобов'язані обґрунтувати свої причини, щоб цього не робити.
Використання RFP для оцінки на ходу Джона
Джон хоче дізнатися, скільки було б коштувати найняти кваліфікований екіпаж для завантаження та забезпечення меблів у вантажівці, а потім ще один екіпаж з тієї ж компанії зустрітися з ним в Атланті, щоб розвантажити вантажівку і допомогти йому розпакувати. Він не впевнений, чи пропонують якісь компанії цей варіант, тому він вирішує попросити три компанії, що рухаються, для пропозицій. Він також вирішує попросити ставки на стандартний хід, який включає всі етапи упаковки, завантаження, транспортування та розвантаження, як порівняння, щоб побачити, чи варто його план економії додаткових зусиль.
Команда управління проектами може переглянути відповіді декількох постачальників на RFP, щоб визначити, чи є їх оцінка вартості цього аспекту проекту близька до кошторису, зробленого на етапі відбору проекту. Якщо кошториси постачальників набагато вищі, ніж очікувалося, і якщо проект не може бути завершений за вартістю, яка була використана для вибору проекту, рішення про вибір, можливо, доведеться переглянути. При перегляді вибору проекту слід враховувати економічні рейтинги конкуруючих проектів, які не були обрані, і хто є чемпіонами проекту для проектів, які будуть порушені.
Деякі постачальники можуть запропонувати альтернативний спосіб досягнення мети RFP більш економічно ефективним способом, який не відповідає специфіці RFP. Такі альтернативи можуть знизити витрати, якщо вони прийнятні.
Знизу вгору Оцінка
Найбільш точним і трудомістким методом оцінки є виявлення вартості кожного пункту в кожній діяльності графіка, включаючи працю і матеріали. Якщо ви розглядаєте графік проекту як ієрархію, де загальні описи завдань знаходяться вгорі, а нижні рівні стають більш детальними, знаходження ціни кожного елемента на найнижчому рівні, а потім підсумовування їх для визначення вартості більш високих рівнів називається оцінкою знизу вгору. .
Оцінка знизу вгору для ходу Джона
Оцінивши пропозиції рухомих компаній, Джон вирішує, що економія коштує свого часу, якщо він зможе зробити упаковку за допомогою своїх друзів. Він приймає рішення підготувати детальний кошторис витрат на пакувальні матеріали і використання орендованого вантажівки. Він переглядає ціни на пакувальні матеріали та витрати на оренду вантажних автомобілів на веб-сайтах компанії та готує детальний перелік предметів, кількості та витрат, як показано нижче.
Малюнок 9.2 Детальна оцінка витрат
| Категорія | Опис | Кількість | Ціна за одиницю | Вартість |
|---|---|---|---|---|
| Пакувальні матеріали | Маленькі ящики | 10 | $1.70 | $17.00 |
| Пакувальні матеріали | Середні коробки | 15 | $2.35 | $35.25 |
| Пакувальні матеріали | Великі коробки | 7 | $3,00 | $21.00 |
| Пакувальні матеріали | Надзвичайно великі коробки | 7 | $3.75 | $26.25 |
| Пакувальні матеріали | Короткі вішалки | 3 | $7,95 | $23.85 |
| Пакувальні матеріали | Коробка стрічки | 2 | $3.85 | $7.70 |
| Пакувальні матеріали | Маркери | 2 | $1.50 | $3,00 |
| Пакувальні матеріали | Матрац/Весняні сумки | 2 | $2,95 | $5.90 |
| Пакувальні матеріали | Підйомні ремені для пари | 1 | $24.95 | $24.95 |
| Пакувальні матеріали | міхур обгортання | 1 | $19.95 | $19.95 |
| Пакувальні матеріали | Меблеві колодки | 4 | $7,95 | $31.80 |
| Вантажівка | Оренда | $400.00 | ||
| Вантажівка | Газ на 10 миль на галон | 200 | $2.25 | $45.00 |
Деталь може бути згорнута - subtotaled—щоб відобразити менше деталей. Цей процес полегшується за допомогою комп'ютерного програмного забезпечення. На проектах з низькою складністю кошторис витрат може бути зроблений за допомогою програмного забезпечення для електронних таблиць.
Згортання детального кошторису витрат на хід Джона
Наприклад, функція проміжних підсумків може бути використана в Excel і згорнута, щоб показати проміжні підсумки для двох категорій витрат, як показано нижче.
Малюнок 9.3 Сума детальних витрат за типом
У великих проектах програмне забезпечення, яке керує графіками, також може керувати витратами та відображати витрати за діяльністю та категоріями.
Оцінки на основі діяльності
Діяльність може мати витрати від більш ніж одного постачальника плюс витрати на робочу силу та матеріали з внутрішніх джерел. Детальні оцінки з усіх джерел можуть бути реорганізовані таким чином, щоб ті витрати, які пов'язані з певною діяльністю, можна було згрупувати, додавши код діяльності до детального кошторису, як показано на малюнку 9.4 «Детальні витрати, пов'язані з діяльністю».
Малюнок 9.4 Детальні витрати, пов'язані з діяльністю
| Категорія | Опис | Діяльність | Кількість | Ціна за одиницю | Вартість |
|---|---|---|---|---|---|
| Пакувальні матеріали | Маленькі ящики | 2а | 10 | $1.70 | $17.00 |
| Пакувальні матеріали | Середні коробки | 2а | 15 | $2.35 | $35.25 |
| Пакувальні матеріали | Великі коробки | 2а | 7 | $3,00 | $21.00 |
| Пакувальні матеріали | Надзвичайно великі коробки | 2а | 7 | $3.75 | $26.25 |
| Пакувальні матеріали | Короткі вішалки | 2а | 3 | $7,95 | $23.85 |
| Пакувальні матеріали | Коробка стрічки | 2а | 2 | $2.85 | $7.70 |
| Пакувальні матеріали | Маркери | 2а | 2 | $1.50 | $3,00 |
| Пакувальні матеріали | Матрац/Весняні сумки | 2а | 2 | $2,95 | $5.90 |
| Пакувальні матеріали | Підйомні ремені для пари | 2а | 1 | $24.95 | $24.95 |
| Пакувальні матеріали | міхур обгортання | 2а | 1 | $19.95 | $19.95 |
| Пакувальні матеріали | Меблеві колодки | 2а | 4 | $7,95 | $31.80 |
| Вантажівка | Оренда | 2b | $400.00 | ||
| Вантажівка | Газ на 10 миль на галон | 2b | 200 | $2.25 | $45.00 |
Встановлення бюджету
Після того, як буде оцінена вартість кожного виду діяльності, можна визначити, скільки грошей потрібно для кожної групи завдань і на весь проект.
Вартість завдань
Вартість кожної групи заходів проекту можна оцінити, підсумовуючи витрати складових кожного виду діяльності в групі. Цей процес підсумовування витрат за категоріями або видами діяльності називається агрегацією витрат.
Бюджет Хронологія
Оскільки витрати пов'язані з діяльністю, і кожна діяльність має дату початку та тривалість, можна підрахувати, скільки грошей потрібно витратити до певної дати під час проекту. Гроші, необхідні для оплати проекту, зазвичай перераховуються на рахунок проекту незадовго до того, як це потрібно. Ці перекази повинні бути приурочені, щоб гроші були там, щоб платити за кожну діяльність, не викликаючи затримки початку діяльності. Якщо гроші будуть переведені занадто далеко заздалегідь, організація втратить можливість використовувати гроші де-небудь ще, або їм доведеться платити непотрібні процентні нарахування, якщо гроші будуть взяті в борг. Створюється графік грошових переказів, який повинен відповідати необхідності оплати діяльності. Процес узгодження графіка переказів з графіком платежів діяльності називається звіркою. Зверніться до малюнка 9.5 «Перекази коштів та видатки», який показує витрати на десять основних видів діяльності в проекті. Кошти перераховуються на рахунок проекту чотири рази. Зверніть увагу, що протягом більшої частини проекту було більше коштів, ніж було витрачено, за винятком діяльності 6, коли були витрачені всі наявні кошти.
Малюнок 9.5 Перекази та видатки коштів
У профілі бюджету проекту, показаному на малюнку 9.5 «Перекази коштів та видатки», немає допуску на помилку, якщо загальна кількість перших шести видів діяльності перевищує обсяг фінансування на цей момент проекту.
Договірні угоди з постачальниками часто вимагають часткової оплати їх витрат під час реалізації проекту. Ці контракти можна керувати зручніше, якщо одиниця виміру для часткового завершення така ж, як та, яка використовується для бюджетування витрат. Наприклад, якщо підрядник заливає бетон для великого проекту, то їх договір може потребувати часткової оплати після того, як 25 відсотків від загального обсягу бетону заливається відповідно до кубічних метрів бетону.
Ключові виноси
- Аналогічні оцінки шкали оцінки з аналогічного проекту, щоб відповідати поточному проекту. Параметрична оцінка множить стандартну вартість за одиницю на кількість одиниць у проекті. Заявки від підрядників можна порівняти з кошторисними витратами. Оцінка знизу вгору визначає вартість кожної деталі та агрегує їх для визначення кошторисів витрат на діяльність.
- На етапі відбору і затвердження проекту використовуються приблизні кошториси, які зазвичай отримують за допомогою аналогічних і параметричних методів. Аналіз ставок постачальника та детальні оцінки знизу вгору використовуються на етапі ініціації для оцінки витрат на проект.
- Детальні кошториси пов'язані з діяльністю та агрегуються на етапі планування для створення бюджету на основі діяльності. Фінансування трансфертів організовано для своєчасного узгодження витрачених грошей з грошима з джерел фінансування.
Вправи
- Кошторис, який отримують шляхом масштабування кошторису з аналогічного проекту, є (n) ___________ кошторис.
- Оцінка, яка використовує стандартні витрати на одиницю, такі як ціна за квадратний фут або ціна за кубічний ярд, є оцінкою ____________.
- Узгодження перерахування коштів на проектний рахунок з витраченими грошима називається __________________.
Кошториси