6.2: Вибір програмного забезпечення

Last updated
Save as PDF

Page ID: 14496

Anonymous
LibreTexts

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)

Цілі навчання

Визначте типи програмного забезпечення, які підходять для проектів низької складності.
Визначте типи програмного забезпечення, які підходять для проектів середньої складності.
Визначте типи програмного забезпечення, які підходять для проектів високої складності.
Опишіть стратегії обміну документами, які може редагувати команда.

Частина комунікаційного плану визначає тип комп'ютерного програмного забезпечення, яке буде використовуватися для створення документів, електронних таблиць, діаграм та звітів. Вибір програмного забезпечення пов'язаний зі складністю проекту.

Прості проекти

Базовими проектами можна керувати за допомогою деяких функцій, доступних у програмному забезпеченні загального призначення, доступному в більшості офісів.

Обробка текстів

Навіть найпростіший проект буде генерувати численні документи за допомогою програмного забезпечення для обробки текстів. План комунікацій може вказати стандарти для цих документів, що полегшує створення, редагування, об'єднання, зберігання та отримання документів. Стандарти документообігу включають в себе наступне:

Вказівка формату файлу
Використання шаблонів для часто використовуваних форм

Формат файлу

Програми для обробки текстів відображають документ на екрані комп'ютера і дозволяють користувачеві вводити і редагувати текст. Коли файл зберігається на пристрої зберігання, текст і всі різні форматування, такі як шрифт і розмір шрифту, перетворюються в код для ефективного зберігання. Код варіюється від однієї програми обробки текстів до іншої і навіть між випусками однієї і тієї ж програми.

Найпоширенішою програмою для обробки текстів, з великим відривом, є Microsoft Word (MS Word). Кілька випусків MS Word запускаються на операційній системі Windows і на операційній системі Macintosh. Версії MS Word, випущені до 2007 року, зберігають файли в фірмовому форматі. Формат позначається крапкою та трилітерним розширенням.doc, яке автоматично додається до файлу під час його збереження. Починаючи з MS Word 2007 для Windows та MS Word 2008 для Macintosh, файли зберігаються за допомогою іншого формату, який позначається періодом та розширенням з чотирьох літер - .docx - які ідентифікують новий формат.

Практично всі програми для обробки текстів мають можливість зберігати файли в форматі.doc файлу, і це загальний стандарт для файлів обробки текстів. Нові версії програм обробки текстів, включаючи MS Word 2007 і MS Word для Mac 2008, можуть зберігати файли в більш старому форматі.doc. У MS Word 2007 з'явилися нові функції, такі як можливість форматування цитувань у різних стилів, включаючи APA, MLA та Chicago, які втрачаються при збереженні файлу у форматі.doc. Старі версії MS Word можуть бути адаптовані для читання новіших форматів.docx файлів, завантаживши та встановивши програму сумісності, яка доступна безкоштовно з веб-сайту Microsoft. Відображення розширень файлів документів приховано за замовчуванням в операційній системі Windows. Їх можна відобразити, відключивши цю функцію. Інструкції щодо відображення розширень файлів доступні в меню довідки операційної системи. В операційній системі Windows Vista цей параметр можна знайти на панелі керування, у вікні «Зовнішній вигляд та персоналізація», «Параметри папок», на вкладці «Перегляд», у розділі «Додаткові параметри», як показано на малюнку 6.8 «Відображення розширень імен файлів».

Рисунок 6.8 Відображення розширень імені файлів

Коли у діалоговому вікні відображається список файлів, виберіть параметр «Деталі». У Windows Vista параметр «Деталі» знаходиться на кнопці «Перегляд», як показано на малюнку 6.9 «Розширення файлів, що відображаються в подробицях».

Рисунок 6.9 Розширення файлів, що відображаються в поданні деталей

Стилі

Поєднання форматування, включаючи шрифт, розмір шрифту, колір шрифту, затінення та інші атрибути, що використовуються для відображення сегмента тексту та визначення його рівня важливості, називається стилем. Стилю можна дати назву і застосовувати його неодноразово до різних частин документа. Стандартні стилі доступні в MS Word 2007 на стрічці, на вкладці «Головна», в групі Стилі, як показано на малюнку 6.10 «Вибір стилю». Користувачі можуть визначати власні стилі та давати їм імена. Деякі організації вважають за краще, щоб всі їхні документи мали схожі шрифти та стилі для заголовків, основного тексту та підписів малюнків.

Малюнок 6.10 Вибір стилю

контури

Контур документа складається з заголовків і підзаголовків тем, і він корисний при організації або реорганізації документа. Група стилів у MS Word 2007 містить попередньо визначені стилі для дев'яти рівнів заголовків. Крім використання різних шрифтів, кожному заголовку присвоюється рівень важливості. Документ, який використовує заголовки з призначеними рівнями, можна переглянути у вигляді «Контур», наприклад, контур книги, показаний на малюнку 6.11 «Перегляд контуру в MS Word 2007». У цьому поданні рівень деталізації, що відображається в контурі, вибирається для відображення перших двох рівнів контуру. Заголовки та прихований текст, пов'язаний з кожним заголовком, можна переміщати шляхом виділення та перетягування заголовків з одного місця в контурі в інше.

Рисунок 6.11 Контурний вигляд у MS Word 2007

Шаблони

Якщо певний тип документа буде використовуватися неодноразово, можливо, варто витратити час на створення зразка документа — шаблону — який відформатовано за допомогою відповідних стилів із пробілами або текстом-заповнювачем, куди користувач може вставити інформацію, яка описує певну ситуацію. Різноманітні шаблони вже доступні для завантаження без додаткових витрат. Наприклад, коли новий документ створюється в Microsoft Word 2007, існує можливість вибрати шаблон, такий як шаблон рахунка-фактури, показаний на малюнку 6.12 «Стандартизований документ, що використовується як шаблон».

Рисунок 6.12 Стандартизований документ, що використовується як шаблон

Шаблон може бути налаштований і використаний неодноразово для всіх документів такого типу, або організація може розробити свій власний.

Діаграми

Звітні відносини і перебіг роботи часто описуються за допомогою діаграм, які складаються з коробок, з'єднаних стрілками. Останні випуски популярних програм обробки текстів включають інструменти малювання, які можуть бути використані для основних діаграм. У MS Word 2007 різноманітні форми та з'єднувачі доступні на вкладці «Вставка», в групі «Ілюстрації» на кнопці «Фігури», як показано на малюнку 6.13 «Меню діаграм фігур і з'єднувачів у Word 2007».

Рисунок 6.13 Меню діаграм фігур і з'єднувачів у Word 2007

Можна використовувати пристосовані сполучні лінії та стрілки, які автоматично перемальовуються при переміщенні фігур. Ця особливість полегшує швидкі зміни, коли фігури необхідно переміщати, оскільки з'єднувальні стрілки не потрібно перемальовувати.

Функція під назвою SmartArt була представлена в Microsoft Office 2007, яка має різноманітні діаграми, які можуть бути використані для відображення організації та відносин, які використовують більш складну та художню графіку, як показано на малюнку 6.14 «Функція SmartArt в Microsoft Word».

Малюнок 6.14 Функція SmartArt в Microsoft Word

Електронні таблиці

Інше загальнодоступне програмне забезпечення створює електронну таблицю - відображення даних у форматі рядків і стовпців - в якій можна маніпулювати фінансовими або числовими даними. Перетин рядків і стовпців - це осередки, в які можна вводити числа, текст, дати і формули. Формули можуть використовувати значення, знайдені в інших комірках, і відображати результати в комірці замість формули. Якщо значення в комірці, на яку посилається формула, змінюється, всі формули, які використовують значення цієї комірки, негайно перераховуються. Ця функція дозволяє зручно швидко вивчити кілька варіантів. Електронні таблиці часто використовуються для управління даними про прості проекти замість спеціальної бази даних або програмного забезпечення для управління проектами.

Організація даних у рядках і стовпцях

Якщо електронна таблиця використовується для зберігання даних, таких як перелік проектних заходів або перелік витрат, доцільно організувати дані таким чином, який використовуватиметься більш складним програмним забезпеченням для управління даними. Більшість програм управління даними організовують дані таким чином, що кожен тип даних представлений стовпцем з міткою вгорі і кожен рядок містить конкретні дані для одного типу елемента. Сукупність даних, розташованих у рядках і стовпцях, являє собою таблицю. Наприклад, перелік витрат буде організований таким чином, щоб окремі витрати фіксувалися в кожному рядку, і кожен стовпець буде типом інформації, пов'язаної з витратами, як показано на малюнку 6.15 «Витрати, розташовані в таблиці в електронній таблиці».

Рисунок 6.15 Витрати, розташовані в таблиці в електронній таблиці

Формат файлу

Найпоширенішою програмою електронних таблиць, з великим відривом, є Microsoft Excel (MS Excel). Було кілька випусків MS Excel, які працюють в операційній системі Windows і в операційній системі Macintosh. Версії MS Excel, випущені до 2007 року, зберігають файли в фірмовому форматі. Формат позначається крапкою і трилітерним розширенням.xls, яке автоматично додається до файлу при його збереженні. Починаючи з MS Excel 2007 для Windows та MS Excel 2008 для Macintosh, файли зберігаються за допомогою іншого формату, який позначається періодом та розширенням з чотирьох літер - .xlsx, який визначає новий формат.

Майже всі програми для електронних таблиць мають можливість зберігати файли в форматі.xls файлу.xls, і це загальний стандарт для файлів електронних таблиць. Нові версії програм для електронних таблиць, включаючи MS Excel 2007 і MS Excel для Mac 2008, можуть зберігати файли в більш старому форматі.xls. Є кілька нових основних функцій в MS Excel 2007, які будуть втрачені при збереженні файлів у старому форматі файлу.

Використання електронної таблиці для керування даними проекту

Якщо дані в електронній таблиці розташовані в простих рядках одного типу даних, ними можна маніпулювати, щоб надати звіти для базових проектів.

Якщо один або декілька стовпців таблиці містять мітки, ідентифікаційні номери або інші описи, ці мітки можна використовувати для визначення параметрів сортування та фільтрації. Наприклад, якщо в електронній таблиці є список витрат, рядки даних можуть бути відсортовані по зменшенню або збільшенню вартості за одним із типів даних, таких як термін виконання або сума витрат. Дисплей може бути обмежений— filtered —для відображення тільки тих рядків, які відповідають критеріям, зазначеним користувачем. Наприклад, таблицю можна відфільтрувати, щоб відобразити витрати на конкретний відділ, які були понесені між двома датами. Ця здатність полегшує підготовку щомісячних звітів про прогрес та бюджетів.

У MS Excel 2007 параметри сортування та фільтрації знаходяться на вкладці Дані, у групі Сортування та фільтр під кнопкою Сортування або Фільтр. Після застосування фільтра кнопки параметрів розміщуються у верхній частині кожного стовпця, щоб полегшити зміни в параметрах сортування або фільтрації. Наприклад, список витрат, показаний на попередньому малюнку, можна відсортувати за мітками в стовпці Категорія і відфільтрувати, щоб показати лише витрати, які перевищують 20 доларів, як показано на малюнку 6.16 «Сортування та фільтрація в Microsoft Excel 2007».

Малюнок 6.16 Сортування та фільтрація в Microsoft Excel 2007

Проміжні підсумки

Якщо користувач хоче знайти проміжний підсумок значень, які належать до певної групи, групи повинні бути ідентифіковані міткою в одному зі стовпців. Пошук проміжних підсумків - це двоетапний процес. По-перше, таблиця сортується за цим стовпцем, щоб об'єднати всі рядки в кожній групі. Далі застосовується функція subtotal. У Excel 2007 параметр «Проміжний підсумок» знаходиться на вкладці Дані, в групі «Контур». У діалоговому вікні користувач може вибрати стовпці для проміжних підсумків і стовпці, які містять мітки груп. Під останнім рядком для кожної групи вставляється проміжний підсумок, як показано на малюнку 6.17 «Використання проміжних підсумків».

Малюнок 6.17 Використання проміжних підсумків

На панелі в лівій частині екрана знаходяться лінії та символи, які вказують на рівень деталізації, який відображається. Натиснувши на ящики зі знаками «мінус», рядки, що містять дані, можна приховати, залишивши проміжні підсумки або загальний підсумок, як показано на малюнку 6.18 і малюнку 6.19. Ця функція дозволяє менеджеру переглядати зведені дані дуже швидко без візуального захаращення деталей.

Малюнок 6.18

> Деталі третього рівня приховані.

Малюнок 6.19

> Всі деталі в рядах 2—16 приховані.

Графіка для гістограми та етапів

Електронні таблиці можна використовувати для базових звітів про хід роботи, які показують дії, дати та горизонтальні смуги, які відображають тривалість дії. Послідовність дат можна створити як мітки стовпців, ввівши перші дві дати в послідовності, вибравши обидві дати, а потім перетягнувши ручку заливки — невеликий квадрат у правому нижньому куті вибраної комірки, як показано на малюнку 6.20 «Створення послідовності дат» - щоб розширити візерунок.

Рисунок 6.20 Створення послідовності дат

Програма досить складна, щоб правильно заповнити послідовності дат між місяцями, які мають різну кількість днів і навіть враховують високосні роки в лютому. Оскільки більш складне програмне забезпечення для управління проектами використовує дизайн таблиці, в якій перші два стовпці є описом і тривалістю, аналогічна структура, в якій ці два стовпці є суміжними і в такому порядку дозволить зручно переносити список заходів у проекті низької складності в Програмне забезпечення для управління проектами пізніше, якщо електронної таблиці недостатньо. У стовпці тривалість використовуйте такі скорочення:

d протягом декількох днів
wk протягом тижнів
монс місяцями

Тривалість кожної діяльності та взаємозв'язок між видами діяльності можна проілюструвати за допомогою малювання фігур. У Excel 2007 доступний той же набір фігур і стрілок з'єднувача, що і в Word 2007. Довгий прямокутник може представляти смугу, довжина якого представляє тривалість активності. Події або знаменні дати в проекті ототожнюються діамантом. Алмаз можна створити, використовуючи невелику квадратну форму і обертаючи її. Стрілки можна намалювати між фігурами для позначення їх взаємозв'язків, як показано на малюнку 6.21 «Діаграма діяльності». На жаль, стрілки в Excel 2007 з'єднуються з ручками з боків повернутих квадратів замість кутів. Ця деталь може бути не помічена в простій схемі проекту.

Малюнок 6.21 Діаграма діяльності

Цей тип діаграми корисний для проектів з низькою складністю, де буде достатньо простої діаграми з кількох видів діяльності.

Програмне забезпечення для помірно складних проектів

Більш складні проекти залучають більше людей, яких часто розділяють географічно і які роблять внесок у ті ж документи. Складні проекти мають більше завдань з більш складними відносинами. Для управління цими завданнями та взаємозв'язками виправдано використання спеціального програмного забезпечення для управління проектами та більш складного програмного забезпечення для побудови діаграм.

Спільний доступ до документів команди

Якщо більше однієї людини в команді буде сприяти документу, документ повинен бути доступним для них. Для управління документами, які створюються командою, необхідно контролювати редагування, щоб робота не втрачалася і не плуталася.

Контроль версій

Файли, такі як текстові документи та електронні таблиці, можуть зберігатися на комп'ютері фізичної особи, а копії надсилаються учасникам, які потім вносять зміни та повертають переглянуту версію особі, яка відповідає за остаточну версію документа. Якщо кілька осіб одночасно редагують свою копію документа, створюються різні версії документа з різними доповненнями або виправленнями. Програми для обробки текстів, такі як MS Word 2007, мають функцію, яка може порівнювати два документи та виявляти відмінності, щоб допомогти повернути два різні документи разом. Ця функція знаходиться на вкладці «Огляд» у групі Порівняння, як показано на малюнку 6.22 «Функція порівняння документів».

Рисунок 6.22 Функція порівняння документів

Більшість програмних програм роблять періодичні резервні копії для захисту від випадкової втрати живлення. Одним із способів, яким користувач все ще може втратити багато роботи, є заміна новішої версії документа на стару версію. За допомогою подання подробиць можна відобразити дату останнього збереження файлу. Якщо декілька версій файлу існує у двох різних місцях, дати можна порівняти, щоб визначити, яка з них є найновішою. Ці прийоми корисні для простих проектів з дуже мало учасників.

Зберігання файлів і контроль доступу

Управління версіями документів, які редагуються кількома особами, можна зробити більш ефективно, розмістивши файл у місці, до якого можуть отримати доступ всі члени команди. Це може бути спільний диск на комп'ютері компанії або на службі обміну документами. Люди, яким потрібно скористатися документом, групуються за потребою в доступі. Поширені три групи:

Переглянути лише
Лише редагування
Власність/Адміністратор

Власник або адміністратор документа може встановити рівні доступу. Ці рівні доступу можуть бути призначені кожній особі, або їх можна призначити названим групам, і особа може бути членом групи. Власник документа може прийняти або відхилити зміни, внесені тими, хто має дозвіл лише на редагування.

Перевага цього способу полягає в тому, що існує тільки одна версія файлу. Якщо файл редагується, він зазвичай блокується, щоб інші учасники команди могли переглядати файл, але не можуть його редагувати, поки перший редактор не закриє файл.

Якщо файл зберігається на комп'ютері, який знаходиться в захищеній мережі всередині організації, членам команди, які не мають прямих підключень до мережі компанії, отримати доступ до файлів може бути важко. Для захисту безпеки мережі компанії адміністратор мережі може надати сторонньому користувачеві дозвіл на доступ до мережі з будь-якої точки Інтернету за допомогою підключення віртуальної приватної мережі (VPN). VPN використовує шифрування, замінюючи читабельний вміст кодом, щоб захистити зв'язок між мережею та користувачем, щоб зробити його безпечним. VPN-з'єднання потрапляє користувача в мережу компанії так, ніби він безпосередньо підключений, але їм все одно потрібні відповідні паролі для доступу до спільних документів.

Відстеження змін і додавання коментарів

Однією з функцій, яка особливо корисна для відстеження змін, внесених у документ декількома користувачами, називається «Відстеження змін». У Microsoft Word 2007 він знаходиться на вкладці Огляд, в групі Відстеження. Зміни можуть відображатися в документі або в кульках збоку.

Якщо член команди бажає пояснити зміни, дуже важливо, щоб вони не вставляли своє пояснення як текст у документ. Такі пояснення не можуть бути видалені і закінчаться остаточною версією документа з потенційно шкідливими результатами. Замість цього члени команди можуть використовувати форму електронної липкої записки для коментарів. Ця функція знаходиться в MS Word 2007 на вкладці «Огляд», в групі «Коментарі». Зміна і коментар показані на малюнку 6.23 «Відстеження змін і додавання коментарів». Власник документа повинен пройти документ і прийняти або відхилити кожну зміну і видалити всі коментарі, перш ніж документ буде випущений як готовий продукт. Параметри «Далі», «Прийняти» та «Відхилити» можна знайти в Microsoft Word 2007 на вкладці «Огляд» у групі «Зміни».

Рисунок 6.23 Відстеження змін та додавання коментарів

Програмне забезпечення для побудови діаграм

Процеси та відносини в проектах середньої та високої складності зазвичай вимагають більш складних програмних засобів для створення діаграм звітності та діаграм робочого процесу. Ринок програмного забезпечення для побудови діаграм більш різноманітний, ніж для обробки текстів та електронних таблиць, і не так імовірно, що більшість членів команди матимуть ті ж програми, які зберігають файли в однакових форматах. Microsoft Viseo 2007 доступний як окрема програма, яка продається за кілька сотень доларів. Для проектів середньої складності безкоштовною альтернативою Viseo є Open Office Draw. Open Office - це безкоштовна альтернатива програмного забезпечення, яка включає в себе програми для обробки текстів, електронних таблиць, презентацій та малювання. Програма Open Office Draw та інші подібні до неї можуть створювати діаграми, такі як показано на малюнку 6.24 «Діаграма, створена за допомогою Open Office Draw».

Малюнок 6.24 Діаграма створена за допомогою Open Office Draw

Файли, створені різними програмами малювання, можуть бути несумісні один з одним, але всі програми можуть створювати статичні файли зображень, які можна вставити в текстові документи.

Програмне забезпечення для управління проектами

Взаємозв'язок між проектною діяльністю може ускладнитися в проектах середньої та високої складності. Виділене програмне забезпечення для управління проектами може обчислити суму тривалості діяльності по декількох різних шляхах через складні відносини і перерахувати їх негайно, якщо будь-яка з тривалості або час початку змінюються. Аналогічно графіки та звіти оновлюються автоматично на основі нових даних. Найпопулярнішим програмним забезпеченням для проектів середньої складності є Microsoft Project. Якщо керівник проекту починає роботу над проектом, вважаючи, що він може управлятися за допомогою списку заходів у програмі обробки текстів або в електронній таблиці, список видів діяльності та їх тривалості можуть бути скопійовані та вставлені або імпортовані в таблицю діяльності програмного забезпечення для управління проектами, якщо оригінальний документ або електронна таблиця була розроблена з урахуванням цієї можливості, як показано на малюнку 6.25 «Перелік заходів, переданих до програми управління проектами».

Малюнок 6.25 Перелік заходів, переданих до програми управління проектами

Після того, як дані розміщуються в програмному забезпеченні для управління проектами, можна визначити зв'язки та створити звіти. Організації з обмеженим бюджетом можуть розглянути можливість використання програми з відкритим кодом під назвою OpenProject. Програмне забезпечення з відкритим кодом зазвичай доступне безкоштовно для окремих користувачів і з меншими обмеженнями, ніж пропрієтарне програмне забезпечення, наприклад Microsoft Project. OpenProject схожий на Microsoft Project, як показано на малюнку 6.26 «Програмне забезпечення для управління проектами з відкритим вихідним кодом», і може бути використаний на проектах низької та середньої складності, які не потребують більш просунутих функцій, доступних у Microsoft Project.

Рисунок 6.26 Програмне забезпечення для управління проектами з відкритим вихідним кодом

Програмне забезпечення для складних проектів

Складні проекти можуть включати тисячі окремих заходів, і компанія може мати кілька проектів, що йдуть одночасно. Великі, складні проекти поширені в будівельній галузі. Програмне забезпечення, яке зазвичай використовується для складних проектів у будівництві, - це P3 або P6 від Primavera. Він має можливість створювати складні звіти, які допомагають керівникам проектів передбачати проблеми та робити прогнози.

Документи обробки текстів часто містять дані, які можуть бути агреговані та проаналізовані. Починаючи з Microsoft Word 2007 та формату файлу.docx, можна вставляти символи, звані тегами, по обидва боки певного розділу форми або документа та призначити мітку даних. Наприклад, ім'я постачальника в рахунку-фактурі може бути вкладено між двома тегами: <supplier>Thompson Hardware</supplier>. Ці теги нагадують ті, які використовуються в мові гіпертекстової розмітки (HTML) для визначення способу відображення тексту на веб-сторінці, але замість того, щоб повідомити веб-браузеру, як відображати ім'я постачальника, він визначає Thompson Hardware як постачальника. Ці теги можна створити, дотримуючись набору правил, які називаються розширюваною мовою розмітки (XML). Форми, створені за допомогою XML, можна сканувати на предмет вмісту, позначеного тегами. Дані можуть бути імпортовані в електронну таблицю або базу даних для аналізу. Створення документів, які використовують XML для ідентифікації даних у формах можна зробити за допомогою Microsoft InfoPath. Приклад, який визначає ключові факти в документі, який був підготовлений за допомогою InfoPath, показаний на малюнку 6.27 «InfoPath Форма з тегами XML». Оскільки потрібні додаткові зусилля, щоб навчитися використовувати InfoPath або подібну програму створення XML, і для створення форм, цей підхід, як правило, обмежується складними і складними організаціями, які мають потребу в управлінні великими обсягами даних.

Малюнок 6.27 Форма InfoPath з тегами XML

Ключові виноси

Проекти з низькою складністю можна керувати за допомогою програмного забезпечення для обробки текстів загального призначення та електронних таблиць, використовуючи спеціальні функції для окреслення, керування даними та вставки графічних об'єктів
Проекти середньої складності потребують спеціального програмного забезпечення для управління проектною діяльністю, наприклад Microsoft Project, і графічного програмного забезпечення, такого як VISEO. Програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом, наприклад OpenProject та Open Office Draw, може бути достатньо.
Проекти високої складності потребують більш складного програмного забезпечення для управління проектами, як P6 від Primavera. Форми можна створювати за допомогою тегів XML, які дозволяють витягувати дані з документів.
Файли можуть зберігатися в місці, доступному для всіх членів команди. Вони можуть бути надані різними рівнями доступу, включаючи лише перегляд, лише редагування та право власності. Такі функції, як відстеження змін та порівняння документів, можуть допомогти керувати редагуваннями.

Вправи

Програмне забезпечення для обробки текстів загального призначення та електронних таблиць може бути достатньо для управління проектами _____ (низької, середньої, високої) складності.
Три функції, доступні в програмах електронних таблиць, таких як Microsoft Excel для управління таблицями даних, - це проміжний підсумок, сортування та _________.
Якщо рівні контуру призначені в текстовому документі, контур може бути _________ або розгорнуто, щоб приховати або відобразити різні рівні деталізації.
______-________ (два слова) програмне забезпечення часто доступне безкоштовно, і його використання менш обмежене, ніж фірмове програмне забезпечення.
VPN-з'єднання використовує ___________ для захисту вмісту зв'язку.
Як теги XML схожі на теги HTML і чим вони відрізняються?
Як слід організувати інформацію про діяльність в електронній таблиці, щоб полегшити передачу в програму управління проектами?
Які три варіанти створення діаграми, яка відображає ієрархію звітності проекту для проектів низької або середньої складності?
Що таке приклад програмного продукту, який зазвичай використовується для дуже складних проектів?
Які три рівні дозволів доступу до файлів і редагування можуть бути призначені, і які приклади груп користувачів, які будуть призначені кожному рівню?

Інтерналізуйте свій досвід навчання, підготувавшись до обговорення наступного.

> Опишіть досвід, який ви могли мати з редагуванням того самого документа обробки текстів і як ви керували версіями. Якщо ви використовували деякі функції, описані вище, наскільки добре вони працювали? Які функції були описані, які могли б бути корисними?