8.2: Елементи управління часом

Цілі навчання

1. Опишіть структуру розбивки робіт та те, як вона пов'язана з діяльністю.
2. Опишіть використання графічних зображень для управління часом.

За даними Інституту управління проектами (PMI), управління часом проекту включає наступні елементи (Project Management Institute, Inc., 2008):

• Визначте діяльність
• Послідовність дій
• Оцініть ресурси діяльності
• Оцініть тривалість активності
• Розробити графік
• Графік контролю

Перелік видів діяльності, їх зв'язок один з одним, а також оцінки тривалості та необхідних ресурсів складають структуру розбивки робіт (WBS). Проект WBS є ієрархічним - класифікований відповідно до критеріїв на послідовні рівні - перелік та групування заходів проекту, необхідних для отримання результатів проекту. WBS являє собою розбивку проекту на компоненти, які охоплюють весь обсяг проекту. Кожен рівень ієрархії WBS представляє більш детальний опис роботи проекту, так що найвищий рівень представляє широкі категорії, а нижні рівні представляють зростаючу кількість деталізації.

Більші та складніші проекти часто потребують більшої WBS. Розмір WBS безпосередньо пов'язаний з обсягом роботи над проектом і тим, як ця робота поділяється на робочі пакети. WBS може бути розроблений навколо етапів проекту або проектних підрозділів або функцій, які будуть виконувати роботу. WBS, організований навколо етапів проекту, полегшує розуміння обсягу робіт, необхідних для кожного етапу проекту. WBS, розроблений навколо проектних підрозділів або функцій проекту, полегшує розуміння обсягу роботи, необхідної для кожної функції.

Наступний приклад, названий John's move, має низький рівень складності в порівнянні з більшим проектом. Зазвичай цей проект не отримає обсяг детального планування, описаного в наступних прикладах, але автори вирішили використовувати базовий проект, який знайомий більшості студентів, щоб допомогти їм зосередитися на вивченні нових концепцій.

Зміна роботи

У Джона є невеликий, але важливий проект. Він прийняв роботу в Атланті і тепер повинен переїхати з Чикаго в Атланту і бути там, готовим до роботи, відразу після різдвяних свят. Якщо меблі надійде в хорошому стані хоча б за два дні до початку роботи Джона, і менш ніж за п'ять тисяч доларів, проект буде успішним. Переїзд до Чикаго п'ять років тому коштував п'ять тисяч доларів, але Джон зараз розумніший і буде використовувати своїх друзів, щоб допомогти, тому він впевнений, що зможе залишитися в рамках бюджету.

Розробка WBS починається з визначення та розробки списків усіх заходів - робіт, виконаних над проектом, який споживає ресурси проекту, включаючи витрати та час, необхідні для виконання роботи над проектом. Перший проект СБС включає діяльність на найвищому рівні ієрархії або управлінського рівня і, як правило, включає основні заходи або зведені заходи, необхідні для досягнення результатів, визначених у проектному обсязі робіт.

Заходи верхнього рівня в плануванні переміщення

На проекті переміщення Джона ці заходи верхнього рівня пронумеровані 1, 2, 3 тощо. Наприклад, план переїзду є основним результатом 1 Plan Move, як показано нижче.

Малюнок 8.3 Верхній рівень WBS

1. План Переміщення
2. Розфасовка
3. Упаковка
4. Переміщення
5. Розпакування
6. Розпродаж проекту

Потім структура розбивки роботи розкладається - розбивається на менші одиниці. Першим підрозділом роботи є цифри 1.1, 1.2 та 1.3. Наприклад, одним із заходів Іоанна зведеного рівня є упаковка (3.0). Хоча деякі незначні упаковки (делікатні предмети: 2.4) упаковані під іншу підсумкову діяльність, 3.3 є основною упаковкою і включає координацію та підтримку праці (друзі Діон та Карліта). Потім діяльність розкладається - розділена на основні елементи - на наступний рівень шляхом перерахування окремих кімнат, які потрібно упаковувати, як показано нижче.

Малюнок 8.4 Основна діяльність розкладена на менші види діяльності

3. Упаковка

3.1. Підтвердіть допомогу Діона та Карліти

3.2. Підібрати пончики і каву

3.3. Пак квартира

3.3.1. Пакет для кухні

3.3.2. Пакет вітальня

3.3.3. Пакет для спальні

3.3.4. Упакувати решту предметів

WBS можна було б розкласти далі до більшого рівня деталізації, перерахувавши завдання, необхідні для кожної діяльності. Наприклад, діяльність 3.3.3, Pack Bedroom, може бути розкладена на додаткові завдання, такі як 3.3.3.1 Pack Closet, 3.3.2 Пак ящиків і 3.3.3.3 Pack Ковдри. Цей вид нумерації діяльності називається інтелектуальною нумерацією. У інтелектуальній нумерації система нумерації має значення, щоб член проектної команди щось знав про діяльність за номером діяльності. Наприклад, будь-яка діяльність, пов'язана з упаковкою, починається з 3; навіть збирання пончиків може бути діяльністю, яка підтримує упаковку. Пончики - це форма оплати праці Діона і Карліти.

WBS розробляється або розкладається до рівня, який потрібен менеджеру для контролю або управління проектом. Як правило, більші та складніші проекти вимагають більш детального СБС.

Оцінка тривалості

Після того, як проектна група створила WBS, кожна діяльність переглядається та оцінюється, щоб визначити тривалість (скільки часу знадобиться для виконання від початку до кінця) та які ресурси (час, матеріали, засоби та обладнання) потрібні. Оцінка - це освічена здогадка, заснована на знаннях, досвіді та висновку - процес отримання висновків на основі припущень. Точність оцінки пов'язана з якістю знань та тим, як ці знання застосовуються. Людина з найбільшими знаннями може бути не найбільш об'єктивною людиною, яка надає оцінки тривалості. Людина, відповідальна за роботу, також може захотіти побудувати в додатковий час. Кілька входів у оцінку тривалості та більш детальний WBS допомагають зменшити упередженість - прийняття рішень на основі заздалегідь оціненої перспективи.

Одиниця часу, яка використовується для розробки тривалості активності, є функцією рівня деталізації, необхідного користувачеві розкладу. Чим більше і складніше проект, тим більша потреба в деталі, що зазвичай означає меншу тривалість діяльності.

Тривалість кошторису для навчання

При запуску нового заводу керівнику заводу може знадобитися знати, коли нові співробітники почнуть навчання, коли вони пройдуть повну підготовку, і коли вони зможуть почати працювати на заводі. Менеджеру персоналу заводу може знадобитися знати, які навички потрібні працівникам та скільки часу займе кожен навчальний клас. Графік деталізації потреб HR-менеджера включатиме заходи з пошуку об'єктів, планування навчання, написання контрактів для тренерів та управління ініціацією навчальних занять. Тренеру знадобиться ще більший рівень деталізації, який можна було б виміряти днями або навіть годинами.

На нашому прикладі переміщення Джона графік проекту, можливо, був настільки ж ефективним без деталізації упаковки окремих кімнат у старій квартирі. Якби ми видалили ці елементи, чи знав би Джон, коли йому потрібно було упакувати кожну з цих кімнат? Якщо відповідь так, то нам може не знадобитися цей рівень деталізації.

Тривалість активності - це тривалість часу, який діяльність повинна зайняти для завершення від початку до кінця. Одиницею тривалості зазвичай є робочі дні, але може включати інші одиниці часу, такі як години, тижні або місяці. Обраний агрегат повинен використовуватися послідовно протягом усього графіка.

Важлива подія, така як церемонія закладки фундаменту або отримання заселення від будівельного інспектора, називається віхою. Етап не має тривалості або ресурсів. Це просто показник важливого моменту в проекті.

Розподіл ресурсів та календарі

Загальним обмеженням ресурсу є доступність. Щоб врахувати наявність членів команди, консультантів та ключових одиниць обладнання, ви можете створити календар ресурсів для кожного, який вказує, які дні доступні, а які вихідні дні для групи, окремої особи або активу проекту, такого як частина важливого обладнання. Календар для членів команди з тієї ж компанії може бути календарем компанії, який показує робочі дні, вихідні дні та святкові дні. Окремі члени команди можуть мати індивідуальні календарі, які показують дні відпустки або інші вихідні дні, такі як дні відпустки по догляду за дитиною. Якщо основні одиниці обладнання доступні лише протягом певних періодів часу, їм може бути надано календар ресурсів. Календарі ресурсів стають важливими інструментами, коли в розклад необхідно внести зміни. Коли календар ресурсів застосовується до оцінки тривалості, тривалість у днях розподіляється між доступними календарними днями. Наприклад, якщо тривалість становить три дні, а дата початку діяльності - четвер, діяльність розпочнеться в четвер і закінчиться в понеділок наступного тижня, припускаючи, що календар ресурсів показує, що людина має вихідні дні. Якщо вихідні включали додатковий вихідний для такого свята, як День праці, показаний у календарі на малюнку 8.6, день завершення тієї ж триденної діяльності буде перенесений на вівторок.

Малюнок 8.6

>Неробочі дні можуть бути позначені в календарі.

Послідовність діяльності

Визначення графіка проекту починається з вивчення кожної діяльності в СБС для визначення його зв'язку з іншими видами діяльності.

Логіка проекту

Логіка проекту - це розробка послідовності діяльності або визначення порядку, в якому будуть виконуватися заходи. Процес розробки логіки проекту передбачає визначення попередників - діяльності, які приходять раніше - і наступників - діяльності, які настають після.

Логіка проекту для переміщення Джона

У нашому прикладі ходу Джона, зв'язавшись з Діоном та Карлітою - діяльність 1.1 - настає до того, як запланована зустріч на обід. Ви повинні логічно зв'язатися з Діоном і Карлітою, перш ніж планувати обід планування господаря - діяльність 1.2. Ваша розмова з Діоном та Карлітою надасть вам дати, які вони доступні, і встановить свою прихильність, щоб допомогти вам рухатися. Тому розмова з Діоном та Карлітою є попередником діяльності з планування обіду. Цей зв'язок наведено на схемі нижче.

Малюнок 8.7 Зв'язок між двома видами діяльності

Ці терміни визначають відносини, схожі на сімейні стосунки, такі як батько і син. Батько існує вчасно до сина. Так само кожен елемент діаграми може мати відносини попередника-наступника з іншими елементами, так само, як батько може бути сином когось іншого. На відміну від біологічних відносин батько-син, діяльність може мати більше одного попередника.

Взаємозв'язок між діяльністю попередника та діяльністю наступника називається залежністю. Діяльність наступника починається після і залежить від діяльності попередника. Оскільки розмова з Діоном та Карлітою повинна відбутися до того, як запланована зустріч з плануванням, це називається природною залежністю, оскільки стосунки можна логічно вивести. Діяльність, яка має відносини попередника-наступника, відбуваються послідовно - одна за одною. Іншим терміном для цього типу відносин є фініш-старт, що означає, що перша діяльність повинна закінчитися, перш ніж наступна може розпочатися. Зверніться до малюнка вище.

Деякі заходи відбуваються одночасно — в той же час. Якщо вони повинні починатися одночасно, у них є відносини старт-старт. Якщо діяльність може починатися в різний час, але вони повинні закінчуватися одночасно, вони мають стосунки закінчування-фініш. Зверніться до малюнка 8.8.

Малюнок 8.8

> Одночасні дії можуть бути обмежені, щоб закінчити в той же час або почати в той же час.

Відносини попередника в русі Джона

На малюнку нижче показана діяльність у русі Джона з попередниками, визначеними для груп заходів «План переміщення» та «Prepacking». Оскільки відносини закінчення-початок на сьогоднішній день є найпоширенішими, тип відносин вважається фінішним початком, якщо не вказано інше.

Малюнок 8.9 Контур діяльності з ідентифікованими попередниками

(Попередники знаходяться в дужках)

1. План переїзду/Початок проекту
   1. Зв'яжіться з Діоном та Карлітою
   2. Обід планування господаря (1a)
   3. Розробити і розподілити графік (1b)
   4. Оформити готель в Атланті (1a)
2. Розфасовка
   1. Зберіть пакувальний матеріал
   2. Виберіть компанію, що рухається фургон і підпишіть договір
      1. Зв'яжіться з 3 компаніями, що рухаються фургонами та отримуйте пропозиції (1с)
      2. Виберіть компанію та обговоріть остаточну ціну (2bi)
      3. Підпишіть договір на переїзд (2bii)
   3. Упаковка дрібних делікатних предметів (1с, 2а)

Час відставання та виконання

Більшість видів діяльності на мережевій діаграмі мають зв'язок закінчення-початок. Якщо до початку діяльності наступника має пройти певний проміжок часу, необхідна затримка називається часом відставання. Наприклад, бетон не досягає своєї повної міцності протягом декількох днів після його заливки. Час відставання потрібно між закінченням процесу заливки і початком будівництва, що ставить навантаження на бетон, як показано на малюнку 8.10. Аналогічно, ви повинні дозволити час відставання для перевірки платежів, які будуть оброблені банківською системою, перш ніж ви зможете витратити гроші.

Малюнок 8.10

> Необхідний час між заходами - це час відставання.

У деяких випадках діяльність наступника може перекривати кінець діяльності попередника і розпочатися до того, як попередник буде закінчений. Це називається часом виконання.

Час виконання в русі Джона

У русі Джона ви можете почати розділяти дрібні та делікатні предмети, які будуть упаковані в кроці 2.3, перш ніж отримати пакувальні матеріали на кроці 2.1, так що, коли матеріали доступні, крок 2.3 вже частково завершений. Якщо підготовка дрібних предметів до упаковки може перекривати попередника і скорочує час, необхідний для виконання обох завдань на день, він має час виконання одного дня.

Малюнок 8.11

> Перекриття називається часом виконання діяльності наступника.

Характеристики та ідентифікатори діяльності є її ознаками.

На цьому етапі в процесі аналізу ходу Джона кожна діяльність має ідентифікаційний код, короткий опис, попередники та час відведення або відставання, як показано в частковій таблиці діяльності на малюнку 8.12 «Таблиця атрибутів».

Малюнок 8.12 Таблиця атрибутів

Кодекс	Опис	Попередники	Відносини	Свинцеві/відставання
1а	Зв'яжіться з Діоном та Карлітою	Жоден		0
1б	Ведучий планування обіду	1а	FS (Закінчення/Початок)	0
1с	Розробити і розподілити графік	1б	ФС	0
1d	Зробіть готель у місті Атланта	1а	ФС	0
2а	Зберіть пакувальний матеріал	Жоден		0
2бі	Зверніться до компаній, що рухаються, і отримайте три пропозиції	1с	ФС	0
2bii	Виберіть компанію та отримайте остаточну ціну	2бі	ФС	0
2biii	Підпишіть договір на переїзд	2bii	ФС	0
2c	Пак дрібних і делікатних предметів	1с і 2а	ФС і ФС	1

Віхи

Віхи є важливими подіями у вашому проекті. Ефективний графік віхи буде відображати основні обмеження для графіка проекту і забезпечити короткий огляд рівня проекту. Незважаючи на те, що основні події є важливими для проекту, вони не споживають ресурсів і не мають тривалості. Віхи, як правило, вказуються на графіку проекту діамантом і часто мають вертикальну лінію на графіку, масштабованому за часом, щоб показати зв'язок різних шляхів розкладу до віхи.

У нашому проекті переміщення Джона ми можемо створити віху під назвою «вся упаковка завершена», щоб представити дату, коли все упаковано та готове до переміщення фургона. Будь-яка затримка в цю дату означатиме затримку прибуття рухомого фургона в Чикаго, затримку прибуття фургона, що рухається в Атланті, а також затримку всієї розпакування та інших дій нижче за течією. Див. Малюнок 8.13 «Діаграма Ганта».

Графічні зображення

Відносини між видами діяльності легше розпізнати, якщо вони представлені за допомогою графіки, наприклад, гістограми або мережі підключених коробок.

Гістограми

Тип гістограми, що використовується для ілюстрації зв'язків діяльності в проекті, є діаграма Ганта. Діаграма Ганта була розроблена Генрі Ганттом і використовується на великих проектах, включаючи будівництво греблі Гувера та системи міждержавних автомагістралей США (Reference.com, 2009). Діаграма Ганта, яку також називають гістограмою, - це графіка з масштабом часу, яка представляє кожну діяльність з баром, який відображає тривалість, час початку та закінчення, як показано на малюнку 8.13 «Діаграма Ганта».

Малюнок 8.13 Діаграма Ганта

Діаграма Ганта легко читається і надає достатньо інформації для членів проектної групи для планування діяльності протягом короткого періоду часу. Для багатьох великих проектів двотижнева гістограма, витягнута з більшого головного графіка, надає інформацію, необхідну членам команди та підрядникам для координації деталей діяльності. Діаграма Ганта надає інформацію для простого планування, але обмежена, оскільки діаграма Ганта не ілюструє складні відносини добре.

Мережеві діаграми

Люди більш ефективно розпізнають відносини та закономірності, коли дивляться на діаграми, як на малюнку 8.14 «Діаграма мережі проекту». Метод діаграми пріоритетів (PDM) - це техніка графічного відображення логіки розкладу шляхом розміщення заходів у поля зі стрілками між ними, щоб показати відносини пріоритет-наступник. Коробки в цьому типі діаграми називаються вузлами, а стрілки вказують на відносини закінчення-початок. Порівняйте діаграму на малюнку 8.14 «Схема мережі проекту» з контуром на малюнку 8.9 «Контур діяльності з ідентифікованими попередниками», щоб побачити, наскільки простіше простежити послідовний шлях від однієї діяльності до іншої на діаграмі пріоритету. Цей тип діаграми ще називають діаграмою мережі проекту.

Малюнок 8.14 Схема мережі проекту

Ключові виноси

• Структура розбивки робіт - це перелік видів діяльності, що включає оцінки їх тривалості, взаємозв'язків з іншими та виділених на них ресурсів.
• Гістограми використовуються для позначення тривалості та послідовності, де відносини прості. Мережеві діаграми використовуються для показу складних взаємозв'язків між видами діяльності.

Вправи

1. Що таке структура розбивки робіт?
2. Якщо дві діяльності є одночасними і вони мають однакову дату завершення, вони мають _______-_______ відносини.
3. Календар, який показує, коли людина, об'єкт або ключова одиниця обладнання є __________ календар.
4. У чому перевага мережевої діаграми над гістограмою для ілюстрації критичного шляху?

Порівняти діаграми

>Сприйняття графічних зображень даних відрізняються між окремими особами. Розглянемо гістограму і схему мережі в цьому розділі. Опишіть, який тип діаграми передає важливі аспекти проекту найкраще особисто вам і чому ви вважаєте, що це так. Крім того, опишіть, які аспекти проекту передаються вам найкраще за допомогою якого типу діаграми.

Посилання

Інститут управління проектами, Inc., Посібник із Зведення знань з управління проектами (PMBOK Guide), 4-е видання. (Ньютаун Сквер, Пенсильванія: Інститут управління проектами, Inc., 2008), 129.

Reference.com, «Генрі Гантт», www.reference.com/browse/wiki/Генрі_Гантт (доступ до 27 липня 2009 р.).