4.4: Виховання почуття задоволення

Цілі навчання

1. Опишіть переваги використання етапів проекту.
2. Опишіть переваги включення клієнта у святкування та рекомендації щодо цього.

Керування навколо етапів проекту

Етапи проекту представляють значні події на проекті. Деякі етапи проекту означають зовнішні події, які надають важливу інформацію або ресурси для проекту або зовнішню подію, яка вимагає інформації або результатів від проекту.

Засідання Ради директорів

Рада директорів клієнта збирається 15 березня, і клієнт повинен повідомити про хід проекту та подати остаточний бюджет проекту на затвердження. Команда проекту розробляє інформацію, необхідну для звіту про виконання проекту, та доопрацьовує кошторис проекту до 10 березня, щоб надати клієнту п'ять днів для перегляду інформації та внесення будь-яких змін.

Нагадаємо, що віха - це подія, яка не витрачає ні часу, ні ресурсів. У цьому прикладі Надання клієнту звіту є подією етапу. Вся діяльність по розробці та доставці звіту відбувається до знакової події.

Додаткові зусилля для досягнення віхи

8 березня команда проекту визначає, що звіт про виконання та кошторис не можуть бути завершені до 10 березня. Команді знадобиться ще один день, щоб заповнити звіт і оцінити. Чи повинен керівник проекту просити клієнта про продовження на один день? Клієнт може мати можливість переглянути та переглянути інформацію до того, як вона надійде до правління за чотири дні, але повідомлення клієнту має більший вплив на проект. Пропустивши термін, клієнт може розвинути уявлення про те, що терміни клієнта менш важливі, що проектна команда не в змозі виконати критичні завдання вчасно, або що команда проекту не присвячена.

> Замість того, щоб просити клієнта ще один день, керівник проекту збирає команду проекту і запитує, що потрібно, щоб зробити дату віхи. Якщо оцінювач працює понаднормово сьогодні ввечері, а команда контролю проекту розпочинає роботу на кілька годин раніше 9 березня, то команда контролю проекту може працювати пізно 9 березня, щоб закінчити звіт. Адміністративний персонал проекту може прийти на початку 10 березня, щоб зробити зміни та зробити копії, а звіти можуть бути готові до полудня. Інші заходи доведеться відкласти і критично важливий персонал буде працювати понаднормово, але клієнт отримає необхідну інформацію до обіцяної дати.

Роблячи додаткові зусилля, щоб доставити до дати віхи, повідомляє клієнту та команді проекту важливість зустрічі віх. Клієнт формує впевненість у тому, що команда проекту присвячена задоволенню очікувань клієнтів і що терміни є важливими. Додаткові зусилля команди для задоволення критичних дат клієнта часто призводять до того, що клієнт докладає додаткових зусиль, щоб допомогти проектній команді відповідати критичним датам.

Протягом життя проекту команда проекту стикається з великою кількістю дрібних проблем, які можуть викликати невеликі затримки. Гроза спричинила втрату електроенергії в офісній будівлі, і конференцію торгів довелося затримати одного дня; комп'ютерний вірус припинив використання комп'ютерів, спричинивши втрату ще одного дня; і польоти літака запізнилися, тому огляди проекту були на один день пізно. Жодна з цих подій не викликала значних проблем для проекту, але разом вони складаються з затримок, які можуть вплинути на дату закінчення проекту.

Якщо ці затримки продовжують складатися, то дата закінчення проекту почне прослизати. Коли проект наближається до дати завершення, команда працюватиме понаднормово, рішення будуть поспішними, а ресурси будуть додані до проекту, щоб уникнути пропуску дати закінчення проекту. Такий тип атмосфери завершення проекту залишить сильне незабутнє враження у клієнта і зазвичай не виробляє задоволеного клієнта.

Етапи проекту дають можливість менеджеру проекту поширювати тиск на кінець проекту протягом життя проекту. Менеджери проектів додають ресурси, санкціонують понаднормову роботу та прискорюють роботу, щоб виконати те, що потрібно для досягнення етапу. Робота над проектом збільшується в інтенсивності, мотивуючи членів проектної команди виконувати роботу вчасно, поки не буде досягнута віха. Після досягнення цієї віхи проект відзначає і визнає успіх команди, а потім починає працювати над наступною віхою. Менеджери проектів використовують етапи для підвищення цієї інтенсивності та зосередженості, щоб зберегти проект за графіком та запобігти затримкам важких рішень до кінця проекту.

Такий підхід дозволяє менеджеру проекту знизити інтенсивність проекту після завершення етапу. Після святкування успішного завершення віхи керівник проекту часто переглядає плани на майбутнє і дозволить команді задуматися над пошуком нових шляхів наближення до проектної роботи. Корективи вносяться в план роботи проекту і віховий цикл починається знову.

Віхи рідко рівномірно розподіляються по довжині проекту. Менеджери проектів часто вибирають ключові події та роблять їх важливими подіями, щоб створити приблизно рівний інтервал між датами етапів. На великих, багаторічних проектах, управління до віхи кожен квартал забезпечує хороші терміни для проекту. На коротших проектах щомісячні віхи можуть забезпечити правильний час. На великих, більш складних проектах, як правило, велика кількість заходів може бути позначена як віхи для проекту. На невеликих проектах менеджеру проекту може знадобитися штучно створити віхи.

Включити клієнта в святкування

Святкування проекту — це час, коли керівник проекту та керівна команда можуть подякувати членам проектної команди за внесок у успіх проекту на різних етапах проекту. Святкування для успішного виконання етапів проекту є хорошими прикладами створення можливості чесно відсвяткувати. Деякі проекти мають святкування дня народження для команди або святкові урочистості, і хоча ці події можуть бути позитивним внеском у моральний дух проекту, вони не пов'язані з успіхом команди в досягненні цілей проекту.

Успішні урочистості підсилюють зусилля та заходи, які створили успіх. Успішні святкування передають вдячність за енергію та цілеспрямованість команди, орієнтовану на командні цілі. Успішні святкування передають зацікавленим сторонам проекту прогрес та впевненість, а успішні святкування діляться успіхом проекту з клієнтом та підсилюють задоволення очікувань клієнтів.

Успішні урочистості є результатом гарного планування і застосування деяких основних принципів для проведення урочистостей. Нижче наведено деякі основні принципи розробки успішного торжества:

• Те, що було досягнуто і чому це було важливо для загального успіху проекту, слід донести до команди. Обговоріть цілі, які були досягнуті, та досягнуті віхи та те, як це просунуло проект. Наприклад, команда цивільного проектування на будівельному проекті завершила проектування робіт на ділянці рано, заявки на проведення робіт на ділянці були на вулиці рано, і проект відповів віху переміщення бруду на ділянці до 1 травня. Початок робіт на ділянці рано допомагає запевнити, що будівельні роботи будуть під дахом до того, як настане негода пізньої осені.
• Вдячність повинна бути висловлена конкретно. Загальне твердження про те, що проект виконав усі цілі, не несе в собі такого ж значення, як «команда проекту завершила розробку нової навчальної програми до 1 грудня». Люди пов'язують свою діяльність із зустріччю віхи та пишаються своїм внеском у успіх проекту. Члени команди цінують це, коли керівник проекту та інші визнають їх внесок.
• Святкування повинні відбуватися в робочій зоні, де були досягнуті досягнення. Святкування свят в кафетерії доречно. Святкування досягнень проекту в області цільової групи проекту приносить більш міцну асоціацію роботи проекту з досягненнями, які відзначаються.
• Досягнення команди слід відзначати незабаром після досягнення цієї віхи. Чим більше часу пройшло між досягненнями та урочистостями, тим менше вплив.
• Важливими є особи, які публічно визнають команду. Керівництво проекту, висловлюючи особисту вдячність, підсилює визнання роботи та зусиль для досягнення цілей проекту. Старші менеджери компанії підкреслюють важливість проекту для цілей компанії та визнання ролі внеску окремих учасників проектної команди в успіх компанії.
• У багатьох культурах їжа асоціюється з часом роздумів, такими як обговорення обіднього столу або обідні зустрічі. Подача їжі повідомляє, що ця подія особлива. Подача їжі також повідомляє, що хтось знайшов час, щоб підготувати та служити команді проекту як форму вдячності.
• Клієнти відіграють особливу роль у святкуваннях, а святкування відіграють особливу роль у задоволенні очікувань клієнтів. Висловлення клієнтом вдячності команді проекту часто є більш значущим, ніж вдячність, висловлена керівниками вищої ланки. Клієнти більшості комерційних організацій визнаються джерелом прибутку, бонусів та майбутнього бізнесу. Клієнт, який висловлює вдячність команді проекту, особливо перед вищим керівництвом компанії, надає команді проекту особливий статус для створення гудвілу з клієнтами.

Коли клієнти виступають на святі, їхні зауваження зазвичай дають високу оцінку за роботу проектної команди. Цей захід дає можливість клієнту відобразити і оцінити хід роботи проектної команди. Часто клієнт робить висновок, що команда відповідає або перевершує очікування. Святкування підкріплює цей висновок.

Якщо клієнт сумнівається в деякому виконанні проекту, але все ще виступає на святі і хвалить команду, клієнт може відчувати когнітивний дисонанс. Клієнт, як правило, переоцінює сприйняття ефективності команди проекту і робить висновок, що команда дійсно зробила хорошу роботу. Сприйняття тепер узгоджується з зауваженнями клієнта, а кінцевим результатом є сприйняття клієнтом проекту як відповідного очікуванням.

Розуміння та задоволення очікувань клієнтів - це активний процес. Менеджер проекту та команда проекту розробляють плани та процеси, які зосереджені на визначенні як специфікацій, так і очікувань, які часто важко кількісно оцінити. Команда виконує проект таким чином, що відповідає як специфікаціям клієнта, так і більш тонким очікуванням, не відображеним у виміряних даних.

Ключові виноси

• Роблячи додаткові зусилля для досягнення віхи, тримає проект на шляху і дозволяє уникнути великих проблем в кінці проекту. Це дозволяє зменшити інтенсивність після етапу, щоб забезпечити зняття стресу для членів команди, і це зміцнює впевненість у клієнта, що проект буде завершений вчасно.
• Якщо клієнт включений до важливих урочистостей, він або вона краще розуміє, які зусилля потрібно, щоб зберегти проект на шляху. Якщо його попросять сказати щось на святі, клієнт, як правило, скаже позитивні речі, які впливають на його сприйняття проекту. Святкування повинні повідомляти важливість віхи проекту і хвалити конкретні досягнення. Святкування має відбуватися на робочому місці. Запропонуйте високопоставленим людям хвалити команду проекту один перед одним, щоб посилити почуття задоволення та включити їжу у святкування, щоб зробити його більш соціальним.

Вправи

1. Управління проектом за допомогою ___________ підтримує проект на ходу і дозволяє проводити періодичні святкування досягнення проміжних цілей.
2. Клієнтів слід заохочувати ___________ у святкуванні досягнень проекту.
3. Чому слід витрачати додаткові зусилля, щоб досягти віхи, коли термін остаточного проекту закінчується через кілька місяців?
4. Чому клієнт повинен бути включений у знакові урочистості?

Святкування віхи

> Розгляньте робоче місце, з яким ви знайомі. Якщо він використовує віхові урочистості для позначення завершення спеціальних завдань або етапів роботи, порівняйте компоненти святкування з тими, які рекомендовані в тексті. Якщо це не так, опишіть, як би ви використовували урочистості на цьому робочому місці.